14 مبدأ لإدارة فرق العمل بطريقة فعالة
لا تعدُّ إدارة الفِرق بفاعلية أمراً سهلاً؛ فرغم إمكانية تعلُّم ذلك من خلال الأعمال الحرة في عالم ريادة الأعمال، إلَّا أنَّ هناك أسباباً وجيهة تجعل القادة يقضون سنوات في دراسة طريقة إدارة الأفراد، حيث يوجد العديد من مبادئ الإدارة التي يحتاجها الإنسان لإدارة الناس بفاعلية.
لقد ذكر أحد مفكري الإدارة الرئيسين "هنري فايول" (Henri Fayol) -رغم وفاته منذ أكثر من قرن- 14 مبدأ يؤكد المديرون على فعاليتها حتى يومنا هذا؛ فقد نشر فايول ابتداءً من سبعينيات القرن التاسع عشر مقالات متعلقة بصناعة التعدين؛ ولكن عندما استلم المسؤوليات الإدارية، أصبح أكثر اهتماماً بأساليب الإدارة، حيث اقترح وجود خمس وظائف متعلقة بها هي:
- التخطيط: وفقاً لفايول، فإنَّ الدور الأساسي للمدير هو وضع خطة عمل حول طريقة إنجاز المهمات.
- التنظيم: يجب على الفِرق الاستفادة من نقاط القوة لدى أفرادها لكي تعمل بكفاءة، حيث أكد فايول أهمية وضع الأشخاص المناسبين في الأدوار الوظيفية المناسبة.
- القيادة: تحتاج الفِرق إلى توجيهات من المديرين؛ فكما يوضح فايول، يجب على المديرين قيادة فرقهم بثقة.
- التنسيق: عرف فايول أنَّ الفريق يجب أن يعمل كوحدة واحدة، بحيث يساعد المديرون الفعالون الموظفين على العمل بالتنسيق بعضهم مع بعض.
- السيطرة: لم يقصد فايول بذلك التسلط والإخضاع، وإنَّما يعني ذلك ببساطة أنَّ المديرين بحاجة إلى إجراء التعديلات اللازمة على العمليات وتحليل النتائج.
لتحقيق هذه الوظائف، أشار فايول إلى مبادئه الأربعة عشر، ووضعها تحت مسمى "الفايولية"، أو "نظرية المبادئ الإدارية" التي أحدثت ثورة في طريقة عمل المديرين.
لا تحتاج مبادئ فايول إلى ذكاء خارق للقيام بها، لكن قد تكون طريقة تطبيقها غير واضحة تماماً:
1. مبدأ توزيع العمل:
يشير المبدأ الأول من نظرية المبادئ الإدارية (Fayolism) إلى أنَّ التخصص يطور كفاءة العمل، حيث سيكون العمال والموظفون أكثر كفاءة في بعض المهمات مقارنة بغيرها، ويجب أن يركزوا انتباههم على المهمات التي يقدمون فيها أفضل أداء ممكن.
بصفتك مديراً، فأنت مسؤول عن توزيع عبء عمل فريقك، لذا سيساعدك تخصيص المهمات وفقاً لنقاط قوة كل عضو في الفريق على إنجاز عمل أفضل في وقت أقل؛ كما يؤدي توزيع العمل بالتساوي إلى تحقيق الكفاءة، وتتأكد بهذه الطريقة من عدم إرهاق الموظفين أو إجهادهم في العمل.
2. مبدأ السلطة والمسؤولية:
يحتاج المديرون إلى ممارسة سلطة التفويض وفرض العقوبات وتقديم المكافآت، وتُستمَد هذه السلطة من الناحية المثالية من احترام الفريق لمديره؛ لذا يجب أن يمتلك المديرون المهارات والقيم التي تجعل أعضاء فريقهم معجبين بهم.
تترافق المسؤولية مع السلطة دوماً؛ فسواء نجح الفريق أم فشل، يلامُ المدير في نهاية المطاف، لذا يجب تعزيز هذه المسؤولية بالمساءلة، بحيث يحق لربِّ العمل مكافأة المدير أو معاقبته، تماماً كما يفعل مع فريقه.
3. مبدأ الانضباط:
يجب أن يقدر المدير على تعليم أعضاء فريقه وتصحيح أخطائهم عند الضرورة؛ ولا ينبغي اعتبار الانضباط عقوبةً فحسب، وإنَّما وسيلة لتحسين أداء أعضاء الفريق؛ فعندما يُطبَّق الانضباط بالطريقة المناسبة، يمكن للفِرق أن تتطور بسرعة وتتجاوز أخطاءها.
تختلف وسائل الانضباط التي تستجيب لها الفِرق، ويكون على عاتق المدير تحديد الطريقة الأفضل لذلك؛ فمثلاً: يمكنك استخدام طريقة الإنذار مع تحديد العقوبات المرتبطة بكل مرحلة؛ وبناءً على ذلك، اجعل موظفيك على علم بأي عقوبة قد يتلقونها لتكون حافزاً إضافياً يدفعهم إلى الالتزام بالإرشادات، وكن مستعداً للحفاظ على موقفك دوماً.
4. مبدأ وحدة القيادة:
تعني وحدة القيادة وجود مدير واحد في الفريق، إذ قد يؤدي وجود العديد من الرؤساء إلى الارتباك والفوضى وتضارب المصالح.
رغم وجود عدة مستويات من الإدارة في المؤسسة، إلَّا أنَّه يجب أن يعرف أعضاء الفريق مَن المدير المسؤول عنهم مباشرة؛ وعندما تظهر الأسئلة أو المخاوف، تجعل معرفة الشخص الذي يجب أن يتعاملوا معه فوراً أعضاء الفريق أكثر كفاءة.
5. مبدأ وحدة الهدف:
يحتاج كل فريق إلى هدف مشترك، بحيث يحدد ويوضح مدير الفريق طريقة تحقيقه؛ إذ تسعى الفِرق التي تمتلك عدداً كبيراً جداً من الأهداف إلى رؤية الأهداف المرغوبة من قبل مديرهم.
فكر في الأمر على أنَّه لعبة شد حبل؛ فعندما يحاول أعضاء الفريق السعي إلى تحقيق الأهداف بطرائق معاكسة لبعضهم بعضاً، فإنَّهم لا يصلون إلى أي نتيجة عادة؛ لذلك يجب على المديرين دفع الجميع للسير في الاتجاه نفسه للاستفادة من أعضاء فريقهم بفاعلية.
6. مبدأ تقديم مصلحة الجماعة على مصلحة الفرد:
يجب أن تكون مصالح المجموعة موحدة ككل وأكثر أهمية من مصالح كل فرد على حدة؛ فعندما تتوحد أفكار المجموعة، يمكن للفريق الوصول إلى مستويات أعلى ممَّا لو كان كل شخص يفكر بمفرده.
يجب أن يدرك المديرون أنَّ اهتمامات الفريق ككل ذات أولوية أعلى من اهتمامات كل عضو فيه، بما فيها اهتماماتهم كمديرين؛ حيث يقلل تفضيل الاقتراحات الشخصية والتحيز الذاتي احترام الفريق لمديره، في حين يعدُّ منح المكافآت للأفراد طريقة هامة يجب استخدامها إذا كانت تخدم الفريق كله.
7. مبدأ الأجور والمكافآت:
يجب على المديرين الذين يلاقون الولاء والعمل الجاد من أعضاء فريقهم أن يدفعوا لهم بإنصاف؛ حيث لا تُظهِر الأجور المنصفة للموظفين أنَّهم محل تقدير فحسب، وإنَّما تدفعهم إلى تقديم عمل ذي جودة أعلى؛ لذا قدِّم أجوراً تتساوى مع ما يقدمه منافسوك لموظفيهم، ولا تقف عند هذا الحد فحسب، وإنَّما استخدم الفوائد والامتيازات الشخصية لترغبهم في العمل أكثر.
لا تجرب تجاوز فكرة الأجور أو تجاهلها، حيث تؤكد مجموعة جيفتولوجي (Giftology) الاستشارية أنَّ التخفيض من قيمة الأجور يمكن أن يؤثر سلباً أكثر من عدم إعطاء أي مكافآت على الإطلاق.
8. مبدأ المركزية واللامركزية:
تشير المركزية إلى الأشخاص الذين يتخذون القرارات الكبرى للفريق؛ فقد تكون الشركة صغيرة، وتكون المركزية فيها محددة للغاية، حيث يتخذ المالك والمدير التنفيذي جميع الخطوات؛ في حين قد يتيعن على الشركات الكبرى ذات الفروع المتعددة عدم الاعتماد على المركزية، ممَّا يسمح لمدير كل فرع بالعمل باستقلالية أكبر.
لا توجد درجة واحدة من المركزية تناسب الجميع؛ لذا حدد الأفضل من خلال النظر إلى حجم فريقك وتفضيلات الرئيس التنفيذي ونقاط قوة المديرين الفرعيين، حيث يعزز إيجاد التوازن المثالي فاعلية الفريق وكفاءته.
9. مبدأ التسلسل في الإدارة:
يشير مبدأ "التسلسل في الإدارة" إلى فكرة أنَّ التواصل يجب أن يحدث بطريقة منظمة؛ حيث يبدأ من أعلى سلطة في الشركة، ثمَّ ينتقل إلى مديري الشركة، حتى يصل في النهاية إلى الأفراد المساهمين.
يوزع هذا التسلسل المسؤولية على الجميع، ويضمن أن يتلقى كل مستوى من مستويات الشركة التعليمات والأوامر نفسها.
يعترض بعض المديرين الحديثين على هذا المبدأ، فعلى سبيل المثال: أخبر إيلون ماسك (Elon Musk) موظفيه في شركة تسلا (Tesla) أنَّ بإمكانهم تجاوز التسلسل في الإدارة لجعل التواصل أسرع وأكثر كفاءة، فقد سمح للموظفين كافة بالتواصل مع القادة مباشرة.
إذا كنت في حالة شك من هذا المبدأ، فجرب الفكرة، وفوض الموظفين للتواصل المباشر مع المديرين التنفيذيين حول مواضيع معينة، وراقب إن كان ذلك يربكهم أم يجعل فرقهم تعمل بكفاءة أكبر.
شاهد بالفديو: 6 خطوات لبناء فرق العمل الفعالة
10. مبدأ التنظيم:
يعدُّ التنظيم أحد أهم الأمور في الإدارة؛ حيث يحتاج كل فرد في الفريق إلى معرفة المهمات الموكلة إليه والأخرى التي لا تقع ضمن نطاق اختصاصه، ويؤدي تحديد الأدوار إلى تقليل التداخل والتأكد من إكمال جميع المهمات.
جرب هذا: اطلب من كل موظف أن يكتب واجباته الوظيفية، وحدد فيما إذا كانت تتوافق مع ما يفكر فيه كلُّ واحد منهم مع الواقع؛ وإذا لم يكن الأمر كذلك، فحدد ما يجب إضافته أو إزالته من قائمة واجباتهم.
11. مبدأ المساواة:
هل سبق وأن عملت مع مدير أو مشرف تكرهه؟ أنت لست وحدك في ذلك، فقد أكد استطلاع أُجرِي حديثاً أنَّ 57% من الموظفين قد تركوا وظائفهم بسبب مديريهم المباشرين؛ لهذا السبب يؤكد فايول على ضرورة معاملة الموظفين باحترام ولطف.
عندما يتعرض الفريق إلى لحظات من الانضباط والضغط، يجب أن يسعى المديرون إلى التعامل مع أعضاء فريقهم بطريقة منصفة؛ حيث يجب على القادة الذين يُقدِّرون الولاء والتفاني في العمل التعبير عن هذه المشاعر لموظفيهم قبل مطالبتهم بفعل الشيء ذاته.
12. مبدأ الاستقرار الوظيفي:
لا يعدُّ التغيير المستمر للموظفين أسلوباً فعالاً، حيث يحتاج الموظفون الجدد إلى إتقان أدوارهم في كل مرة، بالإضافة إلى نفقات التوظيف والتكاليف المترتبة على أرباب العمل؛ فعندما تسمح لهذه الدورة بالاستمرار، قد تجد نفسك خارج نطاق العمل.
لا تنتظر حتى ترى نتيجة عمل كل موظف لتستبدله بغيره، وإنَّما كافئ كل شخص على عمله، ثمَّ حدد نوع الثقافة التي ترغب بالتعامل فيها مع فريقك؛ حيث سيحدد إبداء الرأي والملاحظات وتقديم التغذية الراجعة دور كل موظف.
13. مبدأ المبادرة:
لا يعني هذا المبدأ أن يأخذ المديرون دور أعضاء الفريق في العمل، وإنَّما تشجيعهم على التحدث دون خوف والبدء بمشاريعهم الخاصة؛ ففي الوقت الذي يحتاج فيه أعضاء الفريق إلى التوجيه، يجب دعم استقلاليتهم وتفكيرهم النقدي لمساعدتهم على النمو والتطور.
يؤكد المتحدث جاي باير (Jay Baer) على هذا الأمر بقوله: "يعدُّ تقديم المساعدة أمراً مفيداً؛ لذا استخدم مبدأ المكافآت والانضباط لتوجيه الموظفين في الاتجاه الصحيح".
14. مبدأ العمل الجماعي (التضامن):
يقصد فايول بهذا المبدأ أنَّ الصداقة هامة في العمل؛ فإذا لم يكن الفريق متحمساً للعمل معاً، فمن الصعب أن يقدم الأعضاء أفضل ما لديهم.
يمكنك استخدام بعض الأساليب لتعزيز العلاقات بين أعضاء الفريق، كالنزهات وقضاء بعض ساعات المرح سوياً.
دعهم يأخذون وقتهم في التعرف على بعضهم بعضاً كأشخاص، وليس فقط كأعضاء في الفريق؛ واحتفل معهم بالنجاح كلَّما أمكن ذلك.
أفكار أخيرة:
يستخدم معظم الناس مبادئ مختلفة للإدارة، في حين يصيغ بعضهم الآخر مبادئهم بأنفسهم؛ ومع ذلك لا تزال مبادئ هنري فايول (Henri Fayol) الإدارية قيد الاستخدام حتى يومنا هذا؛ وذلك بسبب واقعيتها وفوائدها العظيمة.