استخدم "سجل النشاطات" لتضيف المزيد من الوقت ليومك
كم هو الوقت الذي تقضيه في إنجاز أشياء لا تساهم في نجاحك؟ قد يكون جوابك في بادئ الأمر هو "القليل فقط". لكن قد يصدمك مقدار الوقت الإضافي الذي باستطاعتك توفيره، خاصةً إن لم يسبق لك أن استخدمت سجلات النشاط..
عندما تدرك تماماً كيف تستغل وقتك في العمل، تستطيع الحَد من النشاطات الغير هامة. أي أنّك تستطيع القيام بأعمالٍ أكثر أهميّة، بينما بإمكانك مغادرة مكتبك في الوقت المناسب، لكن كيف سيكون باستطاعتك فهم هذا الأمر؟ هناك طريقة واحدة فعّالة لتقوم بذلك، ألا وهي تحضير سجل النشاط الخاص بك، الأمرُ الذي سنتطرّق إليه في هذه المقالة.
ماهو سجل النشاط؟
إنّ سجل النشاط أو المهام والذي يُعرف أيضاً باسم "سجل النشاطات اليومية" أو جدول الأعمال، هو سجل مكتوب لكيفية إنفاقك للوقت، فبإنشاءك سجل نشاطات للأيام القليلة القادمة ستتمكن من بناء صورة دقيقة وواضحة لما تقوم به خلال اليوم ومعرفة كيفية استثمار وقتك فيه، لتجد عندها أنّ "ذاكرتك" هي مُرشدٌ سيءٌ للغاية، وأنّ إنشاءك لسجل النشاط كفيلٌ بإبقاء عيناك مفتوحتين على ما يدور من حولك.
هل تنجز أعمالك الأكثر أهمية في الوقت المناسب من اليوم أم لا؟
يساعدك سجل النشاط أيضاً على معرفة ذلك، فعلى سبيل المثال: إن كنت مُفعماً بالحيوية والإبداع في الصباح، فسيكون من الأفضل لك إنجاز الأعمال الهامّة خلال ذلك الوقت. وفي وقت الظهيرة تستطيع التركيز على المَهام التي تحتاجُ جهداً أقل، كالرّد على رسائل البريد الالكتروني أو استقبال المكالمات الهاتفية.
يساعدك سجل النشاط أيضاً على تحديد الأعمال الغير أساسية والتي لا تُلبّي أهدافك الهامّة. فعلى سبيل المثال: قد تمضي في فترة ما بعد الظهيرة وقتاً أطول بكثير من اللازم في تصفّح الانترنت أو شرب القهوة. وعندما تدرك كمية الوقت الذي تهدره في أعمالٍ كهذه، تستطيع أن تُغيّر طريقة عملك للحُدّ منها.
كيف تُعدُّ سجل النشاط الخاص بك؟
لكي تُعدّ سجل نشاط خاص بك، قُم بإنشاء جدول جديد واملأ رؤوس أعمدته بما يلي:
- التأريخ والوقت.
- وصف المَهمّة.
- كيف تشعر حيالها؟
- المدة الزمنية.
- أهميتها (عالية، متوسطة، منخفضة، معدومة).
ثمّ دوّن كلّ ما تقوم به من أعمال كما كنت تفعل تماماً، دون تغيير سلوكك أكثر ممّا ينبغي. في كلّ وقتٍ تغير فيه نشاطاتك، سواءٌ كانت بالرد على رسائل البريد الالكتروني أو إعداد تقرير أو تحضير القهوة أو الثرثرة مع زملاءك، دوّن ماهو هذا النشاط وما هو وقت تغييرك له وكيف تشعر حياله (متأهّب، غير مندمج، مُتعب، نشيط) أو أي شيء آخر.
تعلّم من سجل النشاط الخاص بك:
ما إن قُمت بتسجيل وقتك لبضعة أيّام، قم بتحليل سجل النشاط الخاص بك. فإنّه يُنذرُك لترى كم من الوقت قضيت في إنجاز أعمالٍ قليلة الأهمية. وستلاحظ أيضاً أنّك مُفعمٌ بالحيوية في بعض الأوقات من اليوم، وغير مندمجٍ بالعمل تماماً في أوقاتٍ أخرى، حيث يعتمد الكثير من هذه الأمور على ماهيّتك أنت، كفترات الراحة التي تأخذها ومتى وماذا تأكل وطبيعة العمل الذي تقوم به.
بمجرّد أن تقوم بتحليل سجل نشاطك سيكون بمقدورك أن تسرّع من إنتاجيّتك في العمل من خلال تطبيق أحد الأعمال التالية على الأنشطة المتعددة:
- الحد من الأعمال التي ليست جزء من وظيفتك أو تفويضها إلى شخصٍ آخر، وإلّا فإنّها لن تساعدك على تحقيق أهدافك. وقد تتضمن هذه الأعمال المَهام الموكلة إلى شخصٍ آخر غيرك في الشركة وعليه هو القيام بها والتي من الممكن أن تكون ذات أجر منخفض، أو قد تتضمن نشاطات شخصية كإرسال الرسائل الالكترونية الغير متعلقة بالعمل أو تصفُّح الانترنت.
- جَدوِل مهامك الأكثر تحدّياً خلال اليوم في الأوقات التي تكون فيها في ذروة نشاطك، بهذه الطريقة سيكون عملك أكثر جودة، وقد يستغرق منك وقتاً أقل لإنجازه.
- قلّل قدر الإمكان من تنقلك بين المهام المختلقة. فعلى سبيل المثال: باستطاعتك تفقُّد الرسائل الالكترونية أو الردّ عليها عدداً قليلاً من المرات خلال اليوم، أو أن تعمل على جميع الفواتير الخاصة بك في الوقت نفسه أسبوعياً.
- قلّل قدر الإمكان من النشاطات الشخصية المسموح بها كإعداد المشروبات، واجعل الأمر يحدث بالتناوب بين أعضاء فريق العمل الخاص بك، ممّا يوفّر عليكم الوقت ويقوّي روح الفريق.
إنّ سجل النشاط هو أداة مفيدة لكيفية استخدامك لوقتك، ويساعدك على متابعة تغيرات النشاط التي تطرأ عليك، من تأهُّبٍ وفاعليّة طوال اليوم، ويساعدك أيضاً على الحد من النشاطات التي تهدر وقتك، ممّا يجعلك أكثر انتاجيّة.