جدول المهام

هناك الكثير من أدوات الجدولة الزمنية من تقنيات ومن ورقيات ومن برامج كومبيوتر، ومن أبسطها "جدول المهام" فما هو هذا الجدول وكيف يتم استخدامه.

وهو عبارة عن جدول بسيط كما هو مُبيّن في الجدول التالي، حيث أنه يتألف من عدة أعمدة، لكل منها اسم، ويُعَدُّ هذا الجدول من أقدم الجداول المُستَخدَمة في إدارة الوقت وأكثرها بساطة، ويتم استخدامه كالآتي:

***

• نستطيع توزيع الأنشطة على عدة مجالات رئيسية تتبع لها مثل: نشاطات خاصة بالمنزل، بالعمل، بالأهل، بالأولاد، ويمكن أن نُفَصِّل أكثر في مجالات العمل.. كإدارة، مبيعات، أعمال ورقية. (نكتب المجالات الرئيسية في أعلى الجدول).
• نبدأ بكتابة الأنشطة التي علينا القيام بها، وذلك في العمود المناسب لها، مثل عمود الأولاد: شراء ملابس، زيارة طبيب، تسجيل في المدرسة، رحلة في الهواء الطلق، وهكذا..

يُصبح شكل الجدول مُشابه للتالي:

***

وهو يضم كل الأنشطة التي علينا القيام بها، ويكون على ورقة واحدة وعادة ما تكون معنا في كل أوقاتنا، حيث أنّه تكفي نظرة واحدة على الجدول لمعرفة كل الأنشطة المُعلَّقَة، وكلّما نقوم بإنهاء نشاط منها نقوم بشطبه، وكلّما ظهر نشاط جديد نكتبه على جدول المهام، وهكذا.. حتى يمتلئ الجدول بمهام مُنجَزَة (وبالتالي مَشطُوب عليها) ممّا يضطرنا لتغيير الورقة كل فترة.

يُوفِّرُ هذا الجدول الوقت ويرفع الإنتاجية ويساعدك على تَذكُّر النشاطات المُترتِّبة عليك، ولكنّه في نفس الوقت يُوجِدُ الوهم بالإنتاجية، ولا يساعد بالضرورة على تحقيق الأهم، وقد يصبح غاية في حد ذاته، ولكن مع ذلك ننصح به كحد أدنى من التنظيم، ولكن التنظيم الأفضل يأتي مع الأهم قبل المُهم، وربط النشاط بالزمن اللازم له وبالتخطيط بشكل أسبوعي. إن براين تريسي (Tracy) أحد أكبر المختصين في التخطيط التسويقي الإنتاجي وأحد ملاك شركة نايتينجيل أند كونانت (Nightingale-Conant) يقول أنّ مجرد كتابة القائمة الأسبوعية لتنفيذ بعض الأشياء يزيد من الإنجاز إلى حد 30%، تصوّر فقط قائمة تأخذ منك 15 دقيقة تزيد 30% من إنجازاتك!

إن الذي نقترحه بالحد الأدنى أن تقوم مساء كل خميس بكتابة نشاطات الأسبوع، على أن تستقي مجموعة النشاطات من خطتك السنوية.