4 طرائق لتجاوز الشعور بالإرباك الذي يسبّبه تعدد المهام
أنا مشغولٌ جداً ولكنَّني لا أنجز أيَّ شيء، فما الخطأ الذي أرتكبه؟
يقول رواد الأعمال إنَّ الحفاظ على التركيز يشكِّل تحدِّياً كبيراً بالنسبة إليهم، لذا من المهم أن يكون لديك خطة توجهك نحو المسار الصحيح تكون عبارةً عن ملخَّصٍ خطي يبقى في متناول اليد ويَذكُر ما تنوي القيام به في كلِّ يوم. فأنا أخصص ساعةً أو نحو ذلك من مساء كل أحد أخطط خلالها للأسبوع المقبل، على ماذا سأركِّز في كلِّ يومٍ من أيام الأسبوع؟ ومع من سأتواصل، ولماذا سأتواصل معه؟ ما أبرز أولوياتي – على ألَّا تكون أكثر من ثلاث – في الأسبوع، وما الأنشطة التي من الممكن أن تشتت انتباهي؟ كلما كانت خطتي أكثر تفصيلاً، كنت أكثر استعداداً وتركيزاً، فكتابة الأولويات تجعلني أكثر تركيزاً على الصعيد الذهني.
وعلى الرغم من هذا، فإنَّ القيام بذلك لن يمنع عنك التعرض للتشويش الذي يعيقك عن أداء عملك, فأنا غالباً ما أجد نفسي منشغلاً بالعديد من الأشياء كالرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، وغيرها من المهام التي تظهر دون سابق إنذار. ولكنَّ الطريقة الآتية تساعدني على تجاوز الشعور بالإرباك الذي يسببه تعدد المهام:
1- أدِّ مهامك في الحال:
لا تماطل ولا تؤجل، واستفد من وقتك بشكلٍ جيد.
2- فوِّض بعض المهام:
يجب أن يكون لديك شخصٌ ما يؤدي بعض المهام الموكلة إليك لأنَّ ذلك سيوفر عليك الوقت. فحتى أصحاب الأعمال الصغيرة يمكنهم أن يستفيدوا من الخدمات التي يؤديها لهم الموظفون المؤقتون من خلال تفويض بعض المهام إليهم.
اقرأ أيضاً: ملخص كتاب إدارة التفويض للدكتور محمد ابراهيم بدرة – 1
3- ألغِ بعض المهام:
اسأل نفسك هل ستعود عليَّ هذه المهمة بالمال الآن أو في المستقبل؟ هل تراعي هذه المهمة أولوياتي الحالية؟ إذا كان الجواب لا فألغِ هذه المهمة.
4- أجِّل بعض المهام:
ثمَّة بعض المهام التي لا تتأثر بعامل الوقت أو لا تكون ضمن أبرز الأولويات لذلك أخِّر تنفيذها حتى يكون الوقت مناسباً لذلك.
تقول "جين لي" (Jenn Lee) مدربة المشاريع الصغيرة إنَّ أبرز ما يبدد وقتها هو تلك العشرات من المهام الصغيرة التي تظهر خلال الأسبوع، وتضيف: "لقد حاولت إنجاز تلك المهام في أثناء إجرائي للمكالمات الهاتفية، أو إرسالي للبريد الإلكتروني، أو تصفحي للفيسبوك, ولكنَّني كنت أخرج في بعض الأيام من المكتب من دون أن أنجز أيَّ شيء. ثمَّة شيءٌ ما بحاجةٍ إلى تغيير".
قسَّمت "لي" وقتها خلال اليوم إلى فترات زمنية مدة كل منها 25 دقيقة، وخصَّصت كلَّ واحدةٍ منها لأداء واحدة من المهام الثلاث الرئيسة التي يجب عليها إنجازها خلال اليوم، حيث تقول: "حدَّدُت كل ما يجب علي القيام به من مهام، ووزعتها على الفترات الزمنية التي خصصتها لأداء المهام خلال اليوم. أنا أقوم بثلاث مهمات في اليوم، اثنتين عادةً في الصباح، حيث يكون العقل قادراً على إبداع الأفكار، وواحدة في وقتٍ متأخرٍ من فترة بعد الظهر. عندما أعرف أنَّني خصصت لكل مهمة وقتاً محدداً، فهذا يمنعني من أن أضيع اليوم بأكمله على هذه المهام بالإضافة إلى أنَّ حالة التركيز التي أكون فيها تؤدي إلى الحصول على نتائج أفضل".
أحد الأمور الأخرى التي كانت تبدد وقت "لي" أيضاً هو محاولتها مساعدة العملاء الذين لا يمكن مساعدتهم لسببٍ أو لآخر، حيث تقول: "ثمَّة من بين العملاء من لا يقومون أبداً بما أنصحهم به. بالنسبة إلي إنَّ أهم ما يعطيني الدفع هو رؤية رواد الأعمال ينجحون في أعمالهم بعد أن أقدم لهم التوجيه. ولكن عندما أعمل مع أشخاص لا يتقدمون، فإنَّ هذا يدفعني إلى الجنون". وفي النهاية تضطرُّ "لي" إلى إخبار العميل بأنَّه لم يعد في إمكانها الاستمرار في العمل معه. حيث تقول: "قبل أن أبدأ بالعمل مع أي عميل، فإنِّي أطرح عليه مجموعة من الأسئلة. تساعدني إجاباتهم على التحقُّق مما إذا كنت أرغب بالفعل في العمل معهم. يوفر العمل مع العميل المناسب الوقت، والوقت هو كل ما نحتاج إليه للقيام بمهامنا".
المصدر: هنا