11 خطأ شائعاً في إدارة الوقت
إذا كنت تشعر أنَّك تعمل طيلة الوقت دون تحقيق النتائج التي تريدها، فيسرنا أن نخبرك أنَّك لست لوحدك، وأنَّ هذه مشكلة يجب على العديد من رواد الأعمال المتميزين التغلب عليها؛ لكن للأسف، يتبنَّى بعض الناس تقنيات تزيد إدارتهم للوقت سوءاً.
لذا تجنَّب هذه الفخاخ الـ 11 الشائعة لإدارة الوقت التي يقع فيها معظم روَّاد الأعمال، وتعلَّم الطرائق التي يمكنك من خلالها التغلُّب على سوء إدارة الوقت:
1. إنكار وجود مشكلة في إدارة الوقت:
ربَّما تقول لنفسك أحياناً: "لو كنت أمتلك مزيداً من الوقت، لاستطعت القيام بكذا وكذا وكذا"؛ لكن بالطبع، لا يمكن أن نحصل على أكثر من 24 ساعة في اليوم، فلماذا نهدر طاقتنا الذهنية بالتفكير في هذه المشكلة؟
يقول جون ماشني (John Mashni): "لن تخلق الشكوى من عدم وجود وقت كافٍ مزيداً من الوقت، بل إنَّها تُشعِرك بالتحسُّن اللحظي فحسب، وتؤذيك بشدة، وتمنعك من مواجهة الواقع، وتُولِّد خللاً ما".
لذلك، توقَّف عن قول أنَّك لا تمتلك الوقت الكافي لإتمام التزاماتك، واعترف بدلاً من ذلك بأنَّه يتعيَّن عليك إيجاد طرائق أفضل لإدارة وقتك، وابدأ تجربة التقنيات التي تساعدك على تحقيق أهدافك.
2. إهمال التخطيط ليومك:
يقول "تشون دوكس" (Choncé Maddox): "إنَّه لمن الهام التخطيط ليومك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة؛ إذ لا تحتاج إلى معرفة ما تقوم به في كل دقيقة على حدة، لكن حاول تحديد الأهداف اليومية والمهمات التي ترغب في إكمالها، ثم حدد الأولويات حسب الأهمية؛ وحضِّر وفكِّر مسبقاً لتوفير الوقت والجهد".
اقضِ بضع دقائق في المساء في تحضير ملابسك وإعداد طعام الغد، حيث ستجعلك مراجعة جدولك مستعداً ذهنياً، وتساعدك على توفير الوقت في الصباح، وتقلل من جهد اتخاذ القرارات؛ وسواء كنت تستخدم تطبيقاً للتقويم أم تدوِّن قائمة مفصَّلة حسب المهمات، يجعلك التخطيط ليومك على بينة من أمرك.
3. السماح لـ "العاجل" بتجاوز "الهام":
يشكل التمييز بين ما هو "عاجل" وما هو "هام" أكثر المهمات تحدياً بالنسبة إلى معظم روَّاد الأعمال؛ لذا استخدم مصفوفة آيزنهاور (Eisenhower Matrix) لمساعدتك في تحديد المهمات ذات الأولوية كيلا تدع الأمور العاجلة تتحكَّم بجدول أعمالك، وخذ جميع مهماتك وصنِّفها في أربعة قوائم:
- المهمات ذات الأولوية العالية: هذه هي أهمُّ المسؤوليات التي عليك القيام بها اليوم أو غداً.
- المهمات القابلة لإعادة الجدولة: يمكنك جدولة المهمات الهامة وغير العاجلة في تقويمك.
- المهمات القابلة للتفويض: إذا كانت توجد عناصر أساسية غير هامة، فيمكنك تفويضها لشخص آخر للعمل عليها.
- المهمات القابلة للإلغاء: ابحث عن المهمات غير الهامَّة وغير العاجلة واحذفها من قوائمك، أو أضفها إلى قائمة "أرغب في القيام بها إذا سنحت لي الفرصة".
4. التفويض غير المناسب:
يفتخر رجال الأعمال بأنفسهم لكونهم يعملون في مختلف الأعمال التجارية، ولكنَّك لست بحاجة إلى القيام بكل جزء من عملك بنفسك؛ لذا كن على دراية بما يجري، وركِّز على الصورة العامة، وفوِّض المهمات المناسبة للأشخاص المناسبين.
إذا لم تكن تمتلك فريق عمل، فبوسعك الاستعانة بالموظفين المستقلين؛ فعلى سبيل المثال: يمكنك توظيف مساعد شخصي لإدارة جدولك أو بريدك الإلكتروني أو حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي أو مدوَّنتك، كما يمكن للمساعدين الشخصيين الاهتمام بالمهمات الشخصية والإدارة وحجز رحلتك الجوية وفندقك في رحلة العمل المقبلة.
5. الاستيقاظ مبكراً:
إذا خصصت دقيقة من وقتك وبحثت في مقالات إدارة الوقت الأخرى، فستجد أنَّ أكثر النصائح التي قدمت هي الاستيقاظ مبكراً.
لنفترض أنَّك استيقظت قبل ساعة: يمكنك استثمار هذا الوقت في مراجعة جدولك اليومي، أو ممارسة التمرينات الرياضية، أو تناول وجبة فطور صحية، أو قراءة صندوق البريد الوارد ومراجعته دون تشتيت انتباهك.
ولكن هذا لا يعني أنَّك مضطر إلى ضبط المنبه على الساعة الرابعة صباحاً لإدارة الوقت، إذ يتعلق الأمر برمته حول العمل على تحقيق ذروة الإنتاجية وتخصيص أجزاء من الوقت للتركيز على أولوياتك؛ فإذا كنت تسهر ليلاً، فستكون في حالة مزرية إذا بدأت الاستيقاظ في ساعة مبكرة.
خطِّط للعمل على أهمِّ المهمات عندما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة والتركيز؛ فإذا كانت ذروة تركيزك في وقت غروب الشمس، فهذا هو الوقت الذي يجب عليك فيه تخصيص الوقت للتركيز على أهمِّ مهماتك؛ وتُعَدُّ هذه استراتيجية أفضل بكثير من إرهاق الساعة البيولوجية لجسمك.
شاهد بالفيديو: 7 إيجابيات كبيرة للاستيقاظ المبكر
6. عدم المرونة:
بغضِّ النظر عن مدى حسن تخطيطك، فستتعرَّض إلى المقاطعة؛ لذلك من الهامِّ أن تجعل تقويمك اليومي مرناً بعض الشيء، وتتيح مجالاً ووقتاً لأي حدث طارئ قد يحدث معك.
7. محاولة الوصول إلى المثالية:
نسعى جميعاً إلى تقديم أعمال جيدة، ولكنَّ السعي الدائم نحو الكمال أمر غير واقعي، وغالباً ما يؤدي الضغط الذي نمارسه على أنفسنا "لنكون مثاليين" إلى الضغط على الآخرين.
8. الزيادة أو النقص في وقت الالتزام:
غالباً ما نسيء تقدير الوقت الذي تستغرقه المَهمَّة لإتمامها، حيث نقدِّر أنَّ شيئاً ما سيستغرق ساعة فحسب، ثم يستغرق نحو ساعتين؛ وقد يكون العكس صحيحاً أحياناً؛ ولكن في كلتا الحالتين، تخرِّب هذه المَهمَّة جدولنا بأكمله، وتدفعنا إلى تأجيل ما يجب القيام به اليوم إلى الغد.
ليس من السهل دائماً تحديد المدة التي ستستغرقها لإنهاء مَهمَّة ما، ولكن عادة ما يستغرق الأمر وقتاً أطول ممَّا تعتقد؛ وأفضل فكرة هي الاحتفاظ بسجل زمني لمدة أسبوع على الأقل لمعرفة كيف تقضي وقتك.
9. تنظيم مساحة العمل يومياً:
يؤدي عدم وضع الأشياء في مكانها الصحيح إلى صرف الكثير من الوقت في البحث عن أشياء ليست في أماكنها عندما تحتاج إليها؛ لكن إذا لم تمتلك الوقت للتخلص من بعض الفوضى المحتمَلة، فلا داعي لإقلاق نفسك بشأنها، ويمكنك تخصيص الساعة الأخيرة من مساء الجمعة لتنظيف وتنظيم مكتبك.
10. العمل بلا توقف:
يفخر العديد من رجال الأعمال بأنَّهم يقضون عدداً هائلاً من الساعات في شركاتهم الناشئة، لكنَّ الحقيقة هي أنَّ الجميع يحتاج إلى فترات راحة لاستعادة التركيز والطاقة، بغض النظر عن مدى الانشغال.
إنَّ قضاء 80 ساعة عمل أسبوعياً أمر قاسٍ على الجميع؛ لذا حاول أن تبتعد عن العمل تماماً خلال ساعات الراحة، وأجبر نفسك على أخذ قسط من الراحة، وافعل أي شيء يساعدك على استعادة نشاطك.
11. عدم فاعلية نظام إدارة الوقت بالنسبة إليك:
لا يوجد نهج واحد لإدارة الوقت يمكن أن يناسب الجميع، وقد لا يكون ما يصلح لأحدهم كافياً بالنسبة إليك؛ لذا جرب تقنيات إدارة الوقت المختلفة حتى تجد النظام الذي يناسبك.
سيستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ؛ ولكن في النهاية، ستتمكَّن من إدارة وقتك بفاعلية.