نصائح لزيادة الإنتاجية بأقل جهدٍ ممكن (الجزء الثاني)
لقد تحدَّثنا في الجزء الأول من المقال عن نصائح يومية بسيطة لتعزيز الإنتاجية، وقمنا بمناقشة نصائح تتعلق بتنظيم المهام اليومية، وتحديد الأولويات، وجمع المهام المتشابهة، والمباشرة بالمهام الضرورية، وتجزئة المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة، والامتناع عن تعدد المهام، وسنكمل في الجزء الثاني والأخير بقية النصائح، فتابعوا معنا السطور الآتية.
12. ميِّز الأوقات التي تكون فيها إنتاجيتك في ذروتها وأدناها:
يتميَّز جميع الأفراد بإيقاع طبيعي يحدد الأوقات التي يكونون فيها في ذروة يقظتهم؛ مما يؤدي إلى تعزيز إنتاجيتهم إلى أقصاها.
يبلغ العديد من الناس ذروة إنتاجيتهم خلال ساعات الصباح الباكر، في حين يعمل آخرون بأقصى إمكاناتهم في وقت متأخر من الليل أو في منتصف الظهيرة؛ لذا عليك أن تحدد أوقات إنتاجيتك العظمى وتحقق أقصى استفادة منها.
ثمَّة العديد من التقنيات التي تحدد فيما إذا كنت من نوع الأفراد المنتجين في الصباح أم أنَّك تنشط في الليل، مثل أدوات الإنتاجية أو تعقب وقتك ونشاطاتك خلال أسبوع أو شهر لاكتشاف النمط المتشكل.
على الأرجح ستكتشف فيما إذا كنت تفضِّل الاستيقاظ الباكر أو السهر لوقت متأخِّر، وتحدد أوقات ضعف طاقتك الإنتاجية خلال النهار أو المساء.
بعد ذلك يجب تحديد مواعيد لإنجاز المهام الشاقة والتحليلية خلال ساعات ذروتك الإنتاجية، وتأجيل المهام البسيطة والمملة إلى أوقات ضعف طاقتك وتركيزك.
13. اتَّبع جدولاً زمنياً:
عليك أن تُعِدَّ جدولاً زمنياً يومياً أو أسبوعياً اعتماداً على أوقات إنتاجيتك العظمى والدنيا؛ إذ يساعدك الجدول الزمني على تجنُّب التسويف وهدر الوقت، وتخصيصه للواجبات الضرورية، ووضع توقعات واقعية للمهام التي يمكنك إنجازها خلال اليوم.
تزداد إنتاجية معظم الأفراد عند وضع مواعيد محددة لإجراء المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني، ولأنَّ هذه البنود يمكن أن تسبب مقاطعات متعددة خلال النهار؛ فمن المستحسن أن تترتَّب مواعيدها في وقت معين في الصباح أو الظهيرة أو المساء.
يساعدك هذا الأسلوب على الاستفادة من جميع المهام المتشابهة مع بعضها وتجنب تعدُّد المهام، وتأسيس نمط متكرر وفرض النظام والانضباط في حياتك، وهي العوامل الرئيسة لزيادة الإنتاجية.
14. امنح نفسك فترات استراحة منتظمة:
من الضروري أن تخصِّص فترات راحة منتظمة خلال اليوم عند إعداد جدول أعمالك حتى تزيد من إنتاجيتك الفعلية وليس النقيض من ذلك كما يظنُّ بعضهم، وفي حال كنت تشغل وظيفة مكتبية أو تقضي معظم يومك أمام شاشة الحاسب، فإنَّ المشي يزيد من تدفق الدم ويعيد تنشيط العضلات المتعبة.
تساعدك الاستراحة من العمل على الاحتفاظ بالمعلومات التي تركز عليها، والسماح للأفكار الجديدة بالتكوُّن داخل عقلك؛ لذا يجدر بك أن تستفيد من فترات الاستراحة بالحركة أو شرب السوائل أو تناول وجبة صحية، ويمكن للاستراحة القصيرة أن تزيد إنتاجيتك أيضاً؛ فعندما تشعر بأنَّ طاقتك تذوي أو فكرك يتشتَّت، أغمض عينيك لدقيقة أو مارس تمرين التمدد لمدة 20 ثانية.
يختلف العلماء بشأن عدد مرات الاستراحة التي يجب أن تخصصها خلال العمل؛ لذلك عليك أن تجرب بنفسك وتكتشف عدد المرات الذي يناسبك، يقترح بعضهم أنَّ الأشخاص المنتجين يعملون لساعة متواصلة ثمَّ يستريحون لمدة 15 دقيقة، في حين يرتئي آخرون ضرورة العمل لمدة 75-90 دقيقة قبل الاستراحة.
شاهد بالفيديو: 4 مواقع وتطبيقات رائعة تساعدك على زيادة الإنتاجية
15. أعطِ الأولوية لصحتك:
تتناسب إنتاجيتك طرداً مع صحتك؛ إذ قلَّما يمرض الأفراد الأصحَّاء ويضطرون للتغيب عن العمل أو المعاناة من الأمراض؛ ما يعني أنَّهم يؤدون واجباتهم وفق معايير وجودة عالية.
يتميز الأفراد الأصحاء بمستويات سعادة عالية وقدرة على تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية؛ ما يعني أنَّهم يكرسون أقصى درجات التركيز والإنتاجية خلال العمل، في حين يتوجهون بحماسة لحياتهم الشخصية بعد انتهاء العمل.
16. عزِّز حياتك الشخصية:
يسهم تخصيص بعض الوقت للعائلة والاهتمامات الشخصية في تحسين صحتك النفسية؛ ذلك لأنَّ قضاء بعض الوقت في العمل على تعزيز علاقاتك مع أحبَّتك يصرف عنك تشتت الذهن جرَّاء القلق أو الشعور بالذنب من أنَّك لا تمضي وقتاً كافياً معهم.
عندما تقوم بوضع جدول أعمال يومي أو أسبوعي، عليك أن تخصص بعض الوقت لأحبَّتك في أوقات الوجبات، وفي الفترات الصباحية أو المسائية، أو عطل نهاية الأسبوع عندما تكون خارج العمل، وحاول ألَّا تأخذ عملك إلى المنزل قدر الإمكان، وتذكَّر أنَّ الإفراط بالعمل لا يؤدي بالضرورة لزيادة الإنتاجية في تحقيق الإنجازات.
من الهام تنمية الاهتمامات الشخصية أيضاً كالهوايات والنشاطات التي تستمتع بفعلها؛ ذلك لأنَّ الشعور بالرضى خارج بيئة العمل يزيد إنتاجيتك في أثناء تأدية واجباتك المعتادة في الوظيفة.
17. مارِس الرياضة بانتظام:
يؤدي النشاط البدني دوراً محورياً في الحفاظ على الصحة والإنتاجية؛ إذ يميل العديد من الناس لبدء يومهم بممارسة التمرينات الرياضية في الصباح، فيرفع هذا السلوك من مستويات الطاقة، ويزيد من شعور السكينة خلال النهار ويحسِّن من قدرة الفرد على التركيز.
تساعدك التمرينات المنتظمة على الحفاظ على وضعية جسدية سليمة، وهذا هام لمستويات الطاقة لديك عند الجلوس في المكتب أو الوقوف لساعات مطوَّلة خلال النهار.
18. اهتم بصحتك النفسية:
في حين أنَّ الاستراحات القصيرة المنتظمة خلال النهار تعزز سلامتك النفسية، فإنَّك لا بد أن تحتاج إلى استراحات أطول بين الحين والآخر، كعطلة نهاية الأسبوع أو إجازة كاملة للاستجمام أو السفر، من الهام أن تحقق أكبر استفادة ممكنة من أيام العطل، ويساعدك الابتعاد عن جو العمل على تجديد نشاطك ورؤيتك للأمور وزيادة إنتاجيتك في العمل.
في حال أنَّك تعمل لحسابك الخاص، عندئذٍ يتعين عليك أن تأخذ استراحة من العمل بأوقات منتظمة؛ إذ يميل المرء للعمل طوال الوقت عند العمل من المنزل أو في شركته الخاصة، ومع ذلك يجب التفكير في التفويض وتخصيص وقت للاستراحة حتى تزيد من إنتاجيتك ضمن الإطار الزمني المخصص لبناء مؤسستك والاستمتاع بالنجاح الذي تحرزه.
19. احصل على قدر كافٍ من النوم:
يعدُّ الحصول على نوم كافٍ أحد العوامل الرئيسة في زيادة الإنتاجية؛ وذلك لأنَّ الدماغ يعجز عن العمل بكامل طاقته عند الحرمان من النوم، وهو ما يؤدي بدوره إلى زيادة الأخطاء وضعف الأداء.
عليك أن تلتزم بساعات نوم كافية حتى يتسنى لك الحضور للعمل بكامل نشاطك وحيويتك، كما ينصح الخبراء بضرورة النوم لسبع ساعات على الأقل بالنسبة إلى البالغين لتحقيق الصحة والسلامة المثلى.
يسهم الحصول على قدر كافٍ من النوم في تنشيط وظائف الدماغ، وإتاحة إمكانية الانتباه الكامل والاندماج في العمل.
20. تخلَّص من مصادر التشتت:
يعجُّ عالمنا المعاصر بمصادر التشتت والمقاطعات، ومن ثمَّ إذا أردت العمل بأقصى إنتاجيتك عندئذٍ من الضروري التخلص من هذه المقاطعات ما أمكن.
يتطلب العمل بفاعلية استبعاد مصادر التشتت المتمثلة بالتقنيات التي تتسبب بضياع الوقت كإشعارات مواقع التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني، إضافة إلى تقليل الإشعارات على الحاسب بحيث تقتصر على الإشعارات الضرورية والحسَّاسة زمنياً.
كما يمكنك وضع هاتفك الجوال في غرفة مجاورة عند اقتضاء الضرورة؛ أي عليك أن تتخذ جميع التدابير الممكنة للحدِّ من مصادر التشتت في بيئتك المحيطة، بحيث تصب كامل تركيزك على العمل الواجب إنجازه.
شاهد بالفيديو: 8 طرق للعمل بشكلٍ أذكى وزيادة الإنتاجية
21. حسِّن الإنتاجية في حالة العمل عن بُعد:
يعمل كثير من الأفراد في الوقت الحالي من المنزل؛ ممَّا يستدعي انتباهاً ومهارة خاصة لإنشاء بيئة عمل خالية من مصادر التشتيت ضمن المنزل.
عليك أن تُعلِم عائلتك أو زملاء السكن بجدول أعمالك وتطلب منهم الحدَّ من المقاطعات ما أمكن في أثناء عملك، والتحدث إليك خلال فترات الاستراحة بدلاً من ذلك، وفي حال أنَّك تفضِّل جلبة المقاهي أو أماكن العمل المشتركة لإنجاز مهامك، عندئذٍ عليك أن تحرص على عدم السماح لأنشطة الآخرين من حولك بأن تخفِّض من إنتاجيتك.
بيَّن أحد الأبحاث الحديثة أنَّ الإنتاجية يمكن أن تزداد بمقدار 77% عند العمل من المنزل؛ إذ اكتشف الناس خلال جائحة "كورونا" دور العمل عن بُعد في زيادة الإنتاجية والسلامة العامة.
22. استخدم نصائح لإدارة رسائل البريد الإلكتروني وأدوات الإنتاجية:
من أجل تقليل ضياع الوقت في قراءة رسائل البريد الإلكتروني عليك إلغاء الاشتراك بالقوائم والرسائل الإخبارية التي لا تقرؤها، أو يمكنك إرسالها مباشرةً إلى مجلد آخر حتى لا تتراكم في صندوق البريد الوارد.
يمكنك استخدام قاعدة الدقيقة الواحدة عند الإجابة عن رسائل البريد الإلكتروني لتوفير الوقت، فإذا كان يتطلب الرد على البريد الإلكتروني دقيقة واحدة على الأكثر، عليك أن ترد في الحال.
يمكنك استخدام تطبيقات الهواتف الذكية في تنظيم مهامك اليومية والأسبوعية، كما يمكنك الاستفادة من أدوات الإنتاجية في إدارة مصادر التشتيت، وتنظيم جدول أعمالك، وإدارة المشاريع.
23. حافظ على نظافة بيئة العمل:
يعزِّز مكان العمل المرتَّب الإنتاجية من خلال إبقائك منظماً حتى لا تهدر وقتك في محاولة العثور على المعدات أو الوثائق الهامة، كثيراً ما تؤثر البيئة المحيطة في حالتنا النفسية؛ فعندما يكون مكان العمل نظيفاً ومنظَّماً يكون فكرك منظَّماً وقادراً على العمل بكفاءة أكبر.
24. مارِس قاعدة الدقيقتين:
ابتكر مستشار الإنتاجية الأمريكي "ديفيد ألن" (David Allen) قاعدة الدقيقتين لرفع مستويات الإنتاجية، تفيد القاعدة بوجوب القيام بالمهمة التي تستغرق دقيقتين على الأكثر في الحال.
يحدُّ تطبيق هذه القاعدة من التسويف ويساعدك على إتمام مزيد من البنود وحذفها في قائمة المهام الخاصة بك، قد تحتاج للمزيد من قوة الإرادة لإجبار نفسك على إنجاز المهام عندما تكون ميَّالاً لتأجيلها؛ لكنَّ استخدام هذه القاعدة يقلل من الوقت الذي تشعر فيه بالتوتر أو الإرهاق جرَّاء كثرة المسؤوليات والمهام الملقاة على عاتقك.
في الختام:
عليك أن تخصص جزءاً يسيراً من وقتك لتطبيق نصائح الإنتاجية الواردة في المقال.