8 أسباب تدفعك إلى تقييد استخدام البريد الإلكتروني في العمل

علمت منذ زمن أنَّ البريد الإلكتروني أمرٌ خطير، ولكنَّني لم أدرك ذلك حتى بدأت العمل في فريق ولاحظت مقدار الوقت والطاقة التي يستهلكها هذا الاختراع، لكن جميعنا نتعلم من أخطائنا.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن "كولي كورت" (Külli Koort) العاملة في شركة "ويك دون" (Week Done)، وتخبرنا فيه عن تجربتها في تقييد استخدام البريد الإلكتروني في أثناء العمل.

يُشبه التعامل مع البريد الإلكتروني لعبة "تتريس" (Tetris)؛ إذ تبدأ بهدف محدد يتمثل في خفض بريدك الوارد إلى الصفر، ولا تلبث أن تحقق ذلك وتبعد عينيك عن الشاشة حتى تسمع إشعاراً، ذلك الصوت المزعج الذي يخبرك أنَّك تلقَّيتَ رسالة إلكترونية جديدة، ولا توجد فرصة على الإطلاق في أن تربح هذه اللعبة؛ ما عدا أن تتقبل هذا وتنتقل للبحث عن أدوات وأساليب أفضل.

إليك فيما يأتي ثمانية أسباب تدفعك لتقييد استخدام البريد الإلكتروني ضمن فريق العمل:

1. هدر الوقت:

يهدر استخدام البريد الإلكتروني كثيراً من الوقت؛ إذ يقضي الموظف في المكتب 25% وسطياً من يوم عمله في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها؛ وهذا يعني أنَّ 1500 ساعة في السنة تذهب فقط لكتابة رسائل البريد الإلكتروني والبحث عن المعلومات ومحاولة "التعاون" ضمن الفريق.

نحن نقضي كثيراً من الوقت في فتح وتفقُّد صناديق بريدنا مقارنةً بالتعاون والتواصل مع زملاء العمل؛ وهذا بالتأكيد يُعَدُّ هدراً كبيراً للوقت؛ لذلك ركز على تحسين وسائل تواصلك الداخلية باستخدام مزيدٍ من التقنيات الاجتماعية في مكان العمل، والتي يمكن أن تؤدي إلى تقليل استخدام البريد الإلكتروني بنسبة 25%.

2. الإرباك الذي تسببه محادثات البريد الإلكتروني:

من الأشياء التي أكرهها وتُعَدُّ مزعجة بالنسبة إليَّ هي تَحوُّل الرسالة الإلكترونية إلى محادثةٍ جماعية، وهي عبارة عن سلاسل رسائل بريد إلكتروني طويلة وقليلة القيمة والأهمية، ولكنَّها تُسبب كثيراً من الإرباك؛ فهي مليئة بعبارات "شكراً" و"استلمت" غير الضرورية، وخلال فترة زمنية قصيرة تتراكم هذه الرسائل وتصبح كثيرة ومرهقة للغاية.

إذا تمكنت مجموعة "أتوس" (Atos) لخدمات التكنولوجيا من إزالة البريد الإلكتروني من فريقها الذي يزيد عن 74000 موظف، فيمكنك ذلك أنت أيضاً؛ إذ يصبح التفاعل بين الموظفين مثمراً أكثر بنسبة تصل إلى 20% من خلال استبدال خدمة البريد الإلكتروني بتقنية اجتماعية أخرى.

3. يقتل المعرفة الضمنية القيِّمة:

إنَّ "المعرفة الضمنية" (Tacit knowledge) المتمثلة بالذكاء والمهارات والقدرات التي يكتسبها الفرد من خلال الخبرة، هي معلومات يصعب نقلها من عضو إلى آخر ضمن الفريق، واختيار البريد الإلكتروني بوصفه وسيلتك المفضلة للتواصل، يجعل الاستفادة من تلك المهارات أكثر صعوبة.

نحن نميل بعد كل 10 دقائق من العمل الفعلي إلى إنفاق 7 دقائق في تفقُّد البريد الإلكتروني؛ فكلما زاد الوقت الذي ننفقه في استخدام البريد الإلكتروني، قلَّ الوقت المتاح لنا للمساهمة في العمل مساهمة مفيدة وفعالة.

شاهد: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز

4. عدم الحصول على نظرة عامة واضحة على الإطلاق:

كلما زاد حجم الفريق، زادت الصعوبة في تكوين نظرة عامة واضحة، ولكنَّ تصفُّح بريدك الإلكتروني لمعرفة ما يجري ضمن مكان العمل ليس بتلك الفاعلية أيضاً.

إليك ما هو أسوأ من ذلك؛ فمن المتوقع أن يرد الأشخاص على رسائل البريد الإلكتروني في غضون ساعات؛ إذ يُعَدُّ التحقق من البريد الإلكتروني النشاط الأكثر شيوعاً على الهواتف الذكية، وأكثر من ثلاثة أرباع الأشخاص 78% يفعلون ذلك بانتظام، لكن ما الذي يمكن أن يحدث إذا حدثت حالة طوارئ؟

5. تشتيت التركيز:

يؤدي تسجيل الدخول وتفقُّد البريد الإلكتروني باستمرار إلى تقليل الإنتاجية والإضرار بها بشدة؛ فنحن نتحقق من البريد الإلكتروني 36 مرة وسطياً، غير مدركين أنَّنا نستغرق 16 دقيقة لإعادة التركيز بعد التعامل مع كل رسالة واردة.

لذلك، يجب الابتعاد عن التفقد الدائم للبريد الإلكتروني؛ فهذا يزيد من فترة التركيز ويقلل من شدة التوتر؛ إذ نكافح باستمرار لإيجاد وقت للعمل الجاد؛ لذلك ربما حان الوقت لتركيز جهودنا على المهام المفيدة.

6. الحد من تبادُل المعرفة:

يُعَدُّ البريد الإلكتروني وسيلة تواصل خاصة فقط بين المرسل والمستقبِل، ومع أنَّ هذه الميزة قد تكون مفيدة في أثناء إتمام الصفقات والتواصل مع الشركاء الخارجيين، إلا أنَّها غير مُجدية داخل فرق العمل؛ فأنت لا تعرف أي جزء من المعلومات قد يكون مفيداً بالنسبة إلى عضو آخر في الفريق، وباستخدامك للبريد الإلكتروني تحد من قدرة الآخرين على الاستفادة من تبادُل المعلومات، فلن يكون أحدٌ قادراً على الاستفادة من تبادُل المعرفة باستثناء متلقي البريد الإلكتروني.

7. التسبب في كثير من الإرباك والفوضى:

تستغرق معالجة رسالة إلكترونية واحدة وقتاً أطول مما تستغرقه في كتابتها؛ فمع جميع الميزات الرائعة للبريد الإلكتروني كإضافة نسخة لشخص آخر (CC)، والنسخة المخفية (BCC) وميزة الرد على الكل، تختفي المعلومات تحت أكوامٍ من الرسائل الإلكترونية مع كل دقيقة نقضيها في التواصل باستخدام هذه التقنية.

لقد تخلَّصت إدارة شركة "نيلسن" (Nielsen) من زر الرد على الكل في برنامج البريد الإلكتروني الداخلي الخاص بها؛ وذلك لجعل موظفيها أكثر وعياً بشأن الأشخاص الذين يضمِّنونهم في الرسالة؛ فقد أصبح البريد الإلكتروني غير رسمي لدرجة أنَّ الموظفين يحتاجون إلى تعليمهم كيفية استخدامه بعناية.

8. البريد الإلكتروني غير اجتماعي:

البريد الإلكتروني بطبيعته غير اجتماعي، ومن ناحية أخرى يتطلب العمل الجماعي الفعال المرونة والشفافية والوضوح.

فقد استبدلنا في فريقي في شركة "ويك دون" (Week Done) رسائل البريد الإلكتروني ببرنامج تقارير فريق "ويك دون"؛ إذ يمكِّننا هذا البرنامج من استعراض الإنجازات والخطط والمشكلات الرئيسة لكل أعضاء الفريق وإضافة الملاحظات عليها؛ وبهذه الطريقة تبقى المحادثات بين أعضاء الفريق في سياقها ذي الصلة بالأعمال وتُمنَح دائماً فكرة عامة وسريعة.

لذلك، دعنا نقلل الوقت الذي ننفقه في تصفُّح صندوق البريد الإلكتروني، ونركز أكثر على العمل الجماعي الفعال، ونتخلص من البريد الإلكتروني، ونبحث عن أداة أو طريقة أخرى بالمقابل تناسب الفريق؛ فيوجد المئات من البدائل التي توفر منصة أفضل للتواصل الداخلي.

المصدر