الهيكل التنظيمي: المفهوم والأهمية والأهداف والأنواع
نسمع دائماً عن مصطلح الهيكل التنظيمي لأيَّة مؤسسة أو شركة أو حزب، وغالباً ما تغفل الشركات الصغرى في مراحل تأسيسها أهمية هذا المفهوم لجهلها بأهميته، فإذا ما كانت الشركة شجرة كان هيكلها التنظيمي هو الجذع والأغصان والجذور التي تقسم مهامها إلى مجموعات محددة متكاملة في العمل بين بعضها بعضاً، وإذا ما كانت الشركة إنساناً فإنَّ هيكلها التنظيمي هو الهيكل العظمي الذي يرتكز عليه الجسم ويشد عوده، فهل لنا أن نتخيَّل شجرة بغير جذع وجذور أو إنساناً بغير هيكل عظمي؟
هذا هو حال شركتك إذا ما أهملت إنشاء هيكلها التنظيمي، وفي هذا المقال سنعرفك بمفهوم الهيكل التنظيمي تعريفاً مفصلاً وسنوضح لك أهميته وأهدافه، وسوف نعرفك إلى أنواعه لتكون على دراية واسعة به عند اتخاذ قرار إنشاء الهيكل التنظيمي الخاص بشركتك، فتفضل بالقراءة.
مفهوم الهيكل التنظيمي:
تم وضع تعريفات عدة لمفهوم الهيكل التنظيمي، وجميع هذه التعريفات تصب في نقطة واحدة وتتكامل في توضيح هذا المفهوم، فالهيكل التنظيمي أقرب إلى أن يكون الهيكل العظمي للشركة أو المنظمة الذي تستند إليه ويكون أساساً تتفرع منه أقسامها، فهو الذي يبين الوحدات التنظيمية والأقسام التي تتكون منها، ويرتبها في بنية هرمية مترابطة مع بعضها بعضاً لاستكمال المهام المطلوبة، ويكون لبعض أجزائها سلطة على أجزاء أخرى تعطيها الأوامر والتعليمات وتملي عليها العلاقات التي من المفترض إنشاؤها.
إنَّ أهمية هذا الدور الذي يقوم به الهيكل التنظيمي اقتضى من المتخصصين في الإدارة وضع تعريف مفصل له من أجل توضيحه على أكمل وجه، ومن جملة تعريفات مفهوم الهيكل التنظيمي نذكر ما يأتي:
1. التعريف اللغوي:
إنَّ "الهيكل" في اللغة هو البناء المشرف، و"الهيكل التنظيمي" كما ورد تعريفه في قاموس المعجم الوسيط هو رسم يوضح ويبين المسؤوليات والمهام لكل جزء من أجزاء الشركة وكيفية اتصالها مع بعضها.
2. من التعريفات الاصطلاحية لمفهوم الهيكل التنظيمي:
نذكر منها تعريف "ماكس ويبر" (Max Weber) بأنَّه مجموعة من اللوائح البيروقراطية والقواعد التي تمنح الأفراد الحق في إعطاء أوامر لأفراد آخرين من أجل فعل الصواب وتحقيق الكفاءة.
3. محمود سلمان العميان:
لقد عرف مفهوم الهيكل التنظيمي على أنَّه آلة رسمية تحدد خطوط السلطة وعمليات التواصل بين المرؤوسين والرؤساء من أجل إدارة المنظمة.
4. قاموس أوكسفورد:
لقد تم تعريف مفهوم الهيكل التنظيمي على أنَّه جسم منظم مكون من أجزاء متراكبة وعناصر معتمدة على بعضها بعضاً ومرتبطة بعلاقات تفاعلية أو تبادلية.
بناء على ما سبق وعلى التعريفات المذكورة لمفهوم الهيكل التنظيمي، نجد أنَّه يعني بناءً يوصِّف الإدارات وأجزاءها الفرعية، ويقسمها إلى مستويات إدارية هرمية في إطار ملائم لعمليات التشغيل وتوقعات الأداء وتنسيق النشاطات وتطبيق رقابة عليها؛ من أجل اتخاذ قرارات سليمة من قِبل الإدارات.
الهيكل التنظيمي هو تخطيط يحدد بناء المؤسسة وتنظيم أقسامها وفرق عملها وأسلوب ترابط عناصرها مع بعضها بعضاً، وعن طريق الهيكل التنظيمي يمكن تنظيم العلاقات بين أفراد الشركة وضبط السلطة فيها وتحديد المهام المطلوبة من كل فرد فيها، وتنسيق المهام بين بعضها بعضاً؛ من أجل تحقيق المهمة النهائية.
يساعد الهيكل التنظيمي المؤسسات على التوسع والنمو، ويجعل تركيزها منصباً على تحقيق أهدافها الرئيسة، وتنظيم الأدوار والمسؤوليات فيها منذ الخطوة الأولى بين أعضاء الفريق من أجل تنظيم التواصل بينهم وتشارك الأفكار والمقترحات، وهذا يساهم في ارتفاع معدل نمو الشركة.
شاهد بالفديو: أهم مهارات مدير الموارد البشريّة
أهمية الهيكل التنظيمي:
توجد عدة نقاط التي تُظهر أهمية الهيكل التنظيمي، ومن أهم هذه النقاط نذكر:
- بيان وتوضيح المستويات الإدارية واختصاصاتها ومسؤولياتها وتحديد مؤشرات أدائها وقياسها وتحسينها.
- تحديد العلاقات بين المستويات وترتيبها ومنح المسؤولين الصلاحيات المطلوبة لإتمام العمل.
- بيان الأقسام والدوائر والتسميات والإدارات وتفصيلها، وتوضيح العلاقة بين العمليات الوظيفية وتدرُّجها.
- مساعدة كيان الشركة أو المنظمة على تحقيق الأهداف التي وُجدت من أجلها.
- توضيح مراكز المسؤولية وتحديد مهام التكلفة فيها، وإجراء محاسبة على أداء التكاليف الإدارية منها أو الميدانية على شكل تقارير.
- تقليل النزاعات بين الأفراد على مراكز السلطة والاختصاصات.
- تسهيل ترقيات الموظفين وتوضيحها في الهرم الوظيفي.
- إدارة الأجور والرواتب بشكل عادل بين الموظفين.
- توفير أسس سليمة للتخطيط الفعال الذي يوصل إلى الأهداف المرجوة ويساعد على تحقيقها.
- إشعار الموظفين بالانتماء والولاء للمنظمة، وهذايرفع من معنوياتهم ويشجعهم على الإبداع.
أهداف الهيكل التنظيمي:
يتم إنشاء الهيكل التنظيمي من أجل بلوغ غايات إدارية إنتاجية معينة، ومن أهم أهداف الهيكل التنظيمي نذكر:
- تحقيق التكامل بين الأقسام والمستويات، وإنشاء علاقات قائمة على التعاون بين الأفراد؛ وذلك لأنَّشخصاً وحده لا يستطيع أداء جميع المهام.
- تحديد مسؤوليات كل منصب وظيفي، وهذايضمن سلامة العلاقات التنظيمية وسلامة العلاقات بين الأفراد، ويعرِّف الموظفين إلى حقوقهم وواجباتهم.
- تحقيق التضافر بين جهود الأفراد، وتوظيف طاقاتهم وتحقيق أقصى استفادة منها.
- توضيح الصلاحيات التي يتمتع بها كل قسم وكل إدارة.
- تقليل الصراعات التي تعدُّ هدامة للتنظيم، والفصل بين الوحدات الاستشارية والعمليات التنفيذية.
أنواع الهيكل التنظيمي:
يؤدي نوع المنظمة وكيفية عملها دوراً في تحديد نوع الهيكل التنظيمي المناسب لها، وتوجد سبعة أنواع للهياكل التنظيمية لكل منها مزاياه وعيوبه، فما هي أنواع الهيكل التنظيمي؟
1. الهيكل الوظيفي:
الهيكل الوظيفي هو أول نوع من أنواع الهيكل التنظيمي، ويتصف بأنَّه يجمع الموظفين ضمن أقسام مختلفة حسب تخصصهم في العمل، ولكل قسم قائد خبير، كما يتسم الهيكل الوظيفي بمركزية القرارات، فيتواصل مديرو كل قسم مع الإدارة العليا، بينما يبقى الموظفون في المستوى الأدنى غير مطلعين على ما يحدث خارج أقسامهم.
2. الهيكل القطاعي:
نوع آخر من أنواع الهيكل التنظيمي غالباً ما تستخدمه الشركات الكبرى التي تعمل في مناطق جغرافية واسعة؛ وذلك لأنَّه يتم فيه تقسيم المنظمة إلى قطاعات جغرافية أو خدمية أو حسب المنتجات، ويكون لكل قطاع قيادته التنفيذية وموارده وإدارته الخاصة، ومن ميزاته أنَّه يسمح للأقسام بالعمل باستقلالية والتركيز على قطاعاتهم، أما عيوبه فأبرزها اللامركزية في القرار.
3. الهيكل المصفوفي:
في هذا النوع من أنواع الهيكل التنظيمي يقدم الموظفون تقاريرهم لأكثر من مدير في الوقت ذاته، وهذا يخلق تفاعلاً على مستوى المنظمة ككل يسرع من إنجاز المشاريع، ويُستخدم هذا النمط من قِبل المنظمات متعددة الجنسيات، ومن ميزاته مرونة بيئة العمل، ولكنَّ عيبه يكمن في صعوبة تتبع الميزانيات.
4. هيكل الفريق:
في هذا النوع من أنواع الهيكل التنظيمي يتم تجميع الموظفين بناء على مهاراتهم في فريق عمل يتعاون أعضاؤه لتحقيق هدف مشترك، ويتسم هذا النوع بالمرونة وقدرة أعضاء الفريق على التنقل إلى فريق آخر وفق ما تقتضيه الحاجة، ولكل فريق صلاحيات كاملة في اتخاذ القرارات وحل المشكلات دون اللجوء إلى أطراف خارجية، ويعزز التعاون بين الموظفين ويزيد المرونة في اتخاذ القرارات، ويعاب عليه تناقص اتساق المنظمات ورفع احتمالات الخلاف بين الموظفين.
5. هيكل شبكة العلاقات:
في هذا النوع من أنواع الهيكل التنظيمي سيركز المديرون على تنسيق العلاقات مع الكيانات الداخلية والخارجية لعرض خدماتهم ومنتجاتهم، وهذا النوع يركز على العلاقات المفتوحة أكثر من التسلسل الهرمي، ومن ميزات هذا النوع إضفاء المرونة والرشاقة على المنظمة وخفض التكاليف، أما عيوبه فهي الارتباك بشأن الوصف الوظيفي لبعض الوظائف والتعقيد في الإدارة.
6. الهيكل الهرمي:
في هذا النوع يُعيَّن مشرف لكل مجموعة من الموظفين، وهو أكثر أنواع الهيكل التنظيمي شيوعاً؛ إذ تتم عملية التجميع للموظفين حسب المهمة أو حسب الوظيفة أو الموقع الجغرافي أو أنواع المنتجات والخدمات المقدَّمة، ويسمى هرمياً نظراً لوجود مستويات سلطة مرتبة من أعلى إلى أسفل، مثل مدير الإدارة بوصفه سلطة عليا والموظفين بوصفهم سلطة أدنى.
من ميزات هذا النوع وضوح مستويات السلطة، وإفساح المجال أمام التطور الوظيفي والترقيات للموظفين، وتعزيز الولاء داخل القسم وروح التعاون، أما عيوبه فتكمن في الروتين والبيروقراطية وتقييد الإبداع والحد من التعاون على مستوى المنظمة.
شاهد بالفديو: مهام الموارد البشرية
7. الهيكل التنظيمي الأفقي:
في هذا النوع من أنواع الهيكل التنظيمي يُزال المستوى المتوسط للإدارة، وهذا يوجِدُ فاصلاً بين الموظفين على مستوى الإدارة العليا والإدارة المباشرة، ويحصل الموظفون في الهيكل التنظيمي الأفقي على سلطة في اتخاذ القرارات ومزيد من المسؤوليات دون الحاجة إلى مرجعية هرمية، وهذا يكون دافعاً لهم نحو الإنتاجية في كثير من الأحيان.
أيضاً هذا النوع من الهياكل التنظيمية متبع في الشركات الناشئة أو الصغيرة التي تمتلك عدداً قليلاً من الموظفين، أو التي تدير عدداً قليلاً من المشاريع، والهيكل المسطح هو تسمية رديفة للهيكل التنظيمي الأفقي.
من ميزات هذا النوع تعزيز العلاقات بين الموظفين والرؤساء وسهولة اتخاذ القرار وخفض تكاليف الميزانية، ومن عيوبه الحاجة إلى التخطيط المكثف لينجح، والحاجة إلى تخطيط طوارئ لحل الخلافات، والارتباك بشأن اتخاذ القرارات.
في الختام:
إنَّ الهيكل التنظيمي هو بمنزلة عمود فقري للمنظمة أو للشركة، أو لنقل بتعبير آخر إنَّه القالب الذي تأخذ المنظمة شكله، فيحدد أقسامها ومهام موظفيها والعلاقة بين مستوياتها، ويختلف الهيكل التنظيمي باختلاف نوع وحجم وهدف المنظمة، ويهدف إلى منحها الخصائص التي تساعدها على تحقيق أهدافها بأفضل شكل ممكن.