لماذا يجب التخلص من عملية تأهيل الموظفين القديمة وغير الهادفة؟
تمنع عملية تأهيل الموظفين غير الهادفة والبطيئة الموظفين الجدد وحتى الموظفين المتميزين من الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة، فكر في الحماسة التي شعرت بها عندما حصلت على موافقة موظفك الجديد، وحماسته أيضاً، فمن المحتمل أن تكون حماسته وشغفه هما ما أثارا إعجابك عندما قابلته، ولكن قد تنتهي كل تلك الحماسة.
إذا كنت تريد الاستفادة من حماسة الموظف الجديد ومن قدراته، يمكنك البدء بذلك من اليوم الأول، وفيما يلي بعض النصائح لجعل عملية تأهيل الموظفين الجدد خاصة وممتعة:
1. أتمت جميع بيانات الموظفين:
لا أحد يرغب في إضاعة الوقت في إدخال البيانات إدخالاً متكرراً؛ لذلك ابحث عن برامج لتبسيط عملية تأهيل الموظفين بحيث لا يضطر الموظفون الجدد إلى إعادة إدخال المعلومات التي قدموها لك بالفعل.
2. اجعل التجربة لا تُنسى:
لمجرد أنَّك أنت وموظفك المثالي الآن في علاقة عمل ملتزمة لا يعني أنَّه يجب عليك التوقف عن الاهتمام به، فكيف يمكنك جعل اليوم الأول لموظفك الجديد لا يُنسى؟ وهل تمتلك شركتك أسلوباً غريباً يجعل الجميع يقضي وقتاً ممتعاً؟ وهل الشركة قريبة من منطقة مثيرة للاهتمام حيث يمكن لموظفك الجديد وزملائه القيام برحلة ميدانية صغيرة؟ لديك يوم واحد فقط؛ افعل ما بوسعك لتجعل تجربة موظفك المثالي مميزة منذ اليوم الأول.
3. عرِّف الموظفين الجدد بالفريق قبل أن يبدؤوا العمل:
يمكن أن يخفف إجراء تواصل مع موظف ما - حتى لو كان بسيطاً - من القلق قبل البدء بالعمل الجديد، ويمكنك تعريف الموظف الجديد بزملائه في الفريق قبل أن يبدأ بالعمل، وذلك عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو أي وسيلة أخرى، وكذلك تشجيع وتحفيز فريقك للتواصل مع الموظف الجديد.
يمكن لجهودك أن تفعل أكثر من جعل موظفك الجديد يشعر بالترحيب، إذا قمت بذلك بصورة صحيحة (وليس بطريقة تخيف الموظف الجديد أو الفريق الحالي أو كليهما)، فإذا شعر بالراحة منذ البداية، فمن المحتمل أن يحقق إمكاناته بالعمل تحقيقاً أسرع.
4. ابدأ قبل أن تبدأ:
دعنا نأخذ النصيحة السابقة خطوة إلى الأمام؛ فبدلاً من مجرد ربط الموظف الجديد بفريقه قبل اليوم الأول، ما الذي يمكن إنجازه أيضاً قبل تاريخ البدء؟ إذا لم يكن لديك حتى الآن تقنية تتيح لك التعامل مع الأعمال الورقية بسرعة وسهولة، دع الموظف الجديد يملأ هذه الاستمارات قبل يومه الأول، تماماً مثلما يطلب الطبيب من المرضى الجدد ملء استمارة قبل زيارتهم؛ حيث يمكنك أن تطلب من الموظفين الجدد أن يتولوا أمر إتمام أوراقهم قبل بدء العمل، وتتضمن المعلومات الأخرى التي يجب مراعاة تسليمها للموظف الجديد قبل اليوم الأول ما يلي:
- دليل الموظفين بالصور.
- خطة التوجيه.
- معلومات حول منتوره في العمل.
- تفاصيل حول موقع المكتب.
- أفضل الأماكن لتناول الغداء والقهوة ومحلات البقالة والمصبغة وما إلى ذلك.
كلما زادت المعلومات التي يسجلها الموظف الجديد، شعر بمزيد من التحكُّم بعمله.
5. اطلب منه تقديم التغذية الراجعة:
يجب على مديري التوظيف التفكير في تطوير نظام لتلقي التغذية الراجعة بخصوص عملية تأهيل الموظفين، والتي تخدم غرضين: أولاً، ستساعدك التغذية الراجعة الصريحة حول ما ينجح وما لا ينجح في التحسين باستمرار؛ ثانياً، سيشعر موظفك الجديد بأنَّ آراءه مرحَّبٌ بها منذ البداية، ولن ينجح هذا بالطبع إلا إذا كنت مهتماً فعلاً بتغذيته الراجعة، وتوضِّح له ذلك؛ حيث يخاف معظم الناس من توجيه النقد، لا سيما الموظفين الجدد تماماً، ومع ذلك، كلما تمكَّنت من الوصول إلى أرضية مشتركة صادقة مع موظفك الجديد أسرع؛ زادت سرعة قدرتك على القيادة نحو تحقيق الأهداف معاً.
6. إدراج الكوتشينغ في فترة تأهيل الموظفين الجدد:
يحتاج كل موظف إلى كوتش في أول 100 يوم له، على الرغم من أنَّ هذا سيبدو مختلفاً حسب مستواه في الشركة، ويحتاج المديرون التنفيذيون إلى كوتش تنفيذي؛ أمَّا بالنسبة إلى الموظفين ذوي المستوى الأدنى، فإنَّ المنتور أمر لا بد منه.
الشيء الأساسي هو أن يلتقي جميع الأطراف -الموظف الجديد والمنتور والكوتش والمدير- معاً وتحديد المقاييس التي سيلتزمون بها، فكيف سيبدو النجاح في أول 100 يوم؟ وكيف سيُقاس؟ وفي أي المجالات يحتاج الموظف الجديد إلى التقدُّم؟ وكيف يمكن للكوتش مساعدته على الوصول إلى المكان الذي يريده؟ ثم خصِّص بعض الوقت بانتظام - مرة واحدة على الأقل في الأسبوع - حتى يتمكَّن الموظف الجديد من إجراء جلسات مع الكوتش أو المنتور.
هل يمكنك أن تتخيل مدى الارتباط والدعم الذي سيشعر به موظفك الموهوب الجديد في هذا النظام كجزء من عملية التأهيل؟ غالباً ما يفترض المحترفون المتمرسون بأنَّهم مروا بهذه المرحلة من قبل، وسيكون الموظف الجديد على ما يرام بمفرده، وسيتواصل معك إذا كان يحتاج حقاً إلى المساعدة، لكن لا يمكنك تخطي هذه الخطوة الحاسمة.
من المرجح أن تحتفظ بالموظفين الذين لديهم علاقات قوية في العمل، ويحققون إمكاناتهم، وأفضل طريقة لمساعدة الموظف الجديد على الشعور بالدعم هي أن تُظهِر له منذ اليوم الأول بأنَّ فريقه يسانده.