10 نصائح فعالة لمديري المشاريع الجدد كي يتفوقوا في عملهم

خلال الأحداث الفوضوية التي تلت انهيار سد من الصخور عُثر على عشرات الجثث بين الأنقاض في المناطق الريفية لمدينة برومادينيو (Brumadinho) بولاية ميناس جيرايس (Minas Gerais) البرازيلية، ومازال مئات آخرون في عداد المفقودين.

حيث غمر سيلان الطين الذي نتج عن الحادثة القريةَ بأكملها والمنشآت التابعة لشركة التعدين "فال" (Vale) المالكة للسد، لقد وقع الانهيار في اليوم الخامس والعشرين من شهر يناير لعام 2019، وأودى بحياة 121 شخصاً، بينما كانت لا تزال عمليات البحث جارية عن 226 شخص مفقود، وذلك حتى تاريخ الثاني من فبراير عام 2019.

سيشعرك مقطع الفيديو الذي يُظهر انهيار السد بالقشعريرة؛ حيث سترى أناساً يمضون بحياتهم العادية ولا عِلم لهم بالكارثة المحدقة، ويسيرون بالقرب من السد قبل أن يلتهمهم الوحل والطين بدقائق، وبينما تستمر عمليات الإنقاذ، يطالب مواطنو البرازيل وسكان المنطقة بمعرفة أسباب هذه الحادثة وكيفية تجنُّبهم هكذا كوارث فظيعة في المستقبل.

إدارة المشاريع الفعالة للإنقاذ:

تدفعنا الكوارث وحالات فشل المشاريع ذات التداعيات الكارثية مثل الحالة السابقة، إلى البحث عن طرائق لمنع وقوعها في المستقبل، وتتطلب المشاريع الإدارة منذ لحظة ولادتها وخاصة حين تكون واسعة النطاق، ولهذا السبب بالتحديد يجب أن يكون قائد شؤون العمل؛ أي مدير المشروع، خبيراً وناشطاً؛ ولذلك أيضاً قد يواجه مديرو المشاريع حديثي العهد صعوبات في التأقلم.

لكن لا داعي لفقدان الأمل، هنالك العديد من الطرائق لتسهيل مهمَّتهم؛ إذ يمكنهم العثور على المساعدة والعون حول هذا الموضوع من مصادر إلكترونية عدة، لكن حين يتعلق الأمر ببدء مشروع وتحويله إلى نجاح، لا بدَّ من وجود قواعد واستراتيجيات تحدد كيفية القيام بذلك خطوة بخطوة؛ لذا نستعرض في هذا المقال أهم 10 استراتيجيات أثبتت فاعليَّتها في مساعدة مديري المشاريع المحترفين.

1. الإصغاء والاندماج:

المستمع الجيد تلميذٌ متفوق؛ في بداية حياتك المهنية كمدير مشاريع عليك أن تسأل مَن حولك باستمرار عن المشكلات التي يعانون منها، ثم عليك التفكير فيما تستطيع فعله لحلِّها، كما عليك أن تعرف الزبائن الذين تتعامل معهم، وتطَّلع على عمل مدير المشروع السابق وتعدُّه مرجعاً لك، وستعثر - حين تنصت - على العديد من النقاط لتفكر فيها بتمعن لاحقاً وعلى معلومات قيِّمة ستساعدك على بدء العمل على المشروع الجديد بثقة.

بعد ذلك الاندماج عليك أن تلتقي بأفراد فريقك وتشاركهم في أنشطة إيجابية لتبدأ المشروع بدايةً لطيفة، وبما أنَّك مبتدئ في المجال؛ لا تضغط على العاملين معك بشدة، لكن حين تكوِّن معرفة جيدة بفريقك يمكنك معاملتهم بطريقة احترافية.

2. حلُّ المشكلات:

يعتقد مديرو المشاريع الجديدون أحياناً أنَّهم سيتخلصون من عبء قسم كبير من المشكلات إذا استخدموا برامج إدارة مشاريع، إلا أنَّ ذلك التفكير غير سليم بالطبع؛ إذ عليك تحليل علاقات الأعمال في المشروع وتحديد المخاطر لضمان اتفاقك مع بقية الفريق؛ لذا يجب أن تتبنَّى تفكيراً استباقياً في هذا المجال.

ستحصل مشكلة في بداية مهنة إدارة المشاريع في أغلب الأحيان وسيفشل المشروع، وفي تلك الحالة على هذا المدير أن يُجري تحقيقاً معمقاً حتى يكتشف كيفية وأسباب حدوث المشكلة ومكان ووقت وقوعها كي يتمكن من تلافيها مستقبلاً.

شاهد بالفيديو: 8 أسباب وراء فشل المشاريع التجارية

3. العمل كعضو فعَّال في الفريق:

قد تتعجب من حاجة مدير المشروع لأن يتمكَّن من العمل بفاعليَّة ضمن فريق، فهو بالنهاية المدير، ووفقاً للعرف الشائع، مدير المشروع هو القائد؛ لكنَّ هذا الاعتقاد خاطئ تماماً؛ إذ يملي عليك دورك كمدير للمشروع أن تعزز ثقة أعضاء فريقك؛ وفي الوقت ذاته أن تكون على راحة تامة للاستفسار عن الجوانب التي تزعجك في المشروع، كما يجب أن تكون حاضراً حين يحتاجك فريقك.

4. اختيار أدوات إدارة المشاريع المناسبة لك:

لا يهم إن كنت تشرف على جدول المشروع فقط أم كنت شريكاً فيه، في كلتا الحالتين يجب أن تركِّز على استخدام نظام إدارة المهام أو نظام إدارة المشاريع إلى أقصى حد؛ لذا عليك أن تعثر على طرائق لتستخدمها بحيث تحسِّن المنصة لخدمة حاجاتك، كما عليك أن تختار البرنامج المناسب لك سواء كان مجانياً أم مدفوعاً، وبصفتك مديراً للمشروع، يجب أن تكون على دراية كاملة بكيفية استخدام الأداة التي اخترتها كي تتمكن من القيادة.

5. معرفة الزبائن جيداً:

من الضروري جداً أن تعرف رب العمل والإدارة، كما أنَّ معرفة العميل الذي طلب المشروع على القدر نفسه من الأهمية؛ لذا تعرَّف إليهم بصفة شخصية ومهنية بحيث تستطيع مخاطبتهم بالطريقة المناسبة خلال الاجتماعات التعقيبية وفي أثناء الحصول على تغذية راجعة، وتتمكن من التعامل معهم في المواقف الحرجة.

إضافةً إلى ذلك ستساعدك أهداف العميل ورؤيته ورسالته على الإلمام بالوضع، وبهذه الطريقة، يمكنك تقديم إجابات بنَّاءة وسريعة عن الاستفسارات وإرضاء العميل.

6. قراءة الأفكار:

تلعب مهارات التعامل مع الناس دوراً قوياً في بداية حياتك المهنية كمدير مشاريع؛ حيث يمكنك أن تدعو تلك المهارة بالذكاء العاطفي؛ وذلك لأنَّها تعني أن تتصرف بحنكة وتفكِّر في خطوة للأمام دوماً، وينطبق هذا الأمر على العملاء، وعلى زملائك في العمل أيضاً؛ لذا يجب أن تكون مدركاً للسلوك البشري، وأن تطوِّر حدساً قوياً لتوقُّع ما سيحصل؛ لتحقق النجاح بذلك في كل مشروع.

7. الاستعانة بمنتور:

تتجلى أهميَّة دور المنتور بصورة خاصة بالنسبة إلى حديثي العهد في أي مجال؛ ولذا فمن الضروري جداً أن يعثر مدير المشاريع على منتور له أيضاً، ويمكن لأيِّ شخص يتمتع بخبرة ذات صلة بمجال إدارة الأعمال ضمن الشركة أن يتقلَّد هذا الدور؛ كمدير العمليات التنفيذية أو أحد الزملاء في القسم، وغيرهم، وحتى أفراد العائلة أو الأصدقاء قد يقدمون لك نصائح مفيدة؛ بالمختصر، أنت بحاجة إلى قدوة؛ أي إلى شخص يمكنه مساعدتك وتشجيعك بالوقت نفسه.

8. تحمُّل مسؤولية الصلاحيات التي تتمتع بها:

قد يصعب عليك أن تحدد لنفسك مهمَّة وتتحمَّل مسؤوليتها بالكامل كمدير مشاريع حديث، لكن على الأمد الطويل، سينظر الآخرون إليها كحركة جريئة وواثقة؛ حيث سيتطلب دورك مع الوقت اتخاذ قرارات مفصلية تتعلق بمستقبل الشركة؛ لذا من الأفضل البدء بتجهيز نفسك لذلك منذ الآن، كما سيتطلب القيام بذلك منك التفكير خارج الصندوق والالتزام الكامل بالمهمَّة التي تعمل عليها مع كافة صلاحياتها وأن تتحمل عواقب الأخطاء أو الفشل بشرف.

9. تقبُّل التغيير:

ضع احتمالاً في كل عمل أن يحصل خطب ما غير متوقَّع، فيفشل المشروع بأكمله أو يتسبب بأضرار جسيمة لا تعوَّض؛ حيث يؤدي ذلك إلى تراجع أهمية دورك كمدير للمشروع ويُضعف أثر حضورك؛ لذا عليك التفكير بإيجابية وأن تتحلى بالمرونة وتتأقلم مع التغيير وأن تبحث عن الفرصة المناسبة لتُظهر معدنك وتبرهن أنَّك محترف ولست غرَّاً.

10. الحصول على الشهادات والدرجات العلمية لتبقى في الطليعة:

تطرأ تطورات دائمة في مجال إدارة الأعمال؛ إذ تضمحلُّ الأفكار القديمة وتحلُّ أفكاراً ومفاهيم جديدة محلها؛ ولكن إن لم تملك المؤهلات اللازمة لتواكب هذه التطورات، أو لم تتمكن من التأقلم مع التغييرات، فستكون في وضع حرج؛ لذا احرص على الاطلاع على التوجهات الجديدة والممارسات المثلى، واحصل على الشهادات اللازمة لتتمتع بميزة على نظرائك في المجال.

في الختام:

قد ينصدم الأشخاص الذين دخلوا إلى مجال إدارة الأعمال حديثاً حينما يواجهون الظروف القاسية؛ إلا أنَّك ستجد النصائح السابقة مفيدة إن كان وضعك مماثلاً.

المصدر