كيف تنظم عرضاً تقديمياً مناسباً لجمهورك
هل سبق أن حضرتَ عرضاً تقديمياً غير منظَّمٍ وغير مترابط؟ إذا كان الأمر كذلك، فربَّما وجدت أنَّه من الصعب متابعة ما كان يقوله المتحدِّث، إذ عندما لا تتدفَّق العروض التقديمية بشكلٍ جيِّد، فمن السهل أن تضيِّعَ الحاضرين؛ لهذا السبب من الهامِّ أن تفكِّر مليَّاً في هيكلية وطريقة تنظيم عرضك التقديمي. في هذه المقالة، سنستكشف بعض الهياكل الشائعة التي يمكنك استخدامها في الحدثِ التالي الذي ستتحدَّث فيه أمام الآخرين.
أهمية هيكل العرض التقديمي:
بدون بنيةٍ محدَّدة قد يتعذَّر على جمهورك متابعةُ عرضك، وعندما يحدث هذا، تضيع فرصتك، وتفشل تواصلاتك، وتتلقَّى سمعتك ضربةً في الصميم. على سبيل المثال: إذا كان هدفك هو إقناعُ الأشخاص الآخرين، فأنت تريد استخدام نهجٍ مختلفٍ عن النهج الذي تستخدمه إذا كنت تريد أن توضِّح كيف يعمل مُنتجٌ ما.
يمكن أن تؤثِّر العديد من العوامل في اختيارك لهيكل عرضك، ولكنَّ أهمَّ اعتبار منها هو الغرض من عرضك التقديمي أو هدفه؛ حيث تحتاج إلى تحديد ما تريد تحقيقه. هل تريد إلهام أو تحفيز أو إعلام أو إقناع أو إمتاع الناس؟
تؤثِّر احتياجات جمهورك أيضاً في الهيكل الذي تختاره. فمثلاً: أولئك الذين هم جُددٌ على موضوعك يحتاجون إلى معلوماتٍ أساسيَّةٍ أكثر من الناس الذين لديهم خبرةٌ وتخصُّصٌ أكثر؛ لذلك في هذه الحالة، أنت تحتاج إلى اختيار نهجٍ يمنحك مُتّسعاً من الوقت لشرح سياق موضوعك، وكذلك لتعزيز نقاطك الرئيسة.
هياكل مقترحة للعروض التقديمية:
نوجز أدناه العديد من الهياكل التي يمكنك استخدامها لتنظيم عرضك التقديمي:
1.نهج (المقدِّمة - العرض - الخاتمة):
يُعدُّ نهج المقدِّمة -العرض - الخاتمة أحد أكثر أساليب الهياكل عمليَّةً، والتي يمكنك استخدامها لتقديم العروض.
غالباً ما يطلق عليه الناس أسلوب "tell 'em - أخبرهم"، لأنَّك:
- تخبر أعضاء الجمهور بما ستُقدِّمه إليهم (المقدِّمة).
- تُخبرهم (العرض).
- تُعيدُ إخبارهم بما قلته لهم (الاستنتاج).
هذا الهيكل بسيطٌ وفعَّالٌ وسهل التذكُّر، وتتيح لك طبيعته التي تقوم على التكرار تعزيز نقاطك التي ذكرتها، ممَّا يساعد الآخرين في تذكُّرها. كما أنَّه مرنٌ أيضاً، حيث يمكنك ضبط المقدِّمة والعرض لإقناع وتحفيز وتثقيف أو ترفيه الجمهور. الجانب السلبي من ذلك، هو أنَّ التكرار يمكن أن يحمل الناس على الملل بسرعة، فهذا النهج هو أيضاً قديمٌ ومألوفٌ للكثيرين، وبالتالي يمكن أن يسبِّب لهم فقدان الاهتمام.
إذا اخترت استخدامه، فعليكَ أن توازِن بين التكرار والكثير من الحقائق المثيرةِ للاهتمام، والصور أو الحكايات أو القصص للمحافظة على اهتمام جمهورك.
دعونا نلقي نظرة على كلِّ مرحلةٍ من مراحل بنية (المقدِّمة - العرض - الخاتمة) بالتفصيل، ونناقش العناصر التي تحتاج إلى تضمينها في كلٍّ منها. سنبدأ مع العرض بدلاً من المقدِّمة؛ لأنَّ غالبية العرض التقديمي سوف يكون مبنياً على ذلك.
المقدِّمة:
للافتتاحيَّة أو المقدِّمة، غرضان رئيسان:
- أن تحظى باهتمام جمهورك.
- تغطية النقاط الرئيسة التي تنوي التحدُّث عنها.
بدلاً من إخبار الأشخاص بما تنوي قوله، يمكنك استخدام طريقةٍ أخرى وشرح لماذا هم موجودون هنا، وماذا سيتعلَّمون من عرضك التقديمي، وكيف سوف يفيدهم محتواك.
من الهامِّ أيضاً جذب انتباههم من البداية، ويمكنك أن تفعل هذا بعدَّة طرائق:
- استخدم الفكاهة.
- اروِ قصَّةً.
- اطرح سؤالاً بلاغياً.
- قم بتشغيل مقطع فيديو قصير.
- أدلِ ببيانٍ قوي أو غير متوقَّع.
- تحدَّ جمهورك.
- استخدم اقتباساً أو مثالاً.
- اعتمد على مصلحة الناس الذاتية.
- طالب بالقيام بإجراءٍ محدَّد.
- استخدم التشويق.
إذا كنت تخطِّط للإجابة عن الأسئلة في نهاية العرض التقديمي، فيُعدُّ فكرةً جيِّدةً ذكر هذا في المقدِّمة، حتَّى لا يقاطعك الناس في منتصف تدفُّق أفكارك.
العرض:
يحتاج نصُّ العرض التقديمي إلى احتواء النقاط الرئيسة الخاصة بك؛ لذا يجب تقديمها بترتيبٍ منطقي، بحيث يمكن لجمهورك متابعتها بسهولة. ضع في اعتبارك أنَّ العرض يجب أن يضمَّ عدداً محدوداً من الأفكار، إذ كلَّما حاولت تضمين الكثير منها، سيتذكَّر الناس منها القليل فقط. التوجُّه الجيد هو تغطية ثلاث إلى خمس نقاطٍ رئيسة، وليس أكثر.
عند تنظيم أفكارك، استخدم مبدأ التقطيع لوضع المعلومات ضمن وحداتٍ محدَّدة؛ هذا سيجعل المفاهيم أسهلَ للاستيعاب، ويساعد الناس في تذكِّر ما قلته لهم.
تأكَّد من دعم النقاط الرئيسة الخاصة بك مع الحقائق، واستخدم استراتيجيات جمع المعلومات الجيِّدة في بحثك، وانظر في الاستشهاد بالمصادر التي تستخدمها. لإضافة مصداقيَّةٍ إلى العرض التقديمي، خذ في الاعتبار استخدام المعلومات التالية لدعم أفكارك:
- البيانات والحقائق أو الإحصاءات.
- الصور أو الرسوم البيانية.
- القصص والأمثلة.
- الاقتباسات أو الشهادات من الخبراء أو قادة الصناعة.
إنَّ المصادر الموثوقة تعزِّز مصداقيتك، وتبني الثقة مع جمهورك.
الخاتمة أو الاستنتاجات:
يتجاهل العديد من مقدِّمي العروض أهمية الاستنتاج، حيث أنَّ البيانات التي تنتهي بها هي ما سيتذكّره العديد من أعضاء الجمهور. باستخدام نهج "tell 'em"، يلِّخص استنتاجكَ أو خاتمتك النقاط الرئيسة في نصِّ عرضك التقديمي.
إذا كنت تريد أن يتَّخذ الناس إجراءً مُعيَّناً، فحدِّد ما تريد منهم القيام به.
فكِّر مليّاً فيما تريدهم أن يشعروا به بمجرَّد الانتهاء؛ إذ يُعدُّ الاستنتاج فرصةً عظيمةً لتعزيز هذا. فلماذا لا تلهمهم بقصةٍ كبيرة، أو اقتباسٍ، أو دعوةٍ قويةٍ للعمل؟
2. نهج الشطيرة (الساندويش):
إنَّ نهج الشطيرة مختلفٌ عن الهيكل السابق؛ إذ يغطِّي هذا الهيكل المكوَّن من ثلاثة أجزاء:
- مزايا و/ أو فوائد رسالتك أو فكرتك.
- المخاطر والمخاوف.
- كيف تدير أو تتفوَّق الفوائد على هذه المخاطر.
هذا النهج فعَّالٌ عندما تريد إقناع أعضاء الجمهور، أو تغيير رأيهم حول موضوعٍ ما. على الرغم من أنَّ وجود أدلَّةٍ لدعم موقفك أمرٌ بالغُ الأهمية، ولكنَّ البيانات الواقعية ورموز جداول البيانات والرسوم البيانية ليست مُقنعةً للغاية؛ إذ أنَّ ما يتفاعل الناس معه هو دليلٌ "حيٌّ" يجلب مفهومك أو حجَّتك إلى أرض الواقع.
3. تسلسل مونرو المُحفِّز "Monroe's Motivated Sequence":
هو هيكلٌ جيِّدٌ آخر لاستخدامه عند الحاجةِ إلى التحفيز أو الإقناع. يتكوَّن هذا التسلسل من خمس خطوات أساسية:
- جذب انتباه جمهورك: استخدم بدايةً جاذبةً للاهتمام، مثل: إحصائيةٍ مُفاجئة؛ وكن مُحمِّساً ومُحفِّزاً، ولا تكن مُملَّاً وغير عاطفي.
- خلق حاجة: أقنع الجمهور بأنَّ هناك مشكلةً، واشرح كيف تؤثِّر فيهم، وأقنعهم بأنَّ الأشياء تحتاج إلى التغيير.
- تحديد الحل الخاص بك: وضِّح ما تعتقد أنَّه يجب القيام به.
- وصف صورةٍ مُفصَّلة للنجاح أو الفشل: أعطِ الناس رؤيةً لشيءٍ يمكنهم رؤيته وسماعه وتذوُّقه ولمسه.
- الطلب من الجمهور القيام بشيءٍ على الفور: اجعلهم يشاركون منذ البداية. إذا قمت بذلك، فسيكون من الأسهل المحافظة على انخراطهم وفعاليَّتهم في قضيتك.
4. هيكل التوضيح:
استخدم بنية العرض البسيطة هذه عند كشف النقاب عن مُنتجٍ جديد أو خدمة، وابدأ بشرح سبب جودة المُنتج أو الخدمة. ما الذي يجعله مُميَّزاً؟ ما المشكلة التي ستحلُّها للناس؟
بعد ذلك، أثبت ما الذي يفعله؛ حيث أنَّ طريقتك لتقوم بذلك سوف تعتمد على مُنتجك، ولكن مهما يكن ما تفعله، احرص على إنجاحه. قدِّم أيَّ نقاطٍ هامَّةٍ للفتِ انتباه الجمهور، وأيَّ نصائح مفيدةٍ عند الاقتضاء؛ ثمَّ أظهر لهم النتائج، وأنهِ حديثك من خلال إعطائهم معلوماتٍ مفيدة، وفهماً جيِّداً لموضوعك، وشيئاً لتذكُّره.
لا تنغمس في التفاصيل، وتذكَّر أن تُبقي عرضك بسيطاً. سيكون العرض أكثر قوة، وسوف يتذكَّره جمهورك أكثر إذا سلَّطت الضوء على عددٍ قليل من أهمِّ الميّزات؛ فهذا سوف يثير اهتمامهم، ويتركهم يتوقون لمعرفة المزيد.
شاهد بالفيديو: 10 أخطاء شائعة في العروض التقديمية
5. هيكل الفرص - الفوائد - الأرقام:
إنَّ هيكل (الفرص - الفوائد - الأرقام) أو (OBN) مفيدٌ عندما تواجه أشخاصاً مشغولين ويرغبون بسماع ما لديك لتقوله في أقصرِ وقتٍ ممكن. لاستخدام هذا الهيكل، امنح أعضاء الجمهور مُلَّخصاً سريعاً للفرصة التي يحتاجون إلى النظر فيها، وحدِّد الفوائد التي يمكن توقُّعها؛ بعد ذلك، أظهر لهم الأرقام التي تدعم ادِّعاءاتك.
على سبيل المثال: تخيَّل أنَّك تشرح لماذا ينبغي لشركتك تنفيذ نظامٍ جديدٍ لإدارة الأداء:
- أولاً: قد تعطي بعض المعلومات الأساسية عن الاقتراح، مثلاً: تريد قيادة ثقافة أداءٍ عالية.
- بعد ذلك، يمكنك شرح الفوائد مثل: تحسين الأداء التنظيمي والأرباح.
- وأخيراً: يمكنك مقارنة تكلفة تنفيذ النظام مع العائد المُتوقَّع للاستثمار، على أساس نظامٍ مماثلٍ في منظمةٍ أخرى.
المصدر موقع "مايند تولز".