6 أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك قبل أن تبدأ التخطيط للعمل
عندما نتحدث عن التخطيط للعمل فإنَّنا نعني تحويل البيانات التي جمعناها إلى خطوات مجدولة قابلة للتنفيذ؛ إذ يجب أن تشمل خطة العمل السياسات والبرامج وعمليات التواصل وفرصاً لتقديم التغذية الراجعة؛ لذا فيما يأتي بعض الأسئلة التي يمكن أن تطرحها على نفسك قبل أن تبدأ في التخطيط للعمل:
1. كيف أقوي خطتي أهدافي المتعلقة بالموظفين؟
يجب أن تكون خطة العمل الخاصة بك منطقية وتتوافق مع استراتيجية قسم الموارد البشرية والأقسام الأخرى وإلا فسيتشتت فريقك.
أسئلة عليك أخذها في الحسبان:
- ما هي أهم المجالات التي عليك التركيز عليها؟
- هل حددتَ أيَّة نقاط ضعف رئيسة أو مكاسب سهلة من الاستطلاعات؟
- ما هي الأهداف الرئيسة لمنظمتك وكيف ستقويها خطتك؟
الإجراءات التي يمكنَك اتخاذها:
أشرك أصحاب المصلحة الرئيسين في محادثات التخطيط للعمل مبكراً للمساعدة على تسهيل سير العملية، كما عليك أيضاً تحديد نقاط التركيز المحتملة جميعها قبل تحديد الأكثر أهمية منها وإلحاحاً.
2. ما هي البيانات التي أحتاجها قبل أن أبدأ؟
من الهام أن تعرف ما إذا كانت لديك البيانات كلها التي تحتاجها للبدء في خطة العمل الخاصة بك، وإذا لم تحدد نقاط الضعف الرئيسة والأهداف لخطة العمل الخاصة بك، ستنهار خطتك.
أسئلة عليك أخذها في الحسبان:
- هل سيكون من المفيد لك إجراء استطلاع للتأكد من أنَّك حددت بالضبط ما يحتاجه فريقك؛ وذلك في الأمور الهامة التي تأمل أن تركز عليها؟
- هل تحتاج إلى إرفاق البيانات الكمية بآراء نوعية؟
الإجراءات التي يمكنك اتخاذها:
أصغِ إلى فريقك دائماً من خلال أدوات جمع الآراء مثل أداة كلوز ذا فيدباك لوب (Close The Feedback Loop) لاكتساب مزيد من الأفكار، ويمكن أن تساعدك عدة أدوات أخرى في جمع الآراء المتعلقة بنقاط التركيز.
شاهد بالفيديو: 7 أسباب تجعل من التخطيط وسيلة لمضاعفة إنتاجيتك أكثر من العمل الشاق
3. من يجب أن يشارك في خطة عملي؟
قد يكون فريقك صغيراً، ولكن حتى إذا كان لديك مجموعة كاملة، فإنَّ قسم الموارد البشرية والمتخصصين بالموظفين مشغولون، كما أنَّ إشراك أصحاب المصلحة الآخرين والشركاء المحتملين في عملية التخطيط سيوفر بعض المتاعب لاحقاً.
أسئلة عليك أخذها في الحسبان:
- من في مؤسستك لديه المهارات أو الخبرة في هذا المجال؟
- من هم أصحاب المصلحة الرئيسين على مستوى مجلس الإدارة أو القيادة؟ وهل سيرغبون في المشاركة؟
- هل يمكنك إشراك أعضاء الفريق من أنحاء المنظمة جميعها؟
الإجراءات التي يمكنك اتخاذها:
أعدَّ مجموعات متخصصة من الأفراد من أنحاء المنظمة جميعها، وقد يجب عليك أيضاً إشراك أعضاء الفريق الآخرين، على سبيل المثال الأشخاص من فريقك المالي الذين سيحتاجون إلى تحديد الميزانية؛ فالناس يتحملون مسؤولية الأمور التي عملوا عليها.
4. كيف ستكون الجداول الزمنية لهذا المشروع؟
إنَّ إنشاء جداول زمنية واضحة يساعدك ويساعد فريقك على تكريس القدر المناسب من الاهتمام للمشروع، وسيساعدك أيضاً على التواصل مع مؤسستك على نطاق أوسع والذين تتصرف بناءً على تغذيتهم الراجعة؛ إذ سيكون فريقك حريصاً على معرفة ما يحدث ويمكن أن يحافظ هذا على الحماسة أيضاً.
أسئلة عليك أخذها في الحسبان:
- ما هو مقدار الوقت والاهتمام الذي يجب أن تخصصه أنت وفريقك وأصحاب المصلحة الآخرون لهذا؟
- من هم الأشخاص الذين تحتاج إلى موافقتهم قبل أن تتمكن من تنفيذ أيَّة خطط وهل سيكونون متاحين للعمل على الخطة؟
الإجراءات التي يمكنك اتخاذها:
تأكد من التواصل مع أصحاب المصلحة للتأكد من أنَّ لديهم الوقت اللازم للعمل معك؛ إذ سيساعد إنشاء خطة واضحة مسبقاً على إدارة ذلك.
5. ما الذي قد يمنعنا من تحقيق أهدافنا؟
قد يبدو التفكير في العوائق أمراً سلبياً قبل أن تبدأ في التخطيط؛ ولكنَّ تحديد العقبات في العملية مسبقاً سيساعدك على وضع خطط للطوارئ.
أسئلة عليك أخذها في الحسبان:
- ما هي الموارد التي ستحتاجها لتنفيذ خطتك؟
- ما هي القيود التي ستتعامل معها؟
- ما هي المشاريع الأخرى التي تقام في الوقت نفسه والتي يمكن أن تتعارض مع هذا العمل؟
الإجراءات التي يمكنك اتخاذها:
أنشئ أفضل السيناريوهات وخطط الطوارئ للمساعدة على تقليل تأثير العقبات المحتملة.
6. كيف سيكون النجاح؟
إنَّ امتلاك فكرة واضحة عن النجاح الذي تريد تحقيقه ومتى سيحدث وتوضيح ذلك لفريقك منذ البداية، سيساعدك على تعزيز استراتيجيتك المرتبطة بالموظفين؛ إذ يأتي النجاح بأشكال عديدة؛ لذا حاول التفكير فيما وراء الأمور المالية.
أسئلة عليك أخذها في الحسبان:
- ما هي النتيجة المثالية من هذا العمل؟
- ما الذي يبحث عنه فريقك لتقديمه؟
- ما هي النتائج الملموسة لهذا المشروع؟
- ما هي التأثيرات المثالية لهذا العمل؟
الإجراءات التي يمكنك اتخاذها:
يمكن أن تكون مشاركة الشكل الذي سيبدو عليه النجاح مع مؤسستك في وقت مبكر من العملية مفيدة حقاً لإظهار أنَّك تتحمل المسؤولية عن تقديم التغذية الراجعة.
في الختام: إنشاء خطة عمل لنفسك
بمجرد أن تفكر في كلِّ هذه الأسئلة ستكون مستعداً لبدء إضفاء الطابع الرسمي على خطة العمل الخاصة بك، وعلى الرَّغم من أنَّه قد لا تكون لديك الإجابات كلُّها لكن سيكون لديك فريق عمل وستبدأ التوصل إلى حلول.