10 نصائح في إدارة المشاريع تساعدك في شق طريق النجاح
إنَّ العمل كمدير للمشروع ليس بالأمر الهيَّن، حتى بالنسبة إلى أولئك الذين يمتلكون سنوات من الخبرة، حيث يتعيَّن على المديرين أن يتمتعوا بخبرة ومعرفة كبيرة في أثناء العمل، بدءاً من تنمية المهارات القيادية وتعلُّم التواصل الفعال، ووصولاً إلى تحديد الأهداف وتنفيذها.
وفي حين أنَّ المنصب القيادي قد يبدو مربكاً في البداية، إلا أنَّه يضيف قيمةً إلى سيرتك الذاتية المهنية، لأنَّ الشركات ستحتاج دوماً إلى المهارات التي يتعلَّمها المديرون ويصقلونها ويتقنونها.
وتساعد النصائح العشر التالية مديري المشاريع حديثي العهد في تحقيق النجاح في المشاريع الحالية، وتهيئة أنفسهم لتولِّي مناصب أكثر تحدياً وإرضاءً في المستقبل.
1. كن مدير مشاريع مُعتمَد:
إذا كنتَ ترغب في الارتقاء بمنصبك كمدير مشاريع إلى المستوى التالي، فعليك التفكير جدِّيَّاً في الحصول على شهادة مُعتَمدة؛ فلهذا التدريب الرسمي قدرة على صقل مهاراتك، بالإضافة إلى تعزير رغبة الشركات بتوظيفك.
وكحال كل الأشياء، هناك بعض السلبيات والإيجابيات التي ينبغي النظر في أمرها، فهل تملك وقتاً تُخصِّصه لإجراء التدريب؟ وهل تملك الموارد المالية للحصول على الشهادة؟
نصيحة من الخبراء: تدفع بعض الشركات ثمن شهادة إدارة المشاريع، وعادةً ما يخبر مديرو الموارد البشرية إذا ما كانوا يُقدِّمون هذا النوع من البرامج وكيفية التسجيل.
2. افهم النطاق الكامل للمشروع:
لا تدخل في أي مشروع دون أن تكون على دراية تامة به؛ لأنَّ ذلك سيعرِّضك للفشل، وبدلاً من ذلك عليك أن تأخذ وقتاً لسبر أغوار نطاق المشروع كاملاً والتعمق في تفاصيله قبل البدء فيه، لأنَّك قد تكون متحمساً لبدء المشروع الجديد ولكن تفاجئك بعض المنعطفات، وقد يكلفك الأمر سمعتك، كما أنَّها ستؤثر في المشروع، ولكن سيؤتي الوقت الذي تستغرقه في الإعداد ثماره على شكل تحقيق الأهداف وتقليل العراقيل.
3. ارسم خريطةً لأولويات المشروع:
يمكِن أن تبدأ بتحديد أولويات المشروع بمجرد أن تفهم النطاق الكامل له، وينبغي أن تبدأ بتحديد المهام التي يجب إنجازها في المراحل الأولى، والمهام غير المستعجلة، والمهام التي تتطلب تخطيطاً مسبقاً؛ لأنّه لا ينبغي أن تُهمل الأمور لتتفاجأ بها على حين غرة؛ فعندما يسبب المشروع فوضى بسبب ضعف إدارته، ستحدث مشكلات لا تُحمَد عقباها؛ لذا من الهام للغاية ترتيب المهام وفق الأولويات.
شاهد بالفيديو: 8 طرق لتعزيز مهارة إدارة المشاريع
4. ضع أهدافاً واقعية:
عندما يتعلق الأمر بوضع الأهداف، عليك أن تكون واقعياً؛ لأنَّه ليس الوقت المناسب لتؤدي دور البطل أو لتحاول تحقيق المستحيل؛ ذلك لأنَّ الشركة تريد أن يسير المشروع كما هو مخطط له، بحيث تضع أهدافاً واقعية تستطيع تحقيقها أو حتى التفوق فيها.
قسِّم هدفك الكبير إلى أهداف عدَّة صغيرة قابلة للقياس بعد أن تُحدِّد معالم مشروعك، وبعد أن يتمكن أعضاء الفريق من ملاحظة التقدم، سترتفع معنوياتهم وتزداد إنتاجيتهم.
5. كن مرتاحاً في القيادة وتولِّي المسؤولية:
بوصفك مديراً للمشروع، عليك أن تكون راغباً وقادراً على تحمُّل مسؤولية كل عنصر، بدءاً بأعضاء الفريق وانتهاءً بالمشروع بحد ذاته، وعليك أن تتبنَّى هذه المسؤولية والدور القيادي بصدر رحب.
لن تتمكن من إدارة كل مشروع بسلاسة، وستظهر عقبات تحتاج إلى مواجهتها ومسائل أخرى غير متوقعة، ولكنَّ إظهار انعدام ثقتك سيؤدي إلى التأثير سلباً في الفريق بأكمله.
وبصفتك مديراً للمشروع، سيبحث فريقك عن المشورة والتوجيه؛ ولذا عليك أن تكون مستعداً لتولِّي زمام الأمور.
6. احتضِن فريقك للعمل ككيان واحد:
خذ الوقت الكافي لتكوين فريقك؛ فكلما بذلتَ جهداً في بناء وتوطيد العلاقات، سيعمل كل فرد على تحقيق الهدف الذي وضعتموه سويةً.
وستحتاج أحياناً من أعضاء الفريق أن يبذلوا جهداً أكثر من المطلوب سواء كان ذلك العمل لوقت إضافي وساعات أطول أم القيام بمهام إضافية؛ ولذا فإنَّ توطيد أواصر العلاقة معهم سيحفزهم على القيام بذلك كلما دعت الحاجة.
كما أنَّ أخذ الوقت الكافي للتعرف إلى كل فرد من أفراد الفريق على حدة، سيساعدك على تحديد مكامن القوة والضعف في فريقك، وهو ما يُعدُّ أمراً هاماً عند تفويض المهام، ولا تخف من مدِّ يد المساعدة، فهذا يساعدك على كسب احترامهم عندما تعمل جنباً إلى جنب معهم.
7. افهم طبيعة عملائك:
من الهام أن تفهم طبيعة عملائك، وتأخذ الوقت الكافي للتعرف إليهم، لأنَّ ذلك يؤدي إلى فتح مسار واضح للتواصل معهم، وهو ما يُعدُّ أمراً بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بالبقاء على المسار الصحيح، والوفاء بمواعيد التسليم النهائية.
وعندما تُكوِّن فهماً عميقاً لعميلك، سيسمح لك ذلك بوضع خطة قد تفوق التوقعات، حيث إنَّ استمرارية المشروع رهن بمدى رضى العميل وسعادته، حتى عندما توجد عوائق صغيرة على طول الطريق.
8. كن مبادراً وجهِّز خطوةً للأمام دائماً:
لن يُحقِّق أي مشروع النجاح الكامل، ولن يسير وفق الخطة دون أيَّة عوائق وتحديات، إلا أنَّ مديري المشاريع يبادرون ويحددون المشكلات التي من المحتمل أن يصادفوها مستقبلاً؛ وبهذا يكونون على أتم الاستعداد، وتكون لديهم خطة لمعالجتها قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر.
9. سيطِر على بنية البرمجيات الخاصة بإدارة مشروعك:
عليك فهم كامل برمجيات إدارة المشروع التي تستخدمها في وظيفة معيَّنة؛ وإذا أردتَ استخدام أمر غير مألوف لك، فاحرص على تعلُّمه أولاً، ثمَّ اقترِح على أعضاء فريقك أن يتعلموه بدورهم.
وإذا تمكَّنتَ من اختيار برامج بصفتك مديراً للمشروع، فاختر برامج تتقنها، وتستطيع تقديم فرصة للتدريب على استخدامها، إلى جانب البرامج التي لها فريق دعم تقني فعَّال؛ لأنَّ وجود برنامج لإدارة المشاريع قد يعرِّضك لمشكلات، وهو عائق غير ضروري، ويمكِنك تجنُّبه.
10. قيِّم أداءك في نهاية المشروع:
أعطِ نفسك تقييماً صادقاً وحقيقياً بمجرد انتهائك من العمل، وعليك استيفاء كافة جوانب أدائك بصفتك مديراً للمشروع؛ فمعرفتك للنقاط التي كانت سبباً في النجاح وتلك التي لم تكن ستعدُّك بشكل أفضل لمشروعك المقبل.