3 طرق لتنظيم الوقت لتفادي ضغط العمل
يدفعنا تولي المشاريع التي لا تناسبنا والموافقة على لقاء كلِّ شخص يطلب ذلك والانشغال في الاجتماعات سواء أكانت هامَّة أم لا لإضاعة كثير من الوقت وتفويت مواعيد تسليم العمل النهائية والعيش في حالة من التوتر الدائم، ونشعر أنَّنا مهما حاولنا لا يوجد وقت كافٍ لإنجاز المهام، ودائماً ما ننشغل بالعمل على كثير من المهام في آن واحد دون إيجاد الوقت الكافي للعمل على أهدافنا.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن الكاتبة "إرين فالكونر" (ERIN FALCONER)، وتُحدِّثنا فيه عن تجربتها مع تنظيم الوقت.
قبل بضعة أسابيع أجهدني العمل وشعرتُ بالتوتر أكثر من أيِّ وقت مضى، وكنت أنتقل مسرعة من اجتماع إلى آخر، وغالباً ما أصل متأخرة وأقضي وقتاً سيِّئاً، وعندما استلقيت أخيراً في سريري تلك الليلة بدأت أفكر لمَ جعلت جدول عملي مزدحماً إلى هذا الحد، توصلت إلى أنَّ ملء جدول أعمالي بكثير من المواعيد جعلني أشعر بالإنتاجية، كما لو كان ذلك يجعلني شخصاً هامَّاً، ولكن في الحقيقة الانشغال لا يعني بالضرورة الإنجاز، فأحياناً يكون انشغالاً لا طائل منه.
بعد ذلك اليوم الرهيب قررت أن أكون أكثر وعياً في تنظيم جدول أعمالي وأن أمنح نفسي مساحة أكبر للتنفس، وهذا يعني عدم حضور اجتماعات متتالية أو ضغط نفسي خلال العمل، ولكن هل تعلم بما شعرت حين تمكَّنتُ أخيراً من وضع جدول أعمال مريح؟ شعرت بالذنب كما لو أنَّني أُقصِّر في عملي، وما زال يراودني هذا الشعور من وقت إلى آخر؛ لكنَّني أتجاوز الأمر بتذكير نفسي ألَّا أقرن أهميتي بقدر المهام التي أنجزها، وكم أتمنى لو تعلمت ذلك منذ سنوات.
إن كنت ترغب في تنظيم وقتك إليك بعض الطرائق للقيام بذلك:
1. تولِّي العمل الهام فقط:
هل سبق لك أن فكرت ما هو العمل المثالي لك ومن هو عميلك المثالي؟ لقد غيَّر هذا السؤال حياتي المهنية، حين قرأت هذا السؤال لأول مرة قلت لنفسي: "مهلاً، أحقَّاً يمكنني اختيار من أعمل معه؟"، لماذا لم يُعلِّمنا أحد أن نتمهَّل ونفكر بمن نعاملهم مهنياً؟ لماذا لم يخبرنا أحد أنَّنا من حقنا أن نكون انتقائيين في اختيار عملائنا؟
إنَّ شرطنا الوحيد هو عدم معاملة الخارجين عن القانون دون إدراك أنَّنا نستطيع وضع الشروط التي تناسبنا أيَّاً كانت؛ لذا حان الوقت لفعل ذلك، وبالنسبة إلي فإنَّ العملاء المثاليين هم الأشخاص الذين يمكنهم تعليمي أشياء جديدة، ويشاركونني المقالات والكتب الرائعة، ويحبون تبادل الأفكار والخبرات، ويحاولون مساعدتي على التحسُّن من خلال مشاركة تجاربهم، كما أنَّهم منفتحون على ما أقترحه من أفكار جديدة لتحسين أنفسهم، وسوف تتغير حياتك جذرياً بمجرد إدراك أنَّك لست مضطراً إلى تولي العمل المأجور الذي يُعرض عليك كله.
شاهد بالفيديو: 8 تقنيات لإدارة الوقت
2. تفادي الاجتماعات غير الهامة:
حتى حين تتولى العمل الذي يهمك فقط ما يزال من الصعب تفادي الانشغال بالاجتماعات المستمرة، ووفقاً لدراسة أُجريَت في جامعة كاليفورنيا (University of California) يستغرق موظفو المكاتب 25 دقيقة وسطياً لمعاودة التركيز على مهامهم بعد الانقطاع عنها؛ لكنَّ المفاجأة أنَّهم غالباً ما يتعرضون للمقاطعة كل 11 دقيقة.
إن كانت الاجتماعات تشتت تركيزك فهل ثمَّة ما يمكنك القيام به حيال ذلك؟ بعض الاجتماعات ضرورية؛ لكنَّ كثيراً منها ليس كذلك، ويمكنك جدولة الاجتماعات الضرورية بطريقة تناسب وقتك وحالتك النفسية.
أحاول دائماً ترك بضعة أيام خالية من الاجتماعات، ولكن حين لا يكون ذلك ممكناً أحاول تفريغ فترة الصباح أو بعد الظهر من الاجتماعات بما يمنحني الوقت الكافي للتركيز والعمل دون مقاطعة، وأحياناً أشعر بالتقصير حين أفرِّغ جدولي من الاجتماعات؛ لكنَّني أحاول تذكير نفسي بأنَّ هذه اللحظات ضرورية لتحقيق تقدُّم حقيقي.
3. عدم إضاعة الوقت في اللقاءات غير الضرورية:
أتلقى من حين إلى آخر رسائل من الأصدقاء ورائدي الأعمال في مدينتي للِّقاء واحتساء القهوة معاً، ودائماً ما تكون هذه اللقاءات ممتعة ومثيرة للاهتمام، لا سيَّما حين يكون النقاش شائقاً ومثمراً؛ لكنَّ الجانب السلبي هو أنَّ هذه اللقاءات تستهلك كثيراً من الوقت الذي يمكنني استثماره في العمل؛ لذا بدلاً من رفض جميع هذه اللقاءات قررت عقد لقاءٍ واحدٍ فقط في الأسبوع، وبهذه الطريقة أتفادى إضاعة وقتي بالترفيه المستمر دون عمل.