4 عادات لإدارة وقتك

يجب أن يتعلم القادة كيفية إدارة الضغوطات والوقت إدارة أكثر فاعلية، فليس لديهم وقت كافٍ للقيام بالعمل دون تركيز، ومع ذلك، فإنَّ القادة لديهم المجال لاستعمال هذا الوقت ليكونوا أكثر مرونةً وتركيزاً واستعداداً للعام المقبل، فما تزال الأسهم متقلبة؛ بينما قد تكون الأوقات غامضة. ويجب أن يتعلم القادة كيفية إدارة الضغوطات والوقت إدارة أكثر فاعلية؛ إذ يبدو الوقت غير كافٍ لإنجاز المطلوب في هذا العصر السريع؛ لذا يجب علينا قضاء بعض الوقت في تعلُّم تقنيات إدارة الوقت.

نظِّم وقتك قبل أن يتحكَّم بك:

أن تكون منتجاً لا يعني أن تكون مشغولاً، فمع قيامك بالعديد من الأعمال في وقت واحد، قد تشعر أنَّك لم تحقق الكثير؛ إذ تقوم بالكثير من العمل؛ بينما من الممكن عدم إنهاء المهام، أو قضاء المزيد من الوقت في النشاطات غير الضرورية.

وكذلك الأمر بالنسبة إلى فريقك؛ إذ إنَّ الطريقة التي تركز بها على كل نشاط والمدة التي تخصِّصها له هي التي تُحدث فارقاً، ويتسبب النظام الذي تتبعه في حياتك في 96% من المشكلات والأخطاء والنجاحات التي نختلقها مع مرور الوقت، وإدارة الوقت هي عملية صنع روتينك اليومي، وستحتاج إلى "نظام" لتحديد أولوياتك وتنظيمها خلال اليوم. يمكن أن تساعدك هذه العادات الأربع على إدارة وقتك إدارة أفضل:

1. تصوُّر وتخطيط جميع المهام:

أفضل طريقة لتحديد مهامك الرئيسة هي الحصول على نظرة شاملة لجميع المشاريع التي تعمل عليها، لتكون قادراً على تصوُّر ما تراه وما هي المشكلات التي قد تواجهك؛ إذ تحتاج إلى تطوير عادة تصوُّر المهام الرئيسة.

ولنبدأ بهذا السؤال: ما هي مهمتك للأسبوع القادم؟ توقَّف برهةً لتدوين الأفكار التي تحصل عليها، ومن ثم طبِّق "قانون باريتو 80-20" (80-20 Pareto law).

يقول الكاتب الأمريكي "جون ماكسويل" (John Maxwell) إنَّ 20% من نشاطاتك ستشكل 80% من نجاحك؛ فإذا كان لديك عشرة عناصر في قائمتك، فيمكنك تحقيق 80% من أهدافك إذا قمت بعمل اثنين منهم فقط؛ لذا حدد المهام الأكثر أهمية والأكثر إلحاحاً، ثم أنشئ جدولاً لإنجاز هذه المهام.

2. التركيز على مَهمَّة واحدة في كل مرة:

ضع أولوياتك في الحسبان، وركِّز على مَهمَّة واحدة في كل مرة، قال الكاتب الأمريكي "ستيفن كوفي" (Stephen Covey) ذات مرة: "ما لم يحدث شيء آخر، فلا يوجد أهم من المَهمَّة التي تؤديها"، وأنَّه يجب علينا الانضباط لمتابعة خططنا.

يمكنك تقسيم المشاريع إلى أجزاء أصغر؛ وهذا يعني أنَّ المهام يجب ألا تتجاوز ساعة إلى ثلاث ساعات، وبهذه الطريقة لن تفقد تركيزك على مشروع كبير ويمكنك إجراء التغييرات بسرعة أكبر، فتخلَّص من جميع مصادر تشتيت الانتباه، لإكمال المَهمَّة، ولا تقلق بشأن مهمتك التالية.

3. الاستمتاع بكل مَهمَّة كما لو كانت مهمتك الوحيدة:

هل سبق لك ومررتَ بتجربة حيث لم تشعر بالوقت في فعل شيء استمتعتَ بالقيام به؟ يسمى هذا التركيز؛ فهذه حالة ذهنية فريدة من نوعها تحفز الناس على القيام بعملهم بأفضل طريقة بصرف النظر عن الوظيفة التي لديهم.

قد تصبح مستغرقاً في العمل بحيث تفقد الاهتمام بالوقت. تركز هذه الخطوة على اتباع روتينك دون تفكير والانسجام فيه، فعلى سبيل المثال: لدى الكاتب الأمريكي "توني روبينز" (Tony Robbins) روتين صباحي يستعمله لزيادة طاقته وإنتاجيته لليوم.

ويرتدي رجل الأعمال "مارك زوكربيرج" (Mark Zuckerberg) الجينز والأحذية الرياضية والقميص الرمادي كزي العمل؛ إذ يعتقد "زوكربيرج" أنَّه ليس مضطراً إلى التفكير فيما يجب أن يرتديه كل يوم، ويمكن أن يساعدك استعمال هذا النوع من التفكير حقاً؛ فهو مفتاح للتحكم بأجزاء كثيرة من حياتك.

لا تغير أهم مهامك حتى تكتمل، فيمكن عقد اجتماع يومي مع فريقك عن بُعد، ولكن يمكن أن تحدث مشكلات غير متوقعة، فعلى سبيل المثال: قد تنشغل بمحادثة هاتفية أو يكون تقريرك الرئيس غير جاهز لتحضر الاجتماع.

ولتجنُّب التعرُّض للضغوطات، خطِّط مسبقاً لكيفية التعامل مع هذه المشكلات، ومن ثم استمر في روتينك، واستمتِع بالتركيز، ويمكنك الاستمرار حتى يصبح روتينك عادة وتشعر بأنَّه طبيعي، وعندما تصبح لديك عادة جديدة رائعة، فهذا مفيد لك ولأي شخص تعمل معه.

شاهد بالفيديو: كيف تصل إلى التركيز وسط جميع الإلهاءات

4. إكمال المَهمَّة الحالية قبل الانتقال إلى المهمة التالية:

تنسيق المهام إلى مهام عاجلة وأخرى قابلة للتأجيل هو مفتاح إنجاز الأشياء؛ ففي بعض الأحيان، قد يكون من الصعب إكمال المهام لأنَّك مشتت أو متردد، ويحصل أن تبدأ بالعمل ولكن لا تستطيع إكماله؛ لذا يجب عليك جدولة كل نشاط وإضافته إلى تقويمك.

المصدر