5 أدوات لإدارة المشاريع ووضع فريقك على المسار الصحيح
نحن نتحدث كثيراً عن أدوات إدارة المشاريع، ولكن غالباً ما نتحدث حول كيفية إعداد أنظمة إدارة المشاريع الشخصية الخاصة بك؛ لكن ومع ازدياد التباعد بين أعضاء الفرق وزيادة أعدادهم، أصبح عملنا رقمياً أكثر فأكثر، لذا بات من الهام أن يكون لدينا أدوات جيدة لإدارة المشاريع التي تُنفِّذها الفِرَق لتعزيز أنظمة الإنتاجية الشخصية لدينا.
فيما يلي 5 أدوات لإدارة المشاريع تضمن بقاء فريقك على المسار الصحيح:
1. أسانا (Asana):
يُعدُّ "أسانا" (Asana) حلاً رائعاً وسريعاً لإدارة مشاريع الفرق، والذي يمكن استخدامه استخداماً شخصيَّاً أيضاً؛ إذ يمكنك استخدام بطاقات الإشعار والمشاريع ومواعيد التسليم وإسناد المهام إلى زملاء العمل والتعليق على كل مهمة.
من الأشياء المفضلة حول "أسانا" سرعة التطبيق وتجاوبه، وكيف أنَّ استخدام المفتاح "تاب" (TAB) يمنحك بعض "مفاتيح التشغيل السريع" المفيدة للغاية لجعل معالجة المهام أسرع.
2. بيسكامب (Basecamp):
يُعدُّ "بيسكامب" (Basecamp) الأب الروحي لجميع تطبيقات إدارة المشاريع الجماعية عبر الإنترنت؛ فهو ينشئ المهام والمشاريع والمناقشات ومواعيد التسليم والعلامات وغيرها؛ وأيضاً، يشفر بيانات مستخدميه ويقوم بالنسخ الاحتياطي للبيانات اليومية لجميع الخطط (الاشتراكات).
3. أوركسترا (Orchestra):
تمنحك "أوركسترا" (Orchestra) القدرة على إنشاء المهام، وإنشاء قوائم بالمهام (مثل المشاريع المشابهة)، وتحديد مواعيد التسليم (ولكن بدون أوقات التسليم)، ومشاركة المهام مع الأشخاص؛ وبالطبع التعليق على كل مهمة.
وما يجعل استخدام أوركسترا أمراً ممتعاً ورائعاً هو رؤية تحديث المهام في الوقت الحقيقي أثناء عملك مع الآخرين.
4. فلو (Flow):
يُعدُّ "فلو" (Flow) أحد أدوات إدارة المشاريع الأكثر ذكاءً في التخطيط للمشاريع وتنفيذها مع زملائك في الفريق؛ فهو يتيح لك إنشاء مهامَ والتعليق عليها وإضافة مهام إلى القوائم ووضع علامات على المهام وإسناد المهام إلى الآخرين؛ وحتى الحصول على خدمة "فلو كونسيرج" (Flow Concierge) التي تستطيع من خلالها إسناد مهام "بسيطة" إلى مساعد شخصي، وهو أمر مذهل.
يحتوي "فلو" (Flow) أيضاً على تطبيق "آيفون" (iPhone) رائع يُحدَّث بانتظام، بالإضافة إلى تطبيق مصاحب لنظام "ماك" (Mac) لإضافة المهام وعرض التحديثات بسهولة.
5. مستندات غوغل (Google Docs):
إنَّ مستندات غوغل (Google Docs) إحدى أفضل أدوات إدارة مشاريع الفريق؛ لأنَّ كل شخص يقوم بأي شيء على الويب لديه حساب "غوغل" (Google)؛ ومن خلال حساب مجاني، يمكنك الحصول على جداول بيانات ومستندات وعروض تقديمية ورسائل بريد إلكتروني ومساحات تخزين مشتركة (أي إذا كنت تفكر في الوصول إلى معلوماتك بطريقة تمكنك من تسويق نفسك مجاناً فاستخدم هذا التطبيق).
يمكنك استخدام هذا التطبيق أيضاً في إعداد مشروع؛ سواءٌ كان ذلك للمدرسة أم للعمل، حتى مع كل أخطاء التطبيق الصغيرة التي وجدتُها فيه من وقت إلى آخر؛ إلا أنَّ الوقت والطاقة التي يمكنك توفيها باستخدامه لا يقدران بثمن.