4 نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي

يتلقى الأشخاص العشرات أو المئات أو حتى الآلاف من رسائل البريد الإلكترونية -ناهيك عن الرسائل الإعلانية- التي من السهل عدم ملاحظتها أو تجاهلها في أثناء التصفُّح. لذلك عندما تكتب رسالةَ بريدٍ إلكترونيٍّ، يجب عليك أن تفعل كل ما في وسعك لضمان أن يرى المستلِم الرسالةَ ويفتحها ويقرأها ويتصرَّف وفقاً للطريقة التي تأملها.

الحقيقة هي أنَّ بعضَ رسائل البريد الإلكتروني أكثر فاعلية، واحتمال الرد عليها أكبر من احتمال الرد على غيرها. تقول الكوتش المهني "لين بيرجر" (Lynn Berger): "سيُلاحَظ بريدك الإلكتروني وسيحظى بالاهتمام الذي يستحقُّه عندما يُكتَب بصورةٍ مناسبةٍ واحترافيةٍ موجَّهة خصيصاً لجمهورك".

بغضِّ النظر عن المجال الذي تعمل فيه، أو ترغب في العمل فيه؛ فإنَّ معرفةَ طريقة كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تحقِّق أهدافك أمرٌ بالغُ الأهمية.

نقدِّم لك فيما يلي الأساسيات لمساعدتك على البدء، لا سيَّما إذا كنتَ جديداً في سوق العمل، أو ضمان أن تكون رسائلُ البريد الإلكتروني التي تكتبها مناسبةً تماماً.

عناصر البريد الإلكتروني الاحترافي:

بغضِّ النظر عن موضوع بريدك الإلكتروني، يمكن تقسيمه إلى نفس العدد من الأجزاء الأساسية؛ وبحسب الحالة، قد لا تحتاج إلى استخدام كل هذه العناصر، ولكن يجب عليك دائماً التفكير في كلِّ عنصر.

1. موضوع البريد الإلكتروني:

يوجد موضوع البريد الإلكتروني في حقل خاص أعلى الرسالة نفسها، لكنَّه يشكِّل جزءاً بالغ الأهمية من بريدك الإلكتروني، ويجب ألَّا تتركه فارغاً على الإطلاق؛ وإلَّا فمن المحتمل أن تبقى رسالتك غير مقروءة، سواءً تخطَّاها القارئ أم نقلها إلى مجلد البريد غير الهامِّ الخاص به.

ستكون هذه العبارة القصيرة إلى جانب اسمك أو عنوان بريدك الإلكتروني أول ما يراه المستلم قبل أن يقرِّر فيما إذا كان سينقر على بريدك الإلكتروني أم لا، لذلك، احرِص على ذِكر موضوع رسالتك بوضوح. ابتعد عن المواضيع التي يُكتَب فيها "مرحباً" أو "الرجاء القراءة" إلَّا إذا كنتَ تعرف الشخص جيداً. بدلاً من ذلك، جرِّب شيئاً على غرار هذه الأمثلة:

• "هل يمكننا تحديد موعد للاجتماع؟".
• "السيرة الذاتية المطلوبة لماثيو لي (Matthew Li)".
• "سؤال من زميل في الجامعة".
• "يُطلب منك التغذية الراجعة على مسودة التقرير مع نهاية يوم الإثنين".

ملاحظة: إذا كنتَ تتقدَّم لوظيفة عبر البريد الإلكتروني، سيُطلَب منك غالباً ذكر إعلان الوظيفة، وإضافة اسمك أو المسمَّى الوظيفي أو رقمك في حقل الموضوع، ويجب عليك دائماً الالتزام بهذه التوجيهات.

المرةُ الوحيدةُ التي لا تحتاج فيها إلى كتابة الموضوع، هي إذا كنتَ تردُّ على رسالة شخصٍ آخر أو تُعيدُ توجيهها، ففي هذه الحالة، يمكنك فقط ترك حقل الموضوع الحالي، إلَّا إذا كنتَ تريد إبراز موعدٍ نهائيٍّ أو بندِ عملٍ محدَّدٍ.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز

2. التحية:

هل ستتوجه إلى شخصٍ في العمل لا تعرفه جيداً وتبدأ الحديث معه عن التقرير الواجب تقديمه دون أن تقولَ له: "مرحباً" أو حتى تذكُر اسمه؟ على الأغلب لن تفعلَ ذلك. لذا، يجب ألَّا تفعل ذلك عبر البريد الإلكتروني، وبالتأكيد لا يجب عليك القيام بذلك إذا لم تكن قد تواصلتَ مع هذا الشخص مسبقاً. ابدأ رسالتك بتحيةٍ مناسبةٍ (والتحيات الأكثر شيوعاً "كيف حالك" أو "مرحباً" أو "صديقي") مع اسم المستلِم إذا كنتَ تعرفه.

في معظم المراسَلات في مكان العمل، يكون الاسمُ الأول مناسباً فقط، ما لم يكن الشخصُ يعمل في شركة أكثر رسمية؛ حيث قد يكون استخدامُ الاسم الكامل أكثرَ ملاءمة (أو إذا كنتَ ترسل بريداً إلكترونياً إلى رئيس قسمٍ أو شركة). دائماً ما يكون إضافة الاسم الأول أو الاسم الكامل أفضل من الإساءة لشخصٍ عن طريق الخطأ عند استخدام كلمة "السيدة" أو "السيد" بصورة خاطئة. أمَّا بالنسبة للأساتذة والأطباء، يُعدُّ استخدام ألقابهم متبوعةً بالاسم الأخير هو الأفضل عادةً.

إذا كنتَ لا تعرف إلى مَن سيتوجَّه بريدك الإلكتروني، فيمكنك أحياناً تخطِّي الاسم بالكامل وكتابة "كيف حالك" أو "مرحباً" لبدء رسالتك. وقد تكون عبارة "إلى مَن يهمُّه الأمر" لا بأس بها إذا كنتَ ترسل بريداً إلكترونياً إلى قسم خدمة العملاء أو ما شابه، ولكن لا تستخدمه أبداً في خطاب التقديم.

3. نص البريد الإلكتروني:

هنا تكتب المعلومات التي تريد إرسالَها إلى الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. كلُّ بريدٍ إلكتروني له نص، سواءً كان كلمةً واحدةً ("شكراً") أم فقرات طويلة، لكن إياك وأن تجعله طويلاً جداً. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية، احرِص على استخدام اللغة المناسبة لوصف الموقف، واذكُر بوضوحٍ سببَ إرسالك الرسالة، وما الإجراء الذي تأمَل أن يتَّخذَه المستلم بعد قراءتها.

4. إنهاء البريد الإلكتروني (أو الخاتمة):

الخاتمة هي سطرٌ (وحيدٌ عادةً) يسبق الاسم و/أو التوقيع. وقد يبدو تخطِّي هذا تصرفاً سيئاً أو فظَّاً، لذا تأكَّد من إضافة الخاتمة ما لم تكن تُرسِل بريداً إلكترونياً إلى شخصٍ تعرفه جيداً، أو أنَّك ترسل سلسلةً من الرسائل إلى الشخص نفسه. وأكثر العبارات أو الكلمات شيوعاً المستخدمة لإنهاء أيِّ بريدٍ إلكترونيٍّ احترافيٍّ هي "أفضل التمنيات" و"شكراً". لكن يمكنك بالتأكيد تغييره بناءً على تفضيلاتك والظروف.

5. التوقيع:

عادةً ما تنهي رسالةَ البريد الإلكتروني عن طريقِ التوقيع باسمك فقط في النهاية. وغالباً ما يكون اسمُك الأولُ كافياً هنا، ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الأكثر رسمية (مثل خطاب التقديم)، قد تحتاج إلى وضع اسمك الكامل. قد تختار أيضاً إضافةَ معلومات إضافية بعد اسمك، مثل معلومات الاتصال الخاصة بك، أو العنوان، أو الشركة التي تعمل معها، أو الروابط التي تحتوي مزيداً من المعلومات عنك أو عن شركتك. يمكنك أيضاً وضع توقيع بريدٍ إلكترونيٍّ افتراضيٍّ يحتوي على بعض أو كل هذه المكونات.

نصائح لكتابة رسائل بريدٍ إلكتروني احترافية:

إليك بعض النصائح لمساعدتك على ضمان أن تكون رسائلُ البريد الإلكتروني الخاصة بك فعالةً واحترافيةً.

1. اجعلها موجزة:

تُعدُّ رسائل البريد الإلكتروني إحدى الطرائق الرئيسة التي نتواصل بها في العمل، لذلك يتلقى الناس كثيراً منها. وإذا كان شخص ما يفحص البريد الوارد الذي يحتوي على 50 (أو 500) رسالة غير مقروءة، فاحتمال الرد مباشرةً على الرسائل المكوَّنة من بضعِ فقرات قصيرة أكبر من احتمال الرد على الرسائل الطويلة. لهذا السبب، احترِم وقتَ الآخرين واجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرةً وفي صلب الموضوع.

2. أضف لمسة شخصية:

لأنَّك تريد أن تكون رسائلك مقتضبة، ونظراً لأنَّ الرسائلَ المكتوبة تفتقر إلى نبرة الكلام، فإنَّ رسائل البريد الإلكتروني المختصَرة يمكن أن تكون فظَّة، ولكن يمكن إصلاح هذا الأمر بسهولة.

كونك محترفاً لا يعني أنَّك بحاجة إلى أن تكون روبوتاً. لذا، قبل أن تنتقل إلى جوهر رسالتك، توقَّف مؤقتاً وأضف ملاحظةً لطيفةً وسريعةً، لمعرفة أنَّ الشخص الموجود في الطرف الآخر قد استلم رسالتك الإلكترونية. قد يكون هذا بسيطاً مثل: "أتمنى أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية وأنت بصحة جيدة"، أو "أتمنى أن تقضي أسبوعاً رائعاً".

وإذا كنتَ تعرف الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني، فيمكنك الإشارة إلى شيء تعرفه عنه مثل: "كيف كانت إجازُتك مع الأطفال في نهاية الأسبوع الماضي؟" أو "هل تابعتَ المباراة الليلة الماضية؟"

3. اذكر غايتك بوضوح:

في جميع الرسائل الاحترافية، يجب أن تذكُر بوضوح سبب إرسال البريد الإلكتروني وما الذي تبحث عنه أو تطلبه، ولا تدع القارئ يخمِّن مقصدك.

يمكنك أن تبدأ خطاب التقديم بعبارات مثل: "أنا متحمس لتقديم طلب لهذه الوظيفة"، أو بعد افتتاح الرسالة بممازحة زميلك في العمل، يمكنك أن تقول: "أردتُ فقط التحقُّق من العرض التقديمي غداً" أو "متابعة اجتماع الأمس".

في نهاية رسالتك الإلكترونية، يمكنك أيضاً إضافة طلبٍ لاتخاذ إجراءات مثل: "هل يمكنك إعطائي تغذية راجعة مع نهاية يوم الخميس؟"، أو حتى عبارة واضحة بعدم ضرورة اتخاذ أيِّ إجراءٍ مثل: "لسنا بحاجة إلى أي شيء منك الآن، لكنَّنا أردنا فقط إبقائك على اطلاع"؛ فقط للتأكد بأنَّ المستلمَ يتلقى المعلومات الصحيحة.

4. دقق رسائلك:

إذا كنتَ ترسل رسائلَ عدة يومياً، فقد يكون من السهل تجاوز هذه الخطوة، ولكن يجب إعادة قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من أجل التدقيق الإملائي والقواعد اللغوية. وإذا كان لديك ما يكفي من الوقت، احفظ بريدك الإلكتروني كمسودة وعد إليه لاحقاً للتأكد من أنَّه يبدو جيداً. قد لا يكون هذا الأمر ضرورياً عندما ترسل ملاحظة إلى زميلك في العمل، لا سيَّما إذا كنتَ ترسل له عدة عناصر بالبريد الإلكتروني يومياً، ولكن بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الهامة أو الحساسة خصوصاً، فقد يساعدك التدقيق في اكتشاف بعض الأخطاء المطبعية المحرِجة قبل النقر على زر الإرسال.

5. نصيحة إضافية، احرص على أن يكون البريد الإلكتروني هو الأداة المناسبة في المقام الأول:

بناءً على ما تحاول إيصاله، قد لا يكون البريد الإلكتروني هو الأداة المناسبة، وكما تقول الكوتش المهني، "هيذر يوروفسكي" (Heather Yurovsky): "على الرغم من أنَّ البريد الإلكتروني المكتوب بطريقةٍ جيدة والمختصر فعَّالٌ بالتأكيد، ويسمح للقارئ بالرد ضمن وقته الخاص، إلَّا أنَّه يمكن أن تَحُلَّ المكالمة في بعض الأحيان محلَّ رسائل البريد الإلكتروني المتعددة مع تحقيق مزيدٍ من الإنجازات وبناء علاقاتٍ أقوى".

لذا، إذا كان ذلك الأمر مناسباً بحسب العلاقة التي تربطك بالشخص، ففكِّر في الاتصال به أو إرسال بريدٍ إلكترونيٍّ أقصر للإعداد لاجتماع. وإذا كان زميلك في العمل، فيمكنك أيضاً الذهاب إلى مكتبه أو استخدام أدوات تتيح لك التواصل معه بصورةٍ أسرع للتحدث حول شيء ما.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية:

نقدِّم لك فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني:

1. التواصل لإجراء مقابلة إعلامية:

الموضوع: مسوِّق يطمح للنمو - أودُّ أن أطرحَ عليك بعض الأسئلة

مرحباً جوان،

آمل أنَّك قد قضيتَ عطلةَ أسبوعٍ رائعة. أنا أعمل حالياً اختصاصي تسويق لدى شركة (XYZ Co) وقد رأيتُ منشورك الأخير على لينكد إن (LinkedIn) حول فلسفتك في إجراء أبحاث السوق. أردتُ التواصل لإعلامك بمدى إعجابي بما قلتَه بشأن الكيفية التي يمكن للمعطيات فيها أن تسرد قصةً لو سمحتَ لها بذلك.

وبصفتي في بداية مسيرتي المهنية، فأنا مهتم بمعرفة مزيدٍ عن التسويق باعتباره مساراً محتملاً بالنسبة إليَّ. إن لم يكن لديك أي مانعٍ، فأنا أفضِّل الاتصال والدردشة حول طريقة دخولك في هذا المجال، ومعرفة النصيحة التي لديك لشخص يأمل في الانتقال من دور مبتدئ إلى دور متخصِّص في التسويق. هل أنت متاحٌ على تطبيق زوم (Zoom) أو يمكننا إجراء مكالمة هاتفية في الأسابيع المقبلة؟

أتطلع إلى الاتصال وأشكرك على الوقت الذي قضيتَه في قراءة هذه الرسالة.

تحياتي،

ريشي أناند (Rishi Anand)

منسق التسويق لدى شركة (XYZ Co).

[رابط صفحة لينكد إن لـ ريشي أناند]

2. التعبير عن التقدير وبناء العلاقة:

الموضوع: شكراً لك على حديثك ووقتك.

عزيزي البروفيسور واشنطن (Washington)،

أتمنى أن يصلك هذا البريد الإلكتروني وأنت في صحة جيدة. أنا أتواصل معك لأشكرك على التحدث إلى نادي علم الأحياء لدينا حول بحثك. لقد وجدنا جميعاً أنَّه أمرٌ رائعٌ، وأنا أقدِّر حقاً بقائك لفترةٍ أطول ممَّا كان متوقَّعاً للإجابة عن جميع أسئلتنا. لقد كنتُ مهتمةً بشكل خاص بما قلتَه عن هذا البحث الذي يمكن تطبيقه على مناطق أخرى من الجسم. أنا أخطط للانضمام إلى جلساتك في الفصل الدراسي القادم وأتطلع إلى التعرف على هذه المفاهيم بعمقٍ أكثر.

شكراً لك مرة أخرى،

هيلاري تومسون (Hillary Thompson).

3. إرسال بريد إلكتروني إلى عضو فريق في العمل:

الموضوع: فواتير البيع عن شهر أيار (تُرسَل مع نهاية يوم الأربعاء).

مرحباً كارلا (Carla)،

كيف كانت عطلةُ نهاية الأسبوع الطويلة لديك؟ هل ذهبتِ إلى الشاطئ كما قرَّرتِ؟ أعلم أنَّكِ تستمتعين بوقتكِ، ولكن عندما تسنح لكِ الفرصة، هل يمكنكِ إرسال فواتير البيع عن شهر أيار؟ فريق المحاسبة يحتاجهم بنهاية يوم الأربعاء.

شكراً،

تيش (Tish).

المصدر