12 طريقة لتنظيم جدول أعمالك وإدارةِ وقتك

قال "تشارلز داروين" (Charles Darwin) في إحدى المرات: "إنَّ الإنسان الذي يجرؤ على إضاعة ساعةٍ من وقته لم يكتشف قيمة الحياة بعد". فبعض الناس، ولا سيّما رواد الأعمال، يفهمون معنى هذا الكلام، فيُركّزون الاهتمام على الحصول على أقصى استفادة من كل دقيقة ويسعون إلى ذلك.

ولكنَّ الأمور لا تسير بالشكل نفسه مع جميع الناس، فبعضهم يفقد السيطرة على نفسه بشكلٍ كاملٍ مع مرور الوقت فيبدؤون نتيجةً لذلك بالمماطلة والشعور بالضغط. فإذا كنت تصنِّف نفسك ضمن هذه المجموعة فاستخدم هذه النصائح الـ 12 حول إدارة الوقت وستصبح أكثر إنتاجيةً ولن يداهمك الوقت بعد اليوم.

1- حدّد أهدافك:

شارك في الأنشطة التي تدعم أهدافك في العمل على المديَين القريب والبعيد، فاحرص على وقتك كما يحرص صقرٌ على فريسته من الضياع، وتوقّف عن تبديده في أمورٍ لا طائل منها، فلا تقضي أيامك إلَّا في أنشطةٍ أو مهام تدر عليك المال أو تنمِّي عملك. فعلى سبيل المثال قد تكون الاجتماعات في مناسبات التعارف مفيدةً، ولكن إذا كنت لا تحصل من خلالها على عملاء، ولا تكسب عملاء محتملين، ولا تتفاعل مع شركاتٍ أخرى، ولا تتعرف بائعين أو مزودي خدمةٍ جدداً فقد يكون من الأفضل أن تتحاشى حضور الاجتماعات في هذه المناسبات.

اقرأ أيضاً: 5 قواعد ذهبية مثبتة علميًا في تحديد الأهداف

2- استخدم القوائم:

إذا أردت أن تصبح ممَّن يتقنون إدارة الوقت فابدأ بإنشاء القوائم واستخدامها، ويكفي أن تركز الاهتمام على إنشاء هذه الأنواع الأربعة من القوائم إذا أردت أن تتجنب تعقيدات الحياة بعد اليوم:

1. البرنامج اليومي: أنشئ تقويماً لنشاطاتك اليومية المعتادة خلال العام والتزم به.
2. قائمة المهام: ليس من الضروري أن تكون هذه القائمة معقدةً بشكلٍ مبالغٍ فيه، فهي لا تتضمَّن إلَّا الأمور الأساسية التي يجب عليك القيام بها لإنجاز أهم ثلاث أو أربع مهمات وأكثرها إلحاحاً.
3. قائمة الأشخاص الذين ستتواصل معهم: وهم الأشخاص الذين يجب عليك أن ترسل إليهم الرسائل الإلكترونية أو أن تهاتفهم، ولكي تكون القائمة فعالةً بشكلٍ أكبر رتّبها ترتيباً أبجديَّاً.
4. خطة المؤتمرات: تتضمَّن هذه القائمة ملاحظاتٍ ورسائل تذكير حول الأمور التي يجب عليك مناقشتها مع الزبائن، أو العملاء المحتملين، أو أعضاء الفريق في أثناء الاجتماعات أو النقاشات.

لقد كانت هذه القوائم مفيدةً بالنسبة إلي، وقد ترى أنت أن تضيف إليها أو تستثني منها ما يتوافق مع احتياجاتك الخاصة، فالفكرة هي أن يكون لديك قوائم منظَّمة تستخدمها بشكلٍ منتظم لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.

3- اتبِّع قاعدة 80/20:

يرجع أصل هذا المفهوم الذي يُعرَف أيضاً باسم "مبدأ باريتو" إلى عالم الاقتصاد الإيطالي "فالفيردو باريتو" (Vilfredo Pareto) حيث تقوم فكرته المرتبطة بإدارة الوقت على أنَّ 80% من النتائج التي تحققها تنتج عن 20% فقط من تصرفاتك.

فلنفترض أنَّ لديك على سبيل المثال قائمة فيها 10 مهام تحتاج إلى تنفيذ فإذا أردت تطبيق قاعدة 80/20 فستقوم بالتعامل مع المهمتين اللتين ستعودان عليك بأفضل الفوائد.

إنَّ مبدأ باريتو لا يساعدك على تنظيم وقتك لترتيب أولويات التعامل مع الأهداف الأكثر أهمية فحسب بل إنَّ تطبيقه يُعَدّ غايةً في البساطة، إذ إنَّ كل ما يجب عليك القيام به هو تحديد الأهداف والأنشطة الأهم لتحقيق التطور أو النجاح وتركيز الاهتمام عليها. وستلاحظ مع مرور الوقت كيف ستتجاوز معظم العناصر الموجودة في القائمة وكيف ستزداد إنتاجيتك في الوقت نفسه.

اقرأ أيضاً: 20 نصيحة سريعة لاستثمار الوقت بفاعلية

4- تناوَل الضفدع:

كتب "براين تريسي" (Brian Tracy): "يقول "مارك تواين" (Mark Twain) إِنَّه إذا كان أول شيءٍ تقوم به في كل صباح هو تناوُلُ ضفدعٍ حي فإنَّك تستطيع أن تقضي يومك وأنت مرتاحٌ لأنَّك تعلم أنَّ هذا على الأرجح أسوأ شيءٍ يمكن أن يحصل لك طوال اليوم".

إذاً فما هو بالتحديد "ضفدعك" أنت؟ إنَّه المهمة الأكبر والأكثر أهمية والتي من المرجَّح أن تماطل فيها إذا لم تقم بأمرٍ ما حيالها.

إليك عدة اقتراحات يعرضها عليك "ترايسي" فتساعدك على تناول الضفدع:

1. إذا كان لديك مَهمَّتان مُهمَّتان وجب عليك التعامل معهما فابدأ أولاً بالأكبر، والأصعب، والأكثر أهمية.
2. تعوَّد إتمام المهمة الرئيسة في الصباح حينما يكون لديك القَدْر الأكبر من الطاقة والتركيز.
3. ابدأ بمزيد من المهام المُهمة، فالقيام بذلك سيؤدي إلى إفراز "الأندروفين" وهو الأمر الذي سيساعدك على اكتساب "الإدمان الإيجابي".
4. واصل التمرُّن على هذه التقنية حتى تتقنها.

5- اكتفِ بقول "لا":

في بداية حياتي المهنية كنت أقبل أي مشروعٍ يعرضه علي العملاء وأستطيع التعامل معه، فبدأت أعاني تدريجياً على صعيد العمل وبدأت تخور قواي، فلم يكن لدي الوقت الكافي لإدارة جميع تلك المشاريع كما ينبغي لي. حيث كان السبب الذي دفعني إلى القبول بتحمل عبء العمل ذاك هو أنَّني لم أكن أرغب في أن أقول "لا" للعملاء.

ولكن مع مرور الوقت أدركت أنَّه في بعض الأحيان يجب عليك أن تكتفي بقول "لا"، وبدلاً من أن تنهك نفسك يجب عليك ألَّا تُلزَمَ نفسك أي شيءٍ إلا إذا كنت تعلم أنَّ لديك الوقت للوفاء به وأنَّ مهتمٌّ به بشكلٍ حقيقي. فإذا كنت صريحاً وصادقاً حيال ذلك فسيتفهَّم عملاؤك، وزملاؤك، وأصدقاؤك، وعائلتك ذلك وسيرغبون في العمل معك.

اقرأ أيضاً: كيف تقول لا بلباقة؟

6- ابتعد عن مصادر تشتيت الانتباه:

جرِّب مراقبة عِدَّة أمور التي تسبب لك تشتت الانتباه والتي يجب عليك تجاوزها خلال اليوم، فكم مرةً يقتحم أحد الزملاء أو أفراد الأسرة مكتبك؟ وكم مرةً تتوقف عن العمل للتحقق من هاتفك أو كمبيوترك كلما وصلتك رسالةٌ إلكترونية أو وصلك إشعارٌ من وسائل التواصل الاجتماعي؟

وجد الباحثون أنَّ العمل المتقطِّع يكلِّف الإنسان 6 ساعات وسطيَّاً في اليوم ومن ثمَّ نحتاج فوق كل هذا إلى 23 دقيقة للعودة إلى حيث كنا قبل الانقطاع.

سيحتاج الأمر إلى بعض الانضباط ولكنَّ من الضروري جداً التخلص من مصادر تشتيت الانتباه تلك، فابدأ بإغلاق الباب على نفسك في أثناء تناول "ضفدعك"، وأوقف الإشعارات المزعجة على هاتفك، وخصص أوقاتاً محددة خلال اليوم للرد على الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية.

اقرأ أيضاً: هل تُلحِق مصادر الإلهاء الرقمية الضرر بالإنتاجية في العمل؟

7- قلّل عدد الاجتماعات:

نقضي وسطيَّاً 31 ساعة في الشهر في حضور اجتماعات لا فائدة منها، ويمكنني القول أيضاً إنَّ تلك الاجتماعات هي من أكبر الجُناة المسؤولين عن سوء إدارة الوقت، ناهيك عن أنَّ معظم الناس يخشون حضورها.

وعلى الرغم من أنَّك تحتاج في بعض الأحيان إلى استضافة الاجتماعات إلَّا أنَّه يجب عليك أن تقلل منها إلى أقل حد ممكن وأن تتأكَّد من أنَّها مهمة. إذ يمكنك الاعتماد بدلاً منها على الرسائل الإلكترونية أو برامج التراسل الفوري وبذلك تستطيع قضاء المزيد من الوقت على إنجاز أعمال أكثر أهمية.

اقرأ أيضاً: كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية؟

8- استفد من الوقت الذي تقضيه في أثناء الانتظار:

إذا راقبْتَ الوقت الذي تقضيه في أثناء الأسبوع فستلاحظ أنَّ ثمَّة الكثير من الوقت المهدور في التنقُّل يومياً على الطرقات، أو الوقوف في الطابور في المتجر، أو الجلوس في غرفة الانتظار، أو في النادي الرياضي. فيمكنك بدلاً من السماح للوقت بالمرور من دون فائدة استغلاله في التفكير، أو القراءة، أو الاستماع إلى الدروس.

وهذا ما قام به الكاتب الشهير المختص بأدب الجريمة "سكوت تورو" (Scott Turow) في أثناء كتابة روايته الأولى، ففي طريقه إلى نيويورك صباحاً كان يقوم بالكتابة بدلاً من أن يضيع وقته كما يفعل المسافرون الآخرون، وحتى ولو قضى في ذلك 10 دقائق في اليوم فقط سيبلغ هذا الجزء من الوقت الذي يكون مصيره الهدر عادةً قَدْرا مفيداً مع مرور الأيام.

9- انسحب، أو فوِّض، أو أجِّل، أو نفِّذ:

يُعَدّ فرز جميع المهمات باستخدام هذا النهج واحداً من أكثر الطرائق فعاليةً لإدارة الوقت من خلال التخلص من مصادر تشتيت الانتباه، والمقاطعة، وتضييع الوقت:

1. تجاهل (أو احذف): ابحث في صندوق الرسائل الواردة إليك عن الرسائل الإلكترونية غير المرغوب فيها، حيث تستطيع على الأرجح حذف العديد منها دون فتحها. ببساطة احذف الرسالة الإلكترونية إذا كانت لا تقدم لك أيَّة قيمة، وهو الأمر الذي يُعَدُّ هذا مفيداً على نحوٍ خاص عند العودة من عطلة أو رحلة عمل.
2. فوِّض: إذا كان لديك مهمة يستطيع شخصٌ آخر أن يتعامل معها ففوِّضها إليه إِنجازها، حيث يمكن الاستعانة على القيام بمعظم المهام الإدارية بأشخاصٍ آخرين. ويمكن لبرامج المساعدة الافتراضية أن ترد على الرسائل الإلكترونية وتنظم ترتيبات السفر، في حين يستطيع المسؤول عن تنظيم الوثائق أن يُبقي وثائقك مرتبة، وتستطيع كذلك أن تطلب من أحد الموظفين جدولة الاجتماعات وطباعة جدول الأعمال. فالفكرة هنا أنَّ الوقت الذي تقضيه على القيام بالمهام الأقل أهمية يمكنك أن تستخدمه للقيام بأمور أكثر أهمية.
3. أجِّل: يمكن لبعض المهام أن تُؤدى في وقتٍ لاحق، فإذا دُعِيْتَ إلى حفل زفافٍ على سبيل المثال فليس من الضروري أن تحجز غرفةً في الفندق حينما تتلقى الدعوة مباشرةً بل تستطيع الانتظار حتى يكون لديك وقت فراغ في نهاية الأسبوع.
4. نفِّذ: في بعض الأحيان يكون كل ما تحتاج إليه هو البدء بالعمل والانتهاء منه، وبالعودة إلى الرسائل الإلكترونية، إذا كان ثمَّة رسالة مستعجلة ومُهمة فاقرأها ورُدَّ عليها بدلاً من تأجيل ذلك إلى وقتٍ لاحق، الأمر يرجع هنا كذلك إلى أولوياتك.

10- قسِّم وقتك:

خصّص دقيقةً من وقتك لمراجعة رزنامة العمل للأسبوع المقبل فأضف إليها المواعيد والاجتماعات المهمة التي تُعْقَد بصورة دائمة واعرف بعد ذلك ما بقي لك من وقت من دون مهام. هنا يُعَدُّ تقسيم الوقت مفيداً لأنَّه يضمن لك عدم وجود الكثير من الوقت الذي لا توجد فيه مهام يجب عليك القيام بها ويمنعك كذلك من تلقي الكثير من الطلبات من الآخرين.

شخصياً استخدمت تقسيم الوقت لتحديد الأعمال التي سأقوم بها بشكلٍ يومي، فخصصت وقتاً في كل صباح للتمرن، والاستعداد، وكتابة الرسائل الإلكترونية والرد عليها. ومن ثمَّ لأختلي بنفسي من الساعة 8 وحتى الظهيرة للقيام بالأعمال التي تحتاج إلى البقاء بعيداً عن التشتت الذهني، وفي فترة بعض الظهر خصصت فتراتٍ للقيلولة، والرد على المكالمات والرسائل الإلكترونية، واستضافة الاجتماعات.

11- جمِّع المهام المتعلق بعضها ببعضها الآخر:

يعني تجميع المهام بعبارةٍ بسيطة العمل على مجموعة من الأنشطة المتشابهة في الوقت نفسه، فبدلاً من الرد على الرسائل الإلكترونية على مدار اليوم وعلى سبيل المثال قم بقراءتها والرد عليها جميعاً في وقتٍ محدد فلا يتعرض عملك بذلك إلى المقاطعة.

إنَّ السبب وراء كون التجميع تقنيةً فعالةً لإدارة الوقت هو أنَّ المهام المختلفة تحتاج إلى أنماط تفكير مختلفة، وحينما لا تُضطر إلى التفكير بنمط معين ثمَّ العودة إلى نمط آخر أكثر من مرة فإنَّك تقلل بذلك من الزمن اللازم لإعادة الانطلاق نحو أداء المهمة الجديدة والتباطؤ الناجم عن ذلك، وتتخلص من الفوضى اليومية التي تنتج عن ذلك، وتُحسِّن قدرتك على تركيز الاهتمام.

12- اعتنِ بنفسك:

وأخيراً وُجِدَ أنَّ الحصول على قسطٍ كافٍ من النوم في أثناء الليل، وممارسة التمارين الرياضية، وتناول الطعام الصحي يمنحك الطاقة، والتركيز، والزخم اللازمين للحصول على أقصى استفادة من اليوم.

اقرأ أيضاً: 8 طرق تساعد على شحن نفسك بالطاقة الايجابية

المصدر