6 طرق ذكية لإرساء بيئة عمل أكثر إنتاجية
قد تسأل أعضاء الفريق عن أسباب انخفاض الإنتاجية، فلا يعطيك أحد إجابة شافية، قد يقول بعضهم إنَّ هناك الكثير من عوامل التشتيت، بينما يَعدُّ آخرون الاجتماعات المتكررة أكبر معيق للإنتاجية في العمل.
لكن لا أحد يسلِّط الضوء على العامل الأكثر أهمية الذي يؤثِّر في إنتاجية الجميع وهي بيئة العمل، وإضافة إلى تأثيرها في الإنتاجية، يمكن أن تؤثِّر بيئة العمل أيضاً في الصحة الذهنية والبدنية؛ ولهذا السبب من الضروري توفير بيئة عمل مثمرة تعزِّز الإبداع والإنتاجية.
سنتعرف في هذا المقال إلى ست طرائق لتحسين الكفاءة في مكان العمل وخلق بيئة عمل تحفِّز الإنتاج.
كيف تبني بيئة عمل تحفِّز على الإنتاج؟
1. تطوير ثقافة الإنتاجية:
لا تعني بيئة العمل موقع المكتب وحالته فقط؛ إنَّها أكثر من ذلك بكثير؛ حيث تشمل ثقافة مكان العمل أيضاً العمليات والإجراءات التي تستخدمها لإتمام مختلَف المهام، كما تشمل ثقافة شركتك، وهنا تكمن أهمية بناء ثقافة قائمة على الإنتاج في مؤسستك، وهذه هي الخطوات:
- حدد أهدافك وأطلع أعضاء فريقك عليها.
- قسِّم أهداف العمل إلى أهداف فردية أصغر كي يسهُل على أعضاء الفريق تحقيقها.
- عزِّز تماسك فريقك عبر تشجيع التعاون بين أعضائه.
- اسمح لأعضاء فريقك بأخذ فترات راحة متكررة كيلا ينال منهم الإرهاق.
2. تتبُّع الوقت:
يساوي الوقت المال؛ ولكن نادراً ما نصرف هذا الوقت بحرص كما نفعل مع المال؛ حيث يهدر معظمنا الوقت، سواء كان ذلك في الثرثرة في العمل أم تصفُّح منصات التواصل الاجتماعي أو التحقق من رسائل البريد الإلكتروني؛ ولهذا السبب يفشل معظمنا في تحقيق ما يصبو إليه؛ لذا ضع قائمة مهام وحلل مقدار الوقت الذي تقضيه في كلِّ مهمة، وخصِّص وقتاً محدداً للزملاء حتى تجلس بهدوءٍ حينما يحين وقت العمل، فبفضل أدوات مراقبة الوقت، يمكنك بسهولة معرفة الأشياء التي تسيطر على وقتك والحد من النشاطات التي تضيع وقتك الثمين.
شاهد بالفيديو: 10 طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت لديك
3. الحد من عوامل التشتيت:
نحن جميعاً نواجه عوامل التشتيت في العمل يومياً بدءاً من زملاء العمل المزعجين ووصولاً إلى الاجتماعات غير المُجدية، والرسائل النصية المزعجة والمكالمات وإشعارات البريد الإلكتروني؛ لذا يجب أن نتعلَّم التعامل مع عوامل التشتيت هذه وإلا انخفضت إنتاجيتنا؛ وذلك لأنَّنا إن سمحنا لعوامل الشتيت هذه أن تعرقل عملنا، فلن نكون قادرين على تحقيق أهدافنا التي تعزز الإنتاجية.
المشتتات هي أكبر عدو لإنتاجيتك؛ ولهذا السبب يجب أن تقصيها عنك، فعلى سبيل المثال، يمكنك الامتناع عن التحقق من صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بالكامل أو وضع هاتفك على الوضع الصامت كيلا تقاطعك المكالمات والرسائل والإشعارات المزعجة في العمل، واستخدم الاستراحة للدردشة مع زملائك في العمل وجعل اجتماعاتك مثمرة.
4. التخلص من الفوضى:
حافظ على التنظيم ونظافة مكان العمل، قد لا يضر وجود القليل من الفوضى، إلا أنَّ الأمور يمكن أن تتفاقم بسرعة كبيرة إذا لم تبقِها تحت السيطرة؛ فقد يمنع الحفاظ على تنظيم كل شيء عقلك من الشرود ويوفر وقتك بحيث لا تضطر إلى البحث عن غرضٍ ضائع ضمن أكوام الملفات والأقلام والأوراق المتناثرة على مكتبك، ووفقاً للإحصاءات، يقضي العامل العادي 6 أسابيع في البحث عن الأغراض المفقودة سنوياً.
5. تغيير ديكور المكتب:
كما ذكرنا سابقاً، يمكن أن يكون للجو الذي يعمل فيه موظفوك أثر كبير في إنتاجيتهم؛ لذا يمكنك تعديل تصميم مكتبك وتنظيمه قليلاً أو إعادة تصميمه بالكامل؛ حيث يمكن أن تُحدِث تعديلات طفيفة مثل تغيير اللون ودرجة الحرارة وظروف الإضاءة فرقاً شاسعاً.
فيما يلي بعض أسرار الإنتاجية المُجرَّبة التي تثبت هذه الأقوال:
- كشفت دراسة أجرتها جمعية علم النفس الأمريكية عن ارتفاع إنتاجية الموظفين بنسبة 15% عند وجود نباتات زينة في مكاتبهم مقارنة بزملائهم الذين لا توجد نباتات خضراء في أماكن عملهم.
- وفقاً لاستطلاع أجراه موقع التوظيف كارير بيلدر (CareerBuilder)، يشتكي 25% من الموظفين أنَّ درجات الحرارة في مكاتبهم مرتفعة بينما يشتكي 23% منهم من برودتها الشديدة التي تمنعهم من التفكير.
- وجدت أبحاث المختبر الوطني للطاقة المتجددة (National Renewable Energy Laboratory) أنَّ الأشخاص الذين يعملون في الإضاءة الطبيعية استمروا في العمل على أداء مهامهم مدَّةً أطول بنسبة 15% مقارنة بمن يعملون تحت الإضاءة الاصطناعية فقط.
- يعزز طلاء جدران مكتبك باللون الأصفر الإبداع.
6. استخدام الأدوات الصحيحة:
يُعَدُّ نقص الموارد والأدوات والمعدات أحد أسباب ضعف إنتاجية فريقك إذا كان أداء فريقك ضعيفاً؛ لذا يجب أن تسأل نفسك: "هل الأدوات المناسبة للقيام بالمهمة متاحة لهم بسهولة؟" إذا لم يكن كذلك، فعليك أن تمنحهم إياها، كأن تستخدم برامج إدارة المهام التي توفر بعض الميزات المفيدة التي تركز على الإنتاجية وتتيح لك إنجاز المزيد في وقت أقل.