مهارة إدارة التغيير وأدواته

إدارة الشركات عالمياً تتطلب وبشكل ملحٍّ التغيير وقت الحاجة إليه، وبخاصة إذا بدأنا بالتنفيذ، فسوف تكون نهايته الفشل الحتمي إذا لم نتبن تغييراً فعالاً؛ لهذا يجب أن نكتسب مهارات تنظيم عمليات التغيير في المؤسسات والشركات بشكل فعال، وفي هذا المقال سنتعرف معاً إلى مهارة إدارة التغيير وأدواته التي يحتاجها الفرد داخل المؤسسات.

مفهوم إدارة التغيير:

يشير مفهوم إدارة التغيير التنظيمي إلى تفعيل عدد من الاستراتيجيات التي تهدف إلى قلب بنية العمل وأنظمته، وذلك استناداً إلى عدة معايير سياسية أو اقتصادية أو ثقافية أو اجتماعية سبق أن تغيرت في الجو المحيط، وسببت تأثيراً واضحاً.

رؤية الشركة المستقبلية:

يمكننا أيضاً تعريفه على أنَّه الذكاء والدهاء الذي يقبل أن نضع التغيير في مكان ما ونتقبله، فمن المعروف أنَّه لن تتم أي عملية تغيير في أي مكان إلا وسيصحبها كثير من الاعتراضات، والمحاججات التي ستعمل على إبعادها، أو التشكيك بأهمية هذا التغيير، وهذه الاعتراضات ستكون من قبل طاقم العمل أو الموظفين أو غير ذلك، وذلك يقودنا إلى أنَّ إحداث تغيير فعلي في أي مؤسسة كانت، يتطلب مهارة خاصة تجعل التغيير المطلوب ناجحاً ومقبولاً بشكل فوري.

مهارات إدارة التغيير:

يُنظَر إلى مهارات إدارة التغيير على أنَّها مقتصرة على الإداريين فحسب، وأنَّهم هم المعنيون بوضع خطة لتغيير نظام العمل، إلا أنَّ مهارات إدارة التغيير من شأنها أن تفيد جميع الأشخاص المشاركين في عملية التغيير، وإليك أبرز هذه المهارات:

1. مهارة التواصل:

يعدُّ فقدان الشخص المسؤول عن التغيير لمهارة التواصل الفعال من أحد أهم أسباب تدني وتراجع إدارة التغيير التنظيمي في المؤسسة؛ لذا فإنَّ اكتسابك هذا النوع من المهارات يمكِّنك من شرح وتوضيح الأهداف والرؤى المستقبلية المرجوة من عملية التغيير هذه، وكذلك فأنت تحتاج إلى مهارة التواصل في الرد على جميع المعارضات السلبية على تغييرك، وتحويلها لآراء إيجابية داعمة لك؛ لذا لا بد لك من اكتساب أحد أهم المهارات الثانوية ولكن الضرورية؛ لتحدث تغييراً حقيقياً يضمن لك تحقيق أعلى استفادة منه.

2. مهارة البحث الفعال:

يجب أن يمتلك كل شخص ينوي التغيير في مؤسسته مهارة البحث الفعال، وبخاصة إذا كان لا يمتلك جميع المفاهيم والمعلومات الكافية لإدارة تغيير حقيقي ضمن مكان عمله، وهذه المهارة سترسم لك معالم حقيقية لتسير على خطاها عند توجيه وتطوير خطتك المدروسة، ويجب أيضاً أن تمتلك الإيجابية في البحث؛ لأنَّ هذه المهارة وببساطة ستؤمن لك معرفة وتحليل كيفية ممارسة إدارة التغيير بطريقة أكثر قبولاً لباقي أفراد طاقم العمل خاصتك.

3. القيادة والإدارة الحكيمة:

تؤدي سلوكات القيادة والإدارة الحكيمة وبخاصة الحازمة والحاسمة منها دوراً كبيراً عند ممارسة التغيير في أي مؤسسة، ويتجلى دور هذا النوع من المهارات بوضوح عند تفاقم معارضة التغيير بين الأفراد العاملة، والموظفين في المؤسسة، وبخاصة عند استنفاد جميع طرائق الإقناع السلمية الأخرى؛ فإذا كنت متأكداً من أنَّ اتخاذك لخطوة التغيير ستؤدي إلى تحسين بنية العمل، لا تتردد في استخدام قيادتك وإدارتك الحكيمة في هذه العملية، ولكن عندها يجب أن تكون على قدر من المسؤولية، لتحمُّل المخاطر، والتحديات المختلفة التي من الممكن أن تواجهك، وكذلك إيجاد خطط بديلة في حال واجهتك أي عرقلة مفاجئة في أثناء تطبيقك للمهام المختلفة.

4. دقة الملاحظة:

تعدُّ الخبرة القديمة والطويلة هي أحد أهم العوامل المساعدة على دقة الملاحظة، ولتحقيق التنمية والتطوير المرغوب بهما في المؤسسة؛ يجب على المدير أن يمتلك خبرة مديدة في ملاحظة نتائج خطة التغيير الذي قام بتطبيقها، سواء كانت تلك النتائج إيجابية أم سلبية؛ فامتلاك الشخص المسؤول لهذه المهارة يمكِّنه من الوصول للأهداف المنشودة من عملية التغيير في الوقت الفعلي لها في حال كانت نتائج تغييره إيجابية، كما تمكنه من تجنب المخاطر والتحديات المتنوعة التي تقف في طريقه وإدراكها، ومساعدته على تقليل الضرر الناجم عنها؛ فيما لو كانت النتائج المتحصل عليها سلبية وغير جيدة.

5. استمرارية التعليم والتطوير:

يفتقد زمننا الحالي للرغبة في استمرارية التعليم والتطوير، وهذا أمر سيئ جداً؛ لأنَّ سوق العمل يجبرك على تحديث خبراتك ومعلوماتك؛ لتتماشى مع الواقع الموجود حولنا، وإنَّ تعلمك المستمر يمكِّنك من التأقلم مع التحديات والمتغيرات التي تفاجئك، وترفع من قيمتك داخل سوق العمل، فعند امتلاكك المهارة المناسبة؛ ستزداد قدرتك على تحقيق كفاءة عالية، وتجنُّب الأخطاء وتحمل كامل المسؤولية.

شاهد بالفديو: طريقة إجراء تغيير مهني بنجاح

أدوات إدارة التغيير:

توجد عدة أدوات لإدارة التغيير التي يتحتم عليك اتخاذها وتحدث تغييراً في مؤسستك، معتمداً على حجم التغيير ونوعه وشكله، إضافة إلى وقت حدوثه والاستراتيجيات المطبقة عليه، وإليك بعض الأمثلة على أدوات إدارة التغيير:

1. برامج إدارة المشاريع:

تساعدك بعض برامج إدارة المشاريع مثل Basecam، وMonday.com، وغير ذلك من البرامج على تنظيم فرق ومسارات العمل، وبخاصة في المشاريع الكبرى، ويعدُّ مخطط "جانت" أحد أهم، وأشهر أدوات إدارة التغيير الذي يتسلسل لك في قائمة المهام المتعددة، والتي يجب عليك القيام بها في مشروعك، والوقت المقرر لإنجاز كل مهمة من هذه المهام، ويمكنك من خلال هذا المخطط تقديم إحصاءات وتقارير مفصلة عن أداء المشروع بشكل عام.

2. أدوات التواصل:

كما ذكرنا سابقاً؛ فإنَّ التواصل الفعال ضروري وهام من أجل إدارة التغيير الناجحة، فتوجد بعض الأدوات مثل slack وZoom، التي يمكننا استخدامها من أجل تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق والعملاء، وكذلك بين القادة والإداريين، وكذلك الموظفين.

3. برنامج تقييم المخاطر:

إنَّ إدارة التغيير التنظيمي تتطلب منك بالدرجة الأولى أن تكون مستعداً لجميع أشكال المخاطر التي من الممكن أن تواجهها؛ وذلك لتكون قادراً على التخفيف من حدتها، وذلك يمكن بالطبع من خلال بعض برامج تقييم المخاطر مثل Resolver، وlogicManager، وغيرها من الأدوات الأخرى.

كما توجد بعض أدوات إدارة التغيير الأخرى كأدوات رسم الخرائط الثقافية، وكذلك أدوات تحديد الأداء وقياسه، وكذلك أدوات التحليل والاستنتاج.

أمثلة عن إدارة التغيير في العمل:

عرَّفنا مصطلح إدارة التغيير ووضحنا بدقة كافة النقاط التي تتعلق بمهارة وأدوات إدارة التغيير، ولكن ما رأيك بتفصيل أوضح لبعض الأمثلة عن إدارة التغيير في العمل؟

• تغيير في مهام الشركات وأهدافها.
• تغيير في الاستراتيجيات العامة للشركة.
• التغييرات في الأنظمة التشغيلية.
• تغيير المسؤوليات والروابط المختلفة بين القادة والموظفين.
• التغيير في تكنولوجيا المؤسسة كلها.
• تغيير في سلوك ومواقف الأفراد الموجودين في العمل.

أشكال وأنواع التغيير:

قد لا يلاحظ بعض الأشخاص وجود عدة أنواع للتغيير، ولهذا سنعدد لكم أشكال وأنواع التغيير التي يمكنك الاستفادة منها؛ لتطوير آلية العمل ضمن شركتك، وهي كالآتي:

1. التغيير البسيط (الانسيابي):

يعدُّ هذا النوع من التغيير بسيطاً ومحدوداً، والذي لا يشمل مسار الإجراء؛ بل يقوم فقط بتعديل وتغيير كيفية القيام بالمهمة.

2. التغيير بالتبادل والدمج:

يعدُّ هذا النوع من التغيير أكثر تخصصاً وشمولية من التغيير البسيط (الانسيابي)، والذي يتم من خلال تبادل ودمج الإجراءات بعضها ببعض؛ وبذلك يتم تبديل وتغيير العديد من الواجبات والمهام.

3. التغيير الشامل المتقدم:

يقوم هذا النوع من التغيير بعملية تحويل شامل، يقوم فيها الخبراء بتدوين وكتابة جميع الإجراءات والعمليات ومراجعتها على طاولة العمل، كما تتم فيها معرفة النتيجة المترتبة عن كل إجراء، ومن ثم يتم إلغاء غير المفيد منها، وتُمزَج مع بعضها، كما يتم إنشاء إجراءات حديثة لما وجد من الخدمات.

الهدف من إدارة التغيير:

إليك الهدف من إدارة التغيير الهام لكل شركة أو منظمة تسعى إلى الارتقاء بالعمل الخاص بها، ونلخص إليك هذه الأهداف كالآتي:

1. تسهيل عملية الانتقال:

تهدف عملية إدارة التغيير في الدرجة الأولى إلى تسهيل عملية الانتقال بسرعة من الحالة الآنية إلى الحالة المستقبلية التي نريدها، فهي تركز بشكل كبير على تخفيف المشكلات والاضطرابات؛ وكذلك تهدف إلى المحافظة على الاستمرارية في التشغيل، وتراعي قابلية المؤسسة وموظفيها لهذا التغيير.

2. التوافق الثقافي:

تدرك أهمية إدارة التغيير أنَّ تلاؤم الثقافة التنظيمية وانسجامها يكون مع الخطط الجديدة؛ إذ لا بد من مراعاة تحديد الحواجز الثقافية وتطبيق بعض الاستراتيجيات؛ لضمان انسجام الثقافة مع أهداف التغيير.

3. كسب رضى العملاء وأصحاب العمل:

إنَّ أحد أهم أهداف التغيير تتضمن التأثير السلبي أو الإيجابي للتغيير في كسب رضى العملاء وأصحاب العمل؛ لأنَّ هذا الأمر يتعلق بفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم المستقبلية، وكذلك تحديد مخاوفهم، ورسم خطط لضمان رضى العملاء طوال فترة التغيير المفروضة، والهدف هنا هو المحافظة على علاقات قوية، وكذلك تقديم تجارب جيدة للعميل وأصحاب العمل في أثناء التغيير وبعده أيضاً.

في الختام:

بعد أن تعرَّفنا إلى مهارات إدارة التغيير وأدواته بدقة، إذا كنت تنوي إجراء بعض التعديلات ضمن شركتك أو مؤسستك؛ فلا تتردد وبخاصة بعد تعلمك كثير من الأمور عن هذا الموضوع.