فهم الاحتياجات التطويرية لتساعد موظفيك على تحقيق أفضل أداء
يعلم معظم المدراء أنّ التدريب أمرٌ أساسيٌ في نجاح فرق العمل، حيث أنّ الأمر الأسوأ من تدريب موظّفيك وخسارتهم، هو الاحتفاظ بهم دون تدريب. لكنّ الكثيرين منهم لا يخصصون الوقت الكافي لفهم الاحتياجات الفردية لكل موظّف، علماً أنّها الطريقة الوحيدة للتأكد من امتلاك موظفيهم المعرفة والمهارات التي قد يحتاجونها في تحسين أدائهم وتحقيق أهدافهم.
لكن ومع ذلك، كيف بإمكانك معرفة موظفيك الذين هم بحاجةٍ للتدريب؟ وكيف تتجنّب هدر الوقت والمال على نشاطات تدريب غير ضرورية؟ سنكتشف معاً في هذه المقالة أهمية فهم الاحتياجات التطويرية لموظّفيك، وسنلقي نظرةً على العملية التي تستطيع من خلالها استخدام هذا المفهوم بشكل فعّال.
لماذا عليك أن تفهم احتياجات الأفراد؟
بوضوحٍ أكثر، إنّ بعض هذه الاحتياجات التدريبية عامّة وتُطبّق على الكثيرين من أعضاء فريق عملك إن لم يكن على جميعهم. لكن ومع ذلك يبقى كل واحدٍ منهم منفرداً بشخصه عن الآخرين، فهم يمتلكون مهاراتٍ مختلفة ومستويات متفاوتة من الفهم ومسؤوليات وأهداف مختلفة كذلك. ولهذا السبب إن أردت لموظفيك تطويراً وتدريباً فعّالّين يجب ألّا يَتبعا أسلوب "مقاس واحد يناسب الجميع". فأنت بحاجةٍ بدلاً من ذلك إلى أن تخصص الوقت الكافي لاستيعاب التدريب الذي يحتاجه كلُّ فرد من أفراد فريقك، فتستطيع بالتالي تزويد الشخص المناسب بالتدريب الذي يتناسب مع تطوير أداءه، ممّا يوفر عليك الوقت والمال والموارد.
باتّباع هذا النّهج المُفصّل سيشعر موظفوك بأنّهم أكثر تنظيماً، وسيصبحون قادرين على ربط ما يتعلمونه بأهدافهم الشخصية. ممّا يعزّز لديهم الروح المعنوية والسعادة.
تحديد احتياجات التطوير:
ستساعدك الخطوات الست التالية والمُقتبسة من الجمعية الأمريكية لتحليل الاحتياجات الاستراتيجية للتدريب والتطوير، على فهم احتياجات موظفيك بشكل أفضل:
- إعادة النظر في "التوصيف الوظيفي" لأعضاء فريق العمل.
- الاجتماع معهم.
- مراقبتهم أثناء العمل.
- تجميع بيانات إضافية عنهم.
- تحضير البيانات وتحليلها.
- تحديد خطوات العمل.
الخطوة الأولى: إعادة النظر في "التوصيف الوظيفي" لأعضاء فريق العمل
فكّر بالعمل الذي ينبغي على فريقك القيام به، هذا ما يُعرف بالتوصيف الوظيفي الخاص بهم. ثمّ حدد المهارات التي قد يحتاجونها للقيام بالأشياء على أكمل وجه.
الخطوة الثانية: الاجتماع مع أعضاء الفريق
خطوتك التالية هي الاجتماع مع أعضاء فريقك فرداً فرداً، فهدفك هو إجراء حوار مفتوح معهم حول نوع التدريب والتطوير الذي يحتاجونه ليعملوا بفعالية ويطوّروا مجرى حياتهم.
قد لا يشعر أعضاء فريقك أنّهم بحاجةٍ إلى أيّ تدريبٍ على الإطلاق، لذا فمن المهم أن تكون واضحاً للغاية في نقاشك معهم. استخدم ذكاءك العاطفي والأسئلة التقنية الوجيهة والإنصات الفعّال للتواصل معهم بإحساس واحترام.
اطرح عليهم الأسئلة التالية لكي تفهم احتياجاتهم التدريبية بشكلٍ أفضل:
- ماهي التحدّيات التي تواجهها يومياً؟
- ماهو أكثر شيء محبط في وظيفتك؟
- ماهو الشيء الذي تتمنى أن تعرف عنه أكثر حول وظيفتك أو مؤسستك؟
- ماهي المهارات أو التدريبات الإضافية التي قد تساعدك على العمل بإنتاجية أو بفاعلية أكبر؟
ثمّ تكلّم معهم عمّا يودون الحصول عليه من تدريبات إضافية، واطلب منهم تخيل النتائج التي يتطلعون إلى تحقيقها. وكيف يبدو المستقبل بالنسبة لهم؟
اكتشف أيضاً المزيد عن أهدافهم الشخصية، وفكّر فيما إذا كانت تتماشى مع تطلُّعات الشركة. فإنّ التدريب والتطوير سيساعدانهم بشكل مثالي في هذا المجال.
اقرأ أيضاً: ملخص كتاب كيف تدير التدريب
الخطوة الثالثة: تابع أعضاء الفريق أثناء العمل
تابع جودة أعمال أعضاء الفريق في المهام الرئيسية، انظر إن كان باستطاعتهم مثلاً إنجازها بشكل أسرع؟ أم أنّهم يُماطلون؟ فهذه مؤشراتٌ على أنّهم غير واثقين بقدراتهم، أو أنّهم لم يتدرّبوا بشكلٍ كافٍ على المهارات الأساسية.
حاول أن تكون صريحاً وعادلاً أثناء قيامك بهذا الأمر، فإن علِمَ أعضاء فريقك بأنّك تتابعهم، فقد يتصرفون بشكلٍ مختلف، لكن إن اكتشفوا بأنّك تراقبهم خلسةً، فقد يفقدهم ذلك ثقتهم بك. لذا كُن حساساً معهم واطرح عليهم أسئلة مكشوفة، واشرح لهم الإجراءات الخاصة بك وفي الوقت المناسب.
اقرأ أيضاً: 8 صفات يجب أن تتوافر في كل فريق عمل ناجح
الخطوة الرابعة: تجميع بيانات إضافية عنهم
إن اتبعت نهج تجميع البيانات بطريقة صحيحة عن شخص تريد تقويمه، فسيكون هناك الكثير لتتعلّمه من الأشخاص الذين يعملون بالقرب منه.
قد يتضمّن هؤلاء الأشخاص العملاء الداخليون أو العملاء الخارجيون أو المدراء القُدامى أو حتى زملاء العمل وأقران العمل.
أثناء قيامك بجمع المعلومات من هذه المصادر السابقة، تذكّر ما يلي:
- ألّا تقلّل من كرامة أي شخص، وأن تحترم سياق الكلام. فعلى سبيل المثال: قد يكون التحدث بكلِّ صراحة مع زملاء العمل مقبولاً في بعض المجتمعات. لكن في مجتمعات أخرى، عليك أن تفعله بلباقة شديدة وذلك إن كان القيام به مُمكناً أساساً.
- تجنّب التعميم غير المُركّز، واطلب من الأشخاص أن يدعموا آرائهم بأمثلةٍ محددة وواضحة.
تستطيع كذلك استخدام معلومات نتائج التقويمات السابقة أو الاستفادة من ردود أفعال الأشخاص في الاجتماعات السابقة.
الخطوة الخامسة: تحضير البيانات وتحليلها
أمعن النظر الآن في المعلومات التي جمعتها بالخطوات الأربع الأولى. ماهي التوجُّهات التي تراها؟ ماهي المهارات التي صرّح أعضاء فريقك بحاجتهم إليها؟ هل هناك أيُّ ثغراتٍ فيها؟
هدفك هُنا هو أن تجمع المعلومات الأكثر ترابُطاً، ممّا يمكّنُك من وضع خطّة تدريبية لكلِّ عضوٍ من أعضاء الفريق.
الخطوة السادسة: تحديد خطوات العمل
يجب أن يكون لديك الآن فكرة واضحة حول التطوير والتدريب الذي يحتاجه كلُّ شخص لديك في الفريق. خطوتك التالية والأخيرة هي أن تقرر ما ستقوم به لتجعل ذلك يحدث بالفعل. حيث أنّه يوجد العديد من خيارات التطوير والتدريب لتأخذها بعين الاعتبار:
- التدريب على العمل: يحدث ذلك عندما يتبع أعضاء الفريق زملاءهم الأكثر خبرة ليتعلّمو مهارات جديدة. إنّ إقامة هذا النوع من التدريب سهلٌ وفعّال من حيث التكلفة.
- التدريب من قِبل المدير: وهذا الأمر شبيهٌ بالصف المدرسي، حيث يقوم خبير أو خبير استشاري أو مدرّب بتدريب مجموعة من الأفراد.
- التدريب والتعلُّم عبر الانترنت: وقد يكون ذلك مريحاً وعديم التكلفة لكلِّ شخصٍ بمفرده.
- التدريب المتبادل: يتم من خلاله تدريب أعضاء الفريق على كيفية تنفيذ مهام زملائهم. ويساعدك هذا النوع من التدريب على إنشاء فريق عمل مرن، ويرفع معنوياتهم ويجعلهم راضين عن العمل.
- التدريب الفعّال: يتضمّن هذا التدريب الألعاب والمجموعات والتمارين العملية. وهذا النوع من التدريب غالباً ما يكون فعّالاً، لأنّه يدفع الأشخاص إلى الاشتراك والارتباط ببعضهم البعض.
- تقديم التدريب والنصائح: هذان الأمران فعّالَان في المساعدة على تطوير أعضاء فريقك باحترافية وتعلم مهارات جديدة.
اقرأ أيضاً: التدريب (مفهوم - حاجة - اهمية)
تأكّد من أخذ أساليب التعلم الشخصية لكل فرد بعين الاعتبار قبل أن تلجأ إلى أيٍّ من برامج التعلم السابقة، فكلُّ شخصٍ يتعلم بشكل مختلف. حيث أنّ تدريبك سيكون أكثر فاعلية إذا ما كان وفقاً لأفضل أسلوب تعلُّم بالنسبة لكل شخص. وإنّ تحليل الفوائد والتكاليف قد يكون مساعداً أيضاً، خاصةً إن كان التدريب الذي ستتخذه مُكلفاً.
ساعد أعضاء فريقك أيضاً ليحصلوا على أفضل شكل مُمكن من التدريب الخاص. وشجّعهم على الالتزام بالوقت ووضع الملاحظات حول ما تعلّموه والتواصل مع مُدربهم. فقد يساعدهم ذلك أيضاً في القيام بنوعٍ من "مراجعة ما بعد العمل" لمراقبة سير عملية التدريب.