7 أخطاء شائعة في التواصل في العمل
يتطلب التَّواصل بذل بعض الجهد، وقد يكون من الصعب لكلا الطرفين تحسينه، وقد لا تدرك حتَّى أنَّ عليك تحسينه، لكن فكر في أنَّك قد تقضي وقتاً أطول في التفكير في المغزى وراء ضعف التواصل أكثر من العمل على تحسينه.
يبني التواصل الجيِّد أحد أكثر العناصر أهمية لأيِّ فريق ناجح وهو "الثقة"؛ لذا خُذْ الوقت الكافي لوضع توقعاتٍ واضحةٍ عن كيفية تواصل فريقك وناقشها، ولحسن الحظ بمجرد أن تعرف أنَّ ثمة مشكلة في التواصل يمكنك إصلاحها.
إليك فيما يأتي 7 أخطاء تواصل شائعة وجميعها تستحق الإصلاح:
1. عدم توقُّع حسن النية:
من المؤكد أنَّ بعض الناس يتلاعبون بالآخرين، لكن لا يفعل معظم الناس كذلك وليس في معظم الأوقات، فقد لا تكون الأفعال كلها متعمَّدة؛ لذلك لا تدع سهوةً بريئة كعدم دعوتك إلى اجتماعٍ ما أن تؤدِّي إلى تدهور الثقة، وفِّر على نفسك القلق من خلال الذهاب مباشرة إلى الشخص الذي سَها عنك، واطلب منه ضمَّكَ إلى الحدث الذي لم يدعوك إليه، وناقش الموقف بصراحةٍ قبل أن تصنع الافتراضات.
2. عدم استخدام رسائل البريد الإلكتروني للغرض المصممة لأجله:
يُعدُّ البريد الإلكتروني وسيلة سريعة وسهلة، ولكنَّه نادراً ما يكون فعالاً للتواصل الهام. لا تفترض أبداً أنَّك قد أنجزت عملك بمجرد إرسال بريد إلكتروني، وكذلك لا تستخدم البريد الإلكتروني وسيلة لإيصال الأخبار السيئة؛ فيُعَدُّ البريد الإلكتروني أداة دعم رائعة، ولكنَّه نادراً ما يكون الوسيط الرئيس في التواصل.
شاهد بالفديو: 6 نصائح حول التواصل المهني بطريقة صحيحة
3. عدم كتابة القرارات:
يمكن أن تنهار الفرق الكبيرة التي تتمتع بمهارات تواصل ممتازة بسبب تفويتها لهذه الخطوة البسيطة؛ إذ غالباً ما تطرح الفرق عالية الثقة كثيراً من الأفكار الإبداعية وتناقش الإيجابيات والسلبيات ثمَّ تتحدى القرارات، وبعد هذا النقاش كلِّه يغادر كلُّ عضو من أعضاء الفريق حاملاً نسخة مختلفة من القرار كما يتذكره، وقد تتطابق أو لا تتطابق مع ما يتذكره أعضاء الفريق الآخرون؛ لذلك تُعَدُّ كتابة القرارات الرئيسة والخطوات التالية وقراءتها طريقة هامة للحفاظ على توافق الجميع.
4. عدم استثمار الاجتماعات لتحقيق أهداف هامة:
اعقُد الاجتماعات إذا كنت تتطلع إلى تحقيق أحد هذين الأمرين فقط: اتِّخاذ القرارات و/ أو تحسين العلاقات، لكن إذا كنت تتطلع إلى طرح المعلومات أو مشاركة تحديثات بسيطة فوفر الوقت للجميع وأرسلها في بريد إلكتروني أو انشرها بطريقة أخرى؛ لذلك عندما تعقد اجتماعاً اسأل نفسك عمَّا إذا كان هذا هو حقاً أفضل استخدام لوقت الحاضرين، وإذا كانت الإجابة لا فراجع دعوات الاجتماع لتشمل فقط أولئك الضروريين للمحادثة ولعملية صنع القرار.
5. عدم الصدق في الكلام:
إذا تفوهت بكلام كاذب فسيبتعد الناس عنك بسرعة؛ لذلك إذا كنت تريد أن يصغي الناس إليك بحق فتأكد من أنَّهم يستطيعون تصديق ما تقوله، فلا يمكن لثقافة التواصل الحقيقي أن تتحقق إلَّا عندما يمكن للناس الاعتماد والثقة في بعضهم؛ لذلك شجع على الوضوح وقول الحقيقة.
6. عدم التحدث بطريقة مُثيرة للاهتمام:
إذا كنت تريد أن يصغي الناس إليك فتحدث بطريقة مثيرة للاهتمام، واروِ قصصاً ذات مغزى، وتجنب استخدام شرائح العرض الطويلة والمملة واشرح سبب أهمية مشروعك حقاً.
7. عدم الإصغاء:
عليك أن تطور مهارة الإصغاء بعناية، وتطرح أسئلة رائعة، فتخيَّل كمية الاحتمالات الممكنة إذا أصغى المزيد من المديرين إلى موظفيهم، أو إذا عمل المزيد من مندوبي المبيعات على الإصغاء حقاً إلى ما يقوله العملاء عن أنماط حياتهم وقيمهم.
لا شيء يبعد الفرق عن المسار الصحيح أسرع من ضعف التواصل؛ لذلك تجنَّب هذه الأخطاء الشائعة وستُحسِّن إنتاجية فريقك واندماجه.