10 أشياء تجنب القيام بها لتزيد إنتاجيتك وتركيزك
عندما نتحدث عن الإنتاجية، فإنَّنا عادةً ما نميل إلى النصائح والحيل التي تساعدنا في إنجاز كل ما هو مُدوَّن في قوائم المهام الخاصة بنا، ولكن في الكثير من الأحيان، يكون تجنُّب القيام بالأشياء الصغيرة هو ما يساعدنا في النهاية على إنجاز أهم المهام.
نستعرض فيما يلي بعض الأشياء التي يتجنبها عدد من المبدعين ورواد الأعمال، ممَّا يساعدهم على إنجاز الأشياء الهامة:
1. التحقق من البريد الإلكتروني كأول مهمة صباحية:
"لم أعُد أتحقق من البريد الإلكتروني، ولم أعُد أنظر إليه على أنَّه مهمتي الأولى في اليوم، لقد وجدت أنَّ هذه الخطوة تقضي فوراً على التركيز؛ حيث إنَّ قراءة البريد الإلكتروني تشتت عقلي وتبعدني عن المسار الصحيح، وبدلاً من ذلك، استثمر الساعة الأولى من اليوم للتخطيط أو القراءة أو مراجعة شيء مهم ومفيد لتقدمي، فهذا يُحدث فارقاً كبيراً في إنتاجيتي وله تأثير يستمر طوال اليوم". - بيفرلي لانديز (Beverly Landais)، كوتش معتمدة في تينبريدج ويلز (Tunbridge Wells)، في المملكة المتحدة U.K.
2. الموافقة دائماً على كل ما يُطلَب منَّا:
"من الأشياء التي أمتنع عن فعلها لإنجاز المهام المهمة، أن أوافق على كل ما يُطلَب منِّي، فأنا لا أبالغ في إدراج المهام في جدول أعمالي، وأعرف كيفية ترتيبها، على سبيل المثال، أعلم أنَّه إذا كانت المهمة مرتبطة بالكتابة، فإنَّني أؤديها بشكل أفضل قبل الساعة الخامسة مساءً، بينما إذا كانت المهمة متعلقة بمقابلة ما أو عن شيء يخص التوعية، فأنا أفعل هذه الأشياء ثلاث أو أربع مرات فقط في الأسبوع، أمَّا إذا كان الأمر يتعلق بالكوتشينغ، فأنا أستقبل عدداً قليلاً من العملاء الجدد شهرياً؛ هذا يساعدني على البقاء أكثر انتظاماً وإنتاجية". - كريستين ميكهوف (Kristin Meekhof)، مؤلفة وكوتش صحة، في رويال أوك، ولاية ميشيغان (Royal Oak, MI).
شاهد بالفيديو: 6 طرق لتجنّب إحراج قول كلمة لا في العمل
3. ملء جداول العمل بالمهام:
"لا أبالغ في ملء جدول عملي بالمهام؛ إذ أخطط لأسبوع العمل الخاص بي مع المواعيد والالتزامات ابتداءً، ثم أضيف مهام عالية المستوى، وأترك 15 دقيقة بين المهام، فكل شيء يستغرق دائماً وقتاً أطول ممَّا تعتقد، كما أنَّ وجود هذه المساحة في جدول أعمالي يمنح عقلي متنفساً لتجنب الذعر والقلق، أو الشعور بالعجلة والاضطراب، ممَّا يتعارض مع أداء المهام المهمة". - فرانسين تون (Francine Tone)، محامي استئناف، كاليفورنيا.
4. المسارعة إلى الانتقال من مكان إلى آخر:
"لقد توقفت عن التسرُّع، فهو يجهدني؛ لذلك أُفضِّل الذهاب إلى كل مكان مبكراً، والجلوس بهدوء في منطقة الاستقبال في أثناء انتظار بدء الاجتماع؛ لذا أستقل القطار الأبكر دائماً، حتى لا أشعر بالتوتر إذا كان هناك أيُّ تأخير، ولقد توقفت أيضاً عن وضع المهام خلف بعضها مباشرةً؛ حيث تساهم كل هذه الخطوات في الشعور بالسلامة، وتساعدني على البقاء متحفزاً حول أهم الأشياء: العلاقات، العملاء، الصحة، وعملي". - فيونا باراشار (Fiona Parashar)، كوتش قيادة، المملكة المتحدة (U.K).
5. الهوس بجداول أعمالنا:
"أنا أنظِّم يومي مقدَّماً، لكنَّني لا أفكر كثيراً في الأمر بعد التخطيط له في البداية؛ حيث يساعدني هذا على تجنب الاشتغال بالنظر باستمرار في جدول العمل، فأقوم بإنشاء خطة وحسب لتوضيح مقدار ما يمكنني القيام به في يوم واحد، وشعاري لإنجاز أهم المهام هو: خطط، ولكن لا تدع التخطيط يستحوذ على عقلك". - أكريتي أغاروال (Aakriti Agarwal)، متخصصة نفسية تنظيمية وكوتش، في حيدر أباد، الهند (Hyderabad, India).
6. عَدُّ كل شيء أولوية:
"اعتدت على ربط الإنتاجية بإنجاز أكبر عدد ممكن من المهام، لكنَّني، كنت أشعر دائماً بالإرهاق التام بعد كل يوم، ولا يتبقى لديَّ أيُّ طاقة للاستمتاع بعيداً عن العمل، ففي العام الماضي، بدأت التركيز على أهم مهمتين في اليوم عليَّ إنجازهما، وكانت هذه المهام إمَّا مستعجلة، أو مؤثرة تأثيراً كبيراً في العمل، ولكن بمجرد أن بدأت التركيز على أهم مهمتين يومياً، شعرت في الواقع بإنجازٍ أكبر في نهاية كل يوم، وأنَّني أمتلك طاقة كافية". - هولي فاولر (Holly Fowler)، كوتش صحة، لوس أنجلوس، كاليفورنيا (Los Angeles, CA).
7. تصفُّح وسائل التواصل الاجتماعي:
"لم أعُد أتصفح منصات التواصل الاجتماعي خلال اليوم، فقد كان ذلك عاملاً في تغيير قواعد الإنتاجية بالنسبة إليَّ، فلم أعُد أتنقل بين منصات التواصل الاجتماعي بشكل عشوائي، ممَّا يعني أنَّني لن أضيع عبر الزمن". - جيسيكا ويليامز (Jessica Williams)، مستشارة مهنية، فيرفيلد، كاليفورنيا (Fairfield, CA).
8. القيام بأشياء متعددة في وقت واحد:
"أنا لا أمارس تعدد المهام، على الرغم من أنَّ الكثير منَّا ما زالوا يؤمنون بأنَّ تقسيم الانتباه والاهتمام على أكثر من عمل في الوقت نفسه يُعَدُّ ميزة؛ لذا عندما يحين وقت إكمال مهمة ما، أقوم بإغلاق البريد الإلكتروني والنوافذ غير الضرورية في جهاز الكمبيوتر، فضلاً عن كتم صوت هاتفي؛ حيث تسمح لي هذه الإجراءات بتوجيه وعيي إلى المهمة المطروحة بتركيز واضح، حتى أتمكن من بذل جهد أكبر.
عندما نختار عدم القيام بمهام متعددة، فإنَّنا نركز الاهتمام على لحظات الحاضر، ونغذِّي قدرتنا على اتخاذ القرار وحل المشكلات والإبداع، وبعد حوالي 90 دقيقة من العمل المتواصل، يبدأ تركيزي بالتلاشي؛ لذلك آخذ استراحة سريعة ثم أعود للمهمة التي بين يدي". - جيمس بيتروسي (James Petrossi)، كوتش الصحة في مكان العمل، أوستن، تكساس (Austin, TX).
9. بدء العمل مباشرةً في الصباح:
"لا أغادر غرفتي في الصباح قبل أن أمارس نشاطات الصباح، والتي تتضمن التأمل واكتساب المعرفة وبعض الأعمال الإبداعية، فساعات الصباح الخاصة بي هي الأكثر فاعلية بالنسبة إلي؛ لذا فأنا عادة ما أستيقظ في الساعة 4:00 صباحاً، وأمارس نشاطاتي إلى أن "أخرج" في الساعة 9:00 صباحاً أو نحو ذلك، وإذا كنت مركزة، سأحصل على ساعتين أو ثلاث ساعات من العمل العميق، وهذا يهيِّئ يومي للنجاح". - بودام تايو (Bodam Taiwo)، مديرة تسويق في لاغوس، نيجيريا (Lagos, Nigeria).
شاهد بالفديو: دليل الإنتاجية: الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت
10. المقارنة:
"لم أعُد أقارن إنتاجيتي الحالية بإنتاجية من هم أصغر منِّي؛ إنَّما أصبحت أركز على اللحظات، نظراً لأنَّني أصبحت أكثر وعياً وتواصلاً مع رسالتي الروحية، واكتشفت أنَّ الأمر لا يتعلق بالمكافأة بقدر ما يتعلق باللحظات الثمينة في الرحلة التي تحقق هدفي المنشود، لقد سمح لي العيش بهذه الطريقة بمواصلة التركيز وإنجاز المهام المهمة". - كارين كويروس (Karen Quiros)، معلمة وكوتش صحة، نيويورك (N.Y).