كيفية إنشاء صفحة ويكيبيديا، ورش عمل تعاونية عبر الإنترنت

هل يقوم فريقك بتشارك المعلومات التجاريّة بفعالية؟ وهل لديك نظام لتبادل المهارات والإجراءات المتطورة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد حان الوقت للتفكير في استخدام الويكي للمساعدة في التعاون والتشاركيّة.

ما هو الويكي؟

"ويكي" هو مصطلح من لغة سكّان جزيرة هاواي يعني "سريع". الويكي الخاص بالحاسوب هو نوعٌ من أنظمة إدارة المحتوى والذي يسمح لمجتمع من الناس بإضافة وتعديل وبناء وحذف المحتوى الموجود في موقعٍ مركزي.

إنّ المثال الأكبر والأكثر نجاحاً في الويكي هو الموسوعة الإلكترونية الشهيرة "ويكيبيديا Wikipedia". حيث يساهم المتطوّعون بشكلٍ كاملٍ في محتوى ويكيبيديا، ويتمّ صيانة الموقع وتحريره إلى حدٍّ كبيرٍ من قبل المتطوعين أيضاً.

تسمح الويكيبيديا لأيّ شخصٍ بالمساهمة في الموقع، إذا قمت بتسجيل الدخول، يمكنك النقر فوق "تحرير" في الزاوية اليمنى العليا من أيّ مقالة ويكيبيديا تقريباً لتغيير المعلومات الموجودة على الصفحة، أو يمكنك إضافة مقالات جديدة خاصة بك. (ولكن ضع في اعتبارك أنّ الآخرين سيتمكنون من تعديل مساهماتك أيضاً).

تُعتبر الويكيبيديا ناجحةً جداً لدرجة أنّها من أوائل موقع ويب في العالم من حيث الترتيب بحسب إليكسا. كما أنّه يضمّ أكثر من 530 مليون قارئ كلّ شهر، ويحتوي على أكثر من 30 مليون مقالة، مكتوبة بـ 287 لغة.

متى يجب استخدام الويكي؟

تمّ إنشاء أوّل نسخة ويكي بواسطة مبرمج كمبيوتر يسمى "وورد كانينغهام Howard G. Ward Cunningham" في عام 1995. وكان هدفه هو إنشاء مكان يمكن لمطوّري البرامج تسجيل ومشاركة أجزاء الكود البرمجيّة فيه. هذا هو أفضل ما تفعله الويكي: فهي تتيح لأشخاص متعددين التعاون وإنشاء محتوى حول غرض أو فكرة محددة.َ

تعدّ الويكي مثاليّةً لإنشاء "صورة كبيرة" استناداً إلى وجهات نظر متعددة، وللحصول على المعلومات الّتي تتطوّر أو لا يزال مُتّفَقاً عليها. إنّها تسهّل على الفرق -خاصة الفرق الافتراضية التي تعمل عن بعد- التعاون في المشاريع ومشاركة الملاحظات والأفكار والمساهمة في الموارد.

يمكنك استخدام الويكي لمشاركة الملاحظات ومقارنة الأفكار حول اجتماعٍ أو جلسة تدريبٍ تمّ إجراؤها مؤخراً. وحيث يعمل العديد من المؤلفين على وثيقةٍ واحدة، ستساعد الويكي في التحكّم في الإصدار من خلال ضمان أن يكون لديهم دائماً أحدثُ تعديلٍ تمّ إجراؤه.

كن انتقائيّاً حول كيفيّة استخدام الويكي ومكان استخدامه. فهي ليست مناسبةً للمحادثات أو لمشاركة المعلومات الجازمة الّتي لا ينبغي تحريرها، مثل الإجراءات والسجلات الرسميّة. إذا كنت بحاجةٍ إلى استراتيجيّةٍ لإدارة المعرفة من خلال جمع معلومات مهمة من خبراء متقاعدين، على سبيل المثال، قد يكون من الأفضل استخدام مدونة أو مجموعة من صفحات الويب الثابتة، ومن ثمّ يمكنك الوصول إليها من الويكي الخاص بك.

خطوات إنشاء ويكي لفريق العمل:

اتبع الخطوات أدناه لإعداد الويكي الخاص لفريقك.

1. الخطوة الأولى، تقييم الحاجة:

أولاً تأكد من أنّ الويكي هي أفضل أداةٍ لتلبية احتياجاتك واحتياجات فريقك. انظر بعنايةٍ إلى مستنداتك ومشروعك وأهدافك، وفكّر في هذه الأسئلة:

• هل سيشمل هذا المشروع عدّة أشخاص؟
• هل سيستفيد الفريق أو المؤسسة من إتاحة هذه المعلومات للآخرين؟
• هل ستحتاج إلى استخدام هذه المعلومات أو مشاركتها في المستقبل؟
• هل هذا مستند يحوي معلومات متطوّرة قابلة للتحديث أم ثابتة؟ (الويكي غير مناسب للوثائق الثابتة).

إذا كان من الصّعب ذكر ما تريد إنجازه باستخدام الويكي أو كيف سيستفيد فريقك من استخدامه، فعلى الأرجح أنت لست بحاجةٍ إليه.

2. الخطوة الثانية، إجراء تحليل المخاطر:

قبل الانتقال إلى الخطوة التالية قم بإجراء تحليلٍ للمخاطر وذلك للتأكّد من أنّ المعلومات الّتي ستقوم بتخزينها على الويكي ستكون آمنة.

سيكون للبرامج المختلفة مستويات مختلفة من الأمان. ابحث في خياراتك بدقة، واطلب من قسم تقنية المعلومات في مؤسستك تقديم توصياتهم بخصوص المنصة الّتي يجب عليك استخدامها.

3. الخطوة الثالثة، إعداد الويكي:

لديك العديد من الخيارات التي يمكنك استخدامها عند إعداد الويكي الخاص بك. تتيح لك خيارات استضافة الويكي المجانيّة مثل "فاندوم Fandom" ("ويكيا Wikia" سابقاً)، و"ميدياويكي MediaWiki" إنشاء ويكي من الألف إلى الياء.

توفّر بعض المؤسسات نماذج ويكي وبرامج مقابل بعض الرسوم. توفر هذه الخدمات المدفوعة، مثل "iMeet Central" (سابقاً سينترال ديسكتوب Central Desktop) وSame Page، الأدوات والنماذج الّتي تحتاجها للبدء. يمكنهم أيضاً العمل مع مؤسستك لإنشاء ونشر الويكي والحفاظ عليه.

عند الاختيار بين خدمةٍ مجانيّةٍ أو مدفوعة، فكّر في سبب حاجتك إلى هذا الويكي، وعدد الأشخاص المحتمل مشاركتهم، والوقت الّذي يمكن تخصيصه لإعداده وصيانته، ومستوى الأمان الّذي تحتاجه. يمكنك استخدام موقع مثل WikiMatrix لمقارنة خياراتك بين العديد من أنواع الويكي والعثور على ويكي يلبي احتياجاتك بشكلٍ أفضل.

إذا كنت ترغب في إنشاء ويكي خاص بمؤسستك، يمكنك اختيار برنامج أو حزمة تطبيق ويكي. البعض من هذه البرامج مجاني مثل TikiWiki. في حين تطبيقات أخرى مثل Twiki تفرض رسوماً لمرة واحدة للتنزيل.

بمجرد الانتهاء من إعداد الويكي، قم بدعوة عددٍ قليل من المستخدمين لاختبار قابليتها للاستخدام وسهولة قراءتها. اطلب تقييماً واستجب لاقتراحاتهم، إذا كان ذلك مناسباً. سيساعدك اختبار قابلية استخدام الويكي قبل تشغيله في ضمان نجاح الويكي.

4. الخطوة الرابعة، تحقيق تفاعل المشاركين:

على الرغم من أنّ الأشخاص المطّلعين على الويكي يشاركون في كثيرٍ من الأحيان بحماس، فقد يكون الوافدون الجدد حذرين من تحرير وتعديل وثيقةٍ أنشأها شخصٌ آخر، أو قد يأجلون الأمر بواسطة "كودات الترميز" المستخدمة للتنسيق في ويكي.

ستكون الويكي أقلّ فاعلية إذا كان أعضاء الفريق يتردّدون في الانضمام إليها، لذلك يستحقّ الأمر استثمار الوقت والجهد في تحقيق المشاركة من المجموعة بأكملها.

قم بإجراء تحليل لمعرفة أصحاب المصلحة لتحديد من لديه أكبر مكسبٍ من الاستثمار فيها. اعمل على كسب هؤلاء الأشخاص أولاً، يمكن أن يصبح هؤلاء المبدعون قدوةً لبقية أفراد فريقك.

اشرح ماهيّة الويكي وكيف سيستفيد الفريق من استخدامه. أكّد على حقيقة أنّ الويكي تتعقب تاريخ كلّ تعديل، لذلك لن يتمّ فقد أيّ عملٍ إذا قام شخصٌ ما بحذفه عن طريق الخطأ أو حتى متعمّداً.

قم بإعداد الإثبات والبرهان على ما تقدّمه، وشجّع الجميع على "العمل الجاد والمستمر".

5. الخطوة الخامسة، الاستثمار في التدريب:

سيكون بعض الأشخاص في فريقك متحمّسين وعلى درايةٍ بما يكفي للبدء في استخدام الويكي الخاص بك على الفور، بينما سيحتاج آخرون إلى التدريب ليشعروا بالراحة أكثر عند استخدامهم له.

سيستفيد معظم الأشخاص من التدريب العملي أثناء التعرّف على الويكي. قم بتوفير دليل مبسّط من محارف الترميز المستخدمة في ويكي لمساعدة الأفراد في تنسيق النص. قدم الدعم للأفراد أثناء قيامهم بكتابة وتحرير مسودة ويكي خاصة بالتدريب، وواصل التأكيد على الغرض من الويكي والفوائد الّتي سيحصل عليها الناس منها.

6. الخطوة السادسة، حافظ على ويكي مُحدّثَة:

نظراً لأن الويكي يُعتبر وثيقة "حيّة"، فإنّه يجب الحفاظ عليها. شجع أعضاء الفريق على الحصول على ملكية وثيقة ويكي وتحديثها بأنفسهم. قد ترغب في استخدام البرنامج المساعد الّذي يكافئ المستخدمين بالنقاط في كلّ مرّةٍ يضيفون إلى الويكي شيئاً أو يقومون بتحريره. وبدلاً من ذلك يمكنك منح مكافآت للمساهمين النشطين.

من المهمّ تعيين أحد الأشخاص منسّقاً (حارساً) للويكي. سيقوم المنسق المتخصص بتنقيح المعلومات غير المترابطة مع بعضها، ويساعد المستخدمين على وضع المعلومات في المكان المناسب، ويضمن عدم ظهور أيّ تعارضات بين أعضاء الفريق الّذين يقومون بتحرير عمل بعضهم البعض.

قد يستمرّ بعض الأشخاص في مقاومة استخدام الويكي من خلال الرجوع إلى أدوات مألوفة (مثل البريد الإلكتروني) لمشاركة المعلومات. هذا يقوّض فعالية الويكي، لأنه يجعل تبادل المعرفة مقتصراً فقط على هؤلاء الأشخاص في قائمة مستلمي رسالة البريد الإلكتروني.

اعمل على تغيير عادات الناس من خلال تذكيرهم باستمرار بإضافة معلومات إلى الويكي، بدلاً من إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية. ثمّ شاهد الويكي الخاص بك يزدهر وينمو.

المصدر موقع "مايند تولز".