6 أساليب لإدارة وقتك بفاعلية من خلال الرفض

14 فبراير 2023

هل سبق أن طُلِب منك خدمة، وكنت تعلم بالفعل أنَّك تريد الرفض؛ لكنَّك قلت نعم بدلاً من الرفض لأنَّك شعرت بالذنب؟

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتبة "ديوندرا فيلاسيتي" (Diondra Fillacetti)، وتُحدِّثنا فيه عن كيفية إدارة وقتك بفاعلية من خلال الرفض.

يمكن أن تسبب لنا هذه الطلبات كثيراً من التوتر عندما نقرر كيفية الرد؛ فنحن نتعامل مع مشاعر الإحباط والاستياء والذنب، ونحاول الحفاظ على الاحترافية وإدارة العلاقة.

لإعطائك مثالاً كنت أناقش بعض المشاريع التي كنت أعمل عليها في محادثة غير رسمية مع بعض الأصدقاء والمعارف، وعندما ناقشت مشاريع التطوير الوظيفي التي كنت أعمل عليها انتهز أحد معارفي الفرصة ليخبرني عن وظيفة كان يخطط للتقدم لها.

ثمَّ قال لي: "سأرسل لك سيرتي الذاتية بالبريد الإلكتروني حتَّى تتمكَّني من الاطِّلاع عليها وتعديلها قبل أن أقدمها غداً، فما عنوان بريدك الإلكتروني؟"، طبعاً أزعجني طلبه، لكن بالطبع كان عليَّ تصفية هذه الأفكار والعواطف السلبية بسرعة، والتوقف للحظة والتفكير بهذا الطلب بصمت.

كان أحد معارفي وليس صديقاً مقرباً؛ لذلك فوجئت بأنَّه قدم مثل هذا الطلب الجريء في البداية.
لقد تجاهل تماماً حقيقة أنَّ كتابة السير الذاتية كانت جزءاً من وظيفتي وهو عمل مدفوع بالطبع، وتوقع هذه الخدمة مجاناً.
لم يسألني عمَّا إذا كان بإمكاني تقديم خدمة له؛ بل أخبرني مباشرة أنَّه سيرسل سيرته الذاتية إلي.
أعطاني أقل من 24 ساعة لإكمال هذه الخدمة دون التفكير في الجدول الزمني الخاص بي.

على الرَّغم من هذا كله، سيطر الذنب علي وقلت: "بالتأكيد، سأرى ما يمكنني فعله"، وأعطيته عنوان بريدي الإلكتروني، وندمت على ذلك على الفور؛ فمن أجل تلبية طلبه اضطررت إلى إعادة ترتيب جدول عملي؛ ممَّا زاد من الضغط على المواعيد النهائية التي كانت لدي.

في منتصف يوم عملي نظرت بمضض إلى سيرته الذاتية وأدركت حجم العمل المطلوب، حيث أصبحت سيرته الذاتية مسؤوليتي؛ لذا أردت تقديم خدمة مثالية؛ ممَّا جعلني أقضي وقتاً أطول بكثير ممَّا أحتاج إليه بالعادة، وعندما انتهيت من إعادة كتابة سيرته الذاتية بالكامل أجبرني هذا على العمل لوقت متأخر من أجل تعويض النقص بمهامي الخاصة.

كانت التجربة برمتها بائسة للغاية، ولكن كان من الممكن تجنبها إذا كنت قد تعلمت كيفية معاملة طلبات لخدمات كهذه.

شاهد بالفيديو: كيف تتقن فن إدارة الوقت؟

كيف تتعامل مع سؤال: "هل يمكنك أن تقدم لي معروفاً"؟

إنَّ سؤال "هل يمكنك أن تقدم لي معروفاً" شائع جداً، ونعيشه داخل مكان العمل وخارجه، فقول: "نعم" طوال الوقت خصوصاً عندما لا نريد ذلك سوف يتسبب في قدر لا داعٍ له من التوتر والإحباط، والأهم من ذلك يمكن أن يؤثر هذا الضغط الإضافي في صحتنا.

من الصعب قول: "لا"، لكن على الرَّغم من أنَّك قد تخشى أن تكون عدوانياً أو وقحاً، فإنَّ الرفض يُعَدُّ جزءاً صحياً من حياتنا المهنية؛ لذا إليك بعض أساليب معاملة سؤال: "هل يمكنك أن تقدم لي معروفاً؟":

1. تغيير وجهة نظرك عن الرفض:

عندما يطلب منك الناس معروفاً تذكر أنَّهم يطرحون سؤالاً يعطونك من خلاله خيار الإجابة بنعم أو لا عنه؛ فالخيار لك، وعلى الرَّغم من أنَّ كلمة "لا" قد اكتسبت معنىً سلبياً ممَّا خلق شعوراً بالذنب، علينا أن نتذكر أنَّنا لسنا أشخاصاً سيئين لأنَّنا رفضنا؛ بل نحن ببساطة نتخذ القرار.

2. التفكير بالطلب قبل الإجابة:

إذا طلب شخص خدمة ما فحاول ألَّا ترد على الفور في أثناء مرورك بمشاعر لا تعد ولا تحصى؛ إذ تحتاج 24 ساعة لتوضيح ما تشعر به حيال الطلب قبل تقديم إجابة، يمكنك ببساطة أن تقول: "سأرد على طلبك غداً".

3. وضع الحدود:

نعرف جميعاً أهمية وضع حدود في حياتنا؛ لكنَّنا غالباً ما نقلل من عواقب عدم فعل ذلك، فالوقت هو أثمن مواردك؛ فهو محدود ولا يمكنك فعل كلِّ شيء معاً؛ لذا يجب أن تكون انتقائياً في استخدام وقتك بحيث تقوم بمعالجة المهام التي ستساعدك على التقدم في حياتك المهنية والشخصية.

من خلال قول "نعم" باستمرار فإنَّك بذلك تقلل مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في الأشياء التي تفيدك حقاً، دون حدود سوف ينتهي بك الأمر إلى ملء جدولك الزمني وعدم ترك أيِّ وقت لأشياء هامة مثل الرعاية الذاتية؛ لذا قل: "لا" للأشياء التي تعوق الوقت الذي خصصته لنفسك، وإذا كان الناس لا يحترمون هذه الحدود فإنَّهم لا يحترمونك.

4. تقديم شروطك الخاصة:

إذا كانت الخدمة أمراً لا تمانع القيام به، ولكن ليس بالطريقة التي طُلِبت منك بالضبط فقم بتقديم الشروط الخاصة بك؛ فعندما طُلب منِّي مراجعة سيرة ذاتية في أقل من 24 ساعة علماً أنَّني كنت أعرف حجم مهامي في جدولي الزمني، كان عليَّ الرد بما يأتي: "يمكنني مساعدتك في سيرتك الذاتية، لكن سأحتاج إلى مزيد من الوقت للقيام بذلك، فهل يمكنك إمهالي المزيد من الوقت؟"، على الرَّغم من أنَّ هذا ليس رفضاً إلَّا أنَّه يجعل الطلب أكثر ملاءمة.

5. عرض حل بديل:

عندما نقول: "لا" للناس غالباً ما ينتج الشعور بالذنب من حقيقة أنَّك تعرف أنَّ الشخص يحتاج حقاً إلى المساعدة وسيواجه صعوبة دون مساعدتك، فعلى الرَّغم من أنَّك ترفض طلبه يمكنك توجيهه في الاتجاه الصحيح من خلال تقديم حل بديل، مثلاً قد يكون الطلب: "هل يمكنك مراجعة سيرتي الذاتية؟" فأرد قائلاً: "لسوء الحظ لن أتمكن من ذلك، ولكن إليك موقع إلكتروني رائع يحتوي على نصائح مفيدة حقاً عن كتابة السيرة الذاتية، وأظنُّ أنَّك ستجده مفيداً في تحسين سيرتك الذاتية".

6. توضيح أسباب الرفض:

بعض الناس ببساطة لا يمكنهم تقبل الرفض؛ فيطلبون سبباً لرفضك مساعدتهم، فإذا كنت مرتاحاً وواثقاً من سبب رفضك فشاركهم أسبابك؛ إذ سيؤدي ذلك إلى تسهيل تقبلهم للرفض بالإضافة إلى التخلص من الشعور بالذنب، مثلاً إذا كان الطلب: "هل يمكنك مراجعة سيرتي الذاتية؟"، سيكون الرد المناسب: "لسوء الحظ لست قادراً على ذلك، لدي بعض المشاريع ذات المواعيد النهائية الصارمة، ولن يكون لدي الوقت لمراجعة سيرتك الذاتية مع كل العمل الذي يتعين عليَّ القيام به".

في الختام:

تتضمن إدارة الوقت والعلاقات الفعالة إدارة التوقعات وتحديد أولويات مهامك؛ ففي المرة القادمة التي يطلب فيها أحدهم منك خدمة احترم عملك وارفضها عند الضرورة.