6 نصائح لإدارة فرق العمل بشكل فعال

قد تكون قيادة الفريق عملاً مثيراً للإلهام، ومثمراً، ومرهقاً، إذ قد لا تترك بيئات العمل الملآنة بالمشاغل لقادة الفرق وقتاً للحديث مع أعضاء الفريق للتأكُّد من أنَّهم سعيدون، ومبدعون، ويسيرون في الطريق الصحيح، لكن من خلال هذه النصائح البسيطة والفعالة حول إدارة الفرق سيكون الوضع مختلفاً:

كيف تدير فرق العمل بشكلٍ فعال؟

مع وجود قنوات تواصل فعالة وإذا كانت فرص تقديم التغذية الراجعة متاحةً بكثرة تستطيع توفير منظومة دعم قوية للفريق، ومن خلال هذه المنظومة يستطيع قادة الفرق تعزيز المساءلة والثقة وتقليل الاعتماد على النهج الهرمي.

إليك هذه النصائح الست لبناء فريق أسعد وأكثر إنتاجية من خلال تسيير العمل بأسلوبٍ يوفر الدعم لأعضاء الفريق:

1. تحلَّ بالشفافية:

لقد وُجِدَ أنَّ بيئات العمل الشفافة تجعل الفرق أكثر سعادةً، وإبداعاً، وتحلياً بالمسؤولية.

قد يبدو هذا الكلام مُبالغاً فيه لكنَّ البيئات التي تسودها الشفافية تساعد في تطوير مشاعر الاحترام المُتبادل بين أعضاء الفريق من جهة وقادته من جهةٍ أخرى. ومن خلال ما توفره من تواصلٍ صريحٍ ومتناسق، تساعد أماكن العمل التي تسودها الشفافية والمصداقية في منح الموظفين شعوراً بالأمان في مناصبهم، وبدورهم يشعر أعضاء الفريق بحريةً أكبر في طرح الأفكار وتقديم الاقتراحات، وهذا في المقابل يُعزّز الإبداع في مكان العمل.

يعتقد "مارك دي جراندبري" النائب الأول لرئيس قسم التسويق في شركة (KIND Healthy Snacks) أنَّ الشفافية مهمةٌ جداً في مكان العمل ويبيِّن كيف أنَّهم يتحلّون بالشفافية لإدارة الفرق بشكلٍ فعّال حيث يقول:

"كيف تستطيع الشركة أن تتعلم، وتنمو، وتحقق النجاح إذا كان الموظفون يخشون من التصرف على طبيعتهم، والتعبير عن آرائهم، وإظهار اهتمامهم الصادق بالعلامة التجارية والفريق؟ يتيح تحوّل الشركة إلى فضاءٍ آمن ظهور الأفكار الرائعة واكتشاف المشاكل التي تعاني منها الشركة وحلها مباشرةً".

يسعى "مارك" وفريقه إلى جعل جميع الموظفين يشعرون أنَّهم يحظون بالاهتمام، والاحترام، والتقدير وقد وجدوا لاحقاً أنَّ جميع الموظفين شعروا بسعادةً أكبر في وظائفهم وزاد إبداعهم وولاؤهم في الوقت نفسه.

استخدام أدوات تعزز الشفافية:

يتفق "جيمس هانام" استشاري إدارة الفِرَق مع "مارك" على أنَّ الشفافية تُعَدُّ حجر الزاوية في الفرق التي تُقدِّم أداءً قوياً، حيث يبيِّن أنَّه ينفِّذ المشاريع ويدير الفرق بشكلٍ فعال من خلال استخدام برمجيات تعطي أعضاء الفريق فكرةً عن المشاريع التي ينفِّذونها والمسؤوليات الملقاة على عواتقهم إذ يقول:

"إذا استطاع أعضاء الفريق رؤية تفاصيل المشروع بشكلٍ واضح وفهم الدور الذي يؤدونه في كل مرحلة، ستعزز الشعور بالمسؤولية وسينتشر هذا الشعور بين أعضاء الفريق جميعهم".

يتولّى كل عضوٍ في الفريق مهمةً معينة في المشروع، وهذا يجعل المسؤوليات التي يتحملها كل فرد واضحة، ويُمكِّن أعضاء الفريق أيضاً من فهم الدور الذي يؤدونه ضمن الإطار الأوسع. ومع عرض المهام والمسؤوليات عرضاً شفافاً، يستطيع قادة الفِرَق الابتعاد عن التدخل في العمل بشكلٍ مباشر، ومنح الموظفين حريةً أكبر في عملهم لأنَّهم يعلمون أنَّ كل شخصٍ يعي المهمة التي أُسنِدَتْ إليه بشكلٍ واضح.

2. حافِظ على التواصل:

لا بدَّ أنَّك سمعت هذه القاعدة من قبل: أساس التعاون والإنتاجية في الفريق التواصل الفعال بين أعضاءه.

الغاية من التواصل الفعال هو الوصول إلى بيئة عمل يشعر فيها قادة الفرق أنَّهم قادرون على تقديم تغذية راجعة صريحة وبنَّاءة، ويشعر أعضاء الفريق فيها أنَّ لديهم الثقة للتعبير عن مخاوفهم والتواصل مع الآخرين.

بالنسبة إلى الفرق التي يعمل أعضاؤها عن بُعْد، يمكن أن يكون استخدام برنامج (Google Hangouts) طريقةً مثالية للتواصل وجهاً إلى وجه.

وإذا كان الفريق الذي ينتشر أعضاؤه في أماكن مختلفة، وكان كل واحدٍ من هؤلاء الأعضاء يعمل في منطقةٍ زمنيةٍ مختلفة، يجب عليك أن تختار موعداً موحداً لإجراء المكالمات، ومن المهم أن تعثر على توقيتٍ يناسب كل المشاركين، إذ إنَّ اختيار توقيتٍ مناسبٍ دائماً لإجراء المكالمات مع أعضاء الفريق الذين يعملون عن بُعد، سيجعلهم أكثر استعداداً للتواصل معك بشكلٍ صريحٍ ودقيق.

جرب استخدام برامج تواصل كـ (Slack):

يُعَدُّ برنامج (Slack) أحد أدوات التواصل الأخرى الرائعة، والكثير من الشركات تستخدم بالفعل هذا البرنامج، إذ سواءً أكان أعضاء الفريق يعملون عن بُعد أم كانوا يعملون جميعاً في مكتبٍ واحد يُعَدُّ (slack) طريقةً رائعة للتقليل من تبادل الرسائل الإلكترونية وبناء ثقافة عمل إيجابية يسودها الود.

3. قدِّم تغذيةً راجعةً مفيدة:

يُعَدُّ تقديم التغذية الراجعة لأعضاء الفريق من أفضل الطرائق التي تستطيع من خلالها دعمهم مهنياً وشخصياً.

يقول "جين فراسوا مانزوني" أستاذ القيادة وتطوير المنظمات في كلية (IMD International):

"إنَّ الإخفاق في مساعدة الموظف اللامع في اكتشاف الطرائق التي يستطيع من خلالها الاستمرار في النمو يُعَدُّ إساءةً إليه".

حتى في حال لم يكن لديك تغذية راجعة تقدمها، تأكَّد من عقد اجتماعات دورية لتبادل الأحاديث وبهذه الطريقة تستطيع تقديم النصائح لأعضاء الفريق حول التقدم الذي تشعر أنَّهم يحرزونه وكيفية النمو بشكلٍ أكبر. وإذا كنت تشعر أنَّ ثمَّة جوانب في العمل يمكن تحسينها فإنَّ هذه النقاشات توفر فرصةً ثمينةً لتقديم تغذية راجعة بنَّاءة.

قد يكون تقديم التغذية الراجعة عملاً صعباً لكنَّها تُعَدُّ جزءً أساسياً من الإدارة الفعالة للفريق، وقد قدَّمَتْ "بيل بيث كوبر" نصيحةً مقتضبة حول طريقة تقديم تغذية راجعة فعالة حيث قالت:

"إذا كنت ترى أنَّ التحاور عملٌ عسيرٌ ومرهقٌ للأعصاب، تذكَّر أنَّك تسعى من خلال تقديم التغذية الراجعة إلى مساعدة أفراد الفريق في النجاح والنمو".

لذا على الرغم من أنَّ الحوارات التي تجري في أثناء تقديم التغذية الراجعة قد تكون حواراتٍ شاقة لا سيما في المنظمات التي ليست ذات بُنيةٍ هرمية، إلَّا أنَّها تُعَدُّ مهمةً وضروريةً لتطوير أعضاء الفريق ونجاح المنظمة بشكلٍ عام.

شاهد بالفديو: 7 نصائح لإدارة الفرق عن بعد

4. شجع الموظفين على التعاون:

سيشعر أعضاء الفريق بسعادةٍ أكبر حتماً إذا استطاعوا بناء علاقاتٍ أقوى وسيُقَدّمون أداء أفضل أيضاً. من أجل تحقيق ذلك شجع أعضاء الفريق على التعاون، إذ ثمَّة في الفريق ربما مجموعة من المهارات المتنوعة، فتأكَّد من الاستفادة من مجموعات المهارات المختلفة تلك من خلال التحقق من أنَّ الجميع يعون المشاريع التي يجري تنفيذها حالياً، وبهذه الطريقة يستطيع أعضاء الفريق المسارعة إلى مد يد العون كلما شعروا أنَّهم يستطيعون أن يضيفوا قيمةً ما.

حينما أعمل مع فريق التسويق على سبيل المثال، أطلب الدعم غالباً من المدير التنفيذي عند إعداد استراتيجية المحتوى، كذلك إذا علمْتُ أنَّ المدير التنفيذي يُعِدُّ نصّاً لاستخدامه في حملة "الدفع عند الضغط" (Pay Per Click)، أقدم له المساعدة في أغلب الأحيان. تساعدك أدوات التعاون على إدارة المهام في هذه العملية، من خلال عرض المهام التي سيقوم بها عضو الفريق مستقبلاً على باقي الأعضاء.

استخدم جوجل درايف:

لقد تبيّن أنّ التعاون يعزّز الإبداع، لذلك يُعدُّ استخدام أدواتٍ مثل (Google Drive) الذي يتيح تحديث الوثائق لحظةً بلحظة في أثناء العمل، عملاً مثالياً.

يستخدم فريق التسويق لدينا ميزة "الرفع" (upload) التي يوفرها (Google Docs) لمشاركة الوثائق، وهذا يعني أنَّنا نعمل دائماً باستخدام النسخة الأحدث من الوثيقة لأنَّ أعضاء الفريق قادرون على تحريرها في كل لحظة. ونستخدم أيضاً ميزة إضافة الملاحظات (commenting) لتقديم تغذية راجعة، وطرح أسئلة، ونشر آخر الأخبار حول المشروع.

جرب أن ترتب أفكارك:

من أجل تجنُّب الرتابة في العمل اتبع نهجاً مبنياً على التعاون، وجرب استخدام الخرائط الذهنية التي تحقق التعاون والمتوفرة على الإنترنت. إذ في إمكان عدة مستخدمين الوصول إلى إحدى تلك الخرائط في الوقت نفسه، وهذا يعني أنَّ أعضاء الفريق في إمكانهم طرح أفكارهم، أو تقديم التغذية الراجعة، أو الموافقة على الأفكار أو رفضها. يمكن القيام بكل ذلك في وقتٍ قصير سواءً استُخدِمَتْ تلك الخرائط في اجتماعٍ لطرْح الأفكار، أو لتيسير عمل الفرق التي يعمل أفرادها كلهم عن بُعْد.

لقد تبيّن أنّ التعاون من أجل التوصل إلى الأفكار من خلال استخدام الخرائط الذهنية يعزز التفكير الإبداعي، لأنَّه يدمج التفكير الخطي الذي تُجمَّع فيه معلومات مختلفة للوصول إلى نتيجة واحدة (الذي يُنَشِّط الجهة اليسرى من الدماغ)، والتفكير غير الخطي (الذي يُنشِّط الجانب الأيمن من الدماغ)، وهذا يجعل جميع أجزاء العقل تشارك في معالجة المعلومات الجديدة وصياغتها واستخدام القدرات البصرية، والفراغية، والحركية للوصول إلى أفكار جديدة وتعزيز الإبداع.

5. ثق بقدرة الفريق على إنجاز العمل:

حينما سألْتُ "مايكل هولوف" المدير التنفيذي لشركة (MeisterLabs) عن النصيحة التي يقدمها لمديري الفرق الآخرين قال: إنَّه ينصحهم دائماً أن يعرفوا متى يفوضون المهام.

تُعيِّن الشركات موظفين يتمتعون بالكفاءة لتحقق هدفاً معيناً ، وإدارة الفرق بكفاءة يجب ألَّا تعني ملاحقة أدق التفاصيل عند ممارسة القيادة، فإذا عيَّنْتَ موظفاً للعمل في اختصاص معين كالبرمجة يجب عليك أن تعرف متى تدعه يمارس عمله وحده.

تفويض المهام مع الإشراف عليها:

قد يكون التخلي عن المهام أمراً قاسياً في بعض الأحيان، لا سيما إذا كنت قد عملت في مشروعٍ مدةً طويلةً من الزمن لكنَّك مضطرٌّ إلى تسليمه إلى موظفٍ آخر. لكن في إمكانك تخفيف وطأة الأمر من خلال الاطلاع الدائم على المهمة وعلى التقدم الذي تحرزه، وآخر النقاشات التي تدور حولها.

يتيح السماح بمراقبة التقدم الذي تحرزه المهمة لقادة الفريق تفويض أعضاء الفريق بالمهام والمشاريع وتكليفهم بإنجازها وحدهم، ويجعلهم يشعرون أنَّهم قادرون على التدخل في أي وقت للاستفسار عن أمرٍ ما، أو مد يد العون إذا كان ذلك مفيداً.

خُذ لمحةً عن التقدم الذي يحرزه الفريق والمشروع:

ثمَّة برامج تستطيع من خلالها أخذ فكرةٍ واضحة عن التقدم الذي يحرزه الفريق والمشروع من خلال تقديم إحصاءات وتقارير. ومن خلال الجداول البيانية التي تصوّر إنشاء المهمة وإنهائها. يمكن عرض النتائج التي يحققها الفريق بطريقةٍ شفافة ويمكن تحميل تقارير العمل إذا لزم الأمر.

ويستطيع أعضاء الفريق أن يختاروا تتبع الوقت الذي قضوه في إنجاز المهام للحصول على فكرةٍ أوفى عن المدة الزمنية التي استغرقتها المشاريع.

6. جنِّب أعضاء الفريق الإصابة بالإنهاك:

حينما تكون قائداً للفريق فأنت في موقعٍ يتيح لك وضع ضوابط إيجابية للعمل، والراحة، والاسترخاء، حيث ذكرَتْ "بيل بيث كوبر" في مقالةٍ كتبتها عن "ضبط الإشعارات في أثناء العمل"، أنَّ من مسؤولية أرباب العمل اتخاذ خطواتٍ استباقية تتعلق بالزمان والمكان اللذين يجب على أعضاء الفريق فيهما التوقف نهائياً عن العمل، وقد يعني هذا على سبيل المثال ألَّا يتوقعوا من أعضاء الفريق تفقد بريدهم الإلكتروني خارج أوقات الدوام.

قد يكون تطبيق هذا صعباً بكل تأكيد لا سيما في الفرق التي يُمنَح أعضاؤها مرونةً في تحديد ساعات العمل، فتجد منهم من يفضل البدء بعمله في وقتٍ مبكر، وآخرين يفضلون العمل حتى وقتٍ متأخر من أجل توفير بعض الوقت لقضائه في مكانٍ آخر. لكنَّ تشجيع أعضاء الفريق على وضع بعض الضوابط المرتبطة بالعمل، والحصول على قسط كافي من النوم، وتجنُّب الإنهاك يُعَدُّ أمراً مهماً.

من خلال برنامجٍ كـ (Slack) على سبيل المثال، تستطيع اختيار الإشعارات التي ترغب في تلقيها، حيث يمكنني أن أختار عدم تلقي إشعارات على الكمبيوتر المحمول إلَّا إذا تمت الإشارة إلي، أو إذا أُرسلَتْ إليَّ رسالة مباشرة. وتذْكُر "بيل بيث كوبر" أنَّ في إمكان أعضاء الفريق أن يحولوا ضبط هواتفهم على وضع عدم الإزعاج حينما ينتهون ليلاً من عملهم، حتى يتمكنوا من الابتعاد عن العمل، والاسترخاء، واستعادة قواهم.

كانت هذه إذاً ست نصائح لإتقان قيادة الفرق بشكلٍ فعال من خلال اتباع بعض الطرائق المثمرة والتي توفر الدعم للموظفين في أثناء تسيير شؤون العمل.

بيد أنَّ كل منظمةٍ تختلف عن الأخرى لذا من الرائع أن تخبرنا آرائك وتجاربك في التعليقات.

المصدر