تحديد الأولويات: أفضل استثمار للجهد والوقت

إنّ عملية تحديد الأولويات هي المهارة الأساسية التي تحتاجها لاستثمار وقتك وجهدك على أكمل وجه، ولتضيف إلى حياتك الهدوء والمجال الكافيَين لتتمكن من تركيز طاقتك وانتباهك على الأشياء الهامة فعلاً.

إنّ تحديد الأولويات أمر هام للغاية خاصة عندما يكون الوقت ضيقاً والآمال غير محدودة، فيساعدك على تحديد إذا ما كنت تنفق وقتك بحكمة بالغة، محرراً نفسك وفريق عملك من المهام القليلة الأهمية والتي قد تنتبهون إليها لاحقاً أو تتركونها.

من خلال تحديدك للأولويات بشكل جيد وإدارتك الحكيمة للمهام، سيكون بإمكانك التخلص من الفوضى والحد من التوتر وتحقيق النجاح. ومن دونها قد تتعثّر وتغرق في الأحلام المُتضاربة.

تحديد الأولويات ببساطة:

قد يعتمد أبسط مستوى لتحديد الأولويات على ضيق الوقت وربحية المهام التي قد تواجهك أو فوائدها، أو على الضغط الذي قد تتعرض له لإتمام أعمالك، فعلى سبيل المثال:

• قد يكون تحديد الأولويات اعتماداً على قيمة المشروع أو مقدار ربحه هو الأكثر استخداماً ومنطقية لتحديد الأولويات، فهو غالباً ما يعطي نتائج فعالة، سواء كان هذا الاعتماد مبنياً على تحديد شخصي أو تقييم مالي متطور.
• ضيق الوقت هام للغاية، حيث أنّه قد يعتمد عليك الآخرون في إتمام مهمّة ما، وخاصة إن كانت هذه المهمّة تتعلق بمشروع هام. حيث أنّه في هذه الحالة قد يقودك القليل من مجهودك الخاص إلى أبعد مما تتخيل.
• إنّ من يقاوم ضغوطات مديره لإتمام مهمّة ما، هو إمّا أن يكون شخص شجاع أو غبي، خاصة إذا ما كانت هذه الضغوطات معقولة ومشروعة.

أدوات تحديد الأولويات:

على الرغم من أنّ هذه المقاربات البسيطة تناسب العديد من الحالات، لكن هناك عدد كبير من الحالات الخاصة والتي تحتاج منك أدوات أخرى لتحديد الأولويات وإدارة الوقت لكي تكون فعالاً بشكل حقيقي. ومن هذه الحالات:

1- تحليل المقارنات الثنائية:

وهي الأداة الأكثر فاعلية، حيث تكون معايير الحكم على المهمّة غامضة وغير موضوعية أو غير متناسقة، فيساعدك تحليل المقارنات على تحديد الخيارات بحسب الأولوية، حيث يطلب منك مقارنة كل بند في القائمة بالبنود الأخرى وبشكل فردي.

وباتخاذ القرار المناسب لكل حالة، ستعرف أي من الخيارين هو الأكثر أهمية، وتستطيع دمج الخيارات لتحصل على قائمة بالأولويات.

2- تحليل مصفوفة القرارات:

يساعدك هذا التحليل على ترتيب قائمة المهام بحسب الأولوية، حيث أنّك تحتاج أخذ الكثير من العوامل المختلفة بعين الاعتبار.

3- مصفوفة أولويات العمل:

هذه التقنية السريعة والبسيطة في الرسم البياني تتطلب منك رسم قيمة المهمة بدلالة الجهد الذي تحتاجه منك.

تستطيع من خلالها تحديد المكاسب السريعة التي تعطيك أفضل النتائج وفي أقصر وقت ممكن، وتجنُّبك بذلك الجهد الذي يهدر وقتك ويعطيك نتائج قليلة. وهذا نهج مبتكر للحصول على أعلى كفاءة في اتخاذ قرارات تحديد الأولويات.

إليك مقالة مصفوفة أولويات العمل لتكتشف المزيد.

4- مبدأ آيزنهاور للهام والمستعجل:

بشكل مشابه لمصفوفة أولويات العمل، يتطلب منك هذا المبدأ أن تفكر فيما إذا كانت المهام عاجلة أو هامّة.

في حقيقة الأمر، كثيراً ما تكون المهام التي تبدو مستعجلة غير مهمّة، وغالباً ما تكون الأعمال التي هي هامّة بالفعل غير مُستعجلة. لذا تساعدك هذه المقاربة على قطع الطريق على هذه الأشياء.

اقرأ المزيد: مبدأ آيزنهاور للهام والمستعجل

5- مصفوفة آنسوف ومصفوفات واطس:

تعطيك هذه المصفوفات قواعد سريعة وبديهية لتحديد الأولويات من خلال الفرص المتاحة لديك. وتساعدك مصفوفة "آنسوف" على تقييم وتحديد أولويات الفرص المتاحة من حيث الخطر. كما وتقوم مصفوفة واطسن بالعمل نفسه، فهي تساعدك على تحديد أولويات الفرص المتاحة بالاعتماد على متطلبات السوق وإمكانية الاستفادة منها.

6- تحليل باريتو:

إن كنت تواجه موجة من المشكلات التي تحتاج الحل، فإنّ تحليل باريتو يساعدك على تحديد أهم التغييرات التي عليك القيام بها.

وأول شيء يطلبه منك هذا التحليل هو جمع الأنواع المختلفة للمشكلة التي تواجهها، ومن ثمّ جمع عدد الحالات لكل نوع. وتستطيع تركيز جهودك لحل المشكلة من خلال تحديد أولويات أنواعها الأكثر شيوعاً. مما يوفر عليك الوقت الذي تحتاجه لحل المجموعة التالية من المشكلات، وهكذا...

7- تقنية "بوردا كونت" المُعدّلة:

وهي تقنية ترتّب المسائل والمشاريع في مجموعة وبحسب الأولوية، من خلال إعطاء كل مسألة الأهمية التي تستحقها، وذلك بترتيبها حسب أولويتها. وهذا الشيء مفيد للغاية خاصة إن كان الإجماع عليه أمراً مُهماً، أو إن كان هنالك قرارات حاسمة بحاجة للاتخاذ من قبل مجموعة ما.

يتم استخدام هذه الأداة عن طريق طرح كل مجموعة لمسائلها ذات الأولوية، ومن ثمّ تصنيفها وفق مقياس معين من (1) إلى (10). وعلامة كل مسألة تضاف لاحقاً، ثمّ يتم ترتيبها حسب الأولوية ووفقاً للعلامات. والإنصاف العادل لهذه المقاربة يجعلها مفيدة للغاية خاصة إن كان تحديد الأولويات مبنياً على معايير غير موضوعية، حيث أنّ قرار تحديد الأولويات هذا يحتاج دعماً والتزاماً من الجميع.

المصدر: Prioritization