كيف تُحضر المديرين للتحدث عن الأجور؟
من بين كل الموضوعات التي يجب أن تتحدث عنها المنظمة، ستظن أنَّ أكثرها فاعلية هو الحديث عن التعويضات؛ فرغم أنَّك تتمنى لو أنَّ الموظفين يحبون عملهم، إلَّا أنَّهم يعملون لكسب رزقهم؛ أي لدفع الأقساط وتعبئة الوقود بالسيارة وشراء أحذية لأطفالهم؛ لذا يهتمُّ الموظفون بشدة بكيفية دفع أجورهم.
ولكن هنا يأتي الجزء الصعب؛ إذ إنَّ التعويض هو - بشكل دقيق - موضوع حساس، وقد يتقاضى موظف أجراً مختلفاً عن موظف آخر؛ وذلك لأسباب عدة وجيهة على الرغم من قيامه بالعمل نفسه؛ لذا على الرغم من أنَّه يمكنك إيصال فلسفتك وإطار العمل الخاص بك على نطاق واسع لكيفيَّة دفع الأجور للناس، إلَّا أنَّ ما تدفعه للموظفين يجب أن يُناقَش في محادثة خاصة؛ ويفضَّل أن يكون ذلك بين الموظف ومديره.
غالباً ما تمتنع الشركات عن نشر الأمور المتعلقة بالتعويضات بوضوح؛ وذلك بسبب الحاجة إلى السريَّة؛ والنتيجة هي أنَّ الموظفين ينظرون إلى التعويض على أنَّه صندوق أسود يكتنفه الغموض. ويصبح هذا "الصندوق" بمنزلة عمليَّة سحريَّة مُحبِطة، وتدخل المعلومات - مثل تقييمات إدارة الأداء - في هذا الصندوق، ولكن بعد ذلك تحدث عملية سرية، ويبدو أنَّ ما يخرج - زيادة الراتب أو مبلغ المكافأة - غامض، ويمكن أن يتسبب ذلك في شعور الموظفين بالارتباك أو الإحباط أو حتى فقدان الحافز.
كيف يمكنك إزالة الغموض عن الأجر حتى يفهم الموظفون تعويضاتهم ويشعرون بالرضى عنها؟ ابدأ بجعلِ التواصل داخليَّاً سهلاً وواضحاً قدر الإمكان؛ وذلك باستعمال لغة سهلة وأمثلة مرئية وأمثلة أخرى للإضاءة على هذا الموضوع المعقَّد.
بعد ذلك، استعمل استراتيجية قوية تستعملها أفضل الشركات لضمان "فهم" الموظفين للتعويضات بشكل فعلي وهي: تزويد المديرين بالمعرفة والأدوات التي يحتاجون إليها للتحدُّث إلى أعضاء فريقهم عن الأجور. وفي النهاية، فإنَّ أفضل طريقة للموظف لتلقِّي معلومات هامة حول راتبه - مثل الزيادات في الراتب ومبالغ المكافآت - هي في محادثة فردية مع مديره؛ لهذا السبب - خاصة عندما يكون التعويض معقداً أو عندما يتغير النظام - يكون من الضروري أن تُعِدَّ المديرين للنجاح.
فيما يأتي ثلاث طرائق للقيام بذلك:
1. التأكد من أنَّ المديرين يفهمون آلية دفع التعويضات:
لا تفترض أنَّ المديرين يفهمون ذلك حتى لو كانوا في المنظمة لفترة من الوقت؛ إذ إنَّ أفضل طريقة هي منح المديرين فرصاً مناسبة لفهم ومعرفة ما هي التعويضات. اختر الطريقة التي تناسب وضعك وتفي باحتياجات المديرين:
- أنشِئ نماذج تعليمية عبر الإنترنت تشرح الجوانب الرئيسة للتعويض؛ إذ يجب أن تكون مدتها قصيرة من 10 إلى 15 دقيقة، وتسمح للمديرين بمراجعة النموذج وفقاً لسرعتِهم الخاصة.
- ادعُ المديرين إلى جلسات تعلُّم افتراضية - إذا كان ذلك ممكناً - وخصص لهذا الاجتماع 30 دقيقة، وقدِّمه لمدة لا تزيد عن نصف الوقت؛ فهذا يسمح بالإجابة عن أسئلة المديرين في الوقت المتبقي.
- اعقد ورشة عمل وجهاً لوجه عند إحداث تغييرات كبرى على التعويضات، وخاصةً عندما تؤثر هذه التغييرات في رواتب الموظفين. وعندما يكون الموضوع معقَّداً أو يكون التغيير هاماً، درِّب المديرين بطريقة مكثَّفة أكثر حتى يكونوا مستعدين جيداً.
شاهد بالفديو: 8 شروط يجب توافرها لضمان نجاح الحوافز
2. إنشاء مركز على الإنترنت؛ حيث يمكن للمديرين العثور على المعلومات عندما يحتاجون إليها:
بقدر ما ترغب في أن يُخطِّط المديرون لمناقشات التعويضات الخاصة بهم آنفاً، فإنَّ الحقيقة هي أنَّهم غالباً ما ينتظرون حتى اللحظة الأخيرة للاستعداد للتحدُّث إلى أعضاء فريقهم؛ لذلك من خلال تزويدهم بشبكة إنترنت داخلية، يمكنهم العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها في الوقت المناسب.
ضمِّن أدوات مفيدة، بالإضافة إلى منتدى عبر الإنترنت؛ إذ يستطيع المديرون التواصل مع خبير تعويضات أو مديرين آخرين لطرح الأسئلة والحصول على المشورة.
3. إنشاء أدوات تتناسب مع الطريقة التي يتواصل بها المديرون بالفعل:
لا تتوقَّع من المديرين تقديم عرض تقديمي رسمي لأعضاء الفريق عن التعويضات، ولكن زوِّد المديرين بالأدوات التي تناسب أسلوب التواصل الخاص بهم مثل:
- شرائح "باوربوينت" (PowerPoint) ولكن القليل منها. لن يُقدِّم المديرون عرضاً تقديمياً مفصلاً، ولكنَّهم سيستعملون شرائح "الباوربوينت" لمشاركة النقاط البارزة في اجتماعات الموظفين وفي أثناء المناقشات الفردية.
- تساعد الأسئلة المطروحة باستمرار المديرين على الشعور بالاستعداد عندما يَطرَح عليهم أعضاء الفريق أسئلة. ولكتابة أفضل الأسئلة الشائعة؛ ضمِّن أسئلة صعبة وإجابات صريحة وتجنَّب حديث الشركات المعتاد.
- منشور واحد. ما هي المعلومات الأساسية التي يحتاج المديرون إلى معرفتها حول برنامج التعويضات؟ اختَزِل هذه المعلومات في منشورٍ واحد يستطيع المديرون طباعته والرجوع إليه عند الحاجة.
من خلال منح المديرين ما يحتاجون إليه للتحدُّث عن الأجور مع أعضاء فريقهم، ستضمن أن تكون تلك المحادثات مفيدة ومثمرة.