الإبداع في كتابة التقارير والمراسلات
تُعَدُّ التقارير الإدارية والمراسلات الفنية ومحاضر الاجتماعات إحدى أهم وسائل قياس الأداء والتنبؤ بالمشكلات قبل وقوعها، وإحدى أهم الأدوات للتواصل بين مستويات الإدارة العليا والوسطى والإشرافية، كما تسهم في قياس فجوة الأداء بين الواقع والمأمول، ومن هذا المنطلق تُعَدُّ إجادة مهارات كتابة وبناء التقارير من أهم المهارات الأساسية لكل منسوبي المنظمة؛ وذلك لأنَّ هذه المهارات تجعل منها أداة فعالة ذات كفاءة عالية في القياس والتقويم.
يُعَدُّ الإبداع في إخراج التقارير بالصورة المرجوة من أهم الأهداف التي تسعى المؤسسات إلى الوصول إليها، ولأنَّ الموظف هو أهم مورد في أيَّة مؤسسة والعنصر الأهم لنجاحها، كان لزاماً على المؤسسات أن تقوم بالتركيز على تطوير مهارات الموظفين وتأهيلهم بما يتناسب مع طبيعة العمل المنوط بهم؛ وذلك لتحقيق مزيد من العطاء والإبداع لدعم مسيرة العمل.
نحن نسلط الضوء في هذا المقال على ترسيخ هذه المهارات الخاصة بكتابة التقارير والمراسلات، وإدارة الاجتماعات والاتصال بين فرق العمل المختلفة، والسعي إلى توفير مناخ مناسب للعاملين، فهي من أهم المهارات في الوظائف الإدارية المختلفة والإشرافية على حدٍّ سواء.
بالنظر إلى عنوان المقال والهدف من تسليط الضوء على هذا الموضوع تحديداً، نجد أنَّ العنوان يتكون من ثلاثة أشياء أساسية؛ وهي الإبداع والكتابة والتقارير، ومن ثم يجب الإشارة إلى كل جزئية من الجزئيات الثلاث وتسليط الضوء عليها.
1. الإبداع:
عمل بلا إبداع هو روتين قد يفقد المهمة غايتها من تحقيق الهدف المنشود منها، ومن ثم نجد أنَّ الإبداع هو الإنتاج غير المألوف، ويُعَدُّ الإبداع من أهم أدوات التميز الإداري وتحسين العلميات الإدارية، وتكمن علاقة الإبداع بكتابة التقارير من خلال إخراج تقارير إدارية تساعد صانع القرار على رفع القدرة على اتخاذ القرار الإداري السليم، وبناء رؤية مستقبلية مبنية على قراءة الواقع واستشراف المستقبل، وهذا يساعد على التوجيه والتحفيز لدى الفريق.
تكمن أهمية كتابة التقارير وحاجتها إلى الإبداع الإداري والوظيفي في تطوير وتنظيم العمل في المؤسسات والشركات، إضافة إلى تسهيل عملية الاتصال بين الأقسام الإدارية للمؤسسة، والمساعدة على ترتيب الأفكار، والتمكن من الصياغة السليمة والدقيقة، وهنا تكمن أهمية إجادة فن الكتابة، وكذلك نجد أنَّ المراسلات الإدارية لا تقل أهمية في حاجتها إلى الإبداع عن التقارير، فهي من أهم الإجراءات الوظيفية التي تحتاج إلى الإبداع على كافة المستويات الإدارية.
تُعرف المراسلة لغةً بأنَّها المُكاتبة بين شخصين أو أكثر من شخص في وقت واحد، أما إدارياً فهي وسيلة للربط بين الإدارات المختلفة والعاملين، وهي طريقة تهدف إلى تحقيق التواصل بين الإدارة وكافة الأقسام في المنشأة سواء أكانت هذه المراسلة مكتوبةً ورقياً أم رقمياً، كما تُعَدُّ التقارير والمراسلات وثيقة إدارية من أهم المراجع الإدارية التي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة إليها، وهذا يوفر الوقت والجهد.
شاهد بالفيديو: 5 نصائح تُحفّزك على الإبداع
2. سمات كاتب التقارير:
بالنظر إلى كتابة التقارير نجد أنَّه من الهام أن يكون الموظف المتخصص في صياغة الكتابة الاحترافية ماهراً في ذلك، وهنا نأتي إلى سؤال وهو "ما هي سمات كاتب التقارير؟" والجواب كالآتي:
- أن تكون لديه درجة من التأهيل والثقافة.
- القدرة على الصياغة الكتابية والأسلوبية.
- التمكن من التعبير عن الأفكار في صورة كتابية.
- التمكن من القواعد اللغوية والنحوية.
- القدرة على استنباط الأمور فلا يرى الظواهر على علاتها؛ بل يقوم بتحليلها ويثير التساؤلات والتشكيك باستمرار.
3. مفهوم التقارير:
التقرير هو عرض للحقائق والوقائع الخاصة بموضوع معين عرضاً تحليلياً بطريقة مبسطة، مع ذكر الاقتراحات التي تتماشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث، وهو وثيقة إدارية للاتصال الكتابي أو الشفوي بين مختلف المستويات الإدارية تتضمن عرضاً وافياً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين.
من ذلك يتضح أنَّ التقرير:
- قد يكون مكتوباً أو شفوياً.
- قد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات.
- قد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين.
صفات التقارير الجيدة:
- تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع.
- منظمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أيَّة معلومة.
- طويلة/ قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة.
- لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تهم القارئ.
- مُوضَّحة؛ بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته.
- تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة.
- مكتوبة بأسلوب واضح وبلغة سليمة ومفهومة.
- مكتوبة بأمانة.
وظائف التقارير:
التقارير وسيلة هامة من وسائل الاتصال داخل المنشآت على اختلاف أنواعها، وتتلخص أهميتها فيما يأتي:
- تعتمد الإدارة على المعلومات التي تتضمنها التقارير في معرفة حقيقة ما يجري داخل المنشأة، وكذلك في اتخاذ القرارات الهامة، وخاصةً عندما تتعدد المستويات الإدارية وتطول خطوط الاتصال.
- تُستخدم التقارير لإعلام المديرين بتكاليف الإنتاج ومشكلاته ومستوى الأداء في مختلف الأعمال.
- تساعد التقارير المديرين على التعرف إلى وجهات نظر العاملين في مختلف المستويات الإدارية بالنسبة إلى الموضوعات والمشكلات المتصلة بالعمل.
- تساعد على التعرف إلى الحلول المقترحة المقدَّمة من العاملين لمواجهة المشكلات التي تعترض طريق العمل.
- تُستخدم لتسجيل التطورات والأحداث والإحصاءات التي كثيراً ما يُرجع إليها مستقبلاً.
- تسهل التنسيق بين العمليات المنفصلة من حيث المواقع الإدارية للتنفيذ، وبمعنى آخر عندما يكبر حجم التنظيم القائم وتتعذر معه قيادة كافة وحداته بجميع أفرادها من العاملين لتكون تحت بصر الإدارة مباشرة، يكون من المحتم وجود وسائل أخرى بديلة لتحل محل الملاحظة المباشرة.
- تساعد على رفع كفاءة عملية التخطيط بتوفير كمية من البيانات تساهم في إعداد الخطط طويلة الأمد ورسم السياسات.
مواصفات التقرير الجيد:
1. الوضوح:
- اختيار الألفاظ الشائعة السهلة.
- البعد عن استخدام المصطلحات الغريبة.
- تماسك النص.
- ترابط الفقرات.
- الترتيب المنطقي.
- الترتيب الزمني.
- تناغم الأفكار الأساسية.
2. الإيجاز:
- الشمولية في عرض الأفكار.
- التكامل في المعلومات.
- عرض ملخص كافٍ ووافٍ.
3. الإقناع:
- بيانات مقنعة.
- عرض بصري.
- تنوع في العرض.
- توثيق للمصادر والحقائق.
أهداف كتابة التقارير المتميزة:
نجد أنَّ من أهم الأهداف التي تسعى التقارير إلى أن تصل إليها هي تحليل ظاهرة معينة والإسهام في حل المشكلات، إضافة إلى تحليل البيانات والحقائق المطلوب معرفتها بالتفصيل لتكون أداة مساعدة للإدارة على توفير الحقائق والمعلومات، وهذا يسهم في إصدار القرارات بناءً على المعطيات الميدانية.
كما نستطيع أن نخلص إلى بعض أهم الأهداف في كتابة التقارير من خلال:
- العمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة.
- عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان.
- تحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع.
- الإحاطة والعلم بما يحدث في المنظمة.
- تحليل مواطن القوة والضعف في المنظمة.
- توفير المعلومات المرجعية.
- التنسيق بين المشاريع.
- إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
- تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
- عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
الآن بعد أن تعرفنا إلى أهمية الإبداع في كتابة التقارير وتطرقنا إلى وظائف وأهداف التقارير التي تسعى إليها، يجب أن نتطرق إلى معايير الحكم على التقارير المتميزة، من خلال مجموعة من المعايير التي تساعد صانع أو متلقي التقرير على الحكم على التقرير ومدى فاعليته.
معايير الحكم على فاعلية التقارير:
- تجنب أخطاء النحو والهجاء والإملاء.
- استخدام الجمل القصيرة والسهلة في الكتابة.
- الدقة ووضوح التعبير عن المعنى المقصود بالعدد المناسب من الكلمات.
- الاهتمام بوضع علامات الترقيم والوقف.
- عدم البدء بالكتابة إلا بعد كفاية المعلومات والحقائق.
- استخدام الصيغ اللغوية محددة المعنى.
- تجنُّب الأخطاء الشائعة.
- التسلسل في الكتابة.
- الكتابة الجيدة تتطلب فكراً جيداً مع الدقة وسعة الأفق.
- مراعاة البعد الزمني والتوقيت الملائم لعرض التقرير.
- الشمولية والارتباط وتغطية جوانب موضوع التقرير.
- الدقة وصحة البيانات الواردة في التقرير، والإشارة إلى مصادر الحصول عليها.
- مناسبة حجم التقرير.
- القدرة على الإقناع.
بقلم: د.اسماعيل بكر