كيف تتعامل مع شخص يحاول الهيمنة على اجتماع العمل؟
في عالمٍ مثالي يتعامل الجميع فيه معاملة لطيفة، يصل جميع المشاركين في الاجتماع في الوقت المحدد، ويضعون أجهزتهم الجوالة بعيداً، ويُصغون إلى النقاش، ويساهمون بشغف، ويستمعون لآراء زملائهم، ويفهمون التدفق المنطقي لعملية الاجتماع، ويحلُّون النزاعات حلاً ودياً، ويلتزمون تماماً بقرارات المجموعة؛ ولكنَّ الاجتماعات عن بُعد والاجتماعات وجهاً لوجه يمكن أن تتطور تطوراً مشابهاً للنشاطات في الملعب، وقد يكون لديك حضور سلبي ومشاركون مهيمنون يزعجون بعضهم بعضاً ويعقِّدون العملية.
لماذا لا يمكنك السماح للمهيمن بالسيطرة على الاجتماعات؟
لماذا لا نهمل المشاركين السلبيين وندع المسيطرين يتولَّون الحديث؟ هناك أسباب عدة لعدم رغبتك في حدوث ذلك:
- هم يجيبون عن كل سؤال قبل أن يُتاح للآخرين الوقت للرد عليه، ويحللون القضايا والتفكير بأنفسهم.
- هم يتحدثون طوال الوقت ويتسببون في استمرار الاجتماعات لفترة طويلة جداً.
- هم في أغلب الأحيان يكرِّرون كلامهم، وهذا يؤدي إلى الملل ونفاد الصبر بين أعضاء المجموعة قبل اتخاذ القرارات.
- يمنع احتكارهم الحديث الأفكار والحلول الأخرى من الظهور.
- قد لا يمثل رأيهم المتحيز المجموعة ككل؛ ونتيجة لذلك، قد لا تعكس القرارات والإجراءات من المجموعة تفكير المجموعة بدقة.
إذاً ما هو دورك بصفتك قائداً ميسِّراً؟ أنت تخدم بالصفة نفسها؛ بصفتك مشرفاً في إحدى اللجان أو مناظرة رئاسية، وهدفك هو أن تجعل لكل فرد في بيئة الاجتماع فرصةً للمساهمة في المناقشة؛ وهذا يعني في كثير من الأحيان وضع بعض الضوابط على المُسيطِر.
إليك ما يمكنك فعله للبقاء متحكماً بسير الاجتماع:
- اقبل التعليقات من المسيطر دون إعطائه المجال للسيطرة على كامل الحوار: في أغلب الأحيان، يشجِّع إعطاء المدح اللفظي الشخص على مواصلة الحديث والشرح، ومن الأمثلة عن المدح اللفظي ما يأتي: "هذه فكرة جيدة"، أو "أحب هذه الفكرة"، أو "هذا حل منطقي".
- اعترف بالمساهمة بلغة الجسد فقط: التواصل البصري أو الابتسامة أو الإيماءة، ثم التوجُّه إلى شخص آخر للحصول على مساهمة أخرى.
- ادعُ الآخرين بالاسم للمشاركة في النقاش.
- أدِّ دور شرطي المرور بإشارة لفظية: "دعونا نسمع من أشخاص عدة عن هذه المسألة"، أو "لقد سمعنا من "هانك" (Hank) رأيه عن أنَّ المهندسين سيقبلون التغيير"، وانقل الحديث لشخص آخر كالآتي: "ما هو رأيك في التغيير المقترح؟"، أو "أودُّ أن يشارك الجميع في هذه المسألة".
- أدِّ دور شرطي المرور بلغة جسدك أو صوتك: ما عليك سوى رفع يدك بأسلوب شرطي المرور عندما يستمر الشخص المُسيطِر في التسلل إلى الحديث، واقطع التواصل البصري معه، وحوِّل الانتباه إلى مكان آخر في الغرفة؛ فإذا كنت في اجتماع عبر الهاتف، فاقطع سلسلة أفكار المُسيطِر من خلال طرح سؤال مثل: "جولي (Julie)، عفواً لمقاطعتك هنا: دعيني أطرح عليك سؤالاً عما قلته للتو"، ومن ثم اطرح سؤالاً يحتاج إلى إجابة قصيرة. عادةً ما يقطع هذا الثرثرة، ويمنحك الفرصة لاستعادة السيطرة على الاجتماع بعد إجابته القصيرة.
- قل اسم الشخص المهيمن: "تايلر (Tyler)، أظن أنَّنا خرجنا عن المسار الصحيح هنا؛ فاسمح لي بدعوة شخص آخر إلى المناقشة في المزايا التي يراها لتوسيع نطاق مشروع العميل في هذه المرحلة"؛ إذ إنَّ مناداة اسم الشخص تُحرجه بطريقة لطيفة للتخلي عن سيطرته على الحوار، ويعيد تركيزه إلى المناقشة سريعاً للتخلص من الإحراج.
باختصار، لا توجد قيمة كبرى في الاجتماع تجعل شخصاً واحداً أو شخصين فقط يهيمنان على المناقشة؛ لذا إذا كنت مسؤولاً عن الاجتماع، فتقدَّم وسيطر على الوضع.