القدرة على إدارة التغيير في عملك
إذا كان هناك اقتباس يعبِّر عن عام 2021؛ فهو اقتباس للكاتب "ديباك تشوبرا" (Deepak Chopra) الذي يقول فيه: "الفوضى تسبق كل التغييرات العظيمة"، فبالنسبة إلى الكثيرين منَّا، كانت بداية عام 2020 مجرد بداية عام آخر، وبحلول شهر آذار (مارس) ونيسان (أبريل)، تغيَّر العالم الذي نعرفه، بسرعة كبيرة.
القدرة على إدارة التغيير في عملك:
نظراً لسرعة انتشار الجائحة، كان علينا التكيف بالسرعة نفسها، كالتغييرات التي طرأَت على الأعمال أو الأسوأ من ذلك، التي أدَّت إلى إغلاقها، وكان علينا أيضاً أن نعتاد على العمل عن بُعد وإجراء اجتماعات على منصة "زووم" (Zoom).
وعلى الرغم من هذه التحديات، إلا أنَّنا صمدنا، ونحن الآن في نهاية هذه المرحلة، وهذا يعني أن نستعد لعالم ما بعد جائحة كوفيد-19، فلا مفرَّ من التغيير؛ لذا يتعين على منظمتين من أصل ثلاث منظمات إجراء تغييرات أربع مرات كل خمس سنوات.
وهذا الأمر ليس مبالغاً فيه، ففي نهاية الأمر، يُعَدُّ إجراء التغييرات أمراً حيوياً للتكيف مع تغيرات السوق والوصول إلى عملاء جدد وحل المشكلات، ولا يمكننا أن ننسى أنَّ التغيير ساعد الشركات على النجاة من جائحة عالمية أدَّت إلى انهيار العالم.
ولكن في الوقت نفسه، تفشل 70% من محاولات التغيير، وهناك العديد من الأسباب، وغالباً ما يكون السبب الرئيس وراء ذلك هو الإدارة السيئة أو سوء التنفيذ أو حتى سوء الحظ، باختصار، لا يمكنك مقاومة التغيير، وبدلاً من ذلك، تحتاج إلى إدارته بحيث يمكن إجراؤه بشكل فعال وسريع، وإليك خمس طرائق لتحقيق هذا الهدف:
1. فهم عمليات وقوى التغيير:
كتب مستشار التسويق الداخلي "تيم ستوبييرسكي" (Tim Stobierski): "لا توجد مبادرتان متماثلتان للتغيير، ولكنَّ الغالبية العظمى من الناجحين يتبعون خطوات عملية لإدارة التغيير".
تحتوي جميع عمليات التغيير على نقطة بداية ونقطة نهاية بصرف النظر عن عملك، والفارق هو كيف ستنتقل فعلياً من نقطة البداية إلى نقطة النهاية، وعادةً ما تتضمن خطوات متعددة مجموعة في المراحل الثلاث الآتية:
- التحضير: يركز المدير المسؤول عن التغيير على إعداد كلٍّ من المنظمة وموظفيها، وغالباً ما يتضمن مساعدة الموظفين على فهم الحاجة إلى التغيير القادم وتحديد الرؤية والخطة لتحقيق ذلك.
- التنفيذ: يركز المدير المسؤول عن التغيير على تنفيذ التغييرات بطريقة تتوافق مع رؤية الشركة للمستقبل.
- المتابعة: يركز المدير المسؤول عن التغيير على ضمان استمرار التغيير بحيث يصبح جزءاً لا يتجزأ من الثقافة التنظيمية وممارساتها.
بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك أيضاً تحديد سبب ضرورة التغيير؛ حيث يوضح "ستوبييرسكي" قائلاً: "دون القيام بذلك، قد يكون من الصعب عليك صياغة خطة تعالج المخاوف الجذرية"، ويتيح لك هذا أيضاً الإجابة عن أسئلة مُلحَّة، مثل:
- ما هي الضغوطات التي تدفعك إلى التغيير؟
- هل هي ضغوطات داخلية مثل القيادة الجديدة؟
- هل هي ضغوطات خارجية، مثل تطوير تقنيات جديدة أو تحوُّل في صناعتك أو ظهور منافس جديد؟
فمن خلال فهمك للعوامل التي جعلت التغيير التنظيمي ضرورياً، ستكون أكثر استعداداً لمعالجة هذه العوامل".
2. تطوير خطة فعالة:
ألن يكون رائعاً إذا حدث التغيير بطريقة سهلة؟ بالطبع سيكون كذلك، ولكن للأسف، نحن لا نعيش في عالم خيالي، فمع أخذ ذلك في الحسبان، تحتاج إلى وضع خطة، كي تنفذها بفاعلية، وفي حين أنَّ هذا يختلف بين المؤسسات، لا يمكنك أن تخطئ إذا استخدمتَ الأساليب الآتية:
- الواقعية: تقول "دانا أوتو" (Dana Otto)، مديرة إدارة التغيير في شركة "زينديسك" (Zendesk): "أحد مبادئي الرئيسة هو أنَّ هدفي ليس جعل الناس يحبون التغيير؛ بل جعلهم يكرهونه بدرجة أقل، فعلى سبيل المثال: يمكنك التركيز على توضيح رؤيتك الشاملة للتغيير والتواصل بوضوح مع الآخرين".
- تحديد أصحاب المصلحة: تحديد من سيتأثر بالتغيير وصياغة خطة تتضمن احتياجاتهم وأولوياتهم.
- التواصل: يجب أن يكون الأشخاص الأكثر تأثيراً هم الأشخاص الأكثر استعداداً، فعلى سبيل المثال: يجب أن يتاح للمديرين إمكان الوصول إلى المعلومات أولاً حتى يتعلموا ويستعدوا بما يكفي لمساعدة الآخرين.
- جمع حلفاء لك: بعد أن يحصل أصحاب المصلحة على موافقة أعضاء الفريق الذين سيجعلون التغيير ممكناً، سيشجعون الآخرين أيضاً.
- توفير الموارد والدعم: تأكَّد أنَّ الناس على دراية بالتغيير والسبب المنطقي وراءه، وأنَّهم على استعداد للقيام بدورهم لإحداث التغيير.
- توقُّع العقبات: نادراً ما يحدث التغيير دون ظهور عوائق، ووفقاً لمجلة "فوربس" (Forbes): "ما هي أفضل طريقة لتجنب مقاومة التغيير؟ اسعَ إلى الكشف عن العقبات المحتملة قبل إجراء التغيير".
ويمكنك أيضاً استخدام نموذج "بورك ليتوين" (Burke-Litwin) للتغيير أو نموذج "تحليل التأثير" (Leavitt’s Diamond) أو مخططات "سايبوك" (SIPOC) للتخطيط للتغيير.
شاهد بالفديو: بالخطوات: كيف تكتب خطة عمل فعالة لشركتك؟
3. الشعور بأهمية هذا التغيير:
في عام 1995 نُشِرَ كتاب "قيادة التغيير" (Leading Change) للدكتور "جون كوتر" (John Kotter)، قدَّم في هذا الكتاب عملية تتكون من 8 خطوات لقيادة التغيير، والخطوة الأولى هي الشعور بأهمية هذا التغيير.
كتب الدكتور "كوتر": "إنَّ الشعور بأهمية الأمر هو أداة قوية لأي شخص يريد تحقيق النجاح في عالم مضطرب سيستمر في التغير بسرعة، ولكن لا تدع هذا يعميك عن حقيقة في غاية الأهمية؛ حيث يمكن للضوابط أن تدعم الرضا عن النفس في عصر يمكن أن يكون فيه ذلك غير موجود؛ وإذا تم التعامل مع الوضع بشكل مناسب - ونحن نعرف الاستراتيجيات والقواعد للتعامل مع الأزمة - فيمكنك تقديم فرصة لزيادة درجة الإلحاح اللازم، وهي فرصة لا يمكن تجاهلها".
ما الذي تستطيع القيام به؟ تأكَّد من مراعاة العقبات المحتملة؛ وفهم السيناريوهات حول كيفية حلها، ويمكنك أيضاً استكشاف الفرص التي قد تُستثمَر؛ أي أجرِ محادثات صادقة مع فريقك واطلب تغذية راجعة منهم ومن غيرهم، مثل العملاء.
4. تتبُّع نجاحك وفشلك:
تقول شركة "روبرت هاف" (Robert Half): قد يرغب المديرون الذين على رأس فريق إدارة التغيير في مكان العمل في البدء بجمع قائمة بنجاحات فريقهم ونكساتهم، وبالنسبة إلى النكسات، فإنَّ أهم الأشياء التي يجب توثيقها هي كيفية حل المشكلة والدرس المستفاد من التجربة؛ حيث يمكنك استخدام هذه المعلومات لتطوير دليل لمواجهة التحديات المماثلة بقوة عند ظهورها.
والنقطة الهامة هي أنَّه في جميع مراحل عملية التغيير، سترغب في تقييم ما يعمل لمصلحة فريقك، ولا تنسَ تقييم الأمور التي لا تنجح، وقد تحتاج أيضاً إلى تحديد الموظفين الذين يتأقلمون جيداً مع التغيير، وأولئك الذين لا يتكيفون.
من خلال التحليل المستمر للوضع في الوقت الحالي، يمكنك إجراء تعديلات للحفاظ على تقدُّم فريقك، ولتسهيل ذلك عليك وعلى فريقك، يمكنك استخدام أدوات مثل منصات كـ "واتفيكس" (Whatfix) أو "ذا تشينج كامبس" (The Change Compass) أو "فيما" (Viima) أو "ذا تشينج شوب" (The Change Shop).
5. تقدير الإنجازات القديمة والاحتفاء بالجديدة:
إنَّ استبدال السياسات أو البرامج أو الاستراتيجيات أو طريقة عملك ليس بالأمر السهل على الإطلاق، فبالإضافة إلى التعلُّم والاعتياد على هذه التغييرات، فأنت أيضاً تشعر بالحزن، وقد يبدو هذا أمراً مبالغاً فيه، ولكنَّك وفريقك بذلتم الكثير من الوقت والجهد في العمل باستخدام الأساليب القديمة؛ لذا لن تتمكن من التخلص منه ونسيانه بسهولة، وللحفاظ على روحك المعنوية عالية، لا تتجاهل الماضي؛ بل أدرِك النجاحات السابقة واعترِف بها، فربَّما يمكنك ربطها بالتغيير في مكان العمل.