كيف يمكن للاجتماعات المباشرة أن تساعد في الاحتفاظ بالموظفين؟

من المعروف في دوائر الموارد البشرية أنَّ الموظفين يستقيلون بسبب رؤسائهم، وليس بسبب الوظيفة بحد ذاتها، ومع ذلك، بعد إجراء العديد من الاستطلاعات عن الموظفين ومشاركتهم، تبيَّن أنَّ جذور المشكلة تعود إلى أبعد من ذلك بكثير؛ إذ لا يتعلق الأمر فقط بما إذا كان المدير سيئاً؛ بل بما إذا كانت تجربة الموظفين تتضمن المبادئ الأربعة الهامة الآتية:

1. تلقِّي التقدير باستمرار.
2. الشعور بالقيمة.
3. فهم تأثير مساهمات الموظفين.
4. تحقيق التطور والنمو.

ولا سيما في المؤسسات الكبيرة؛ إذ يرتبط المشرف المباشر لكل موظف ارتباطاً وثيقاً بالشركة ككل، وسواء شئنا أم أبينا، فالمدير هو امتداد للشركة.

واحدة من أفضل الطرائق لتحسين هذه العلاقات بالإضافة إلى تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم نتيجةً لذلك، هو التواصل باستمرار وفاعلية؛ فوفقاً لدراسة أجرتها وكالة "غروث ديفيجن" (Growth Division)، فإنَّ أكثر من نصف العاملين في المكاتب يريدون مزيداً من الزيارات المتكررة لمشرفهم.

بعد تخصيص وقت معين، على أساس منتظم، أسبوعياً - في أفضل الحالات - أو مرة كل أسبوعين - على الأقل - لإجراء محادثة فردية تركز على القضايا والتحديات والفرص والاستراتيجيات، يمكن أن تُحسَّن تحسيناً كبيراً العلاقة بين الموظف والمدير، وسيشعر الموظفون بمزيدٍ من الالتزام والتقدير والولاء، ويجب أن تكون هذه المحادثات الفردية أكثر من مجرد محادثات عابرة، فيجب أن تكون منظَّمة ومجدوَلة، لكن أيضاً مختصرة وفيها تركيز.

إليك بعض النصائح لتطبيق محادثات فعالة لزيادة مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم والاحتفاظ بهم:

1. قدِّم التقدير دورياً:

كشفت دراسة أجرتها وكالة "غروث ديفيجن" (Growth Division) أنَّ عدد الموظفين الذين يحفزهم تقدير إنجازاتهم والاعتراف بها، يعادل تقريباً عدد الموظفين الذين يقولون إنَّهم يفضلون جوائز ملموسة "مثل المكافآت أو بطاقات الهدايا".

ويقول نحو 70% منهم إنَّ مزيداً من الاهتمام المنتظم بالأداء والتطوير من شأنه أن يحسِّن علاقتهم بمديرهم، وهذا يمثل فرصة هائلة لتحفيز الموظفين وتحسين تجربتهم العامة دون تكلفة تقريباً؛ إذ إنَّ مجرد تخصيص الوقت لتقدير شخص وتهنئته على عمل قد أنجزه إنجازاً جيداً هو أحد أفضل الاستثمارات التي يمكن أن يقوم بها المديرون في نمو وتطور موظفيهم.

2. أظهِر التقدير للموظفين:

يحتاج الموظفون إلى معرفة أنَّ مديرهم والشركة يقدران عملهم ومعرفتهم وخبراتهم على حد سواء؛ فعندما لا تكون المحادثات الفردية جزءاً من تجربة الموظف، يشعر الموظفون بالإهمال، ونصفهم تقريباً لا يشعرون بالارتياح للتحدث عن مخاوفهم مع مديرهم خلال مراجعات الأداء، بينما يقول نحو 75% منهم إنَّهم سيبادرون أكثر في القيام بذلك إذا تلقَّوا مزيداً من التغذية الراجعة.

من خلال تقدير نجاح الموظفين بالإضافة إلى طلب آرائهم بشأن كيفية تحسين العمليات والأداء، يستطيع الرؤساء التنفيذيون أن يوضحوا أنَّهم يقدِّرون الموظفين لتحقيقهم إنتاجية عالية؛ وأيضاً لمساهمتهم في نجاح الشركة.

شاهد بالفيديو: 6 طرق مبتكرة لرفع معنويات الموظفين

3. وضِّح تأثير مساهمات الموظفين:

لا تُضِع الوقت في المحادثات الفردية وأنت تضع كل تركيزك على تقارير الحالة، فإنَّ ما يحدث يجب أن يكون أقل أولوياتك، خاصةً إذا كان كل شيء يسير بسلاسة، ومع وجود النوع المناسب من النظام، ينبغي أن يكون من السهل على المديرين أن يطلعوا بأنفسهم على حالة المشروع في أي وقت من الأوقات.

لذا يساهم استخدام هذا الوقت للتعامل مع المشكلات أو التحديات أو المخاوف، أو لمناقشة الحلول، أو لوضع استراتيجيات عن الأفكار والفرص الجديدة وكيف أنَّ العمل الفردي للموظفين في نجاح الشركة عموماً.

4. اتَّخذ بعض الخطوات لضمان تقدُّم الموظفين ونموِّهم:

اسأل الموظفين عما ينقصهم من المهارات أو عن أي احتياجات مهنية؛ إذ تشير دراسة أجرتها وكالة "غروث ديفيجن" إلى أنَّ 90% من الموظفين يريدون من مديرهم معالجة أخطاء الأداء وفرص التطوير في الوقت المناسب، ومع ذلك، يؤكد 68% من المديرين التنفيذيين أنَّهم يعلمون بهذه القضايا لأول مرة من خلال استعراض الأداء السنوي.

لذا تُعَدُّ المناقشات الفردية الفرصة المثالية لاكتشاف الأمور التي تسهل نمو الموظفين، وعندما لا تعالج الفجوات لاحقاً، فقد يستسلم الموظفون ويستقيلون من العمل بحلول الوقت الذي يُستعرَض فيه أداؤهم السنوي.

يعترف بعض المديرين بأنَّهم يتغاضون عن ذكر المشكلات في أثناء استعراض الأداء؛ وذلك لأنَّ وقتاً طويلاً جداً يكون قد مضى عليها؛ وهذا يعني أنَّ الموظفين قد يكونون على وشك الاستقالة والمدير لن يعلم حتى فوات الأوان؛ لذا تتيح اللقاءات المنتظمة التي يجريها المديرون معالجة هذه المشكلات عندما تكون الفرصة سانحة، وأن يكونوا مبادرين بشأن الاحتفاظ بالمواهب عالية الأداء.

تساعد الاجتماعات الفردية الموظفين على الشعور بمزيدٍ من المشاركة والحد من احتمالية مغادرتهم، وأيضاً يعطي المديرون الفرصة للتعرف إلى أي مشكلات قد تؤدي إلى استقالة الموظف باكراً.

عندما يستقيل موظف جيد، فإنَّ المديرين الذين فقدوا التواصل معه قد يشعرون بالصدمة، وخاصةً عندما يشكل الاحتفاظ بالمواهب أولوية كبيرة، فمن المرجح أن يضطروا إلى إجابة المديرين التنفيذيين بشأن الأسباب التي أدت إلى المشكلة، وما إذا كان من الممكن القيام بأي شيء لمنع هذه المشكلة؛ وهذا بدوره يضع المديرين في موقع اتخاذ القرار.

من خلال الحفاظ على التواصل المستمر والجيد، يشعر الموظفون أنَّهم يتقدمون، ويفهمون كيف يضيفون قيمة إلى المنظمة، ويشعرون بالتقدير.

المصدر