4 نصائح لبناء منظمة تتسم بالمرونة

يواجه قادة الموارد البشرية صعوبةً في وضع خطط لعام 2021، فمع وجود كثيرٍ من الأمور المجهولة اليوم، قد يكون من الصعب التحضير لسيناريوهات محددة؛ ولهذا السبب، بدلاً من محاولة توقُّع المستقبل، نشجع فِرَق الموارد البشرية على الاستفادة من هذا الوقت للتركيز على بناء منظمات أكثر استجابة، ولدعم الشركات لتحقيق هذا الهدف، وضعَت شركة ريد ثريد ريسيرتش (RedThread Research) إطار عمل يساعدك على التفكير في طريقة المضي قدماً لبناء منظمة تتسم بالمرونة.

مفتاح المنظمات المستجيبة "المديرون":

ما هي صفات المنظمة المرنة؟ بكل بساطة، إنَّ المنظمة المرنة أو المستجيبة: هي المنظمة التي تتكيف بسرعة وكفاءة مع المعلومات أو المشكلات أو الظروف الجديدة، ومن الهام التمييز بين الاستجابة وردِّ الفعل؛ حيث لا تثير الظروف المتغيرة ردات فعل المؤسسات المستجيبة؛ وإنَّما يبادرون إلى منع المشكلات المتوقَّع حدوثها في المستقبل.

يستحق الاستثمار العناء في بناء منظمة مستجيبة؛ فقد أظهر البحث الذي أجرَته شركة ريد ثريد ريسيرتش (RedThread Research) أنَّ المنظمات المستجيبة تعمل بصورة أفضل بغضِّ النظر عن الظروف الخارجية، وقبل أن تبدأ جائحة كورونا (COVID-19)، وجدَت أنَّ 95% من المنظمات المستجيبة حققَت أو تجاوزت أهدافها التجارية في السنوات الثلاث السابقة، مقارنة بـ 21% فقط من المنظمات الأقل استجابة، ولقد شهدَت أداءً فاعلاً مشابهاً عند الاستجابة لتغيرات السوق والابتكار وإرضاء الزبائن ومشاركة الموظفين.

كما أظهر البحث نتيجة أساسية أخرى، وهي أنَّه عندما يشارك المديرون في سلوكات معيَّنة؛ فإنَّهم يكونون أكثر استجابة للاضطرابات ويحولونها إلى ميزات تنافسية، لهذا السبب، تُعدُّ الخطوة الأولى في بناء منظمة مستجيبة هي تركيز قادة الموارد البشرية على تمكين المديرين ليكونوا قادرين على التكيُّف قدر المستطاع في مواجهة مستقبل مجهول للغاية.

4 خصائص للمنظمات المرنة:

كشفَ البحث عن وجود أربعة سلوكات ذات استجابة عالية يجب أن تشجعها الموارد البشرية لدى المديرين، كما أظهر أيضاً أنَّ المدير الفاعل للغاية يتصف بصفات معيَّنة تشمل هذه السلوكات.

1. الاحترام:

يُعدُّ الاحترام أمراً ضرورياً للاستجابة، مما يعني أنَّ جميع الموظفين يجب أن يقدِّروا ويحترموا قدراتهم، ومعارفهم، ومهاراتهم، وأفكارهم، وعلى الرغم من أنَّ المنظمة يمكِنها ويتوجب عليها احترام الموظفين، إلا أنَّ المدير هو الذي يحفِّز الاحترام بصورة أساسية.

كيف يمكِن لقسم الموارد البشرية تمكين المديرين في هذه الحالة؟

• تشجيع الموظفين على تقديم وجهات نظرهم: يحتاج المديرون إلى توفير طرائق ليتمكن الموظفون من مشاركة وجهات نظرهم فيما يخص مختلف جوانب تجربتهم، كما يمكِن أن يَحدث هذا الأمر خلال الاجتماعات الشخصية أو من خلال تفقُّد أحوال أعضاء الفريق، ويجب تدريب المديرين على طريقة إجراء مناقشات مفتوحة مع الموظفين وجَمع أفكارهم حول بعض المواضيع مثل: المشاركة، وفاعلية القيادة، والعمل عن بُعد، وغيرها من الأمور.
• تشجيع الموظفين على تقديم الأفكار باستخدام التكنولوجيا: فقد يكون من الصعب على المديرين جمع التغذية الراجعة من الموظفين يدوياً، وتزيد التغذية الراجعة المُهملة من احتمالية عدم اتخاذ إجراءات تخص أفكارهم، وهذا لا يخلق الاحترام بينهم وبين المدير. من هنا تظهر أهمية التكنولوجيا؛ حيث يمكِن أن يؤدي الجمع بين استراتيجية فاعلة لأخذ التغذية الراجعة من الموظفين وبرنامج يهتم بثقافة الشركة إلى جعل مَهمة جمع اقتراحات الموظفين وتكثيفها والعمل وفقاً لها أمراً سهلاً.
• توفير بيئة عمل آمنة نفسياً: كي يشعر الموظفون بالاحترام؛ يجب أن يشعروا أنَّهم مسموعون؛ حيث لا يقتصر الاحترام على الإنصات إلى الأمور التي تثير قلقهم في العمل فحسب؛ وإنَّما تحتاج الشركات أيضاً إلى توفير بيئة يشعر فيها الموظفون بالأمان عند مناقشة التحديات الشخصية التي يواجهونها، سواء كان ذلك على مستوى صحتهم النفسية أم الشعور بالإرهاق من الظلم الاجتماعي الذي يَحدث في جميع أنحاء العالم.

2. توزيع السِلطة:

توزِّع المنظمات المستجيبة السلطة في الشركة بأكملها، وتعمل على تمكين جميع مستويات المنظمة لاتخاذ الإجراءات، وللقيام بذلك؛ يجب أن تعتمد المنظمات على المبادئ التوجيهية، وبيانات ورؤى دقيقة، وفهم الموظفين وقدراتهم لتسريع عملية اتخاذ القرار والعمل، ويُعدُّ المديرون الأساس للقيام بذلك.

كيف يمكِن لقسم الموارد البشرية تمكين المديرين في هذه الحالة؟

• التركيز على المهام التي تحقق قيمة مضافة: لتمكين الموظفين من اتخاذ القرارات، يجب على المديرين توضيح الأمور التي يجب القيام بها وأين يجب أن يركزوا مواردهم، على سبيل المثال، قد يكون هذا الأمر بسيطاً مثل: معرفة الموظفين أنَّ عروض بوربوينت (PowerPoint) التقديمية لا تحتاج إلى أن تبدو مرتبة وجميلة في أثناء تقديمها ضمن الشركة؛ حيث يُخفِّف هذا الأمر من شعور أعضاء الفريق بالقلق بشأن الشكل، والذي لا يضيف بالضرورة قيمة إلى العرض، ويُمكِّنُهم من التركيز على المحتوى بدلاً من ذلك.
• تعزيز فهم مشاركة الفريق: يمكِن لقادة الموارد البشرية تمكين المديرين من اتخاذ الإجراءات مع فِرَقهم من خلال تزويدهم بالبيانات المناسبة من استطلاعات الرأي التي يُجرُونها، ويمكِن أن يشمل ذلك أيضاً البيانات التي تركِّز على الأشخاص وبيانات التنوع والاندماج.
• فهم سلطة اتخاذ القرار بوضوح: بمجرد مشاركة البيانات مع المديرين، يتوجب على قسم الموارد البشرية أيضاً توضيح طريقة اتخاذ الإجراءات المناسبة، وبدون توجيه يمكِن أن تصبح عملية صنع القرار مُربكة، ولتجنُّب هذا الأمر؛ يمكِنك استخدام بعض الأدوات مثل: سجلات مخصصة لتنظيم القرارات بحيث تساعدك على تتبع القرارات الهامة. وبالمثل، يمكِن للشركات أيضاً وضع أُطر عمل تساعد المديرين والموظفين باستمرار على اتخاذ أفضل القرارات.

3. النمو والشفافية:

يبحث الموظفون عن مزيدٍ من الوضوح أكثر من أي وقت مضى، ومن المحتمل أن يستمروا في البحث عن ذلك في عام 2021، كذلك تُظهِرُ البيانات مقدار أهمية توفُّر هذا النوع من الشفافية لا سيَّما في الوقت الحالي، كما يحتاج المديرون إلى التركيز على تزويد تقاريرهم المباشرة بالشفافية في ثلاثة مجالات:

1. الأداء السابق.
2. التوقعات المستقبلية.
3. النمو.

كيف يمكِن لقسم الموارد البشرية تمكين المديرين في هذه الحالة؟

• زيادة فرص تقديم التغذية الراجعة: من أفضل الطرائق لتشجيع الشفافية هو توفير مزيدٍ من الفرص لتقديم التغذية الراجعة، ويمكِن للتكنولوجيا أن تجعل هذه العملية أكثر سلاسة من خلال توفير بيانات للموظفين عن أدائهم، ومن الأمثلة عن ذلك؛ استخدام بعض الأدوات التي تشارك تغذية راجعة حول أداء الموظفين في أثناء إجراء المكالمات الهاتفية وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، ويُعدُّ نشر ثقافة تشجع المديرين والأقران على تقديم التغذية الراجعة بصورة مستمرة أمراً بالغ الأهمية أيضاً لهذه العملية.
• إدارة التوقعات: يجب تشجيع المديرين على إجراء مناقشات عميقة مع موظفيهم بشأن إعادة ترتيب أولويات أهدافهم، لذلك يجب تشجيع الموظفين على إعادة التفكير في عملهم في ظل جائحة كورونا وكل الأمور المتوقعة في عام 2021، كما يمكِن لإعادة النظر في هذه الأهداف بانتظام في أثناء إجراء عمليات التدقيق وجعلها أكثر تركيزاً على الأمد القصير أن تسهِّل العملية للجميع.
• دعم المدير لتحقيق النمو: وجد البحث أنَّ بعض المهارات مثل: سرعة الأداء، والمرونة، والتعاطف، وسرعة التأثر أصبحَت أكثر أهمية هذا العام، نتيجة تعامل المديرين مع كثيرٍ من التحديات، ولهذا السبب، ينبغي أن تستثمر فِرَق الموارد البشرية في زيادة مهارات المديرين في هذه المجالات ليتمكنوا من دعم احتياجات موظفيهم بصورة أفضل، كما يمكِن أن يتضمن تدريب المديرين أشكالاً عدة، مثل: ورشات العمل، وبرامج تطوير القيادة، ومنصات التعلم عند الحاجة.

4. الثقة:

لا تحترم المنظمات التي تتمتع بالثقة الموظفين، وتنصت إليهم فحسب؛ وإنَّما  تتبنَّى طريقة تفكير تناسب الجميع، فقد توقفَت هذه المنظمات عن التفكير في الأمور التي تتعلق بالمديرين دون الموظفين، وبدلاً من ذلك اعتمدوا فكرة التشاركية في كل شيء، ويساعد هذا الموقف الموظفين على الاستفادة من أخطائهم واستخدام ذلك في حل المشكلات معاً.

كيف يمكِن لقسم الموارد البشرية تمكين المديرين في هذه الحالة؟

• تقدير الموظفين: إنَّ إحدى أكثر طرائق تقدير الموظفين فاعلية والتي يمكِن لقسم الموارد البشرية نشرها، هي تطبيق برامج للاعتراف بجهود الموظفين، ويمكِن تحقيق ذلك من خلال إجراء برنامج ذي طابع رسمي أو غير رسمي؛ حيث يقع الأمر على عاتق المدير لتقدير موظفيه بطرائق مُجدية بالنسبة إليهم.
• تعزيز ثقافة الانفتاح: لخلق ثقافة من الثقة، يجب أن تتوفر الشفافية بين المديرين والموظفين؛ لكن لا يُعدُّ هذا الأمر مُجدياً لوحده؛ حيث يحتاج كبار القادة في المنظمات إلى إظهار طريقة تعزيز ثقافة الانفتاح وأن يكونوا مثالاً يقتدي المديرون به، حيث يمكِن لفِرَق الموارد البشرية تسهيل هذا الأمر من خلال جعل المديرين التنفيذيين ينقلون كافة تحديثات العمل بانتظام باستخدام البريد الإلكتروني، أو تشجيع القادة على أخذ استراحات وتناول القهوة بصورة منتظمة مع بقية أفراد المنظمة.
• التواصل مع المجتمع: ينطبق المفهوم نفسه على إنشاء مجتمع؛ حيث يحتاج القادة إلى نمذجة السلوكات المذكورة أعلاه، وإحدى الطرائق التي يستخدمها كبار القادة للقيام بذلك، هي بذل جهود كبيرة لدعم قضايا العدالة الاجتماعية والمشاركة بصورة كاملة في مناقشات تتحدث عن الامتناع عن التفريق بين الأشخاص والتعامل بعنصرية ضمن الشركة، ويمكِن لفِرَق الموارد البشرية أن تدعم المديرين في هذه المناقشات مع الموظفين من خلال تقديم الموارد اللازمة، سواء كان ذلك بوضع مسارات تعلُّم جديدة أم تقديم أدلة حول طريقة التعامل مع الموضوعات الصعبة.

من أجل البقاء والازدهار في الأشهر والأيام القادمة، علينا تغيير أولوياتنا من اكتشاف المجهول إلى ممارسة سلوكات مستجيبة مع الوضع الراهن، فابدأ مع المدير للتأثير في المنظمة على مستوىً أوسع باستخدام التوصيات المذكورة في هذا المقال.

المصدر