تعدد المهام هو هدر للإنتاجية: إليك كيفية منع موظفيك من القيام به
إنَّ التحقق من قائمة مهامك ومن ثم شطب المهام التي كانت مترتبة عليك يمنحك شعوراً عظيماً بالإنجاز؛ لذا من الهام بالنسبة إليك أن تنجز أكبر عدد ممكن من المهام في يومٍ واحد، وأن تُجري مكالمة لتسويق المبيعات، وتكتب طلباً أو رسالة بريد إلكتروني إلى عميل جديد؛ لكِّن ذلك في الوقت نفسه، هو مثال عن تعدُّد المهام.
إنَّ هذا النوع من المهام المتعددة قد يمنحك شعوراً زائفاً بالإنتاجية؛ إذ وجدت دراسة أجرتها مجلة "وقائع الأكاديمية الوطنية للعلوم" Proceedings of the National Academy of Sciences (PNAS) في شهر تموز/ يوليو في عام 2009، تحت عنوان "التحكم الإدراكي لدى ممارسي تعدد المهام" عن طريق الوسائط الإعلامية (Cognitive Control In Media Multitaskers) أنَّ أولئك الذين يقومون بمهام متعددة في الوسائط في كثير من الأحيان، لديهم قدرة منخفضة على التنقل من مهمة إلى أخرى.
في أغلب الأحيان، يقوم الموظفون بمهام متعددة؛ إذ إنَّ هؤلاء الذين يقولون: "يمكنني أن أفعل كل شيء" هم أكثر مَن ينجذب إليهم أرباب العمل، ولكن هل يُلحق هؤلاء الأشخاص الذين ينجزون مهام أكثر من اللازم عن غير قصد الضرر بأنفسهم وبشركاتهم؟
هل تعدد المهام يؤذي موظفيك؟
بصفتك قائداً، أنت فخور بعبء العمل الكبير الذي يمكن لفريقك أن يعالجه في فترة زمنية قصيرة، ولكنَّ مخاطر تعدُّد المهام قد تفوق الانتعاش السريع؛ ففي دراسة أجرتها "جمعية علم النفس الأمريكية" (American Psychological Association) في شهر آذار/ مارس في عام 2006، بعنوان "تعدد المهام: تكاليف التحول" (Multitasking: Switching Costs)، وجد الباحثون أنَّ أولئك الذين يقومون بمهام متعددة لديهم انخفاض بنسبة 40% في الإنتاجية؛ وهذا يعني أنَّه في الوقت الذي يبذل به الموظفون قصارى جهدهم لإكمال أكثر من مهمة في وقت واحد، من أجل أن يحرزوا تقدُّماً، فإنَّ جهودهم تؤدي في الواقع إلى نتائج عكسية.
وإلى جانب انخفاض إنتاجية الموظفين، قد ترغب المؤسسات في الحذر من الأضرار المالية المترتبة على تعدُّد المهام؛ ففي دراسة أجراها موقع "ريالايزيشن" (Realization)، بعنوان "آثار تعدد المهام في المنظمات" (The Effects Of Multitasking On Organizations)، وجد الباحثون أنَّ الشركات تفقد 450 مليار دولار سنوياً بسبب فقدان الإنتاجية في المهام المتعددة؛ وهذه النسبة المرتفعة جداً هي وحدها سبب كافٍ لدفع أرباب العمل إلى النظر في مساعدة الموظفين على التقليل من تعدد المهام.
شاهد بالفيديو: كيف تُنجز مهامك في أقصر مدة ممكنة؟
التقليل من تعدد المهام:
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الموظفين يقومون بمهام متعددة؛ إذ إنَّ القدرة المستمرة على الدخول إلى رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، ووسائل التواصل الاجتماعي، وتنبيهات التقويم من شأنها أن تجعل من تقليل تعدد المهام أمراً بالغاً في الصعوبة. ولكن من أجل موظفيك وشركتك، الأمر يستحق تخصيص بعض الوقت للتحكم بمستوى تعدُّد المهام، وهناك عدد من الأشياء التي يمكن لأرباب العمل القيام بها لتقليل القيام بتعدد المهام:
1. التقيد بالجداول الزمنية:
قد يواجه الموظفون الذين لديهم العديد من المشاريع والعملاء الذين يجب أن يتعاملوا معهم في وقت واحد، صعوبةً في تنظيم الأولويات؛ فهذا يضعهم أمام خيارات متشعبة، ومعرفة أنَّهم يحتاجون إلى التفكير في كل خيار هو أمرٌ مربك؛ لذلك، ينتهي بهم الأمر باللجوء إلى القيام بمهام متعددة في نهاية المطاف؛ وذلك عن طريق الضغط على أنفسهم لاتخاذ جميع الخيارات في وقتٍ واحد، ويؤدي القيام بمهام متعددة بدوره إلى تقليل الإنتاجية الإجمالية ومعدلات الجودة لكل مشروع.
اعقد اجتماعاتٍ فردية مع الموظفين لتحديد توقعات الهدف، وبعد تحديد المواعيد النهائية للتسليم، اسألهم ما إذا كانوا يشعرون بأنَّ هذا جدول زمني منطقي، وضَع فواصل زمنية في جدول العمل من أجل العقبات غير المتوقعة، وحلولاً بديلة لمنع الحاجة إلى القيام بمهام متعددة. ومن ثمَّ سيتمكن الموظفون الذين يمكنهم رؤية المواعيد النهائية بوضوح في المستقبل من جدولة وقتهم بشكل أفضل؛ وهذا بدوره يمنع تراكم المهام المتعددة عليهم.
2. إنشاء خرائط للطريق:
يمكن أن يكون تعدُّد المهام في بعض الأحيان علامة على عدم التنظيم، ومن ثمَّ يجد الموظفون صعوبةً في التنقل بين مهامهم المتعددة، وينتهي بهم الأمر إلى إضاعة الوقت في التنقل من مهمة إلى أخرى؛ وهذا يخلق شعوراً زائفاً بالإنتاجية؛ وذلك لأنَّه حين يبدؤون أكثر من مهمة في وقتٍ واحد، فإنَّ معظمها لا يُكمَل بنجاح.
قدِّم قوائم مهام منظَّمة للموظفين لإنشاء نظام فعال يُطبَّق على مدار الأسبوع، ومن الهام توخِّي الحذر من أن تتحول إلى مدير يمارس الإدارة التفصيلية؛ لذا ابدأ بتقديم وصف مختصر لما يتعين إنجازه بحلول نهاية الأسبوع. ويمكن للموظفين اتباع برنامج المهام هذا بوصفه دليلاً إرشادياً لهم، ولكن يمكنهم الاستمرار في العمل على كل مهمة عندما يكونون أكثر إنتاجية.
3. تشجيع أخذ استراحة:
إنَّ أعضاء فريقك المتميزين يفكرون طوال يوم العمل في أنَّه لا يجب عليهم التوقف عن العمل، ويشعر العديد منهم بأنَّهم غير منتجين، أو أنَّهم موظفون سيئون إذا أخذوا قسطاً من الراحة.
فأخْذُ الراحة من العمل بضع مرات في اليوم وحتى ترك هاتفك جانباً، يمكن أن يعزز الإنتاجية والإبداع خلال بقية اليوم؛ لذا أَعلِم فريقك بالأهمية التي تُوليها لأخذ الراحة من العمل قليلاً وإمكانية ذلك؛ من خلال تحديد مقدار معين من الوقت لفترات الراحة من كل يوم؛ إذ إنَّ تخصيص هذا الوقت سيشجِّع فريقك على قضائه في استعادة طاقته.