6 أمثلة تفويض يمكنك اتباعها لتصبح قائداً ناجحاً
رغم فائدة التفويض، إلَّا أنَّه ليس من السهل فهمه بالكامل؛ ولكن لكي تصبح قائداً ناجحاً، يجب أن تكون قادراً على التفويض بفاعلية.
إذا كنت مرتبكاً حول كيفية تطبيق التفويض في بيئة عملك، فينبغي عليك الاطلاع على بعض الأمثلة؛ وأفضل طريقةٍ لفهم هذه الفكرة: مراقبة سيناريو واقعي حول التفويض. لذا، إذا كان لديك إمكانية الوصول إلى قسمٍ آخر في مؤسستك، أو منظمةٍ أخرى تنفِّذ التفويض؛ فاحرص على القيام بذلك.
لكن إذا لم تقدر، فتابع معنا قراءة هذا المقال، لتعطيك أمثلة التفويض التالية أقرب فكرةٍ ممكنةٍ عن المواقف الواقعية. راجع هذه الأمثلة لإزالة ارتباكك، حتَّى تتمكَّن من تنفيذ التفويض بأفضل شكلٍ ممكن:
1. تطوير الاستراتيجيات:
الاستراتيجيات جزءٌ هامٌّ من كلِّ عمل، وبغضِّ النظر عن مكانة المشروع، فإنَّ الاستراتيجيات الذكيّة ضرورية؛ ورغم أنَّ الاستراتيجية عملية بحثٍ وتحليلٍ وإبداعٍ واسعة النطاق، إلَّا أنَّه ليس من الصعب تصميم استراتيجياتٍ ناجحة.
عليك في هذه الأثناء أن تضع في اعتبارك رؤية المنظمة والميزانية المخصصة لها، فإذا كان مشروعك يهدف إلى تصميم استراتيجيات تسويق، فليس من السهل إيكالُ المَهمَّة إلى قسم الإعلان في مؤسستك.
بالنسبة إلى الحملات الإعلانية، سيكون عليك التفويض إلى أقصى الحدود، وأوّل شيءٍ يجب عليك فعله: أن تجد دافعك من الإعلان؛ هل تريد مزيداً من المبيعات؟ أم تريد فقط إنشاء صورةٍ لعلامتك التجارية؟ سيُجري أحد مسؤولي الإعلانات بحثاً في هذا الصدد لمعرفة أكثر ما تحتاجه مؤسَّستك.
مع وضع هذه المعلومات في عين الاعتبار، سيَخرج مؤلِّف الإعلانات بخطوط وصف ونصوصٍ وأغانٍ ومحتوياتٍ أخرى مكتوبة؛ وكلُّ ما سيُعرَض على الشاشة، وما هو مكتوبٌ على شكلٍ تعليق على وسائل التواصل الاجتماعي، وما يجري التحدُّث به؛ هو وظيفة ذلك الشخص الذي تفوِّضه.
سيكون المرؤوس الآخر شخصاً يتمتع بعلاقاتٍ جيدة (شخصٌ يمكنه العمل كضابط مخابرات)، حيث يتقرَّب هذا الشخص من المنصات الإعلامية والأشخاص المؤثرين والأطراف الأخرى ذات الصلة، للتفاوض على الصفقات.
وبالمثل، يجب عليك أيضاً تفويض شخصٍ لتصميم العناصر المرئية، إذ تتطلَّب اللوحات الإعلانية وملصقات وسائل التواصل الاجتماعي وإعلانات الفيديو مصوِّراً ومصمِّمَ جرافيك ومحرراً ورساماً؛ لذا يمكنك تفويض عدة خبراء في هذه المجالات.
يتعيَّن عليك مع وجود كلِّ هؤلاء الأشخاص تفويض خبير ميزانية، إذ يحرص هذا الشخص على استخدام الموارد المخصصة بفعالية؛ بينما تستمر أنت أو مدير العلاقات العامَّة -في الوقت نفسه- في التحقق من أنَّ أيَّاً من العناصر لا يتعارض مع الأخلاقيات، أو ينتهك رؤية المنظمة، أو يتسبَّب بردّات فعلٍ عنيفة.
2. التفويض الكامل:
يحدث تفويض المهام المتكرِّرة في المنظمة بالكامل، ويعني هذا أنَّ القائد يتبنَّى تفويضاً على مستوى معين؛ وبمجرد تفويض المهمة، لا يُطلب من المرؤوسين العودة بانتظامٍ لفحص تقدُّمهم، فالقادة لديهم الحدّ الأدنى من التدخل، في حين يُعطَى المرؤوسون السلطة الكاملة.
يعدُّ التفويض الفعَّال في كلِّ خطوةٍ في مثل هذا السيناريو أمراً بالغ الأهمية لضمان نتيجةٍ جيدة؛ لذلك، إذا كانت مؤسَّستك تبيع منتجاً معيناً، فمن المحتمل أن تُجريَ استطلاعات السوق في كثيرٍ من الأحيان، حيث تمنحك هذه الاستبيانات نظرةً ثاقبةً عمَّا يدور في خُلدِ المُستهلِكين، كما تتيح لك أيضاً معرفة ما إذا كانوا سعداء بالمنتج، أو إذا كانوا يتوقَّعون المزيد.
وبالمثل، تعدُّ هذه الاستطلاعات مصادر رائعةً لمعرفة أفضل طرائق التسويق، فأنت تسأل المستهلكين أين سمعوا عنك، لكي تعرف أين يجب تخصيص الميزانية في الحملة التسويقية القادمة.
لنفترض أنَّك أجريت بحثاً بهذه الطريقة لسنواتٍ عديدةٍ خلت؛ لذا فمن الأسلم السماح لفريق بحثٍ بإجراء استقصاءٍ آخر. أعلِم فريق البحث أنَّ هدفك هو معرفة كيفية تحسين المنتج، وأنَّ الموعد النهائي للمَهمَّة هو أسبوعان، وأنَّه يمكنهم صياغة أسئلة الاستطلاع واختيار النظام الأساسي وجمع المعلومات بطريقتهم الخاصة؛ وسيأتي الفريق بعد أسبوعين إلى مكتبك بالنتائج النهائية.
3. تفويض نصف المَهمَّة:
إنَّه لمن الهامِّ عموماً عدم تفويض نصف مَهمَّة؛ لذا دعونا أولاً نوضِّح ما يعنيه هذا:
معظم الوظائف لها جوانب مختلفة، فعلى سبيل المثال: ضع في اعتبارك مشروعاً معيناً يتطلَّب مهاراتٍ حسابية وخبرةٍ تكنولوجية؛ فإذا كان هذان الجانبان مرتبطان ارتباطاً وثيقاً لدرجة أنَّهما متداخلان، فإنَّ التفويض لا فائدة منه.
يلزم في مثل هذا السيناريو أن يكون الناتج من كلٍّ من العمل الحسابي والتكنولوجي متماسكاً ومتشابهاً؛ وهذا غير ممكنٍ تماماً مع التفويض.
من ناحيةٍ أخرى، تكون بعض المشاريع واسعة النطاق؛ لذا يمكن تقسيم هذه الوظائف بسهولةٍ إلى أجزاء لا ترتبط ببعضها بعضاً، أو يمكن إنجازها بسهولةٍ بشكلٍ منفصل؛ ويكون عليه تفويض جزءٍ من هذه المهام مع إبقاء الباقي لنفسك أمراً جيداً تماماً.
على سبيل المثال: تفويض نصف مَهمَّةٍ عند تعيين موظفين جدد. لنفترض أنَّ مؤسستك قد أعلنت عن وظيفةٍ شاغرةٍ مجانيةٍ عبر الإنترنت، واستجاب الآلاف من الأشخاص بإرسال سيرهم الذاتية، وأنت كقائدٍ أو مديرٍ ليس لديك الوقت الكافي لدقيقها جميعاً؛ ولكن تريد في الوقت نفسه أن تبحث في جميع الخيارات؛ لذا تُفوِّض مَهمَّة البحث في السير الذاتية وإنشاء قائمةٍ مختصرةٍ إلى عددٍ قليلٍ من كبار الموظفين، وتخبرهم بنقاط القائمة المختصرة؛ بحيث يختار المرؤوسون الأشخاص المناسبين.
لا يجب تفويض القرارات الهامَّة عادةً، مثل: تعيين موظفين جدد؛ وذلك للحفاظ على الصدق والنزاهة؛ ومع ذلك، في الحالات التي يكون فيها العمل متراكماً أو عندما تستغرق وقتاً طويلاً، فيمكنك تفويض نصفه.
بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتأكُّد من أنَّ النتيجة عادلة هي إخفاء الأسماء الموجودة في السير الذاتية، حيث سيمنحك هذا راحة البال بأنَّ المرؤوسين سيقدِّمون إليك فقط قائمةً قصيرةً بالمتقدِّمين بناءً على مهاراتهم وخبراتهم. والأهمُّ من ذلك كلِّه، أنَّ القرار النهائي لا يزال بيدك؛ لذا، لن تفقد أيّ سلطةٍ على الإطلاق.
4. التفويض إلى خارج المنظمة:
ليس لدى المدراء والقادة عموماً الوقت للعمل خارج المكتب، وهنا يأتي التفويض الخارجي لإنقاذ الموقف.
يفيد مثال التفويض هذا في حالة التعاون، فإذا كنت تخطِّط للعمل جنباً إلى جنبٍ مع شركةٍ أخرى، فاستفد من التفويض هذا إلى أقصى حدّ.
يمكن إجراء معظم المناقشات الأوّليّة عبر البريد الإلكتروني؛ حتَّى تتمكَّن من مشاركة جدول أعمالك مباشرة؛ ولكن عندما يرغب الطرف الآخر في الاجتماع لتفقُّد سيرِ عملِ المشروع، أرسل أفضل المفاوضين لديك، إذ يمكنهم مناقشة جميع تفاصيل المشروع، والأسباب وراء التغييرات المقترحة لكلِّ عنصر، وما إلى ذلك؛ كما يمكنك الحصول على موجزٍ مع تفاصيل المناقشة لاتخاذ القرار النهائي، دون الحاجة إلى قضاء ساعاتٍ في الاجتماعات.
5. التدخُّل:
مثال التفويض هذا هو عكس التفويض الكامل؛ فعندما يكون لديك وقتٌ قصيرٌ، ولكنَّ المَهمَّة التي في متناول اليد شديدة الأهمية؛ فإنَّ التدخُّلَ هو الطريق المناسب.
إنَّه تفويضٌ من المستوى الأول، حيث يقوم المرؤوسون بالعمل، ولكن يمكنك التحقُّق من عملهم بين الحين والآخر، وذلك لإبقائهم على المسار الذي تريده؛ كما أنَّه مفيدٌ للغاية مع الموظفين الجدد، والذين لا يملكون المهارة أو الخبرة بعد.
يمكنك استخدام التدخل عند تصميم منتجٍ جديد؛ لذا اطلب من المصمم أن يبتكر أفكاراً ويلتقي بك كلَّ أسبوعٍ ليحصل منك على الموافقات اللازمة؛ وبهذه الطريقة لن تخاطر كثيراً بإضاعة الوقت في تصميم شيءٍ قد لا يعجبك؛ وسيصرف المصمم وقته على تلبية ما تريده.
6. التفويض الإبداعي:
يجب دوماً تفويض المشاريع التي تتطلَّب الابتكار؛ المنطق البسيط وراء ذلك هو أنَّه عندما يشارك مزيدٌ من الأشخاص، فهناك فرصةٌ أكبر للخروج بشيءٍ فريد؛ لأنَّه مزيجٌ من عملية التفكير لكلِّ فرد.
في حالة رغبة مديرٍ في التخطيط لحفلةٍ مكتبيةٍ للذكرى الخامسة والعشرين للمنظمة، يمكن القيام بذلك بطريقتين؛ إذ يمكن للمدير وضع الخطة بأكملها ومطالبة الجميع بتنفيذها، أو يمكنه أن يطلب من الجميع تقديم أفكارهم.
كلاهما أشكالٌ من التفويض الإبداعي؛ ومع ذلك، يختلف مستوى السلطة، ويتيح لك ذلك اتخاذ القرار بناءً على بيئة مكتبك وطبيعة المشروع.
أفكارٌ أخيرة:
خلاصة القول هي أنَّ التفويض ليس علماً خارقاً للعادة، ولكن يجب عليك في الوقت نفسه، اتباع بعض التقنيات لضمان النجاح.
قد لا تتناسب بعض أمثلة التفويض هذه أو -كلِّها- مع حياتك العملية تماماً؛ لذا حاول إيجاد أوجه التشابه، وارتجل الباقي؛ فالأمر متروك لك تماماً لتبتكر طريقة تفويضك بما يخدم عملك.
استفد من هذه الأمثلة في حياتك الحقيقية لتسهيل حياتك كقائدٍ إداري.