كيفية الترحيب بموظف جديد في الفريق بطريقة احترافية
قد يكون اليوم الأول في الوظيفة الجديدة مُرهِقاً وعصيباً؛ إذ على الموظف الجديد أن يتعرف إلى الموظفين الآخرين، ويطَّلع على مسؤولياته الجديدة، وينتقل إلى بيئة عمل مجهولة بالنسبة إليه.
عندما يقوم فريقك بالترحيب بموظف جديد، عليك أن تفكر بطرائق تساعده على تجاوز قلق اليوم الأول وتوتره وزيادة حماسته للشروع في مسؤولياته الجديدة.
ما أهمية الترحيب بالموظفين الجدد؟
من الهام الترحيب بالموظفين الجدد حتى يكونوا متحمسين للانضمام إلى فريقك وجاهزين لبدء العمل، ولقد بيَّنت الدراسات أنَّ تأهيل الموظفين الجدد على نحوٍ مدروس يرفع من معدلات الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 82%، ويزيد الإنتاجية بنسبة 70%، فتهيئة الموظفين لتحقيق النجاح في وظيفتهم تبدأ قبل شروعهم بالعمل.
عندما ترحب بموظف جديد، عليك أن تبحث في طرائق مساعدته على تجاوز قلقه، وتهيئته للاندماج بالمشاريع التي سيعمل عليها بأسرع ما يمكن، وأن تُعرب عن سعادتك جرَّاء انضمامه إلى الفريق.
ينطبق الأمر نفسه على الفِرق العاملة عن بُعد؛ فمن الهام إبراز حماستك للعمل مع الموظف الجديد والتنويه للموهبة التي سيضيفها إلى فريقك.
كيفية الترحيب بالموظفين الجدد:
ثمة طرائق عديدة لمساعدة الموظفين على الشعور بأنَّه مرحَّب بهم ضمن الفريق، ونقدِّم فيما يأتي بعض الأفكار التي يمكنك استخدامها:
ملحوظة: لا يحبذ معظم الناس فكرة التحدُّث أمام مجموعة من الزملاء الجدد لما في الموقف من إحراج لهم؛ لذلك عليك تجنب الممارسات التي تسبِّب للموظف الجديد الشعور بالإحراج، واعتماد أساليب تمكِّن الجميع من العمل على بناء العلاقات مع الموظف الجديد وتوطيدها.
7 طرائق للترحيب بموظف جديد في الفريق بطريقة احترافية:
1. أن ترسل إليهم برنامج عملية التأهيل:
يسهم إرسال البرنامج في إطلاع الموظفين الجدد على مراحل عملية التأهيل؛ لذلك عليك أن ترسله قبل بضعة أيام من بدء دوامهم في المكتب، وتحرص على جعله شاملاً قدر الإمكان.
نقدِّم فيما يأتي بعض الأمور التي يجب إدراجها في البرنامج:
- تحديد تاريخ بدء الدوام بوضوح، وإعطائهم فكرة عن جدول الأعمال في يومهم الأول في الوظيفة.
- إعلامهم بالتدريبات والفعاليات الاجتماعية التي يجب أن يحضروها مسبقاً، حتى يتسنَّى لأعضاء الفريق الانطوائيين الاستعداد النفسي للفعاليات الاجتماعية قبل الموعد المحدد.
- إعلامهم بأهداف العمل في أول 30 و60 و90 يوماً.
- مشاركة سياسات الشركة مثل قواعد اللباس والسلوك.
- إرسال روابط الحسابات التي ستساعدهم على إعدادها (مثل منصة "سلاك" (slack)، أو أدوات إدارة المشاريع، أو حسابات البريد الإلكتروني المخصصة للشركة).
- إعلامهم بالمشاريع التي سيعملون عليها، والجهات التي سيتعاونون معها، والمرحلة التي بلغها المشروع.
- تقديم بعض المعلومات عن أعضاء الفريق الذين سيجتمعون معهم.
- إرفاق صور شخصية لأعضاء الفريق حتى يتمكَّن الموظف الجديد من التعرُّف إلى أشكال زملائه وأسمائهم.
- مشاركة معلومات اتصال قائد الفريق، وموظف الموارد البشرية، وزملاء المكتب.
- مشاركة روابط وثائق الشركة مثل دليل الموظف وبنود الفوائد، وغيرها من الوثائق التي يمكن أن تساعدهم.
- إعلامهم بالمعاملات الورقية التي يتعيَّن عليهم إجراؤها في اليوم الأول، أو الوثائق التي ينبغي إحضارها معهم إلى المكتب مثل بطاقة الهوية الصادرة عن جهة حكومية، أو بطاقة الضمان الاجتماعي.
عليك أن تحرص على تغطية تفاصيل الأسابيع الأولى كلها، وتوضيح عملية التأهيل الوظيفي قدر الإمكان.
2. تقديم الطعام أو التحلية:
يتيح تقديم الطعام فرصة تعريف الموظف الجديد إلى بقية أعضاء الفريق، أو موظفي الشركة بأكملها؛ وذلك يعتمد على حجم الشركة، وعليك إرسال رسائل للمدعوين جميعهم لتذكيرهم أنَّك تهدف إلى تعريفهم إلى عضو الفريق الجديد.
نقدم فيما يأتي نموذجاً للرسالة:
"تحياتي أيها الفريق؛ نحن في الشركة متحمسون للترحيب بـ (اسم الموظف الجديد) في فريقنا في قسم (اسم القسم) اليوم، إنَّنا نقيم غداءً في غرفة الاستراحة احتفالاً بانضمامه إلى شركتنا، من فضلكم استغلِّوا فرصة الغداء في الاستمتاع ببعض الطعام الشهيِّ والتعرف إلى عضو الفريق الجديد".
ثم عليك أن تبذل قصارى جهدك في قضاء الوقت مع الموظف الجديد، وتعريفه إلى زملائه الجدد، وتشجيعه على الامتناع عن مناقشة أمور العمل، والتركيز على توطيد العلاقات فيما بينهم.
نقدِّم فيما يأتي بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها لتساعد الموظف الجديد على بناء علاقات مع زملائه:
- ما هي النشاطات المفضلة لديك بعد انتهاء العمل؟
- ما الذي دفعك إلى اختيار مجال عملك؟ (مع أنَّ هذا السؤال يتعلق بالعمل، إلَّا أنَّه يتجاوز الوظيفة، ويساعدك على التعرف إلى زميلك).
- هل شاهدت مباراة يوم أمس؟
- هل قمت بأي نشاط حماسي في عطلة نهاية الأسبوع؟
- ما هي الأشياء الروتينية التي تسبب لك السعادة في حياتك؟
قد تواجه فرق العمل عن بُعد مزيداً من الصعوبات في بناء العلاقات؛ إذ يصعب ترتيب مثل هذه اللقاءات عندما يكون الموظفون بعيدين عن بعضهم، ويمكنك إرسال الطعام إلى منازل الموظفين واستضافة مكالمة افتراضية جماعية وغير رسمية.
في حال كنت تتعامل مع عملية تأهيل وظيفي عن بُعد، يمكنك أن تطلب من الفريق كاملاً إرسال نبذة تعريفية مختصرة عن أنفسهم، لتجنُّب إحراج الموظف الجديد، فلا يكون الوحيد الذي عليه التعريف عن نفسه، ويمكنك أن ترسل استطلاعاً مكوَّناً من أسئلة عدة تتعلق بدور كل موظف ضمن الفريق، وأخرى شخصية تعريفية تنطوي على معلومات طريفة؛ وذلك للمساعدة على بناء العلاقات.
شاهد بالفيديو: 10 طرق لبناء علاقات عمل إيجابية وفعالة
3. ترتيب اجتماع للفريق:
يعدُّ الاجتماع ترحيباً مهنياً نوعاً ما، ويساعد الموظف الجديد على معرفة مناصب بقية أعضاء الفريق، ويمكن أن يشمل برنامج الاجتماع تعريف الأعضاء عن أنفسهم، وتوضيح مساهمتهم في الفريق، ومشاركة تفاصيل عن أنفسهم وحياتهم.
نقدِّم فيما يأتي بعض الأفكار للأسئلة التي يمكنك أن تطرحها على أعضاء الفريق في الاجتماع:
- ما هو اسمك ومنصبك في الشركة؟
- كم مضى على عملك في الشركة؟
ثم عليك أن تختار بضعة أسئلة شخصية لنشر الودِّ وكسر حاجز الرسمية:
- إذا حظيت بيوم كامل من دون مهام أو مسؤوليات، كيف ستمضيه؟
- ما هي أشهى وجبة تناولتها في حياتك؟
- ما هي الكلمة التي تصف شعورك حيال السنة المقبلة؟
- ما هو المكان الذي سافرت إليه مسبقاً وتودُّ تكرار تجربة السفر؟
- هل ثمة معلومة عنك تفاجئ الناس؟
يمكنك بناءً على حجم المؤسسة أن تدعو فريق عمل الموظف الجديد، أو القسم كاملاً، أو موظفي الشركة جميعهم إلى الاجتماع.
4. تحضير مكتب الموظف الجديد:
عليك أن تحرص على تنظيف مكتب الموظف الجديد أو طاولته من آثار الموظف القديم وقمامته؛ وذلك قبل أن يباشر عمله.
يمكنك أيضاً وضع بطاقة ترحيبية أو بضع بالونات كيلا يبدو المكتب فارغاً، إذا ارتأيت أنَّه شخص يقدِّر مثل هذه المبادرات، وفي حال كنت ترحب بعضو فريق عامل عن بُعد، يمكنك استخدام برمجيات إعداد بطاقات إلكترونية، كما يمكنك إضافة موسيقى في الخلفية.
5. ترتيب لقاء بين الموظف الجديد وزميله في المكتب:
لا بدَّ أن يكون اليوم الأول في العمل مُرهِقاً قليلاً، لكن بوسع زميل المكتب أن يساعد على تخفيف الضغط والتوتر؛ لأنَّ هذا يتيح للموظف الجديد إمكانية التعرف إلى شخص وحده.
عليك تعريف الموظف الجديد إلى شخص من قسم مختلف، حتى يتسنَّى له طرح الأسئلة بعيداً عن الناس، وأنماط التفاعلات الاجتماعية بين أعضاء الفريق.
عليك أن تتأكد أنَّ الموظف الأساسي عازم على مساعدة الموظف الجديد في أثناء تأقلمه مع بيئة الشركة؛ إذ إنَّ عدم تواصل الموظف القديم مع الجديد، وتجاهله له منذ اليوم الأول يمكن أن يبعث الإحباط.
6. أن تقدم لهم حقيبة هدايا:
لدى معظم الشركات هدايا تحمل اسم علامتها التجارية، وبخلاف ذلك، عليك النظر في الهدايا التي تساعد الموظف الجديد في فترة عمله في الشركة.
يمكن أن تشمل الهدايا دفتر ملاحظات وأقلاماً وملاحظات لاصقة ومخططاً وكوب قهوة وملاحظة ترحيبية؛ إذ تعدُّ هذه الهدايا طريقة لطيفة ومدروسة بآن معاً لإظهار سعادتك واحتفائك بضم العضو الجديد إلى الفريق.
بالنسبة إلى فرق العمل عن بُعد، عليك إرسال مجموعة هدايا في يوم الدوام الأول أو قبله بقليل.
شاهد بالفيديو: كيف تبني علاقات عمل جيّدة؟
7. رسائل ترحيبية بالموظفين الجدد:
يمكن أن تقدم رسالة ترحيبية لطيفة فوائد كثيرة، وقد تكون الرسالة مكتوبة بخط اليد موضوعة على مكتب الموظف الجديد، أو مُرسلة عبر البريد الإلكتروني مثلاً.
لا يُفترض بالرسالة أن تكون طويلة أو متعلقة بموضوعات مكان العمل الجدية؛ لأنَّك سبق أن أرسلت تفاصيل عملية التأهيل الوظيفي، وبدلاً من ذلك عليك كتابة ملاحظة لطيفة مليئة بالمشاعر الدافئة حتى يعرف الموظف الجديد أنَّك سعيد بوجوده ضمن الفريق وتتوق للعمل معه.
نقدم فيما يأتي نماذج رسائل ترحيبية يمكنك تعديلها لتتوافق مع أسلوب الشركة وشخصية الموظف الجديد:
1. رسائل ترحيبية تبرز الحماسة:
- مرحباً بك في الفريق، (اسم الموظف)، نحن متحمِّسون جداً لوجودك ضمن فريقنا، ونتطلع إلى الأعمال التي سننجزها معاً.
- (اسم الشركة) محظوظة جداً بضم موظفٍ مجدٍّ مثلك إلى فريقنا! أنا متحمس جداً لرؤية ما سننجزه معاً في الأشهر والسنوات المقبلة.
- تهانينا لانضمامك إلى الفريق، نحن هنا في شركة (اسم الشركة)، نفخر بالعمل مع الأكفياء أمثالك، ونتمنى لك قضاء وقت طيب في يومك الأول، من فضلك لا تتردد في التواصل للاستفسار عن أي تساؤلات.
- مرحباً بك، (اسم الموظف)، نحن متحمسون جداً لوجودك ضمن الفريق! ونتمنى أن تحب العمل مع بقية الموظفين النشيطين والمبدعين والبارعين في التخطيط المستقبلي الذين يعزِّزون نجاحات الشركة.
- نحن متحمسون جداً لوجودك ضمن الفريق، (اسم الموظف)، ونطن أنَّك ستنسجم مع أفراد الفريق الذين يقدِّرون التعاون والابتكار والعمل الجاد.
2. رسائل ترحيبية للموظفين ذوي الخبرة:
- نحن سعداء جداً بانضمامك إلى الفريق، (اسم الموظف)، ستكون سنوات خبرتك ذات فائدة ثمينة لشركتنا، ونحن متحمسون للاطلاع على أفكارك حالما تستقر في منصبك.
- عزيزي (اسم الموظف)، نحن مسرورون جداً بانضمام شخص بمثل موهبتك وحماستك إلى فريقنا، ونحن متأكدون أنَّنا سنحقق مزيداً من النجاحات بعملنا معاً.
- مرحباً بك في (اسم الشركة)، استوقفتنا خلفيتك المهنية وخبرتك المتميزة في أثناء عملية التوظيف، ونحن سعداء جداً بقبولك عرض العمل وانضمامك إلى فريقنا.
- مرحباً بك في فريقنا، نحن شاكرون جهود فريق التوظيف في العثور عليك، وإنَّنا متحمسون لرؤية النجاحات التي سيحرزها فريقنا بموهبتك وخبراتك.
- عزيزي، (اسم الموظف)، نحن شاكرون فريق التوظيف الذي عثر عليك، ونؤمن بأنَّ خلفيتك المهنية وخبراتك المميزة ستساعدنا على تحقيق مزيد من النجاحات.
3. رسائل ترحيبية بالموظفين الأقل خبرةً:
- تهانينا لمنصبك الجديد، لقد لفت انتباهنا استعدادك للتعلم، ومهارتك في حل المشكلات بطريقة إبداعية، ونحن مسرورون بانضمامك إلينا، من فضلك لا تتردَّد في التواصل للاستعلام عن أي تساؤل.
- عزيزي (اسم الموظف)، إنَّك مكسب عظيم لفريقنا، ونحن متحمسون لسماع أفكارك الإبداعية ووجهات نظرك الجديدة.
- إنَّك مكسب عظيم لفريقنا، نحن متحمسون للعمل معك، ومؤمنون بأنَّك ستكون مجدَّاً ومتفانياً في عملك معنا في الشركة.
- مرحباً بك في (اسم الشركة)، عندما شرعنا في البحث عن مرشَّح لشغل هذا المنصب، كنا نأمل بإيجاد إنسان شغوف ومتفانٍ، ونعتقد الآن بأنَّك الخيار الأمثل.
4. رسائل تهنئة ترحيبية:
- تهانينا لانضمامك إلى الفريق، ونتشرف بانضمام شخص كفؤ مثلك إلينا، ونتطلع للتعرف إليك والعمل معك.
- تهانينا ومرحباً بك معنا، نحن متحمسون لانضمامك معنا إلى المنافسة ومساعدتنا على التفكير الإبداعي.
- تهانينا لانضمامك إلى الفريق، لقد تميَّزت عن عشرات المتقدِّمين الأكفياء بسبب نيتك في مساعدة الآخرين وشغفك لرؤية الجمال في العالم، نحن متحمسون للغاية لتحقيق النجاحات المتميزة بمساعدتك.
5. رسائل ترحيبية مع التذكير بإمكانية التواصل لتلقِّي المساعدة عند الحاجة:
- نحن سعداء بانضمامك إلينا (اسم الموظف)، نأمل أنَّك لا تواجه صعوبات في التأقلم مع منصبك الجديد، من فضلك لا تتردَّد في التواصل للاستفسار عن أي تساؤلات.
- مرحباً بك في فريقنا، قد يكون اليوم الأول في بيئة عمل جديدة مُرهِقاً بعض الشيء؛ لذلك أعلمنا من فضلك باستفساراتك جميعها، نحن متحمسون جداً للعمل معك.
- تهانينا! مذ قابلناك ونحن نأمل بانضمامك إلى فريقنا، من فضلك تواصل معنا عندما تحتاج إلى أي مساعدة على التأقلم مع العمل الجديد.
في الختام:
قد يكون يوم العمل الأول مُجهدِاً ومُرهِقاً بعض الشيء؛ لذلك عليك بذل قصارى جهدك لتعريف الموظف الجديد إلى الآخرين، وإعلامه بأنَّك مسرور بانضمامه إلى الفريق، وأنَّك جاهز للإجابة عن جميع الاستفسارات.
نقدِّم فيما يأتي بعض الأفكار عند الترحيب بموظفين جدد:
- عليك ألَّا تجعلهم محط الانتباه؛ لأنَّ معظم الناس يتوترون في هذه المواقف، بدلاً من ذلك عليك إنشاء أجواء تمكِّن أفراد الفريق جميعهم من مشاركة معلومات عن أنفسهم.
- عليك النظر في القيام ببادرة طريفة أو احتفالية مثل تزيين مكتبهم أو تقديم مجموعة هدايا، أو وضع رسالة ترحيبية على مكتبهم لإظهار حماستك جرَّاء انضمامهم إلى الفريق.
- توضيح عملية التأهيل الوظيفي بإرسال برنامج العمل قبل بدء دوامهم، حتى تعطيهم فكرة عن خطة عمل اليوم الأول مسبقاً.
- كتابة ملاحظة لطيفة لإعلامهم بأنَّك تدرك مهاراتهم وتتوق للعمل معهم.