مهارة تنظيم الذات
النفس الإنسانية إذا انقطعت أواصرها ، ولم يربطها نظام ينسق شئونها ويركز قواها أصبحت مشاعرها ، وأفكارها كهذه الحبات السائبة لا خير .. ولا حركة فيها .
محمد الغزالي
كانت حياة النبي - صلى الله عليه وسلم - مثالا يحتذى في النظام وما بعث النبي - صلى الله عليه وسلم - إلا لينظم هذا الكون ، ويرده إلى دين الله - عز وجل - ..
أتيت والناس فوضى لا تمر بهم * إلا على صنم قد هام في صنم
فعاهل الروم يطغى في رعيته * وعاهل الفرس من كبر أصم عمى
ومن ثم فاضت هذه الصفة الطيبة على أصحابه .. ودعوته .. ودولته ..
فهو صلى الله عليه وسلم يرتب لدعوته .. بأمر من الله عز وجل .
فالمرتبة الأولى فيها للنبوة .. والثانية لإنذار عشيرته الأقربين .. والثالثة لإنذار قومه .. والرابعة لإنذار قوم ما آتاهم من نذير ، وهم العرب قاطبة .. والخامسة إنذار جميع من بلغته دعوته من الجن والإنس إلى آخر الدهر .
أما عن ملبسه ..
فهو - صلى الله عليه وسلم - الذي يلبس في كل موطن ما يناسبه وينصح أصحابه بذلك .. فعن رسول الله أنه قال : " وإنكم قادمون على إخوانكم فأصلحوا رحالكم ، وأحسنوا لباسكم حتى تكونوا شامة في أعين الناس ، فإن الله لا يحب التفحش " .
أما عن طعامه .. فهو القائل - صلى الله عليه وسلم - :
" ما ملأ آدمي وعاء شرا من بطنه .. بحسب ابن آدم لقيمات يقمن صلبه فإن كان لا محالة فاعلا فثلث لطعامه وثلث لشرابه .. وثلث لنفسه " وما كان - صلى الله عليه وسلم - يأكل أو يشرب إلا بنظام وترتيب خاص .. فيبدأ بالبسملة ويختمه بالحمد ..
ويراعى آدابه فيها بينهما ..
" كلوا من جوانبها ، ودعوا ذروتها يبارك لكم فيها " .
" البركة تنزل وسط الطعام ، فكلوا من حافتيه ، ولا تأكلوا من وسطه " .
وهو يدعو المسلمين إلى هذا التنظيم الدقيق :
" إذا كنتم ثلاثة فأمروا أحدكم " .
فيلفت أنظارهم إلى أنه لابد من إقامة أمير ، واختيار قائد على رأس كل مجموعة أو فريق عمل ، وفى هذا إشارة إلى حرصه - صلى الله عليه وسلم - إلى إناطة أمر المسلمين إلى تنظيم محكم دقيق ، وهو حرص بالتالي على أن تكون جميع أمورهم منظمة ومنضبطة سواء أكانوا في سلم أو حرب ، في تجارة أو على سفر ، وسواء كانت هذه الشئون الصغيرة كأمر مثل أمر السفر أو أمور كبيرة كأمر الحرب ، والقتال والغزو .
وفى بيعة العقبة الثانية ، ما يؤكد هذه الإشارة ، ويبين أنها خلق لازم لرسول الله - صلى الله عليه وسلم - .. وقد قال رسول الله - صلى الله عليه وسلم - : " أخرجوا إلى منكم اثني عشر نقيبا ليكونوا على قومهم بما فيهم " فأخرجوا منهم اثني عشر نقيبا : تسعة من الخزرج وثلاثة من الأوس " .
وهو - صلى الله عليه وسلم - يدعو لتنظيم دوائر حياة المسلم : " إن لبدنك عليك حقا ، وإن لأهلك عليك حقا ، وإن لزوارك عليك حقا ، فأعط كل ذي حق حقه " وفى اتباع هذا الهدى ، ما يضمن راحة النفس ، وحماية القلب وتوزيع اهتمامه على دوائر حياته جميعا .
وفى تنظيم وقته على النهار ..
ما روى عنه أيضًا في معناه : " وعلى العاقل أن تكون له أربع ساعات ، ساعة يناجى فيها ربه .. وساعة يناجى فيها نفسه .. وساعة يتفكر فيها في صنع الله تعالى ، وساعة يخلو فيها للمطعم والمشرب " وما كان ينام - صلى الله عليه وسلم - في سفر أو حضر إلا ويكلف من يراقب الوقت ..
وفى تنظيمه لمنطقه وطريقة عرضه في جهره بالدعوة .. ما يقتدي به المسلمون :
قال ابن عباس - رضي الله عنهما - " لما نزلت الآية " وَأَنذِرْ عَشِيرَتَكَ الأَقْرَبِينَ" ( الشعراء 214 ) صعد النبي - صلى الله عليه وسلم - على الصفا ، فجعل ينادي يا بنى فهر ، يا بنى عدى - لبطون قريش - حتى اجتمعوا ، فجعل الذي لم يستطع أن يخرج يرسل رسولا لينظر ما هو فجاء أبو لهب وقريش ، فقال النبي - صلى الله عليه وسلم - : أرأيتم لو أخبرتكم أن خيلا بالوادي تريد أن تغير عليكم ، أكنتم مصدقي ؟! قالوا : ما جربنا عليك كذبا , قال : فإني نذير لكم ، بين يدي عذاب شديد " .
فالنبي - صلى الله عليه وسلم - في طريقة منطقية منظمة يعرض قضيته ، فيحدد المكان بمواصفاته ، ويحدد المقصود بالنداء ، ثم يبدأ بقضية لا يختلف فيها اثنان وهى أنهم يرون شخصه أهلا للأمانة ، والقبول ، والصدق حتى إذا ما هيأ الأسماع لعرض قضيته الأصلية ، جهر بها - صلى الله عليه وسلم - .
وكذلك حوارات النبي - صلى الله عليه وسلم - التي نقلتها كتب السيرة - وليس هذا مجالا لذكرها - ما يؤكد حرصه على الانطلاق في إقناعه من تنظيم دقيق يبعث محاورة على الاقتناع بالقضية المطروحة .
وما حدث مع عتبة بن ربيعة في إقناعه بالإسلام ، وتوزيع الغنائم ، وعلاجه للمشكلة التي ترتبت على ذلك في " غزوة حنين " ما يؤكد ذلك ..
بل إن نظرة فاحصة إلى مجموع سيره بدعوته - صلى الله عليه وسلم - تؤكد هذا التنظيم الدقيق .. فالدعوة الولود الغضة الطرية .. منطق الأمور أن تكون سرا ..
ثم يجهر بها النبي - صلى الله عليه وسلم - ..
ثم هجرة أصحابه من قبله ..
ثم هجرته - صلى الله عليه وسلم - لمكان تحقق فيه الدعوة غاياتها ..
ثم المقام بالمدينة ..
ونظرة تنظيمية لأبعاد جغرافيتها ..
فيؤاخى بين أصحابه .. وبذلك يوحد الجبهة الداخلية ، ويحميها من التآكل والتمزق ..
ومن قبل بناء المسجد ..
ومن بعد ذلك معاهدات مع بقية الأطراف ..
ثم جهاد دفاعي لا هوادة فيه ..
ثم جهاد هجومي ، يغزوهم النبي - صلى الله عليه وسلم - ، ولا يغزونه ..
ثم بعث بهذا الإسلام إلى خارج الجزيرة ، ثم أرجاء الأرض .
وكذلك تنظيم دقيق في غزواته - صلى الله عليه وسلم - ، فما كان يقاتل أو يسالم إلا وفق تنظيم وتخطيط :
وفى " بدر " تبدو ملامح هذا التنظيم في :
الشورى ..
بناء عريش في الخلف ..
ردم الآبار ..
صف الجيش إلى صفوف ثلاثة ..
الأول : من حملة الرماح ، ومهمتهم إحداث ثغرة فى صفوف الأعداء .
والثاني : من حملة السهام ، وهم يشكلون بذلك ( المدفعية الخفية ) ، حتى يخفضوا رؤوس الأعداء ..
والثالث : هو الذي عليه الاقتحام ..
في " أحد " ..
ظهور المسلمين يحميها الجبل ..
توزيع الرماة على أماكنهم وبأمير رجل عليهم ..
تعهد المقدمة بالنصح والتوجيه ..
تخير الرجال أولى النجدة ، والبأس ليكونوا طليعة المؤمنين حين يلتحم الجمعان .
بل بناء الخطة كلها على طبيعة المكان والوقت ، ومن ثم علمنا - صلى الله عليه وسلم - أن من التنظيم ألا يكون المرء جامدا عند خطة أو رؤية معينة ، بل إن تنظيمه لابد أن يتغير بما يتلاءم مع مواقفه .. ومراحل حياته ..
في " الخندق " ..
حفر الخندق ..
تقدير مساحة هذا الخندق ، وتقسيمها على أصحابه - صلى الله عليه وسلم - .
تقدير مساحة ما يستطيع الفارس ، أن يركض بفرسه لتكون هذه المساحة وأبعد منها مستهدفات الحفر ..
وكذلك فى كل غزواته - صلى الله عليه وسلم - .
كما أن تنظيم الرسول - صلى الله عليه وسلم - للقوات ، كان يقوم على استخدام نظام الصفوف والزحف ، بمعنى ترتيب القوات في صفوف ، ثم يمشون بصفوفهم إلى عدوهم .
وكان المسلمون يسوون صفوفهم بصفوف الصلاة ، وكان يشرف بنفسه على تسوية هذه الصفوف وتعديلها .
وما روى في ذلك ، أنه مر بصفوف المسلمين في " بدر " فوجد رجلا اسمه " سواد " كان خارجا عن الصف فوخزه في بطنه - صلى الله عليه وسلم - بسهم بلا ريش كان في يده ، وقال له : " استو يا سواد بن غزيه " .
وقد كان نظام الصفوف مفاجأة العرب ، الذين اعتادوا على أسلوب الكر والفر .
بل إن النبي - صلى الله عليه وسلم - استغل النظام ، ليدخل الرهبة في قلوب أعدائه ، وذلك عند فتح مكة ، حيث أمر أن تمر الكتائب منظمة متناسقة .. أمام ناظري أبي سفيان عندما حضر لمقابلة الرسول العظيم موفدا من قريش ، وهى خطة تكتيكية بارعة مرت الكتائب متلاحقة .. ولكل كتيبة قائدها .. وعلمها إلى أن مرت الكتيبة الخضراء ، التي أحاطت بالنبي - صلى الله عليه وسلم - .. فذهل أبو سفيان مما رأى .. وأسرع إلى مكة ، ليعلن لأهلها بأنه لا قبل لهم بجيش المسلمين لقوته ، وحسن نظامه واستسلمت قريش بدون حرب .
مهارة المتابعة وتقويم الأداء
إن وجود هدف مخطط له في أي مؤسسة .. أو في أي عمل من أعمال الفريق لا يعنى أن هذا الهدف قد تحقق .
ومن ثم كان على المدير أو المشرف أن يقوم بمجموعة من الأساليب والإجراءات لكي يتأكد من أن ما تم إنجازه مطابق لما يجب أن يكون .. ومحققا له ..
ولك أن تتخيل ماذا يحدث لو تركنا كل شيء يجري دون أن نتأكد من أن ما يتحقق أو ما تحقق مطابق للأهداف .
إن أحد الأمور الآتية لابد وأن يحدث .
لن نعرف فيما إذا كنا قد حققنا ما استهدفناه من عدمه .
لن نستطيع أن نعرف المشكلات إذا كانت هناك مشكلات .
لن نتمكن من تشخيصها وبالتالي من علاجها .
ربما تستفحل الأمور دون أن ندري .
فقد يساء استخدام الأشياء .
وقد يساء استخدام الأشخاص ..
فالمدير أو المشرف مثل قائد السفينة لا يمكن .. ولا يصح أن يترك عملية الرقابة حتى يكتشف أنه ضاع أو تاه .. بل يجب عليه أن يتأكد أن سفينته في طريقها للهدف المحدد لها بالكفاءة المحددة مقدما ..
وقد تواترت المواقف النبوية التي تشير إلى أن الرسول - صلى الله عليه وسلم - قد أولى المتابعة أهمية خاصة .. وصحح من خلالها كثيرا من الأخطاء التي وقع فيها الصحابة - رضوان الله عليهم - .
وتعددت مناهج هذه المتابعة .. فتارة نجدها قبل العمل ، وتارة أثناء العمل .. وتارة أخرى بعد انتهاء العمل ..
وتحكى قصص السيرة النبوية في هذا قصة كعب بن مالك وتخلفه عن غزوة تبوك :
.. وجاء " كعب بن مالك " فلما سلم عليه تبسم تبسم المغضب ثم قال له : " تعال " قال : فجئت أمشي حتى جلست بين يديه فقال لي : " ما خلفك ؟ ألم تكن قد ابتعت ظهرك ؟ " فقلت : بلى ، إني والله لو جلست عند غيرك من أهل الدنيا لرأيت أنى سأخرج من سخطه بعذر ، ولقد أعطيت جدلا ، ولكني والله لقد علمت إن حدثتك اليوم حديث كذب ترضى به عليَّ ليوشكن الله أن يسخطك عليَّ ، ولئن حدثتك حديث صدق تَجِدُ عليَّ فيه ، إني لأرجو فيه عفو الله عني ، والله ما كان ليَ من عذر , والله ما كنت قط أقوى ولا أيسر مني حين تخلفت عنك ! فقال رسول الله - صلى الله عليه وسلم - : " أما هذا فقد صدق فقم حتى يقضيَ الله فيك " فقمت .
كان من منهج النبي - صلى الله عليه وسلم - في تعامله مع صحابته المتابعة وتقويم الأداء .. فهو يسأل " كعب بن مالك " عن سبب تخلفه في الغزوة " ألم تكن قد ابتعت ظهرك ؟ " فما كان رسول الله - صلى الله عليه وسلم - يترك كل فرد يتصرف من تلقاء نفسه وإنما كان يتابع ويساءل وإن كانت هناك أخطاء فكان يحاسب .
ومن ثم كان على المدير أن يتابع وأن يقوم أداء فريقه . لأنه إذا تركت الأمور بغير متابعة فسوف تختلط الأمور .. ويضيع جهد العاملين ..
غير أن هذه المتابعة لا ينبغي أن تكون في كل دقائق أمورهم ، فإن ذلك يبعث على النفور .. ويشعرهم بأنهم في حصار مستمر .
ومن ثم يضطرون لإخفاء الحقائق أو التورية فيها .. ويفقده ذلك ثقته بنفسه .
فلا ينبغي للمشرف أن يجعل فريقه يصل إلى هذا الحال .. حرصا على سلامة قلوبهم وصدق حديثهم ، وتحرر أفئدتهم ووجدانهم .
وقد عزل النبي - صلى الله عليه وسلم - العلاء بن الحضرمي عامله في البحرين لأن وفد عبد القيس شكاه ، وولى إبان بن سعيد وقال له : " استوص بعبد القيس خيرا ، وأكرم سراتهم " .
وكان يستوفى الحساب على العمال ويحاسبهم على المستخرج والمصروف .
وقد استعمل مرة رجلا على الصدقات فلما رجع حاسبه .
وعن عروة بن الزبير عن أبى حميد الساعدي " أن رسول الله - صلى الله عليه وسلم - استعمل رجلا من الأزد على صدقات بنى سليم ، فلما جاء بالمال حاسبه ، فقال الرجل : هذا لكم وهذا هدية أهدى إلى ، فقال النبي - صلى الله عليه وسلم - : " فهلا جلست في بيت أبيك وأمك حتى تأتيك هديتك ، إن كنت صادقا ! " ثم قام - صلى الله عليه وسلم - خطيبا ، فحمد الله وأثنى عليه ثم قال :
" ما بال الرجل نستعمله على العمل مما ولانا الله فيقول : هذا لكم ، وهذا أهدى إليَّ ، أفلا جلس في بيت أبيه وأمه حتى تأتيه هديته ؟ والذي نفس محمد بيده ، لا نستعمل رجلا على العمل ، بما ولانا الله فيغفل منه شيئا إلا جاء يوم القيامة يحمله على عنقه " .
فهذا هو رسول الله - صلى الله عليه وسلم - يحاسب عماله ويناقشهم ، من أين لهم ما يملكون ؟ ومن أي طريق وصل إليهم .
وسار على هذا النهج عمر - رضي الله عنه .
أخرج البيهقي ، وابن عساكر عن طاووس أن عمر - رضي الله عنه - قال :
أرأيتم إن استعملت عليكم خير من أعلم ثم أمرته بالعدل أقضيت ما على ؟ قالوا : نعم ! قال : لا ، حتى أنظر في عمله أعمل بما أمرته أم لا ؟ .
كيف تصبح شخصية منظمة
· تذكر أنه في كل عملية تنظيمية سوف تبدوا الأشياء سيئة قبل أن تبدأ في التحسن .
· قبل أن تفكر في المكان الذي يتعين عليك حفظ ورقة ما فيه .. فكر فيما إذا كان من الضروري أن تحتفظ بها أصلا .
· ترو في تصميم النظام الذي يناسبك .. فليس من الضروري أن يكون كل التأخير سلبيا ، " فالتأخير الإبداعي " حافز جيد لإنجاز المهام ..
· تقبل حقيقة أنك لا تستطيع أن تتبع نفس الطريقة التي يتبعها غيرك .. وهذا لا يعنى أنك فاشل ، وإنما يعنى أن لك أولويات مختلفة في هذه الفترة من حياتك ..
· تذكر أنه كلما قل عدد الأماكن التي تبحث فيها عن أشيائك .. قل عدد الأشياء التي تضيع لديك .
· أتقن فن استخدام سلة المهملات .
· تذكر أن المعلومات التي لا يمكن التحكم فيها لا تعد ثروة إنما هي عبء .
· تذكر أن تقويمك " أجندتك - مفكرتك " من أهم أدواتك التنظيمية وهو المفتاح الرئيسي لإدارة الوقت وإدارة ذاتك في نفس الوقت .
· تذكر أن أول خطوة لحل مشكلات إدارة الأوراق في حياتك هي تحديد موقع ثابت لك للتعامل فيه مع الأوراق .
· تذكر أنك إذا لم تكن تدري أين وضعت الورقة ؟ أو أنك لا تستطيع أن تجدها ؟ ، فهي عديمة القيمة بالنسبة لك .
· اترك ساعات محددة للأهل والأبناء .
· وزع واجباتك على الأوقات مع مراعاة واجب الوقت والتزم بموعد النهاية كما تلتزم بموعد البدء في كل عمل .
· تذكر أن تنظيم جانب واحد من جوانب حياتك ينتقل بك إلى جوانب حياتك الأخرى وعندما تصادف نجاحا سوف يشجعك ذلك على الاستمرار ..
· تذكر أن المتابعة ضرورية لحسن إدارتك لعملك فهي تعطيك فكرة واضحة عن سير العمل وتمكنك من التنسيق بين المهام المطلوب منك تحقيقها .. وإتمام النتائج في التواريخ المحددة لها وتفادي أي تأخر أو تجاوزه قبل وقوعه .
· ينبغي أن تكون إجراءات المتابعة مفهومة ويسهل ممارستها بالنسبة إليك .
· يجب أن تمكنك خطة المتابعة من وصول المعلومات إليك في أسرع وقت حتى تتمكن من تصحيح أية انحرافات .
· تذكر أن خطة المتابعة ينبغي أن تكون بعيدة عن الروتينية والأعمال الكتابية المعقدة .. إذ أن نظام المتابعة المطبق وضع لخدمة الفريق الإداري وليس العكس .
· طَبِّقْ نظام التقييم الدوري للأداء وذلك عن طريق تحديد مواعيد دورية تقابل فيها مرؤوسيك لمتابعة تَقَدُّم العمل .. ومقارنة النتائج المحققة بالأهداف المتفق عليها .. ومناقشة طرق تصحيح الانحرافات والاتفاق على خطة جديدة .
· حافظ على مواعيد دورية محددة لتقييم الأداء وتدرب أنت ومرؤوسيك على الطريقة المثلى التي يتم بها تقييم الأداء .
· تَعَرَّفْ على معلومات المتابعة التي يحتاجها مرؤوسيك ومَكِّنْهُمْ من الحصول عليها .
· تأكد من وضوح أهدافك وطَوِّرْ نظام المتابعة الذي تستخدمه لتحقيق أهدافك .
· اتفق مع رئيسك على الطريقة المثلى لتقييم الأداء .
· حَدِّدْ معايير ثابتة للمتابعة لا سيما إذا كانت هذه المتابعة تجرى بين مستويات إدارية أو فرق عمل .
مهارة الإدارة الفعالة للاجتماعات
إذا لم يكن من الاجتماعات بد .. فمن العجز ألا نجعلها قصيرة ومثمرة ..
· عندما ترى اجتماعاً ناجحاً افترض تلقائياً أن قدراً كبيراً من الإعداد والمجهود قد بذل مسبقاً ..
· إن الاجتماعات الناجحة لا تحدث مصادفة !!
· نحن نعقد الاجتماعات لكي يعبر كل فرد فيها عن وجهة نظره في القضايا المطروحة .
· وحتى يتاح للمجتمعين هذا الأمر لابد من التركيز على الجوانب الإنسانية في الاجتماعات , وعدم الوقوف عند الجوانب الشكلية في الاجتماع .
· ومن ثَمَّ كان جواز المرور لأي مدير فعَّال في إدارة اجتماعه هو أن يدع كل فرد يعبر عما يؤرقه .. وأن يجمع الآخرين حوله .. ولا ينحاز لأحدٍ داخل الاجتماع .. ويسعى جاهداً في أن يجعل مجموعته صفاً واحداً .
· والمتأمل في مواقف النبي - صلى الله عليه وسلم - في إدارته لاجتماعاته يلمح هذا الأمر .
فقد كان رسول الله - صلى الله عليه وسلم - في اجتماعاته ومجالسه " لا يجلس ولا يقوم إلا على ذكر , ولا يوطن الأماكن وينهى عن إيطانها ( أي اختصاص كل واحد بمجلس معين في المسجد أو غيره ) وإذا انتهى إلى قوم جلس حيث ينتهي به المجلس ويأمر بذلك .. ويعطي كل جلسائه نصيبه , لا يحسب جليسه أن أحداً أكرم عليه منه , من جالسه أو قاومه ( وقف معه قائما ) في حاجة صابره حتى يكون هو المنصرف عنه , ومن سأله حاجةً لم يرده إلا بها أو بميسور من القول " .
" قد وسع الناس بَسطُه وخُلُقه فصار لهم أباً وصاروا عنده في الحق سواء ..
مجلسُه مجلسُ علمٍ وحياءٍ وصبرٍ وأمانةٍ , لا ترفع فيه الأصوات ولا تُؤْبن فيه الحرم ( أي لا تعاب ) , ولا تذاع ولا تشاع زلاته وهفواته متعادلين يتقاضون فيه التقوى , متواضعين يوقرون فيه الكبير .. ويرحمون فيه الصغير , يؤثرون ذا الحاجة , ويحفظون الغريب " .
أما عن سيرته في جلسائه : " كان رسول الله - صلى الله عليه وسلم - دائم البشر , سهل الخلق , لين الجانب , ليس بفظٍ ( سيئ الخلق ) , ولا غليظٍ , ولا صخابٍ ( صيَّاح ) ولا فحاشٍ , ولا عيابٍ , ولا مزَّاحٍ , يتغافل عما لا يشتهي , ولا يؤيس منه راجيه , ولا يخيب فيه ..
قد ترك نفسه من ثلاث : المراء ( الجدال ) , والإكثار , وما لا يعنيه .
وترك الناس من ثلاث : كان لا يذم أحدا ولا يعيره , ولا يطلب عورته , ولا يتكلم إلا فيما يرجو ثوابه .
إذا تكلم أطرق جلسائه كأنما على رؤوسهم الطير , فإذا تكلم سكتوا .. وإذا سكت تكلموا , ولا يتنازعون عنده ( أي لا يتكلمون سوية(
ومن تكلم عنده أنصتوا حتى يفرغ , حديثهم عنده حديث أولهم ( أي أن النبي - صلى الله عليه وسلم - كان يستمع لمن حضر أولاً أو طلب إبداء الرأي أولا وهكذا .. ) ولا يقطع على أحدٍ حديثه حتى يجور ( يميل عن الحق ) فيقطعه بنهيٍ وقيام " .
معالم تربوية وإدارية في إدارة الرسول - صلى الله عليه وسلم - لاجتماعاته
1- الاستهلال الطيب .. وذكر الله في بداية المجلس ..
2- الجلوس حيث ينتهي به المجلس ..
3- توزيع اهتماماته على المشاركين ..
4- الاحترام المتبادل بينه وبين المشاركين ..
5- الإنصات الفعال للقضايا المثارة ..
6- العدل بين المشاركين ..
7- مراعاة أمانة الاجتماع والمجلس ..
8- احترام وقت الاجتماع وعدم تضييعه في غير المفيد والنافع ..
9- التغاضي عن الهفوات ..
10- الصبر على المتكلم حتى يفرغ من حاجته أو حديثه ..
عشرون نصيحة مهداة إليك في كيفية إعداد جدول الأعمال
1- تذكر أن كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال وينطبق ذلك حتى على الاجتماعات الروتينية أو المفاجئة .
2- ينبغي أن تكون النقاط التي يحتويها جدول الأعمال مفهومة وواضحة للجميع حتى لا يتشعب النقاش في أمور خارجية .
3- ينبغي التشاور مع أي شخص يمكنه الإسهام في جدول الأعمال قبل بداية الاجتماع .
4- حدد وقتاً معلناً وكافٍ لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال .
5- إذا كانت هناك اجتماعات سابقة فإن جدول الأعمال السابق ومتابعته هو نقطة البداية لجدول الأعمال الراهن .
6- تذكر أن ترتيب جدول الأعمال ينبغي أن يكون بشكل منطقي لا سيما وأن أحد البنود قد يتوقف على القرار الذي اتخذ بشأن بند سابق .. أو على المعلومات التي تم توفيرها عنه .
7- ينبغي وضع البنود الصعبة في ترتيب متقدم في جدول الأعمال .. ولكن ليس في بدايته .. ويضمن ذلك مناقشة هذه البنود بعد أن تكون المجموعة قد اندمجت في الاجتماع ولا تزال تحتفظ بنشاطها .
8- إذا كان الأعضاء سيصلون متأخرين أو مضطرين للمغادرة مبكراً فإن البنود التي لها علاقة بهم قد تحتاج إلى ترتيب خاص متقدم أو متأخر في جدول الأعمال .
9- لا تزحم جدول الأعمال وتذكر أن التعامل مع أمر مهم بعد أن يكون الوقت قد انتهى والصبر قد نفد أسوأ من عدم التعامل معه .
10- إذا كان هناك كم كبير لابد من تغطيته , فالأفضل عقد الاجتماع على جلستين .
11- وزع جدول الأعمال على الأعضاء قبل بداية الاجتماع فهذا أدعى للتعرف على الموضوعات التي سوف تناقش وبالتالي يستطيع المشاركين إعداد أفكاره وتصوراتهم حولها .
12- اقرأ جدول الأعمال في بداية الاجتماع واسمح للآخرين أن يعيدوا ترتيب أولوياته .
13- ينبغي أن يشتمل جدول الأعمال على وقت للراحة حتى لا تجهد عقول الحاضرين .
14- اسمح للأعضاء بإدراج ما يرونه مناسباً وهاماً وعاجلاً ضمن جدول أعمال اللقاء .
15- ينبغي إدراج الموضوعات التي تم دراستها من قبل فقط واحذر من أن تتورط في مناقشة أي موضوع لم ينل حظه من الدراسة الكافية .
16- سجِّل أمام كل موضوع ما اتخذ بشأنه من قرار أو إعادة عرض أو أي شيء آخر , وتَعَوَّدْ ألا تنتقل من بند إلى بند إلا بعد وضوح القرار المتخذ بشأنه لجميع الحاضرين .
17- تذكر أن ما يمكن أن يؤدَّى خارج الاجتماع لا يجب إدراجه في الاجتماع , كقراءة موضوع أو نشرة إلا إذا كانت ضمن الدراسة أو العرض لموضوع آخر .
18- لا تجعل جدول الأعمال طويلاً , وتذكر أن الاجتماع الذي يزيد عن ساعتين يفقد فعاليته .
19- تذكر أن الاعتبار الأساسي الذي يحدد وقت جدول الأعمال ( بداية ونهاية ) هو أن يكون في مقدور الأعضاء الالتزام به .
20- تذكر أن نجاحك في جعل اجتماعك فعالاً مرهونٌ بالتدريب والإصرار على النجاح واليقظة وطلب التوفيق من الله - عز وجل - .
تـــذكر
1- اقتطع يوميا من وقتك جزءا للتفكير في وظيفتك والتخطيط لها وذلك في الأوقات الهادئة بدلا من الأوقات المزدحمة بالعمل .
2- احتفظ بجدول زمني فيه وقت احتياطي يسمح لك بمواجهة أي أزمات أو مواقف غير متوقعة .
3- قم بإعداد قائمة عمل يوميا ورتبها حسب أهميتها وأعط الأولوية لأداء الأعمال الهامة أولا .
4- تذكر أن تقويمك ( أجندتك - مفكرتك ) من أهم أدواتك التنظيمية وهو المفتاح الرئيسي لإدارة الوقت وإدارة ذاتك في نفس الوقت .
5- نظم مكان اجتماعك قبل الانصراف ، وضع كل شئ في مكانه وليكن شعارك دائما ( من الإحسان ترك المكان أبدع مما كان(
6- تذكر أن المتابعة ليست تفتيشا أو بحثا عن العيوب بقدر ما هي علاج للانحرافات لضمان نجاح التخطيط .
7- وفر نظاما جيدا للمعلومات ليسمح لك بالتعرف على نقاط الانحراف في حينها و متابعة إصلاحها .
8- لا تدين الفرد أثناء التوجيه وتذكر أنه هو الذي سيحسن بعد ذلك .
9- بعد شرح السلوك الخاطئ أثناء متابعتك اشرح السلوك المرغوب كنموذج يحتذى به .
10- أشرك مرؤوسيك في وضع نظام المتابعة الذي يتناسب مع طبيعة قسمك .
11- إذا لم يكن من الاجتماعات بد فمن العجز ألا نجعلها قصيرة ومثمرة .
12- اجعل لك حوارا قصيرا مع كل فرد من أفراد الاجتماع قبل الدخول في جدول الأعمال ولا تبدأ الاجتماع حتى تطمئن سريعا على كل الحاضرين وتتفقد الغائبين .
13- لا تجعل بينك وبين المجتمعين أي حائل كجلوسك خلف المكتب مثلا .
14- الاجتماعات وسيلة لهدف وليست هدفا في حد ذاتها .
15- أتح للآخرين فرصة واسعة في المساهمة في وضع أهداف الاجتماع حتى يشعروا بأهميتهم .
احــــــذر
· بشأن تنظيمك لذاتك احذر أن تدع الحرص على الوصول إلى درجة الكمال يوقفك ، فالمهم هو أن تحدد ما ترغب أو ما تستطيع أن تفعله ثم تبدأ .
· أن تتوقع أن ترى الاستحسان في عيون الآخرين بشأن محاولتك لتنظيم ذاتك سريعا ، فلن يقتنع الآخرون بك إلا بعد نجاح تجربتك .
· احذر أن تضع على مكتبك ، إلا ما تقوم به الآن ، أو ما ستحتاجه خلال اليوم ، بقية الأشياء لابد أن يكون لها مكانها الخاص في الأدراج ، في المكتبة ، في الحقيبة ، أو في سلة المهملات إن تطلب الأمر .
· أن يتمكن منك داء الفراشة ( وهو أن تترك العمل قبل الانتهاء منه والانتقال إلى غيره(
· أن تجمع أكثر مما تحتاج إليه حتى لا تتسبب في مضايقة نفسك مثل وجود أقلام لا تكتب بصورة جيدة أو أدراج مليئة بأشياء منسية أو يصعب التعرف عليها .
· أن تقضى وقتا مع الأشياء ذات الأهمية البسيطة ، في الوقت الذي تستطيع أن تقضى هذا الوقت في أعمال ذات أهمية أكبر .
· أن تنظر إلى مفكرتك على أنها مخزن للمواعيد .. والاجتماعات .. والارتباطات .. بل انظر إليها على أنها وسيلة لتطوير ذاتك ، عندئذ سيكون لها قيمة كبرى في حياتك .
· أن تطغى جوانب اهتماماتك على الأخرى .. توازن بين هذه الدوائر ( نفسك - منزلك - عملك الحياتي - عملك التطوعي(
· لا تجعل متابعتك دقيقة ومباشرة يَمَلُّ منها مرؤوسيك ..
· لا تجعل المتابعة تفتيشا بحيث يكرهها الشخص المتابَع .
· أن تقضى المتابعة على روح المبادأة والابتكار وسريان الروتينية في العمل .
· أن تبتعد عن حدود اللياقة وتذكر أنك تهدف إلى متابعة العمل وليس إلى إرهاب العاملين .
· أن تجعل معايير المتابعة صعبة أو غير واضحة أو غير مفهومة لمرؤوسيك .
· أن تقف على رأس مرؤوسيك ولا تترك لهم الحرية والتصرف في حدود الإطار المسموح به .
· أن تجعل متابعتك بعد انتهاء العمل وليس أثناءه حتى يمكنك تصحيح المسار .
· لا تمارس المتابعة بالانطباع لأنك حتما ستفتقد الموضوعية والمنهجية .
· أن تعقد اجتماعاً ليس له أية ضرورة ، أو يمكن تحقيق الهدف منه بأي وسيلة من وسائل الاتصال الأخرى
· أن تبدأ اجتماعك بدون أن تتعرف على ما يشغل تفكير المجتمعين وتحاول التخفيف عنهم قدر الإمكان من خلال التعرف على أحوالهم وظروفهم .
· أن تكون جامداً لا تحسن التعامل مع المتناقضات داخل اجتماعك أو مع الأفكار والميول والآراء والشخصيات المختلفة
المصدر:يوم جديد كنانه أونلاين