10 حيل بسيطة لمساعدتك في إدارة فيض المعلومات

في عصرٍ تنتشر فيه المعلومات انتشاراً أشبهَ بالوباء، نحن بحاجةٍ إلى إدارة المعلومات التي تزيد عن حدِّها من أجل الحفاظ على صحتنا الفردية والاجتماعية، فيمايلي بعض الحيل الإنتاجية البسيطة للتعامل مع المعلومات في عملك وحياتك الشخصية والاجتماعية.

1. اجعل من وضع جميع أنواع القوائم عادةً لك:

تعتبر القوائم (على اختلاف أنواعها) ضرورية لمساعدتك في إدارة معلوماتك الفائضة. ولعلك تستخدم قوائم المهام في كل وقت؛ إلا أنَّ القوائم تأتي في عدة أشكال مختلفة، مثل:

• قوائم التدقيق.
• قوائم التخطيط.
• قوائم كلمات المرور.
• قوائم القراءة.
• قوائم المراجع.
• قوائم الأهداف.

يمكن إضافة جميع المعلومات الخاصة بك إلى قائمة، أو إلى قوائم عدة.

يمكنك حتى وضع قوائم لتتبع تلك القوائم، فقد يكون لديك مثلاً قائمة بالقوائم الخاصة بـ "العمل" وقائمة "للمنزل". يمكن أن تكون تلك القوائم نصية أو مرئية. إذا كنت شخصاً ذا خيالٍ تصوري، فستجد أنَّ برنامج "FreeMind" مفيد لك.

أو يمكنك استخدام برنامج ايفرنوت لإدارة القوائم خاصتك. إذ بإمكانك استخدامه من أي مكان، وعلى العديد من الأجهزة المختلفة. كما أنَّ ميزة "جدول المحتويات" المضمنة فيه، رائعة لوضع القوائم.

باستخدام هذه الميزة، يمكنك تحديد عدد من الملاحظات التي تحتوي على قوائم، ويمكنك وضع ملاحظة على شكل جدول محتويات يشملهم جميعاً ببضع نقرات. فقط اسحب ملاحظات قائمتك إلى شريط الاختصار، كي يسهل عليك الوصول إليها.

2. قم بإنشاء وإدارة مجموعة من المواد المرجعية:

قد يكون لديك مواد مرجعية عليك الوصول إليها وأنت في العمل؛ مثل قوائم الأسعار ودلائل العمليات. كما قد يكون لديك أيضاً مواد مرجعية في المنزل؛ والتي قد تتضمن وثائق التأمين ودليل الاستخدام ونظام الأمان الخاصين بسيارتك.

إذا كانت المواد المرجعية الخاصة بعملك على شكل ملفات رقمية، فقم بتخزينها على برنامج ايفرنوت. واحتفظ بالمواد المطبوعة في خزانة ملفات أو ضعها على رفٍ مخصص. مع العلم بأنَّه لن تكون معظم المواد المرجعية في منزلك على شكل ملفاتٍ رقمية. لذا قم بتخزين وثائق التأمين في مكان آمن مقاوم للحرائق. بينما ضع المواد الأخرى؛ مثل كتيبات الاستخدام والإقرارات الضريبية على رفٍ أو ضمن أحد الأدراج. وقم بتحويل المواد المرجعية في منزلك إلى صيغٍ رقمية عندما يتوفر لديك الوقت اللازم، لكن احتفظ بالنُّسخ الأصلية.

أمرٌ هام: قم بوضع قوائم بالمواد المرجعية، حتى تعرف مكان تخزين كل مرجع تحتاجه. واحتفظ بهذه القوائم على برنامج ايفرنوت.

3. قم بتنظيم القوائم الطويلة والمجلدات أبجدياً:

عليك إيجاد طريقة لتنظيم القوائم الطويلة لموادك والمجلدات التي لديك. وأسهل طريقة للقيام بذلك هي فرز تلك المواد أبجدياً. كما بإمكانك فرز تلك المواد حسب التاريخ، أو استخدام مزيج من الاثنين معاً.

فمثلاً، إذا كنت تنظم مواد العمل على حاسوبك الشخصي، فيمكنك أن تنشأ مجلد جديد لكل عام، وتُضَمِّن كل منها مجلدات فرعية لكل شهر، أو مجلدات فرعية لكل عميل لديك.

4. قم بأرشفة المواد القديمة والمواد التي فات أوانها:

حدد متى تقوم بأرشفة المواد التي لم تعد بحاجة إليها، سواءً أكانت مواد رقميةً أم مطبوعة. يمكنك القيام بذلك مرة واحدة في السنة. إلا أنَّ الأرشفة لمرة في الشهر تكون أكثر فعالية. إذا اخترت الأرشفة لمرة واحدة في الشهر، فقم بتخصيص بعض الوقت لذلك في آخر يوم عمل من كل شهر.

انقل المواد الرقمية إلى مجلدات الأرشفة على حاسوبك. واشترِ صناديق أرشفة بلاستيكية كبيرة للمواد المطبوعة، وانقل المواد التي تريد أرشفتها من خزائن الملفات إلى صناديق الأرشفة. وضع ملصقات تتضمنها قائمة بمحتويات كل صندوق من الصناديق الخاصة بك؛ ذلك حتى تتمكن من معرفة محتويات تلك الصناديق بلمحة.

5. استخدم "المصنفات المُعَنونة" لإبراز المهام التي تحتل الأولوية على قائمة مهامك:

يجب أن تحدث بعض الأمور في تواريخَ زمنية محددة، لذا إن كان لديك الكثير من المواد المطبوعة، فأنت بحاجة إلى ملفات تيكلر. إنَّ ملفات تيكلر (المصنفات المعنونة) هي مجموعة ملفات مرتبة زمنياً (ملف لكل يوم من الشهر)، بحيث توضع علامات أمام المهام التي يُنتظر القيام بها في المستقبل، من أجل جذب الانتباه إليها في التاريخ المحدد لها، كما توضح الصورة أعلاه. لذا قم بحفظ موادك ضمن المجلد الذي يناسب اليوم الذي تخطط فيه لإنجاز تلك المهام، حتى تتمكن من التعامل معها في اليوم والوقت الذي حددته. يمكنك القيام بذلك للملفات النَّصية الخاصة بالعمل والمنزل على حدٍّ سواء.

وهل تحتاج لنسخة رقمية من ملفات تيكلر؟ تعمل التذكيرات التي يقدمها لك برنامج إيفرنوت بشكل جيد. إذ سيتم تذكيرك بالملاحظات التي تريدها في أي وقتٍ وتاريخ تختاره.

6. حدد فيما لو كنت تقوم بأفضل طريقة، بترتيب موادك لغرض التخزين أم الاسترداد:

إذا كنت تظنُّ أنَّه نادراً ما يتعين عليك النظر إلى أحد الملفات مرة أخرى، فقم بأرشفته في إحدى صناديق الأرشفة إن كان مطبوعاً، أو في مجلد الأرشيف على حاسوبك إن كان ذلك الملف رقميّاً. تتضمن هذه الأنواع من المواد الإقرارات الضريبية القديمة، وملفات المشاريع المكتملة، والمواد الخاصة بالمناسبات مثل صور الزفاف والحفلات وما شابه ذلك. أما الأمور التي تحتاجها يومياً؛ مثل كلمات المرور والجداول الزمنية وقوائم الأسعار، فيجب تخزينها بحيث تتمكن من استردادها في غضون ثوان عدة. لذا ضع موادك المطبوعة في متناول اليد، وقم بتخزين المواد الرقمية بحيث تتمكن من الوصول إليها بنقرة واحدة.

7. كوِّن لنفسك عادات تُعزّز الإنتاجية؛ مثل روتينٍ يومي لإدارة المعلومات:

إنَّ المعلومات تردنا باستمرار، وهو ما يتسبب بأن يتحول البريد الإلكتروني لمصدر إزعاج، لذا كوِّن لنفسك عادة "تصفير صندوق البريد الوارد". يتطب ذلك أن تكون حازماً؛ لذا احذف بدون رحمة كل ما لا تحتاجه. وأضف رسائل ردٍّ جاهزة، أو قم بالرد بأقصر الردود الممكنة. ولا تتحقق من بريدك الإلكتروني لأكثر من ثلاث مرات في اليوم.

وفي مكان العمل، إن لم تكن متأكداً أين ينتمي أحد المستندات، فضعه على مكتبك أو على طاولة حاسوبك. أما في المنزل، فتعامل مع بريدك اليومي الوارد على الفور، وقم برمي ما تستطيع رميه. وضع كل ما يتطلب استجابة منك ضمن ملف "تيكلر" الذي تحدثنا عنه في الفقرة الخامسة.

8. قلل المُدخلات كي تتمكن من التَّركيز على المُخرجات:

فكِّر في اتباع حميةٍ للمعلومات كي تكونَ أكثرَ إنتاجية. مثلها مثل أي حميةٍ غذائيَّة جيدة، فإنَّ حمية المعلومات تعمل بشكل أفضل إن كنت لا تفكر فيها من مبدأ حرمان نفسك من المعلومات؛ بل من مبدأ استهلاك المزيد من المعلومات الصحيحة، وتطوير عاداتٍ صحية.

فكم من هذه المعلومات الفائضة عن حاجتك، هي في حقيقتها مجرد عادة سيئة من عاداتك! ولعلَّك تقرر بقيامك بتلك الحمية، أنَّك بغنىً عن التَّحقق من حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي لأكثر من ثلاث مراتٍ في اليوم.

9. خذ فترات راحة منتظمة لتجنب الإرهاق:

جرب هذا الموقع المجاني المفيد: "Do Nothing for Two Minutes". كما يوحي لك اسمه، فنحن نحثُّك (ونتحداك) على عدم القيام بأي شيء على حاسوبك لمدة دقيقتين. إذا لمست الماوس أو لوحة المفاتيح، فقد فشلت.

يشجعك هذا التطبيق على أخذ فترات راحة. ولا يقتصر الأمر على أخذ استراحةٍ تريح بها عقلك وحسب، بل إنَّه يقلل من توترك أيضاً. فكر في تلك الدقيقتين من مبدأ عمل "إعادة إقلاع" لعقلك.

10. رتّب أولويات مهامك اليومية والأسبوعية والشهرية:

ما لم تحدد أولوياتك، سوف تشعر بأنَّك مرهقٌ ومثقلٌ بكمٍّ هائل من المعلومات. لذا قم في بداية كل شهر، بوضع قائمة أولويات تساعدك على تحقيق أهدافك. ثم قسِّم القائمة إلى أولويات أسبوعية ويومية.

حدد أولويات مهامك في بداية اليوم. وقم أولاً بأكثر المهام أولوية. فإن كنت بحاجةٍ إلى إكمال إحدى تقارير المبيعات لاجتماع مجلس الإدارة، ستكون تلك هي الأولوية الرئيسية لذلك اليوم؛ إذ يمكن لمهمة التحقق من بريدك الإلكتروني، أن تنتظر ريثما تنتهي من إعداد ذلك التقرير!!.

جرب هذه الحيل الإنتاجية البسيطة. فعلى الرَّغم من أنَّه لا يوجد أي طريقة لتفادي حدوث ذلك "الطوفان" المستمر من المعلومات، إلا أنَّه يمكنك إدارته والتَّحكم فيه.

المصدر