استخدام الاستمارة كأحد أدوات تحديد الاحتياجات

كيف تستخدم الاستمارات بشكل فعّال، وما هي ميزات ومساوئ استخدامها؟

1- تعليمات الاستخدام:

1. إنّ الأداة هي عبارة عن مجرد قالب يجب عليك تعديلها بالقدر الذي تحتاج إليه لتحقيق أهدافك المنشودة.
2. إنّ استخدام استمارة أو (مقابلة أو مجموعة تركيز Focus Group) هي نوع من أنواع الأدوات التي تستخدم للاستطلاع. ولإجراء دراسة استطلاعية يجب اتباع الأساسيات:
   • تكوين فريق بحث.
   • تحديد هدف الدراسة.
   • اختيار عينة ممثلة.
   • وضع الأسئلة.
   • بناء وإعداد الأداة (استمارة، أساسيات المقابلة، أو أساسيات مجموعة التركيز).
   • اختبار الأدوات.
   • تحليل المعلومات.
   • استخدام النتائج.
3. خذ بعين الاعتبار المعلومات التي ترد من الجمهور بأكثر من طريقة إذا سمح الوقت بذلك، فعلى سبيل المثال يمكن استخدام الاستمارة لجمع بعض المعلومات الأساسية عن احتياجات الجمهور، وبعدها يمكن استخدام إما المقابلات أو مجموعات التركيز لتحديد المواضيع المتعلقة بمميزات الجمهور، ويمكن استخدام الاستمارة لتأكيد وتصفية المواضيع.

2- نظرة شاملة:

إنّ توضيح طبيعة أو احتياجات الجمهور لأنظمة التدريب أو المعلومات هي من أهم الأنشطة خلال مرحلة التحليل لتصميم الأنظمة التدريبية، وخاصة عندما يتم جمع احتياجاتهم، وأيضاً لضمان الأخذ بعين الاعتبار جميع أساليب التدريب أو الوصول إلى المعلومات التي يفضلونها، والاستمارة هي أحد الطرق الثلاث الأولية لجمع المعلومات حول تحديد الاحتياجات. والطريقتان الأخريان هما المقابلة ومجموعة التركيز.

3- ميزات الاستمارات:

1. إنّ الاستمارات مفيدة بشكل خاص عندما يجب إبقاء المستجيبين مجهولين، خاصة وأن الاستمارات توزع وتعاد بطريقة يشعر بها المستجيبون بالاطمئنان بأنّ هويتهم محفوظة وغير معلومة.
2. يمكن للاستمارات أن تكون وسائل فعّالة لجمع المعلومات من وجهة نظر المستجيبين. ويجب أن تكون الاستمارة مختصرة حتى لا يقضي المستجيبون أكثر من 15 دقيقة في الإجابة عليها.
3. النماذج المختلفة من الاستمارات يمكن أن توزع على جمهور مختلفين. هذه الاستراتيجية مفيدة خاصة عندما يكون عندك جماعة كبيرة من المستجيبين والكثير من الأسئلة التي تريد أن تطرحها على الجمهور.
4. هناك أنواع عديدة مختلفة من الأسئلة التي يمكن أن تشملها الاستمارة. وبعض أنواع الأسئلة المعروفة (المألوفة) تشمل:
   • الأٍسئلة المفتوحة والمغلقة:
     ما هو نوع التوثيق والذي ترجع إليه أكثر من مثل هذا النوع التفاعلي من البرامج. أو هل تستخدم التوثيق الورقي (نعم / لا).
   • الاختيار من متعدد:
     ما هو أقل مصدر معلومات لديك في البرنامج الجديد:
     1. التوثيق.
     2. التوثيق الورقي.
     3. وسائل الإعلام المتفاعلة.
   • التقديرات والترتيبات:
     رتب المصادر التالية من الأكثر فاعلية إلى الأقل فاعلية:
     الإنترنت – التوثيق الورقي – وسائل الإعلام
   • التوجهات:
     إن مصادري المفضلة للمعلومات المنتجة حديثاً هي برنامج HYPERMEDIA  والتي أستطيع أن استخدمتها في حاسوبي الشخصي في المنزل أو المكتب:
     أوافق بشدة – أوافق – بدون رأي – أخالف الرأي – أخالف بشدة.

4- مساوئ الاستمارات:

1. الاستمارات سهلة التصميم نسبياً، ولكنّها تحتاج إلى الوقت والخبرة لتحضيرها بشكل دقيق.
2. يمكن للاستمارة أن تأخذ وقتاً لا بأس به في التوزيع، المعالجة، التحليل، والتزويد.
3. الاستمارات ليست مرنة مثل المقابلة أو جماعات التركيز فالاستمارات تقوم عادة فقط المعلومات المتعلقة بأسئلة معينة متضمنة داخلها مباشرة.
4. الكثير من الناس يتردّدوا عن الإجابة على الاستمارات.

المصادر:

• موسوعة التدريب والتعليم
• مركز التميز للمنظمات غير الحكومية
• الجود للرعاية العلمية، أغسطس 2002.