4 طرق للتعاون بفاعلية بدلاً من إجراء الاجتماعات التقليدية
وفقاً لبعض التقديرات، يقضي العمال حوالي 80% من وقتهم في المشاركة في النشاطات التعاونية؛ حيث يمكن أن يؤدي التعاون إلى توليد أفكار جيدة، ثم تحويل بعض من هذه الأفكار الجيدة إلى أفكار عظيمة، لكنَّ جلسات العصف الذهني التقليدية لها أيضاً العديد من العيوب؛ حيث يسيطر بعض الأشخاص الثرثارين على المناقشة، وتوجد فرصة ضعيفة للتفكير المتعمد، وعندما تصبح الفكرة الأولى المطروحة هي الفكرة الأساسية التي يدور حولها الحديث في بقية الاجتماع، يحول ذلك دون الخروج بأفكار أفضل.
ما هو بديل الجلوس حول طاولة الاجتماعات وانتظار التوصل إلى أفكار عظيمة؟ هناك احتمالان: الأول هو التعاون الموزَّع، والذي تستخدم من خلاله التكنولوجيا لتتمكن أنت وزملاؤك من العمل معاً، بغض النظر عن مكان تواجدك؛ والثاني هو كتابة الأفكار؛ أي العصف الذهني الفردي، وهي تقنية رائعة لتوليد الكثير من الأفكار بسرعة مع إعطاء الفرصة للجميع للمشاركة في العملية.
نقدم لك فيما يلي 4 طرائق للتعاون بفاعلية بدلاً من إجراء الاجتماعات التقليدية:
1. تبادل الوثائق والمستندات:
لطالما كان التعاون باستخدام الوثائق أمراً مخيفاً، إما لأنَّ المستند كان يُجهَّز باستخدام أسلوب راوند روبين (round-robin) وهو أسلوب لتوليد الأفكار وتطويرها في بيئة العصف الذهني الجماعي، والذي كان يعتمد على عمليات التحرير التراكمية، أو أنَّ جميع المساهمين عملوا على نسخ فردية لتُدمج الأفكار بعدها معاً، وقد اختفت تلك الأساليب؛ حيث يقدِّم كل من محرر مستندات غوغل (Google) ومايكروسوفت أوفيس أون لاين (Microsoft Office Online) وشيربوينت (SharePoint) وزوهو دوكس (Zoho Docs) أشكالاً مختلفةً من التعاون الفوري باستخدام الوثائق والمستندات؛ حيث يمكن لمستخدمين عدة العمل على المستند نفسه وفي الوقت نفسه.
2. المراسلة الفورية:
تُعدُّ المراسلة الفورية طريقةً رائعةً للحصول على مجموعة من الأفكار بسرعة، سواءً بصورة فردية أم جماعية، وسواءً كان ذلك عبر تطبيق تويتر (Twitter) أم سكايب (Skype) أم سلاك (Slack) أم أي تطبيق آخر للمراسلة، فإنَّ سرعة الاستجابة تشبه التوجه إلى مكتب أحد زملائك وطلب رأيه، باستثناء أنَّه يمكنك القيام بذلك مع الكثير من زملائك في وقت واحد.
تشجع تطبيقات المراسلة تلك أيضاً فكرة الاقتضاب؛ وذلك لأنَّ الكتابة تستغرق وقتاً طويلاً وكل حرف تكتبه هام، كما يوجد لديك فرصة للتفكير عند كتابة أفكارك بدلاً من الشعور بالارتباك عندما ينظر إليك الجميع على الطاولة مع ترقُّبٍ شديد لما ستقوله.
كما ينجح أسلوب المراسلة الفورية في بيئة عمل غير رسمية، فهي تتناسب مع أسلوب التعاون الموزع؛ وتشمل أدوات التواصل التعاوني الأكثر رسمية كل من موقع يامر (Yammer) وسلاك (Slack) وتشاتر (Chatter)، ويمكن لهذه الأدوات تنظيم الرسائل بحسب المشاريع، كما يمكن فرزها والبحث ضمنها وتتبُّعها.
3. التعاون الصريح:
كاندور (Candor) هو تطبيق عصف ذهني مجاني عبر الإنترنت، يساعد المجموعات على تجنُّب التحيز وتوفير الوقت وتوليد الكثير من الأفكار، وباستخدامه يرسل مُنظِّم الجلسة دعوةً إلى المشاركين تتضمن السؤال أو المشكلة المطلوب التركيز عليها، ويقدِّم كل مشارك الأفكار تقديماً خاصاً، وعندما تنتهي الفترة المخصصة لتوليد الأفكار - ويمكن أن تكون ساعات أو أيام أو حتى أسابيع - ينشر منظم الجلسة الأفكار، ويستعرض المشاركون الأفكار المقدَّمة، ويصوِّتون على تلك الأفكار التي يعتقدون أنَّها الأكثر إثارةً للاهتمام والقابلة للتنفيذ والتطبيق، ثم يجتمعون لمناقشة النتائج.
إذا قرَّرت استخدام تطبيق كاندور، نقدم لك بعض الأفكار حول طريقة تحقيق أقصى استفادة من التجربة:
- البدء مع التفكير في النتيجة: ما الهدف الذي تريد تحقيقه نتيجة الأفكار التي تولدت؟ نظراً لأنَّ السؤال أو المشكلة هما نقطتا انطلاق لتدفق الأفكار الإبداعية، خذ وقتك واحرص على أن تكون كلماتك شاملة وواضحة ومفهومة.
- الممارسة: قبل إرسال طلبك الأول، حدِّد وقتاً للممارسة حتى يتمكن المشاركون من تجربة التطبيق، فهو سهل فعلاً، ولكن لا يزال من الجيد التدرب على استخدامه قبل البدء.
- تخصيص الوقت الكافي: امنح المشاركين وقتاً كافياً للرد، ففي الوقت الذي يطرح فيه بعض الأشخاص عشرات الأفكار في عدة دقائق (المنفتحون)، يحتاج بعضهم الآخر إلى فرصة للتفكير (الانطوائيون).
- مشاركة محتوى شاشتك: عندما يحين وقت استعراض النتائج، من الجيد أن يطلع الجميع على الأفكار المطروحة في الوقت نفسه، وإذا كنت ستلتقي وجهاً لوجه مع المشاركين، اعرُض النتائج على شاشة إسقاط، وإذا كنت ستلتقي بهم عبر الإنترنت، فشارك محتويات شاشتك معهم؛ فهذا يضمن عدم فقدان أي فكرة.
4. كتابة الأفكار:
كتابة الأفكار - مثل العصف الذهني - تقنية لتوليد الكثير من الأفكار خلال وقت قصير، وعلى عكس العصف الذهني، تعتمد هذه الاستراتيجية على الأفكار المكتوبة، وليس المنطوقة، وتسير جلسة كتابة الأفكار وفق الخطوات التالية:
- خلال الدقائق العشر الأولى من الجلسة، يكتب كل مشارك أفكاره على بطاقات مُفهرسة؛ حيث يسجل فكرة واحدة على كل بطاقة.
- لا يوجد حديث خلال خطوة كتابة الفكرة.
- لمنع التحيز، لا يسجل المشاركون أسماءهم على البطاقات.
- بعد كتابة جميع الأفكار على البطاقات المفهرسة، يجمع المشرف على الجلسة البطاقات ويخلطها، ثم يلصق البطاقات على الحائط.
- يقرأ المشاركون الأفكار ويستخدمون الملاحظات اللاصقة للتصويت للأفكار الأكثر إثارةً وقابلية للتطبيق، ثم يختارون الأفكار التي حصلت على أكبر عدد من الأصوات.
يوجد عدة طرائق لاستخدام أسلوب كتابة الأفكار ضمن مجموعة، والقاسم المشترك بينهم هو استخدام أسلوب يشجع على المساواة في فرص المشاركة.
يمكن أن يؤدي الاعتماد على وجهات نظر مختلفة وآراء عدة إلى نتائج غير فعَّالة، كما يمكن أن يؤدي التعاون المنسق تنسيقاً سيئاً إلى النتيجة نفسها، فعندما تقضي الوقت في التفكير في الأساليب الجديدة وتطبيق بعضها، يمكنك الحصول على أفضل الأفكار، ومعرفة طريقة تنفيذها بفاعلية، وفي النهاية ينتهي بك الأمر إلى تحقيق ما تريده.