4 تعديلات بسيطة على مراجعات الأداء لزيادة فاعلية الموظفين
مراجعات الأداء (Performance reviews) هي أداة أساسية لمراقبة تطوُّر أداء الموظفين وتحسينه وتزويدهم بالدعم والإرشاد، لكن أصبحت أساليب إجراء مراجعات الأداء التقليدية اليوم قديمة وقد عفاها الزمن.
فهي غالباً مصدر قلق وتوتر للموظفين وعادةً لا تقدِّم التغذية الراجعة التي يحتاج إليها أعضاء الفريق كي يحققوا النجاح في الوقت المناسب، علاوةً على ذلك تُؤدَّى هذه المراجعات سنوياً، وعلى هذا النحو قد يقدِّم الموظف أداءً غير فعال لأشهر قبل أن يُعلَم بذلك خلال مراجعة الأداء التالية، كما تُصعِّب فترة التأخير التي تفصل بين العمل المُؤدَّى والمراجعة السنوية أو النصف سنوية على الموظفين والمديرين تذكُّر المعلومات على نحو صحيح؛ هناك طريقة أفضل لزيادة فاعلية هذه المراجعات لشركتك وموظفيك.
4 تعديلات للحصول على مراجعات أداء عالية الفاعلية:
إليك 4 تعديلات بسيطة لتحسين إدارة الأداء بحيث تستثمر نقاط قوة موظفيك وتعزز الربح الصافي لشركتك:
1. إجراء مزيدٍ من المراجعات:
عوضاً عن إجراء مراجعات أداء الموظفين مرة أو اثنتين في العام، أجرها شهرياً أو أسبوعياً بحيث تتسم بطابع أقل رسمية؛ حيث يخصص بعض روَّاد الأعمال 15 وحتى 30 دقيقة أسبوعياً للتحدث مع موظفيهم، خلال هذه الجلسات القصيرة يتحدث الموظفون عن أي موضوع يرغبون فيه، وهناك فوائد عدة لهذا التعديل، منها:
- تشجُّع الموظفين عند اتباع هذا الأسلوب غير الرسمي على طرح الأسئلة بحيث يسير عملهم بسلاسة.
- تحدُّث الموظفين معك بشأن ما يحصل في العمل وإبقائك على اطلاع على التحديات التي لم تكن مدركاً لها.
- تحوُّل تقييم الأداء إلى محادثة مفتوحة للطرفين، فيستطيع الموظفون طلب النصيحة والتغذية الراجعة البناءة، وأي شيء يحتاجون إليه ليؤدوا عملهم على نحو جيد، بينما كان قد يثنيهم عن ذلك الطابع الرسمي للتقييم التقليدي.
- تكوين علاقة أقوى مع الموظفين خلال هذه الدردشات الفردية، مما يُسهِّل عليهم التحدث معك الآن وفي المستقبل وقد يقدمون لك تغذية راجعة بأنفسهم.
شاهد بالفيديو: 6 طرق مبتكرة لرفع معنويات الموظفين
2. تخصيص مواعيد دورية لإجراء المراجعات:
حين يتحدَّث العاملون مع مديريهم كل أسبوع وجهاً لوجه، يَقِلُّ خوفهم منه، وتبدأ ثقافة الشركة بالتغير ويزداد اندماج الموظفين، وتتعامل الفرق بأريحيَّةٍ أكبر مع موضوع طلب الأشياء التي يحتاجون إليها من قادتهم كي يتمكَّنوا من أداء عملهم على أفضل نحو، سواء كان ذلك أداة مادية أم دعماً معنوياً أم شيئاً آخر، وستتمكن بسهولة أكبر من خوض محادثات هادفة تتناول الأداء الفردي والأهداف التنظيمية ومقاييس العمل وغيرها، ويسهُل خوض هذا النوع من النقاشات حين تكون عملية مراجعة أقل رسمية.
حوِّل تقييم أداء قصير من هذا النوع دورياً إلى اجتماع لمدة 30 إلى 60 دقيقة بحيث تتمحور المحادثة بالكامل حول أداء الموظف، سيكون لديك بالفعل فكرة عن موضوع الاجتماعات الأسبوعية القصيرة، ولكنَّ تخصيص مثل هذا الوقت لإجراء هذه الاجتماعات كل شهر أو شهرين يوفر فرصة قيِّمة للمراجعة؛ حيث سيكون موظفك قد حصل على الوقت الكافي للتركيز وتقديم أداء مميز، دون أن تكون أنت قد أهملته بحيث ينفذ مشاريعه تنفيذاً خاطئاً فترةً طويلة.
اطرح خلال هذه الجلسات أسئلة مفيدة مثل:
- كيف تحدد أهدافك؟ وما هي؟
- ما هي الجوانب التي تودُّ العمل على تحسينها؟
- ما هي الإنجازات التي تفتخر بها؟
- ما هي الصعوبات التي تواجهها في عملك الحالي؟
- ماذا في إمكاني أن أفعل لأساعدك على تقديم أداء أفضل؟
3. تعديل أسلوبك:
إضافةً إلى تعديل برنامجك الزمني للمراجعات السنوية، يجب أن تغير طريقتك في تقييم الموظفين؛ لذا حاول أن تنظر إلى نفسك على أنَّك كوتش عوضاً عن مقيِّم، يجب أن يكون هدفك مساعدة ذوي الأداء الضعيف على تقديم عمل أفضل، بدلاً من الإشارة إلى أوجه التقصير أو تقديم تغذية راجعة سلبية فقط، ويجب أن تحاول توجيههم نحو إجراء تقييم ذاتي لأنفسهم بانتظام.
قد يكون من المفيد أيضاً إدراج التغذية الراجعة التي يقدِّمها الأقران (peer feedback) عن الموظف في المراجعات، خاصة إذا كان الموظف يعمل عضواً في فريق ولا يتعامل معك مباشرة دائماً كمشرف عليه؛ إذ يمكن للتغذية الراجعة من الأقران لفت انتباهك إلى مسؤوليات الموظف ونقاط قوته التي ربما لم تكن على دراية بها؛ وفي حين أنَّ إدراج التغذية الراجعة من الأقران ضمن المراجعات الأسبوعية ليس عملياً، إلا أنَّه قد يمثل إضافة قيِّمة إلى عملية التقييم حين يتم مرة أو مرتين كل عام.
4. تقديم تغذية راجعة في الوقت المناسب:
في حين أنَّ التغذية الراجعة مفيدة، لكن لا تنسَ أهمية تقديم تغذية راجعة في الوقت المناسب للعمل الإيجابي؛ حيث يعزز الاعتراف بالإنجازات الحالية للموظف ثقته بنفسه ويشجعه على العمل بجد، ويمكن أن يحصل ذلك في أثناء أو خارج اجتماع المراجعة، وإضافة إلى ذلك، قد يلهم هذا التقدير الموظفين الآخرين لتبنِّي أخلاقيات عمل أفضل أيضاً؛ لذا احرص على تدوين هذه الإنجازات كي تذكُر تحسن الأداء ذاك مرة أخرى خلال المراجعة الفعلية.
خطوات كبيرة مع مرور الوقت:
عبر تطبيق هذه التعديلات على عملية مراجعة أداء الموظف، ستصبح المراجعات أقل رسمية ولن تتسبب بتوتر أو قلق للموظف مثل المراجعات التقليدية، كما ستُقدَّم التغذية الراجعة للموظفين تقديماً أسرع مما سيزيد فاعليتهم، وسيتلقون الدعم المستمر الذي يحتاجون إليه لتقديم مساهمات هامة إلى عملك ويقدِّمون أفضل أداء ممكن، وفي النهاية كي يتقدَّموا مهنياً مع مرور الوقت.