4 مقاييس إنتاجية رئيسة يجب على أرباب الأعمال الصغيرة مراقبتها
يختلف مفهوم النجاح باختلاف الأشخاص؛ فقد لا يتشابه مفهوم النجاح عند فريق المبيعات مع مفهوم النجاح عند فريق تطوير البرامج، وفي مثل هذه الحالة، كيف يمكِن لأرباب الأعمال الصغيرة قياس نجاح شركاتهم الناشئة؟ يأتي هنا دور الأرقام الصعبة والحسابات الرياضية المعقدة.
لا تكذب البيانات أبداً وتتيح لك تحديد النجاح الذي تريده لعملك، ويسبب انخفاض إنتاجية العمل الكوابيس لأرباب الأعمال، وإن كنتَ ترى الموظفين يضيعون الوقت في الثرثرة أو يتصفحون المواقع أو يدخلون إلى مواقع التواصل الاجتماعي في أثناء العمل؛ فأنت بحاجة إلى التصرف حيال ذلك. اجعل موظفيك مسؤولين عن أفعالهم من خلال تتبُّع مقاييس الإنتاجية الهامة. سنتعرف إلى أربعة مقاييس إنتاجية تحتاج الشركات الصغيرة إلى تتبُّعها.
4 مقاييس إنتاجية يجب أن تراقبها في عملك:
1. تتبُّع الحضور:
أول وأهم المقاييس هو الحضور؛ فحضور الموظفين إلى مكان العمل أمر بالغ الأهمية لزيادة الإنتاجية، ويصبح هذا الأمر أكثر أهمية إذا كان لديك فريق صغير يحتاج إلى التعاون باستمرار في أداء المشاريع. راقِب الإجازات المرضية والتأخر في الوصول والاجتماعات التي يفوِّتها الموظفون، فهذه كلها مؤشرات على عدم التزام موظفيك بالعمل تماماً.
حتى إذا كان أحد أعضاء الفريق حاضراً ولكنَّه لا يعمل بكل قدراته، فإنَّ هذا سيؤدي إلى زيادة الضغط على أعضاء الفريق الآخرين، ويمكِن أن تؤدي قلة الحضور في الفِرق الصغيرة إلى إعاقة تقدُّم المشروعات بشدة، كما يعرِّض هذا أعضاء الفريق الحاضرين للإجهاد العقلي والاستياء، وعلى الرغم من أنَّ الحضور لا يترجم بالضرورة إلى نتائج مثمرة، إلا أنَّه يمكِن أن يكون مؤشراً على تحفُّزِ فريقك وكفاءته.
2. تتبُّع النِّسب المخطَّط تحقيقها:
هناك عدد كبير من الأسباب لفشل المشروعات، وإذا كنتَ تواجه صعوبةً في إكمال المشروعات في الوقت المحدد؛ فهذه علامة واضحة تُنذر بوجود خطأ ما؛ لذا عليك اكتشاف سبب عدم التزام فريقك بمواعيدهم النهائية والتزاماتهم، كما تُعَدُّ نسبة الإنجاز مؤشراً رائعاً يُقدِّم إليك النسبة المئوية للمهام الموكلة إلى فريقك والتي أُنجِزَت بكفاءة.
لضمان ألا ينتهي الأمر بفشل المشروعات، يتعين عليك تتبُّعها منذ البداية، حيث يمكِن أن تكون أداة إدارة المهام عبر الإنترنت مفيدة من هذه الناحية؛ إذ لا يكفي مجرد وضع خطط مدروسة جيداً لضمان النجاح؛ وسيتعين على فريقك تطبيق هذه الخطط بمثالية لتحقيق النتائج المرجوة، وتمنحك دراسة هذا المقياس رؤىً واضحةً حول إمكانات الفريق وقدرته على الإنتاجية.
3. تتبُّع زمن دورة العمل:
في البداية، طُوِّرَت منهجية أجايل (Agile)، أو الإدارة المرنة، لتطوير البرامج وإدارة المشروعات؛ لكنَّها أصبحت مستخدمة الآن في كل المجالات؛ إذ تتَّبع جميع الشركات اليوم عمليات أجايل (Agile)، وفي عالم الأعمال سريع الخطى الذي نشهده اليوم، يطلب العملاء إنجاز مشروعاتهم في غضون أسابيع، ويمكِن أن تكون منهجية أجايل (Agile) التتبعية مفيدة في تحقيق هذا، وإذا كنتَ تستخدم نموذج أجايل (Agile)؛ فأنت بحاجة إلى استخدام مقاييس الإنتاجية الخاصة به، ويمكِن أن تكون أداة زمن دورة العمل واحدة من هذه المقاييس.
باتباع هذا النهج، يمكِنك تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة لتحقيق الإنتاجية المثلى، وإذا كنتَ تتبع النموذج التكراري؛ فإنَّ الدورات الأقصر يمكِن أن تدفع فريقك إلى حدود الإنتاجية القصوى، فزمن دورة العمل هو مقياس يخبرك بمدى جودة أداء فريقك عندما يُمنح إطاراً زمنياً لإكمال مهمة ما أو تسليم مشروع ما.
4. تحديد العيوب:
وهو مقياس آخر كان قابلاً للتطبيق في البداية على فِرَق تصميم البرامج، ولكنَّه أصبح معياراً تستخدمه كل المؤسسات، وكل ما عليك فعله هو استبدال كلمة "العيوب" بـ "الأخطاء"، ويمكِنك تطبيقه على كل قسم في مؤسستك، حيث يُظهِر هذا المقياس بالأصل عدد العيوب التي أُغفِل فريق التصميم عنها، وانتقلَت إلى الإصدار النهائي من البرنامج الذي صمَّموه.
لنفترض أنَّك تريد تطبيق الصيغة ذاتها على قسم التسويق الخاص بك، وأنت تَعُدُّ فشل حملة التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي أحد العيوب. على الرغم من أنَّ هذه المواقف أقل تكراراً مقارنة بأخطاء البرامج، إلا أنَّ مقياس الأخطاء سيخبرك بمدى كفاءة فريقك في تلبية احتياجات العملاء.
في الختام:
تُعَدُّ مراقبة إنتاجية موظفيك أمراً بالغ الأهمية لنجاح شركتك الصغيرة؛ إذ يمكِن أن يمنحك كل شيء، من وجودهم في العمل، والوقت الذي يستغرقونه لإكمال المهام، والأخطاء التي يرتكبونها طوال فترة العمل، صورةً واضحة عن كفاءتهم وإنتاجيتهم، ويساعدك هذا أيضاً في إصلاح المشكلات المتعلقة بالإنتاجية ودفع عملك نحو النجاح.