كيف تحدد جذور أي مشكلة من خلال 5 أسئلة بسيطة؟
هل تستغرق وقتاً طويلاً لحل مشكلات العمل؟ قد يكون الوقت قد حان لتتعلم كيف يمكنك استخدام تقنية الأسباب الخمسة لتبسيط تلك العملية.
ربَّما تعتقد أنَّك بحاجة إلى معرفة ألف تقنية لحل المشكلات بسرعة؛ لكن في الحقيقة، لا توجد تقنية واحدة يمكنها حل جميع مشكلاتك؛ ومع ذلك، يمكنك حل معظمها بطرائق فعالة، والتي تتمثل إحداها في استخدام تقنية الأسباب الخمسة التي وضعها "ساكيتشي تويودا" (Sakichi Toyoda) خلال سعيه إلى تصنيع سيارة تويوتا (Toyota)، والتي يمكنك تطبيقها لحل معظم مشكلاتك الخاصة؛ لذلك، توقف عن البحث عن تقنيات تساعدك في حل مشكلاتك واستعد للعمل بذكاء.
ما هي طريقة تنفيذ تقنية الأسباب الخمسة؟
يجب عليك عند استخدام هذه التقنية طرح سؤال "لماذا؟" خمس مرات متتالية. إنَّه أمر بسيط؛ فعندما تواجه مشكلة ما، اسأل نفسك عن الأسباب التي أسهمت في وصولك إلى النتائج الحالية، ثم استمر في توجيه السؤال إلى نفسك 5 مرات حتى تصل إلى السبب الجذري للمشكلة.
لقد نجحت تويوتا (Toyota) من خلال هذه التقنية في تحسين خطها الإنتاجي، ولك أن تتخيل كيف يمكن لهذه التقنية حل جميع المشكلات الشائعة.
لا تعدُّ هذه التقنية عملية معقدة، ولكنَّها تستغرق منك بعض الوقت لكي تعتاد عليها؛ فإذا كنت تميل مثل معظم الأشخاص إلى التسرُّع في إيجاد الحلول المناسبة عندما تحاول حل مشكلاتك، فابدأ طرح سؤال واحد في كل مرة تواجه فيها مشكلة ما.
يمكن أن تساعدك هذه التقنية في جميع الأمور البسيطة، كأن تكون عالقاً في ازدحامٍ مروري؛ حيث سيكون سؤالك الأول في هذه الحالة: "لماذا لم أتجنَّب حركة المرور".
اطرح سؤالاً واحداً لجميع مشكلاتك، واستمر في إضافة المزيد حتى تطرح سؤال "لماذا؟" 5 مرات متتالية؛ حيث ستعرف في النهاية متى يجب عليك أن تسأل 5 أسئلة تساعدك في إيجاد الأسباب الجذرية لمعظم مشكلاتك؛ ولكن لا تعمل بمفردك دائماً، بل حاول العمل مع أعضاء فريقك لتبادل الأفكار حول الإجابات المطلوبة عندما تتعامل مع مواضيع غير مألوفة وغريبة.
على سبيل المثال: إذا كنت تستكشف أخطاء حملة تسويقية سيئة لنشاطك التجاري وسبل إصلاحها، فاعمل مع فريق التسويق على إيجاد الحل المناسب؛ فربَّما تؤدي عدة أدوار بصفتك رب العمل، ولكنَّك لن تتمكن من العثور على سبب جذري لمعظم مشكلاتك بمفردك.
كيف تستخدم هذه التقنية بطريقة فعالة؟
قبل أن تبدأ طرح الأسئلة الخمسة، يجب عليك الاستعداد للحصول على أفضل النتائج؛ ونقدم لك فيما يأتي مثالاً يوضح العملية في أثناء حل مشكلة واقعية:
1. احصل على الموارد الصحيحة:
أنت لا تدرك الأمور التي لا تعرفها؛ لذا اجمع المعلومات من خلال الكتب والموارد عبر الإنترنت قبل حل أي مشكلة، وستجد نفسك تبحث كثيراً عن مواضيع لست على دراية بها؛ فإذا لم تكن تمتلك المعلومات الكافية، ستُقيِّد نفسك بأسباب جذرية غير حقيقية.
يمكنك أيضاً التواصل مع أشخاص متخصصين في مجالات معينة، حيث يمكنك بهذه الطريقة العمل مع مجموعتك لإيجاد السبب الجذري الأهم للمشكلة؛ إذ إنَّ هدفك الأساسي هو أن تعتاد على الأسئلة التي تتعامل معها، وأن تحاول تجنُّب الإجابة عن الأسئلة التي لست متأكداً منها، إذ من المرجح أن ينتهي بك الأمر إلى الوصول إلى سبب جذري غير مناسب.
2. افهم المشكلة:
قبل حل أي مشكلة، من الهام معرفة طبيعتها؛ حيث سيساعدك ذلك على تجنب العثور على سبب جذري لا علاقة له بالمشكلة؛ فعندما تحدد المشكلة، ستتجنب الارتباك عند العمل مع فريقك.
على سبيل المثال: عند العمل ضمن فريق، يمكنك أن تفترض أنَّ الجميع يسعى إلى حل المشكلة ذاتها؛ ولكن قد لا يكون هذا الواقع، إذ يمكن أن يعمل الفريق على حل مشكلتين مختلفتين تماماً.
3. اطرح أول 5 أسئلة:
بمجرد قضاء الوقت الكافي في التحضير لفهم المشكلة وتحديدها، اطرح سؤالك الأول؛ وبدلاً من تقديم إجابات سريعة، اطرح أفكاراً حول الإجابات التي ستحقق لك أكبر قيمة ممكنة، حيث يعتمد كل سؤال على سابقه؛ لذا أعطِ إجابات ذات مغزى في كل مرة.
القاعدة العامة هنا هي تكرار سؤال "لماذا؟" خمس مرات حتى تعثر على السبب الجذري المحتمل لمشكلتك، وعادة ما يكون طرح سؤال "لماذا؟" خمس مرات أو أقل كافياً لحل المشكلات الأكثر شيوعاً؛ لكن لا تقيد نفسك بهذه الأسئلة الخمسة إذا كان من الضروري حقاً طرح المزيد، واستمر بدلاً من ذلك في طرح الأسئلة حتى تصبح غير قادر على طرحها وتصل إلى السبب الجذري.
4. جِد السبب الجذري:
إنَّ الهدف الرئيس من استخدام هذه التقنية المنهجية هو الحصول على سبب جذري للمشكلة التي تواجهها، حيث يجب أن تتوصل إلى إجابة تساعدك على فهم متى ولماذا حدثت معك هذه المشكلة.
تُستخدَم هذه التقنية أيضاً لمعالجة المشكلات والقضايا المُعقَّدة، بحيث يمكنك تتبع تقدمك بعد ذلك، وحل جميع المشكلات بسرعة حتى قبل معالجة السبب الجذري لها.
شاهد بالفيديو: 7 أساليب فعالة يستخدمها الأشخاص الأذكياء لحل المشكلات
مثال عن تقنية الأسباب الخمسة:
تعدُّ معرفة تقنية الأسباب الخمسة أمراً رائعاً، ويدعم وجود أمثلة من الواقع فائدتها؛ لذا نقدم لك فيما يأتي مثالاً يمكنك استخدامه كنموذج عند حل بعض المشكلات الواقعية:
المشكلة: لم يتصل بك أرباب العمل مرة أخرى لإجراء مقابلة خلال الأشهر الثلاثة الماضية.
- السؤال الأول: لماذا لم تسترعِ سيرتك الذاتية انتباه أرباب العمل؟
لأنَّها عامة جداً، ولا تُظهِر أي مهارات خاصة للأدوار التي تتقدم إليها.
- السؤال الثاني: لماذا تُعدُّ سيرتك الذاتية عامة جداً؟
لأنَّك تسعى إلى التقدم إلى العديد من المهن.
- السؤال الثالث: لماذا ترغب في التقدم إلى العديد من المهن؟
لأنَّك تريد زيادة فرصك في التوظيف.
- السؤال الرابع: لماذا قد يؤدي التقدم إلى عدة مهن إلى زيادة احتمالات التعيين؟
لأنَّك لا تريد أن تقيد نفسك بفرص العمل المتاحة في مهنة معينة.
- السؤال الخامس: لماذا تقيد نفسك بفرص العمل المتاحة؟
لأنَّ هناك طلباً كبيراً على مهنتك.
وفقاً لهذا السيناريو، ستتوقف عند السؤال الخامس لأنَّك وجدت سبباً جذرياً ممكناً؛ فنظراً إلى وجود الكثير من المنافسة في مجال عملك، يجب أن تعير اهتماماً أكبر لسيرتك الذاتية.
عندما تتعامل مع مشكلة ما، خذ وقتك في طرح أفضل الأسئلة؛ لأنَّ ذلك يؤثر في جودة السبب الجذري الذي ستتوصل إليه.
متى لا تعمل هذه التقنية؟
كما رأينا، فإنَّ تقنية الأسباب الخمسة ليست معقدة، ويمكن استخدامها للتعامل مع العديد من المشكلات، ولكنَّ الأمر يتطلب الكثير من الجهد لتنفيذها بطريقة صحيحة. يمكن أن يساعدك ذلك على العثور على سبب المشكلة ومصدرها؛ ولكن لا تعمل هذه التقنية دائماً لعدة أسباب منها:
1. نتائجها غير ثابتة:
لن تكون قادراً على تكرار النتائج نفسها في كل المشكلات التي تواجهك؛ ففكر في الأمر: أنت تضع أسئلتك وتجيب عنها بطريقة فريدة ومميزة، ولن يتمكن أي شخص آخر من تكرار نتائجك غالباً؛ ويعني هذا أنَّه حتى عندما يعمل فريقان على حل مشكلة ما في البيئة نفسها، فسيستنتجان إجابتين منفصلتين.
2. تعدُّ تقنية محدودة ومقيدة بالمعرفة والمعلومات المتوفرة فقط:
المشكلة في هذه التقنية هي أنَّك لن تمتلك أفضل الموارد المتاحة دائماً، وسيؤثِّر هذا في جودة إجاباتك؛ فإذا كنت تواجه موضوعاً غير معروف ومجهول بالنسبة إليك، فجرب أسلوباً مختلفاً لحل المشكلات.
3. التركيز على سبب جذري واحد:
إنَّ الهدف الرئيس من استخدام هذه التقنية هو التوصل إلى سبب جذري وحيد، لكن لا يعني هذا وجود حل واحد فقط لكل المشكلات؛ فعلى سبيل المثال: ربَّما تنجح الحملة التسويقية نجاحاً باهراً، أو ربَّما تفي بالغرض فقط، أو تفشل في غايتها.
لا تجعل هذه القيود تقنية الأسباب الخمسة أسلوباً سيئ الاستخدام، وإنَّما تتيح لك معرفة طريقة استخدام هذه التقنية بفاعلية أكثر؛ حيث تفيدك في تحسين العمليات وحل المشكلات البسيطة، ولكنَّها ستفشل في التعامل مع المشكلات المعقدة؛ لهذا السبب ستحتاج إلى معرفة بدائل أخرى.
على سبيل المثال: قد يرتبط انخفاض معدل استجابة العملاء للشركة بعدة عوامل مختلفة، وستختار في هذه الحالة أسلوباً ملائماً أكثر لحل المشكلات المعقدة؛ لذا حدد المشكلات التي تواجهها أكثر من غيرها، لتحدد التقنيات التي ستساعدك أكثر.
الخلاصة:
تخيل أنَّك ستصبح باستخدام هذه التقنية قادراً على التغلب على معظم المشكلات التي يفشل معظم الناس في التعامل معها.
قد يفترض الناس أنَّك تعرف ألف طريقة لحل مشكلة ما، في حين أنَّك كافحت كثيراً لحل معظم المشكلات التي واجهتها؛ لكن ستصبح حياتك أسهل باستخدام هذه التقنية، وتصبح قادراً على حل المشكلات بسهولة؛ وإذا كنت تعتقد أنَّ هذا لن يصبح أمراً واقعياً، فأنت مخطئ حتماً؛ إذ أصبح لديك باستخدام هذه التقنية ما يلزم لحل جميع مشكلاتك، وكل ما تحتاج إليه هو التدريب الكافي.
ابدأ طرح سؤال واحد اليوم عندما تواجه مشكلة ما، ثم استمر بعد ذلك في فعل الشيء نفسه حتى تطرح عدة أسئلة لكل مشكلة من مشكلاتك.
لن تتقن تقنية الأسباب الخمسة بين ليلة وضحاها، ولكن مع الممارسة الكافية، ستصبح هذه التقنية عادة تلقائية تساعدك على تجاوز جميع المشكلات التي تواجهها.