أهمية إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية
يمكن تحقيق كلَّ ما يبدو شاقاً أو حتى مستحيلاً، وذلك بالعمل على إنجازه تدريجياً، فإذا سبق لك الجري لأكثر من بضعة أميال، فمن المرجح أنَّك تفهم سبب احتياجك إلى ضبط إيقاع خطواتك؛ فالعداؤون الذين يجرون بسرعةٍ في بداية السباق سيشعرون بالإرهاق قبل وقتٍ طويلٍ من الوصول إلى خط النهاية، وينطبق هذا المبدأ نفسه عند محاولة إنجاز أيِّ عمل، وأحد الحلول الفعَّالة لتنظيم عملك هو إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية.
قوائم المهام الأسبوعية أو اليومية:
المبدأ الكامن وراء طريقة إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية سهل:
- اكتب قائمة في نهاية الأسبوع تحتوي كلَّ الأمور التي تريد إنجازها.
- اكتب قائمة في نهاية اليوم تحتوي على أجزاء من تلك القائمة الأسبوعية التي تريد الانتهاء منها غداً.
بعد الانتهاء من قائمتك اليومية، توقف ولا تُنجِز مزيداً من المشاريع أو المهام، واترك بقية اليوم للاسترخاء؛ وبذلك تكون قد انتهيت بعد الانتهاء من القائمة الأسبوعية من كلِّ ما هو متعلق بمهام الأسبوع؛ وهذا يعني أنَّك إذا انتهيت مع حلول يوم الخميس بعد الظهر، فلن تبدأ العمل مرةً أخرى حتى صباح يوم الأحد.
على الرَّغم من أنَّ هذا الأسلوب قد يبدو واضحاً، إلا أنَّه يوجد بعض الفوائد الرئيسة لاستخدام طريقة قوائم المهام الأسبوعية واليومية.
لماذا يُعدُّ أسلوب قوائم المهام الأسبوعية واليومية رائعاً؟
ستجد بعد استخدام هذه الطريقة لأشهر عديدة أنَّها تتفوق على الأساليب الأخرى في بعض الأمور الرئيسة، منها:
1. يساعدك إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية على إدارة طاقتك:
قد لا تكمن المشكلة في ضيق الوقت، إنَّما في استنفاد الطاقة؛ إذ لديك 24 ساعة في اليوم، ولكنَّك تقضي معظم هذا الوقت في تناول الطعام والنوم والاسترخاء بعد قضاء بضع ساعات في العمل الشاق، وفي هذه الحالة سيفشل أيُّ نظام إنتاجي لا يأخذ ذلك في الحسبان.
قسِّم بدلاً من ذلك عملك بواسطة أسلوب قوائم المهام الأسبوعية واليومية إلى أجزاء يمكن التحكم بها، وأكمل قائمتك اليومية بدلاً من محاولة إنجاز كلَّ شيء في كلِّ يوم، وينطبق الأمر نفسه على الأسبوع بكامله؛ فباستخدام هذا الأسلوب، يمكنك إنجاز أكبر قدر ممكن من العمل مع منح نفسك الوقت للاسترخاء، والاستمتاع بقضاء وقت بعيداً عن العمل.
شاهد بالفيديو: 8 نصائح فعالة لإدارة الوقت وتحقيق الإنجازات
2. يمنع التسويف إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية:
يمكن أن يحدث التسويف عندما ترى كثيراً من الأعمال أمامك ولا يمكنك تخيل إنهاء ذلك بسهولة، لكن بتقسيم قائمة المهام الخاصة بك إلى قوائم يومية، ستتحول أعمالك إلى مهام صغيرة.
3. يجعلك إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية شخصاً مبادراً:
عندما يكون لديك بالفعل عشرة عناصر في قائمة مهامك، فإنَّ إضافة العنصر الحادي عشر لليوم لا يبدو أمراً جيداً، لكن عندما تكتب القائمة الأسبوعية، ستختلف الطريقة التي تفكر فيها، فمع وجود ستة أيام لإنهاء كلِّ شيء - بافتراض أنَّك تأخذ يوم إجازة - يكون من السهل إنجاز تلك المهام الهامة، لكن غير العاجلة.
4. يجنبك إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية الشعور بالإرهاق:
يجنبك استخدام إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية الشعور بالإرهاق أو التوتر، فيمكنك بتقسيم عملك تلقائياً إلى مجموعة مهام أسبوعية وبعض المهام اليومية التركيز َعلى المهمة التالية بدلاً من العمل على المهام كلها دفعةً واحدة.
طريقة استخدام قوائم المهام الأسبوعية واليومية:
قد يبدو عنوان هذه الفقرة واضحاً بحدِّ ذاته؛ لذا اكتب قائمة مهامك الأسبوعية واليومية، ثمَّ أنجزها وكرر الأمر، لكن بعد استخدام هذا الأسلوب لبضعة أشهر هناك بعض الأمور البسيطة التي يجب التفكير فيها، منها:
1. التركيز على قائمة المهام اليومية:
الهدف من القائمة الأسبوعية هو أن تكون بمنزلة نقطة البداية لكتابة قائمة المهام اليومية، فبعد تحديد الجزء الذي تريد العمل عليه غداً، يجب ألا تفكر في المهام الأخرى في الأسبوع؛ إذ يمكنك التظاهر بأنَّهم غير موجودين، وكأنَّ المهام الوحيدة الموجودة في العالم هي مهام يوم غد.
يساعد هذا الأسلوب على التخلص من التوتر، فمن السهل أن تقلق بشأن طريقة إنهاء كلِّ شيء، لكن عندما يصبح "كلَّ شيء" هو عبارة عن مهام محددة ليوم غد، يصبح من السهل عليك إدارته.
2. عدم توسيع قوائم مهامك:
إذا أنهيت قوائم مهامك اليومية والأسبوعية في وقت أبكر ممَّا كنت تتوقع، فقد تميل إلى إضافة بعض الأنشطة الإضافية، أليس كذلك؟
هذه الفكرة سيئة؛ لأنَّها تمنعك من التركيز على القائمة اليومية، فبمجرد أن توسع قائمتك، قد لا تتمكن من إنجاز مهامك اليوم وتنتقل معك إلى يوم غد، ومن ثمَّ تصبح قائمة مهامك لانهائية، وسرعان ما يترافق ذلك بالشعور بالتوتر والتسويف.
من الواضح أنَّه ستكون لديك أوقات يجب عليك فيها إجراء التعديلات، مثل مهام اللحظة الأخيرة التي يجب إضافتها إلى قوائمك، لكن حاول تجنب توسيع قوائمك لمجرد أنَّ لديك وقت فراغ.
3. إجراء مراجعة شهرية:
أحد الأمور التي تغفل عنها عند إنشاء قوائم المهام الأسبوعية واليومية هي القائمة الشهرية؛ فتوجد بعض المشاريع والأنشطة التي قد تكون كبيرة جداً، وغير عاجلة؛ لذا لا توجد ضرورة لإضافتها إلى القائمة الأسبوعية، ولسوء الحظ، فإنَّ الاحتفاظ بقائمة شهرية يستلزم بذل جهد أكثر ممَّا يستحق، ومن الصعب توقُّع المهام الصغيرة جميعها التي ستحتاج إلى إنجازها قبل شهر من الموعد المحدد لها؛ لذلك لن تكون مترابطة مع قوائمك الأسبوعية.
أجرِ بدلاً من ذلك مراجعة شهرية منتظمة، واختر المشاريع الكبيرة التي تريد إنجازها في ذلك الشهر، يمكنك التفكير في ذلك عندما تكتب قوائم مهامك الأسبوعية.
في الختام:
إنَّ إنشاء قائمة المهام الأسبوعية واليومية ليست عملية معقدة، ويجب ألا تكون الحياة معقدة حتى تسير؛ لذا حاول استخدام أسلوب قوائم المهام الأسبوعية واليومية؛ إذ يمكنك إعداد قوائمك باستخدام القلم والورقة أو باستخدام أيِّ أداة تفضلها.