14 نصيحة مميزة لزيادة إنتاجيتك بجهد أقل

وجد استطلاع أجرته شركة "مايكروسوفت" (Microsoft) أنَّ معظم الناس في العمل يقضون 17 ساعة من أصل 45 ساعة عمل في الأسبوع دون إنتاج، ومع هذه الساعات الطويلة التي تنعدم فيها الإنتاجية، لا عجب أن يكافح الناس لتحقيق النتائج التي يريدونها.

هل تريد أن تكون أكثر إنتاجية وسعادة في العمل؟

سنستعرض في هذا المقال 14 نصيحة تساعدك على الوصول إلى مستويات عالية من الإنتاجية وأن تكون سعيداً في أثناء العمل:

1. اختر الوقت المناسب للعمل:

الوقت الذي تختاره لأداء مهمة هامٌّ جداً، فكِّر في مهامك اليومية والأسبوعية المعتادة، واكتب قائمة أساسية، على سبيل المثال، قد تحتوي قائمتك على:

1. تفقد رسائل البريد الإلكتروني.
2. كتابة المقالات.
3. تصوير مقاطع الفيديو.
4. التوصل إلى أفكار واستراتيجيات جديدة.
5. إجراء مكالمات مع أعضاء الفريق.
6. إجراء مقابلات.

ثمَّ فكِّر ما هو الوقت الأكثر إنتاجية لك في اليوم، على سبيل المثال:

1. الصباح الباكر بين 5 - 8 صباحاً.
2. الصباح بين 8 - 11 صباحاً.
3. منتصف اليوم بين 11 صباحاً - 1 ظهراً.
4. بعد الظهر بين 1 ظهراً حتى 4 عصراً.
5. بعد العصر بين 4 حتى 6 مساءً.
6. مساءً بين 6-9.
7. في وقت متأخر من الليل بين 9 مساءً - 2 صباحاً.

يفرز الجسم الهرمونات التي نحتاج إليها لنشعر بالإنتاجية وفق إيقاع الساعة البيولوجية، وتكون أدمغتنا في حالة تأهُّب قصوى بعد 2.5 إلى 4 ساعات من الاستيقاظ؛ أي هذا هو الوقت من اليوم الذي يفرز فيه جسمك معظم هرمونات الطاقة لمساعدتك على حل المشكلات وتوليد الأفكار والعمل بدقة.

لذا، لا تهدر هذه الطاقة على مهام سخيفة، فيمكنك على سبيل المثال قضاء فترات ما بعد الظهيرة المتعبة في قراءة رسائل البريد الإلكتروني، واستثمار الصباح في الكتابة ووضع الاستراتيجيات.

إجراءات يمكنك تطبيقها:

1. النظر إلى مهامك وتحديد الأوقات المثالية لها، قد تختار أيضاً أفضل يوم في الأسبوع، على سبيل المثال، ربما لن تكون اجتماعات الفريق في أول يوم من الأسبوع مثمرة، لأنَّه لا يوجد ما يكفي من العمليات التي تحتاج إلى تدقيق، وبعد تقسيم المهام والأوقات ابدأ في ترتيب جدول زمني لها.
2. يمكن أن تساعد أدوات ممتعة مثل "إنبوكس بوز" (Inbox Pause) على منع تشتيت انتباهك عبر إيقاف رسائل البريد الإلكتروني الواردة مؤقتاً من الوصول إلى صندوق بريدك الوارد.
3. يُعَدُّ الصباح أيضاً وقتاً جيداً لتبادل الأفكار مع الفريق، إذ توجد ظاهرة تسمَّى "تأثير الأخلاق الصباحية" (Morning morality effect)؛ إذ أظهرت الأبحاث أنَّ الناس يميلون إلى أن يكونوا أكثر ضبطاً للنفس والتزاماً بالمبادئ الأخلاقية في الصباح.

لكنَّ هذا يتناقص مع مرور اليوم؛ إذ يُعتقد أنَّ هذا يحدث لأنَّ قدرتنا على ضبط أنفسنا يمكن أن تبدأ في التراجع على مدار اليوم مع ازدياد عدد القرارات التي اتخذناها، لذا حاول اتخاذ القرارات الهامَّة مع فريقك وزملائك في الصباح.

2. تعلَّم العمل والقراءة بسرعة:

من أفضل الاستثمارات هي تعلُّم كيفية القراءة بسرعة؛ إذ ستوفِّر عليك مئات الساعات من الوقت على مر السنين، وتوجد بعض المهارات التي يمكنك تعلمها وتوفِّر عليك الوقت مستقبلاً، فابحث عنها وطورها، حتى لو أنَّ ذلك قد يستغرق بعض الوقت في البداية، لكنَّها ستوفِّر الوقت في المستقبل.

إجراءات يمكنك تطبيقها: إليك بعض الأفكار السهلة لتسريع حياتك لتكون أكثر إنتاجية:

1. تعلَّم اختصارات لوحة المفاتيح للبرامج التي تستخدمها بكثرة.
2. إعادة تنظيم سطح المكتب والشاشة الرئيسة على هاتفك وفقاً للتطبيقات والمستندات التي تحتاج إلى استخدامها أكثر.
3. تسريع حركة الماوس، قد يبدو أمراً تافهاً، لكنَّه كفيل بتوفير ساعة في الأسبوع.

3. امضغ علكة:

تشير الدراسات إلى أنَّ مضغ العلكة يمكن أن يزيد من إنتاجيتك؛ وذلك لأنَّ لمضغ العلكة فوائد عدة، منها:

يسرِّع الأداء:

تبيَّن أنَّه يمكن لمضغ العلكة تسريع ردود الفعل بنسبة تصل إلى 10%.

يعزِّز القدرات المعرفية:

أجرى علماء النفس في جامعة "سانت لورانس" ( Lawrence University) تجربة على أكثر من 150 طالباً لدراسة تأثير مضغ العلكة في القدرات المعرفية، ووجدوا أنَّ الطلاب الذين مضغوا العلكة قبل إجراء سلسلة من الاختبارات حقَّقوا درجات أعلى من أولئك الذين مضغوا العلكة في أثناء الاختبارات أو لم يمضغوها، ويعتقد علماء النفس أنَّ هذه الزيادة في الأداء ترجع إلى أنَّ المضغ يثير الدماغ، ممَّا يزيد جاهزية الناس أكثر للتفكير في المشكلات المعقدة.

يكافح النعاس:

وجدت دراسة أخرى أجرتها "جامعة كوفنتري" (Coventry University) أنَّ المشاركين الذين يمضغون العلكة في أثناء النهار يشعرون بنعاس أقل، وأكَّدت الاختبارات الفيزيولوجية أنَّ مضغ العلكة في الواقع يزيد من يقظة جسمك، وخلال الاختبارات كانت مستويات هرمون التوتر لدى المشاركين الذين يمضغون العلكة في أثناء العمل على عدة مهام معاً أقل منها لدى المشاركين الذين لم يمضغوا العلكة.

يزيد الجاذبية:

عرضت شركة العلكة الأرجنتينية "بيلدنت" (Beldent) صوراً لتوائم متماثلة في معرض فني، وطرحت أسئلة على الزوار عن توقعاتهم عن حياتهم الاجتماعية، مثل "أيهما أكثر شعبية؟"، والفرق الوحيد في الصور كان أنَّ أحدهما يمضغ العلكة، واللافت للنظر أنَّ الناس نظروا بإيجابية أكثر إلى التواءم الذي يمضغ العلكة بنسبة 73%، لذا فهي طريقة سهلة لترك انطباع أول رائع.

إجراءات يمكنك تطبيقها: احتفظ بالعلكة على مكتبك، وامضغها عندما تحتاج إلى دفعة نشاط، واعرضها على زملائك عندما يغلبهم النعاس.

4. حدد أهم مهمة لليوم أو الأسبوع:

تتعلَّق الإنتاجية أيضاً باختيار مهامك بحكمة، ففي بداية كل يوم وكل أسبوع حدِّد المهمة التي لها أكبر تأثير في أهدافك، ثمَّ يمكنك إضافة المهام الأخرى إلى قائمتك، فكِّر في الأمر بوصفه قطعة الدومينو الأولى في سلسلة، تلك هي أهم مهمة في قائمة مهامك.

فإذا اخترتها بطريقة صحيحة، ستسبِّب هذه المهمة المثالية تأثيراً يؤدي إلى تحقيقها أكثر ممَّا كنت تعتقد أنَّه يمكنك تحقيقه من إجراء واحد، وتوجد طريقة أخرى للتفكير في هذا، وهي باستخدام "مبدأ باريتو"(Pareto Principle).

فمبدأ باريتو سهل، وينص على أنَّ ثمَّة نشاطات تؤدي إلى إنتاجية أكبر من غيرها على الرَّغم من استخدام مقدار الوقت نفسه والموارد نفسها، فقد وضع هذا المبدأ الاقتصادي الإيطالي "فيلفريدو باريتو" (Vilfredo Pareto)، وهو أساس لما يُعرف الآن بقاعدة 80/20، وتقول تلك الفكرة إنَّ ما يقرب من 20% ممَّا نقوم به يولِّد نحو 80% من القيمة في حياتنا، ويمثِّل ذلك في العمل أهم مهامنا، لذا نركِّز على تلك المهام عالية التأثير.

إجراءات يمكنك تطبيقها: حدِّد مهامك التي تولِّد معظم القيمة في حياتك، واستثمر طاقتك فيها، وسيتطلَّب القيام بذلك وضع حدود وإلغاء المهام التي لا تمنحك أي قيمة، وكذلك تعلم كيفية الرفض.

5. ضع قائمة مهام أفضل:

يوجد خطأ فادح يرتكبه الأشخاص في قوائم مهامهم ويضرُّ الإنتاجية؛ إذ يقومون بتعيين المهام على أساس الوقت وليس الموهبة، فمفتاح الإنتاجية هو تحقيق العمل على أفضل وجه، لذا ضع قائمة بعملك وفق نوعية المواهب التي تتطلَّبها المهام.

6. استعد نفسياً للعمل والنجاح:

قد يؤثر ما تفعله قبل أن تبدأ مهامك في الإنتاجية مثلما تؤثر فيها طريقة أداء مهامك؛ إذ كشفت الأبحاث الحديثة عن أي من تقنيات التحضير الثلاث الأكثر شيوعاً لها أفضل تأثير: التحدث مع الذات، أو التصور، أو المكافأة:

1. يتضمن الحديث الذاتي قول أشياء مثل: "أنا مستعد"، أو "سأكون ناجحاً اليوم".
2. التصور: هو عندما تتخيَّل نفسك تفعل شيئاً بطريقة ناجحة، سواء كان ذلك إنجاز قائمة مهامك، أم الحصول على ترقية، أم كونك عالي الكفاءة.
3. المكافأة: هي وضع خطة للتصرف بطريقة معيَّنة، على سبيل المثال، "إذا كان في إمكاني أن أكون منتجاً لبقية اليوم، فيمكنني الاستمتاع بعطلة نهاية الأسبوع الطويلة المقبلة".

فعندما تؤمن أنَّك ستنجح وأنَّ الاستراتيجيات التي تستخدمها للوصول إلى أهدافك فعَّالة، ستنجح بالفعل.

7. قسِّم المهام إلى أجزاء:

هل لاحظت كيف أنَّ المشاريع التي تتطلَّب أكثر كمية من الوقت هي التي يصعب البدء بها؟ تعلم أنَّها تستغرق أياماً إن لم يكن أسابيع حتى تكتمل، ومع ذلك تسمح لوقت ثمين أن يمرَّ دون أن تشرع بها، وفجأة دون أن تدرك يكون الموعد النهائي قد حان، فتسارع للانتهاء منها.

لذا، اتضح أنَّه يوجد سبب نفسي لهذه المماطلة في المشاريع الكبيرة، ووفقاً للباحثة "جانيت بوليفي" (Janet Polivy)، فإنَّ المشاريع الكبيرة والمعقدة تُربِك أدمغتنا، وهذا يدفعنا إلى تجنُّب العمل عليها.

فلا مفر من المشاريع الكبيرة، لكن لا داعي لأن تكون معقَّدة، يمكنك زيادة إنتاجيتك عن طريق تقسيم مهامك الكبيرة إلى مهام صغيرة غير مخيفة، وبمجرد أن تتخلَّص من مسبِّب التوتر في ذهنك يصبح الإنتاج سهلاً، فالسرُّ هو أن تكون كل مهمة بمدة 20 دقيقة أو أقل؛ إذ سيكون من الصعب المداومة على أي شيء أطول من 20 دقيقة لأكثر من يوم واحد.

إجراءات يمكنك تطبيقها: قسِّم المشاريع الكبيرة إلى مهام مدتها 20 دقيقة.

8. أنشئ قائمة استراحة:

اكتشفت دراسة أجراها "معهد أبحاث الجيش الأمريكي" (US Army Research Institute)، أنَّ الناس يركِّزون ويكون لديهم طاقة أكثر حين يعملون لمدة 90 دقيقة تليها فترات راحة تتراوح بين 15 و 20 دقيقة، واتضح أنَّ 90 دقيقة هي أفضل مدة للإنتاجية، لأنَّها تتوافق مع إيقاعات الجسم الطبيعية للراحة واليقظة.

فما تفعله في أثناء فترات الراحة لا يقل أهمية عن مستويات إنتاجيتك، وفي حين أنَّه من المغري استخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلالها، لكن يمكنك استثمار فترات الراحة استثماراً أفضل عن طريق ممارسة نشاطات تنشط جسمك وعقلك.

فقد يكون من المفيد إنشاء "قائمة الاستراحة"، وهي قائمة بالنشاطات القصيرة والممتعة لتمنح نفسك فترات راحة خلال اليوم لتجنُّب الإرهاق وتحفيز نفسك على إنجاز المزيد، ويمكنك كتابتها على مفكرة أو تطبيق أو استخدام رسائل التذكير الإلكترونية، فالسرُّ هو اختيار نشاطات تجدِّد حيويتك، فلا تتحقَّق من وسائل التواصل الاجتماعي إلا إذا كان ذلك ينشِّطك.

شاهد بالفديو: 6 طرق لتعزيز التحفيز الذاتي

بعض الأفكار الرائعة الأخرى:

1. اتصل بصديق مرح.
2. غيِّر بيئتك، اعمل في مقهى، أو اجلس في الحديقة للقراءة، أو جرِّب غرفة استراحة جديدة.
3. شاهد مقاطع فيديو تعليمية.
4. اكتب أفكارك في دفتر يوميات.
5. اخرج في الهواء الطلق.
6. مارس هواية جديدة، هذا هو الوقت المناسب للقيام بشيء إذا رغبت في القيام به، على سبيل المثال البستنة أو الانضمام إلى نادٍ للكتاب، أو حضور دروس طبخ، أو الملاكمة، هذه عوامل ترفيه مثالية بعد العمل لفعل شيء تحبه وتقليل توترك.
7. ثقِّف نفسك، اقرأ كتاباً جديداً في مجال عملك، أو جرِّب شيئاً مختلفاً تماماً للتعرف إلى موضوع جديد.

ملحوظة: إذا كنت تعاني من مشتتات الانتباه عبر الإنترنت، فاستخدم تطبيقاً مثل "كولد تركي" (Cold Turkey)، الذي يمنعك من زيارة المواقع التي لا تفيد إنتاجيتك خلال ساعات عملك.

9. مارس اليقظة الذهنية:

اليقظة الذهنية هي "الحفاظ على حالة ذهنية من الوعي المتزايد أو الكامل لأفكار الفرد، أو عواطفه، أو تجاربه في كل لحظة دون إطلاق الأحكام"، فيمكن أن تساعد ممارسة اليقظة على تقليل التوتر والقلق من خلال التركيز على ما نمرُّ به في الوقت الحالي، بدلاً من التركيز على مخاوفنا.

لذا، ركِّز انتباهك في أثناء العمل على صوت أصابعك في أثناء الكتابة على لوحة المفاتيح، أو إيقاع أنفاسك لتهدِّئ نفسك قبل أن تقدِّم عرضاً تقديمياً، بدلاً من التركيز على المواعيد النهائية، أو مقدار الوقت المتبقي حتى الاستراحة، وتوقف عن محاولة القيام بمهام متعددة في الوقت نفسه، وبدلاً من ذلك اهتم بمهمة واحدة ثمَّ بالأخرى وهكذا، وكن واعياً بكل ما يفعله عقلك وجسمك لإنجاز كل شيء.

نصيحة: إحدى الطرائق الفريدة للوصول إلى حالة السكينة الذهنية هي استخدام كتب التلوين، إذ وجدت إحدى الدراسات أنَّ مجرد التلوين داخل الأشكال يمكن أن يقلِّل من القلق.

10. اتبع روتيناً صباحياً ومسائياً:

أفضل طريقة لإعداد نفسك للنجاح كل يوم هي بدء وإنهاء يومك وفق برنامج عمل صباحي وبرنامج عمل مسائي.

11. اكتسب عادات تزيد الإنتاجية:

العادات هي أدوات إنتاجية قوية لأنَّها يمكن أن تقلِّل كثيراً من الوقت والجهد الذي يجب أن نستثمره في مهامنا اليومية، فلا يتمتع أحد بإرادة غير محدودة؛ إذ أظهرت عدة دراسات أنَّ قوة الإرادة مثل العضلات، كلما استخدمتها أكثر تتعب أكثر، لكن يقلِّل اتباع العادات من اعتمادك على قوة إرادتك، لأنَّه يحدُّ من القرارات التي تحتاج إلى اتخاذها للقيام بالأشياء التي تجعلك ناجحاً.

"نحن ما نقوم به مراراً وتكراراً، التميُّز إذاً ليس فعلاً بل عادة". - الفيلسوف "أرسطو" (Aristotle).

12. أعِد صياغة توترك:

يتعرَّض ما لا يقل عن 60% من البالغين العاملين في الاقتصادات العالمية الكبرى للتوتر، وَفقاً لأبحاث "المنظمة العالمية للقلق" (Global Organization for Stress)، وهذا الرقم أعلى في بلدان مثل أستراليا؛ إذ يُقدَّر أنَّ 91% من المواطنين يعانون من ضغوطات في بعض مجالات حياتهم، وفي أمريكا تشير التقديرات إلى أنَّ 75% من السكان يعانون من مستويات عالية من الضغط في جميع الأوقات.

لكن ماذا لو لم يكن الضغط في حدِّ ذاته هو المشكلة؟

وجد بحث "إيجابيات التوتر" (The Upside of Stress) لعالمة النفس "كيلي ماكغونيغال" (Kelly McGonigal) من "جامعة ستانفورد" (Stanford University) أنَّ الأشخاص الوحيدين الذين يعانون من الآثار الدائمة والضارة للتوتر هم أولئك الذين يعتقدون أنَّ القلق يؤذيهم، في حين يستطيع الأشخاص الذين لا يعتقدون أنَّ التوتر أمر سيِّئ التعامل مع مشكلاتهم دون أعراض، فعند التعامل مع التوتر بطريقة صحيحة، يمكن أن يكون أحد أعظم حوافزك لتعزيز الإنتاجية والأداء في المواقف الصعبة.

13. حدد أهدافك وراجعها:

لا يمكننا التحدث عن الإنتاجية دون الحديث عن أهدافك، فتحديد الأهداف هو علم فريد؛ لذا حدِّد أهدافك الكبيرة وراجعها مرة واحدة في السنة، ثمَّ تحقق من تقدُّمك شهرياً.

14. ركِّز على شيء واحد:

تقتصر الإنتاجية على التركيز، فقد اكتشف المؤلفان "جاي باباسان" (Jay Papasan)، و"جاري كيلر" (Gary Keller) أنَّ مفتاح التركيز هو وجود شيء واحد فقط.

فيما يأتي الأسئلة التي يجب أن توجِّه أفعالك وقراراتك:

1. ما هو أكثر شيء أنت شغوف به؟
2. ما هو أهم شيء في قائمة مهامك الآن؟
3. ما هو الشيء الوحيد الذي يمكن أن تفعله والذي سيكون له أكبر تأثير في جميع أهدافك؟

يمكنك أن تحدِّد لنفسك أيضاً:

1. الشيء اليومي: ما هو الشيء الذي يجب أن تتفوق فيه اليوم؟
2. الشيء الأسبوعي: ما هو الشيء الوحيد الذي يجب أن تتفوق فيه هذا الأسبوع؟
3. الشيء الشهري: ما هو الشيء الوحيد الذي يجب أن تتفوق فيه هذا الشهر؟
4. الشيء السنوي: ما هو الشيء الوحيد الذي يجب أن تتفوق فيه هذا العام؟
5. حافزك في الحياة: ما هو الشيء الذي تعيش لأجله؟

بعد أن تحدِّد شيئاً واحداً اكتبه، فقد وجد الدكتور "جيل ماثيوز" (Gail Matthews) من "جامعة الدومينيكان" (Dominican University) أنَّ احتمال تحقيق الناس لأهدافهم أعلى بنسبة 39.5% حين يكتبونها، فإذا كنت تتحلَّى بالشجاعة يمكنك ذكر شيء واحد لزملائك وشريكك وأصدقائك ليحاسبوك على تنفيذه.

في الختام:

سيساعدك تطبيق واحدة من هذه النصائح على زيادة إنتاجيتك وسعادتك في العمل وفي المنزل وفي حياتك، وتذكَّر أنَّ كل دقيقة توفِّرها هي دقيقة تربحها.

المصدر