10 نصائح ناجحة لإدارة الوقت

ربَّما تكون قد قرأت عن إدارة الوقت في الكتب، وحاولت استخدام مخطط يومي إلكتروني أو ورقي لتنظيم يومك وتحديد أولوياتك وجدولتها؛ وربَّما تتساءل: "لماذا مع كل هذه المعرفة وهذه الأدوات، ما زلت أشعر أنَّني لا أستطيع إنجاز كل ما عليَّ إنجازه؟"؛ إلَّا أنَّ الجواب بسيط، فقبل أن تتمكَّن من البدء بإدارة الوقت، يجب أن تعرف ما هو الوقت أولاً.

تعرِّف القواميس الوقت على أنَّه "النقطة أو الفترة التي تحدث فيها الأمور"، ويوجد نوعان منه: وقت الساعة والوقت الحقيقي.

في وقت الساعة، توجد 60 ثانية في الدقيقة و60 دقيقة في الساعة و24 ساعة في اليوم و365 يوماً في السنة، وتمرُّ كلها بالتساوي؛ لكن في الوقت الحقيقي، الوقت نسبي، حيث تتوقف سرعته على ما تفعله، فقد تشعر أنَّ ساعتين في المواصلات كأنَّهما عام كامل، وقد يبدو لك أنَّ أطفالك البالغين من العمر 12 عاماً قد كبروا في غضون ساعتين فقط.

أي وقت يصف العالم الذي تعيش فيه بالفعل، الوقت الحقيقي أم وقت الساعة؟

إنَّ السبب وراء عدم عمل أدوات وأنظمة إدارة الوقت هو أنَّ هذه الأنظمة مصمَّمة لإدارة وقت الساعة، وهو ما لا صلة له بالموضوع؛ إذ إنَّك لن تتمكن من العيش وفق وقت الساعة ما حييت، بل ستعيش في الوقت الحقيقي؛ أي في عالم يمرُّ فيه الوقت بسرعة عندما تستمتع، أو ببطء عندما تؤدِّي واجباتك.

الخبر السار هو أنَّ الوقت الحقيقي منطقي، وموجود في عقلك بالفعل، وقادر أنت على خلقه وإدارته؛ لذا آن أوان إزالة أي اعتقاد قديم حول عدم وجود الوقت الكافي، أو أنَّ اليوم ليس الوقت المناسب لبدء عمل تجاري أو إدارة عملك الحالي على نحو صحيح.

توجد ثلاث طرائق فقط لقضاء الوقت، وهي: الأفكار والمناقشات والأفعال؛ وبغضِّ النظر عن نوع العمل الذي تمتلكه، يتألَّف عملك من هذه العناصر الثلاثة معاً.

قد تتعرَّض كرائد أعمال إلى المقاطعة أو التشتت مراراً؛ ورغم أنَّه لا يمكنك القضاء على المقاطعات، إلَّا أنَّ امتلاكك القرار حول مقدار الوقت الذي ستقضيه في هذه المقاطعات وذلك الذي ستقضيه في الأفكار والمحادثات والأفعال هو الذي يقودك إلى النجاح.

ولكي تدير وقتك الحقيقي بنجاح، اتبع النصائح الآتية:

1. اقضِ أسبوعاً في تدوين مذكرة زمنية:

استخدم تقويماً أسبوعياً لتسجيل الوقت الذي تقضيه في المحادثات والمشاريع والأنشطة المرتبطة وغير المرتبطة بالعمل؛ حيث سيساعدك هذا على فهم مقدار ما يمكنك إنجازه خلال اليوم، ومعرفة ما تضيِّع عليه لحظاتك الثمينة، وتحديد كمِّ الوقت الذي تقضيه بالفعل في تحقيق النتائج، والوقت الذي يضيع على الأفكار والمحادثات والإجراءات غير المنتجة.

2. حدِّد المواعيد بنفسك:

يجب تخصيص وقت لأي نشاط أو محادثة هامَّة لنجاحك، إذ يمكن أن تطول قوائم المهمات لدرجة تصبح فيها غير قابلة للتطبيق؛ لذا، جدوِل المواعيد بنفسك، وأنشئ متسعاً من الوقت للأفكار والمحادثات والإجراءات عالية الأولوية، وحدِّد متى تبدأ وتنتهي من كلِّ مَهمَّة، وحافظ على الانضباط للإيفاء بهذه المواعيد.

3. شارِك في الأفكار والأنشطة والمحادثات:

خطِّط لقضاء 50% على الأقل من وقتك في مشاركة الأفكار والأنشطة والمحادثات التي تُحقِّق معظم نتائجك.

4. جدوِل وقتاً للمقاطعات:

خصص وقتاً للابتعاد فيه عمَّا تفعله.

5. خصص أول 30 دقيقة من كلِّ يوم للتخطيط ليومك:

خصص أول 30 دقيقة من كلِّ يوم للتخطيط ليومك، ولا تبدأ يومك حتى تُكمِل خطتك الزمنية، واعلم أنَّ أهم وقت في اليوم هو الوقت الذي تجدول فيه بقية الوقت.

6. حدِّد النتيجة التي تريد تحقيقها:

خصص خمس دقائق قبل كل مكالمة ومَهمَّة لتحديد هدفك، حيث سيساعدك هذا على معرفة كيف يبدو النجاح قبل أن تبدأ، ويمكن أن يبطئ الوقت أيضاً.

وكذلك، خصص خمس دقائق بعد كل مكالمة ونشاط لتحديد ما إذا كانت النتيجة المرجوة قد تحققت؛ وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاكتشف الخلل لكي تعمل على إصلاحه في المرة القادمة.

7. دع العالم يعرف أنَّك مشغول:

ضع لافتة "عدم الإزعاج" على بابك، واضبط هاتفك على وضعية "عدم الإزعاج" عندما يكون عليك إنجاز العمل.

8. لا تعطِ الناس انتباهك على الفور:

تمرَّن على عدم الرد على الهاتف لمجرد أنَّه يرن، وكذلك رسائل البريد الإلكتروني بمجرد ظهورها، وأغلق إشعارات الرسائل الفورية.

لا تمنح الناس انتباهك على الفور إلَّا إذا كان من الضروري جداً تقديم استجابة فورية في عملك؛ وبدلاً من ذلك، حدِّد موعداً للرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.

9. احجب مصادر التشتيت:

احظر تطبيقات فيسبوك (Facebook) وانستجرام (Instagram) وأي شكل من أشكال وسائل التواصل الاجتماعي التي من شأنها إضاعة وقتك وتشتيت انتباهك عن العمل.

شاهد بالفيديو: كيف تتقن فن إدارة الوقت؟

10. حدِّد أهدافاً واقعية:

تذكَّر أنَّه من المستحيل إنجاز كل شيء، وأنَّ حظك جيد لأنَّ 20% من أفكارك ومحادثاتك وأنشطتك تُنتِج 80% من نتائجك.

المصدر