10 نصائح لكتابة خطاب تقديم على وظيفة (Cover Letter) رائع

يُعَدُّ خطاب التقديم (Cover Letter) مُقدمةً لما سيراه المشرفون على إجراء مقابلة العمل في السيرة الذاتية، حيث يستطيع المتقدمون استخدام أسلوبٍ حِواري في خطاب التقديم ليبيِّنوا لماذا تستحق السيرة الذاتية المرفقة بالخطاب أن تُقرأ، ولماذا يُعَدُّ المُتقدِّم مؤهلاً للحصول على المنصب، وللتأكيد على أنَّه أفضل طلبٍ سيراه القارئ.

يقرأ أرباب العمل بالفعل خطابات التقديم، لذلك يجب عليك أن تنظر إلى هذه الخطابات بصفتها أداةً تُعرِّف بها عن نفسك بإيجاز، وتقدّم فيها لمحةً عن خبرتك المهنية. وتستعرض المعلومات الموجودة في الخطاب المؤهلات الأساسية والأمور المهمة التي ستتطرَّق إليها السيرة الذاتية.

من المهم جداً أن نشير إلى أنَّه يجب عليك في كل مرةٍ تحتاج فيها إلى خطاب تقديم أن تكتب خطاب تقديمٍ جديداً، إذ إنَّ خطابات التقديم الرائعة هي تلك التي تبيِّن لماذا يُعَدُّ المتقدم أفضل المرشحين إلى الوظيفة التي أُرسِلَتْ لأجلها السيرة الذاتية، واستخدام خطاب تقديم عام لن يؤدي إلى الحصول على نتائج رائعة.

هذا لا يعني أنَّ خطاب التقديم يجب أن يكرر أفضل مؤهلاتك، لكنَّه يعني فقط أنَّه لا يجب عليك أن تستخدم خطابات تقديمٍ عامةً ومُكررةً ولا تخص الوظيفة التي أُرسِلَ لأجلها.

1. خصّص بضع دقائق من وقتك للتعرّف على الشركة حتى تستخدم الأسلوب المناسب في الخطاب:

مثلما هو الحال مع الناس لكل شركةٍ ثقافتها وأسلوبها، وسيكون من المفيد جداً أن تُجري قليلاً من البحث لتعرف الثقافة السائدة في الشركة والأسلوب المتبع فيها، فالشركات التكنولوجية الناشئة على سبيل المثال تسود فيها ثقافة مختلفة، وتتبع أسلوباً مختلفاً عن المُتَّبع في الشركات القانونية، واستخدام الأسلوب نفسه لمخاطبة كِلا النوعين من الشركات سيكون خطأً.

2. لا تستخدم عبارات عامة في خطابات التقديم ودع كلماتك تكون مناسبة لكل شركة ومنصب:

يستطيع مديرو التوظيف وتستطيع الجهات التي تطلب موظفين اكتشاف خطابات التقديم العامة بكل سهولة، فهُم يقرؤون خطابات التقديم والسير الذاتية كل يومٍ تقريباً، كما يُعدُّ خطأً استخدام كلماتٍ وعباراتٍ مثل "شركتكم" عوضاً عن ذِكْر اسم الشركة الحقيقي، وعبارة "موقعكم الإلكتروني" عوضاً عن "في قسم من نحن في الموقع الإلكتروني (www.abc123.com)" .

3. خاطب القارئ مباشرةً إذا كان ذلك ممكناً:

يُعَدُّ استخدام عبارة "إلى من يهمه الأمر" إذا كنت تعرف الشخص الذي سيراجع وثائقك إجراءً عفاه الزمن. قد تتساءل كيف في إمكانك أن تعرف هذه المعلومة وهنا من المفيد الانتباه إلى التفاصيل و/أو إجراء القليل من عمليات البحث.

إذا كنت تتقدم إلى الوظائف عن طريق موقع "لينكد إن" سيكون اسم ناشر الوظيفة مذكوراً في منشور الوظيفة في العديد من الأحيان، وهو نفسه الشخص الذي سيراجع وثائقك حينما تتقدم إلى الوظيفة، ومخاطبة هذا الشخص بشكلٍ مباشر ستكون أفضل بكثيرٍ من استخدام عبارات عامة.

4. لا تُكرّر المعلومات الموجودة في السيرة الذاتية:

تُعَدُّ السيرة الذاتية وثيقةً عملية وعند عرض المعلومات في السيرة الذاتية لا يُستخدَم أسلوبٌ حواري، بل يكون الأسلوب المُستخدَم أسلوباً عملياً، مثلاً: "تحليل مستويات المبيعات والتوجهات السائدة في السوق والمبادرة إلى اتّخاذ الإجراءات عند الضرورة لضمان تحقيق أهداف المبيعات".

أمَّا في خطاب التقديم تكون لديك فرصة التعريف عن نفسك بشكلٍ مقتضب فتقول مثلاً: "لقد كان لي تأثيرٌ إيجابي في مبادرات التطور والنمو التي قُدِّمَتْ في الشركة من خلال دمج منطقتين معاً، وإحراز نموٍّ إجمالي بلغَتْ نسبته 17% خلال الثلاث سنوات التي تلَتْ الاندماج".

لا تستخدم أبداً ملخص المؤهلات المذكورة في سيرتك الذاتية كفقرةٍ في خطاب التقديم، إذ إنَّ هذا سيُعَدُّ تكراراً للمعلومات، وتذكَّر أنَّ خطاب التقديم يُعَدُّ مقدمةً للسيرة الذاتية وهو فرصةٌ لإظهار شخصيتك بشكلٍ أكبر.

5. أخبِر مسؤولي الشركة عن الأمور التي تستطيع فعلها لمصلحتهم:

كما أشرنا في الأعلى هذه فرصتك لتخبر الشركة لماذا تُعَدُّ أنت أفضل شخصٍ يمكن أن يشغل المنصب الشاغر، حيث يمكنك هنا أن تتحدث عن الأمور التي يمكنك أن تفعلها لصالح الشركة، على سبيل المثال اكتب: "إذا كنت أنا (اذكر اسم المنصب) التالي في (اذكر اسم الشركة) سأعقد شراكاتٍ مهمةً تقوي العمليات وتزيد العائدات".

يجب علينا في معظم الأحيان أن نأخذ القارئ في رحلةٍ عبر مراحل حياتنا، ومن المهم أن تعرف أنَّ القارئ يحتاج إلى أن يعرف لماذا تُعَدُّ أنت الشخص الأفضل لتولّي العمل، فدَع حديثك يخدم هذا الغرض.

6. استعرِض مهاراتك ومؤهلاتك المرتبطة بالمنصب:

يدَّعي الكثير من الناس أنَّهم يُجيدون كل شيء وقد يكون هذا ظاهرياً أمراً رائعاً لكنَّه ليس أمراً رائعاً في خطاب التقديم.

فإذا عدنا إلى ما ذكرناه سابقاً تخضع خطابات التقديم والسير الذاتية إلى الفحص من قِبَل أنظمة تتبّع المتقدمين (Applicant tracking system)، لذلك يُعَدُّ من المهم أن تلتزم قدر الإمكان بالحديث عن المنصب الذي تتقدم إليه.

فإذا كنت تتقدّم إلى منصبٍ له علاقةُ بالبرمجة، قد لا يكون من المهم أن تذكر عملك في اصطحاب الكلاب حينما كنت طالباً في المدرسة الثانوية، فالالتزام بموضوع الوظيفة التي تتقدم للحصول عليها هو الطريقة الأكثر فعالية لكتابة خطاب التقديم.

7. قدم إثباتات مُدعَّمة بالأرقام:

من المفيد دائماً أن تقدم إثباتاتٍ حينما تتحدث عن حقائق، إذ يمكنك مثلاً أن تقول: "معروفٌ عني أنَّني أقدم أداءً عالي المستوى وأدعم النمو حتى تتمكّن الشركة من تحقيق النجاح، وقد بنيْتُ علاقات عمل أسْهَمَتْ في زيادة عائدات الفرع بمقدار 10%".

8. استخدم التوصيات ورسائل التزكية:

من الرائع استخدام التوصيات والمعلومات الموجودة في رسائل التزكية ضمن خطاب التقديم، إليك هذه الطريقة الجيدة لاستخدام تلك المعلومات مع المثال المذكور في الأعلى:

تاريخي المهني كان حافلاً دائماً بتلبية المعايير وتجاوزها: "سطع نجم (اذكر اسمك) في الشركة وأصبح أحد الخبراء فيها من خلال مواظبته على تقديم جودة استثنائية في عمله" -مدير الفريق.

9. احترس من التباهي عند تسليط الضوء على إنجازاتك:

ثمَّة خطٌّ رفيع يفصل بين إخبار الناس عن الإنجازات والتباهي بها. أنصحك دائماً أن تستعرض الحقائق أولاً وأن تدعم تلك الحقائق بإنجازاتٍ مرتبطةٍ بها مثلما فعلنا في المثال في الأعلى.

يجب ألَّا يكون خطاب التقديم مجرد عباراتٍ تستعرض إنجازاتك فقط، من المهم جداً أن تعرف أنَّ خطابات التقديم هي مقدمة للسيرة الذاتية تتضمن نبذةً تعريفيةً عنك.

شاهد بالفديو: 7 أسئلة لا يجوز أن تطرحها أثناء مقابلة العمل

10. تأكَّد من طول الخطاب:

تقول القاعدة العامة التي تحدد طول خطاب التقديم بالنسبة إلى معظم المناصب، أنَّ طول الخطاب يجب ألَّا يتجاوز صفحةً واحدة. قد تحتاج مناصب كأساتذة الجامعات والأطباء إلى أكثر من صفحة، لكن بالنسبة إلى معظم المناصب الأخرى يكفي أن يكون طول خطاب التقديم صفحةً واحدة. وتذكر أنَّ خطاب التقديم هو مقدمة ونبذة تعريفية، ألقِ نظرةً على المثال المذكور في الأسفل للبدء في كتابة خطاب التقديم:

• ابدأ بـ: أنا مستعدٌّ لتقديم نتائج مثالية بصفتي (اذكر اسم المنصب) التالي في (اذكر اسم الشركة).
• ما الذي تعرفه عن الشركة وما الذي أحببته فيها، وما المبادرات، والمهمات، والأهداف التي لفتت انتباهك: لقد قرأت/ استمعت إلى المقابلة التي أجراها رئيس قسم الموظفين مع موقع (www.abc123.com). وقد أعجبني فعلاً الكلام الذي قاله بخصوص أهمية المبادرات الواعدة التي يطرحها الموظفون".
• لمحة عن المؤهلات والخبرات: "لدي خبرة واسعة في تطوير العمليات السنوية والخطط التنفيذية المرتبطة ببناء علاقات مع المجتمع وطرح المبادرات الاجتماعية، ومراقبتها، وضبطها".
• سلِّط الضوء على إنجازاتك وادعم بها الحقائق التي ذكرتها: "أنا قائدٌ صاحب رؤيا ولدي تاريخٌ حافلٌ بالابتكار وتقديم التوجيهات فقد قدْتُ مبادرةً لتقليل التشرد في أربعة بلدان، وتلقيْتَ التقدير عليها من "شبكة متابعة شؤون المتشردين" ومن مدير المقاطعة".
• اختم حديثك بالأعمال التي ستقوم بها لمساعدة الشركة: "بصفتي (اذكر اسم المنصب) التالي سأركز الاهتمام على اغتنام فرصة العمل قائداً تحويليَّاً تثيره التحديات، ولا يهاب العقبات، ويلتزم بنمو (اذكر اسم الشركة).

نصيحة إضافية:

حينما تتقدم إلى وظيفةٍ ما سواءً عبر الإنترنت أو بشكلٍ شخصي يُعَدُّ خطاب التقديم وتُعَدُّ السيرة الذاتية وثيقتَيْن أساسيَّتيْن وفي 98% من الأحيان على الأقل تُستخدَم أنظمة تتبع المتقدمين للتحقق منهما.

المصدر