هل مزاجك سيء؟ سيكتشف الناس هذا من خلال رسائلك الالكترونية!
هل أنت غاضبٌ اليوم؟
إذا كنت كذلك، فحاول تجنُّب استخدام هذه الكلمات والعبارات، فهي تُعَدُّ بالنسبة إلى المتلقي إشاراتٍ تدله على أنَّك تمر بيومٍ سيء. إذاً ما أفضل شيءٍ يمكن القيام به؟ نصيحتي دائماً: "وضِّح التفاصيل"، إذ تُعَدُّ الرسائل الإلكترونية طريقةً رائعة لتقديم مزيدٍ من التفاصيل حول ما تنوي قوله بشكلٍ فعلي.
من المهم أن تبتعد عن استخدام الكلمات والعبارات الواردة أدناه والتي تُظهِر بأنَّك في مزاجٍ سيء لأنَّها يمكن أن تُفسَّر بسهولة إنَّها دليلٌ على شعورك بالغضب أو الاستياء. فلا تقل "ليكن هذا في علمكم مستقبلاً" بل وضِّح بدلاً من ذلك سبب رغبتك في إحداث تغيير في المشاريع التي ستُنفَّذ في المستقبل وسبب أهمية ذلك بالنسبة إليك، وبدلاً من أن تقول "لسوء الحظ" وضِّح الأخبار السيئة بقدرٍ أكبر من التعاطف والتفهُّم:
1- لسوء الحظ...:
ذكرنا هذه الكلمة توَّاً، فهي تبدو ذات نبرة تنطوي على الاستخفاف وعلى نوعٍ من الفظاظة، فيمكنك أن تسمع من خلالها الغضب بصوتٍ عالٍ وواضح (عند الحديث حديثاً شخصياً يمكنك استخدام نبرة تبدو أكثر صدقاً). إذ تُظهِر هذه الجملة أنَّك بمزاجٍ سيء لأنَّها مقتضبة ويتبعها عادةً بعض الأخبار السيئة.
2- ليكن هذا في علمكم مستقبلاً...:
تُعَدُّ هذه الجملة بمنزلة توبيخٍ رقيق، وهي بالأساس طريقة للقول: "انتبه، فقد تصرفت بطريقةٍ خرقاء، ولكن تأكَّد من ألَّا تقوم بهذا مرةً أخرى". ربما كنت تقول هذه العبارة بطريقة لطيفة أو ساخرة ولكنَّ المتلقي لن يعرف هذا.
3- بخصوص...:
حينما تستخدم كلمةً رسمية ككلمة "بخاصة" أو "فيما يتعلق بـ" فإنَّ ذلك يُعَدّ إشارةً إلى أنَّك مُحبطٌ قليلاً. لماذا؟ لأنَّ البريد الإلكتروني أصبح بالنسبة إلى معظمنا شكلاً غير رسميٍّ من أشكال التواصل، فنحن نتلقى مئات الرسائل أسبوعياً وحينما تتجه نحو النبرة التي قد يستخدمها المحامي أو المحاسب فسيجعلك ذلك تبدو كأنَّك غاضبٌ قليلاً أو منزعج.
4- ردَّاً على...:
ها نحن مرةً أخرى مع تلك النبرة الرسمية، إذ كان البريد الإلكتروني على مدار عدة سنوات ذا أسلوبٍ مُنمَّقٍ قليلاً، قبل أن يتغير أمرٌ ما ويصبح أشبه بالرسائل الفورية أو الدردشة. واستخدام جملة رسمية كهذه سيجعلك تبدو غاضباً قليلاً ومحبطاً، حتى لو كنت لا تقصد ذلك.
اقرأ أيضاً: كيف تدير بريدك الالكتروني بفاعلية؟
5- من الآن وصاعداً...:
تجعلك هذه العبارة تبدو كأنَّك انضممت فجأةً إلى جمعية وعظ أو أصبحت ربَّاناً لسفينة، فعبارةٌ من قبيل "سنبدأ من الآن وصاعداً بالتوظيف" تبدو مهينة، وإذا كنت مديراً فإنَّها تجعل الوضع يبدو أيضاً كأنَّ الشخص الذي تتكلم معه على وشك الطرد.
6- يرجى إبلاغي...:
لدينا هنا مصطلح آخر أشبه بمصطلحات المحامين، فلماذا لا تقدم المزيد من الشرح حول مدى أهمية تقديم المتلقي لبعض المعلومات الإضافية لك؟
7- سبق وأن ناقشنا...:
أنت تذكِّر المتلقي هنا بأنَّكما تحدثتما، فكيف يمكن لهذا أن يكون أمراً سيئاً؟ حسناً، لن يقرأ معظمنا الجملة بهذه الطريقة، إذ تُعَدُّ هذه الجملة جملةً مهينة لأنَّ المتلقي يعلم بكل وضوح أنَّكما تحدثتما، فلماذا تذكُّره؟ يعود هذا في معظم الحالات إلى أنَّنا نحب أن نتصرف كأنَّنا الأذكى.
8- انظر أدناه...:
حينما أتذكر أنَّني استخدمت هذه الجملة دون أي توضيح فإنَّني أشعر بالذنب، المشكلة أنَّك تشعر بأنَّ هذه الجملة فظة ومقتضبة إلى حدٍّ مبالغٍ فيه وأنَّها تجبر المتلقي على القيام بعملٍ مُعيَّن. فمن الأفضل تلخيص الرسالة أو طرح سؤال يولد الإجابة بدلاً من التكاسل قليلاً.