مهارات تفعيل وتنظيم الوقت
مهارات تفعيل وتنظيم الوقت Claire Austin عدد الصفحات:104 الناشر: الدار العربية للعلوم سلسلة تعلم خلال أسبوع
فكرة الكتاب:
يعد التنظيم السليم للوقت عاملاً مهماً في قيادتك لوقتك، والذي من خلاله سوف تحقق نتائج فورية وكبيرة في حياتك العملية. يحتوي اليوم على 86400 ثانية، وهذا الكتاب يقدم لك العون في كيفية الاستفادة من هذا الوقت في التقدم والنجاح.
الفصل الأول
تقييم الذات
بداية سنقوم بتقييم قدراتنا الحالية على تنظيم الوقت، ولا شك أن هذا التقييم سيعطينا مؤشرات إيجابية أو سلبية في تعاملنا مع الوقت.
تحديد العوامل المضيعة للوقت:
قد نصاب بخيبة أمل إذا علمنا أن أغلب أعمالنا تندرج تحت طائلة مضيعات الوقت، والتي عادة ما تكون نتائجها سيئة، وفي أحسن الأحوال يكون مردودها ضعيف، ومن هذه المضيعات للوقت:
01 إضاعة الأشياء : كم من الوقت نستغرقه في البحث عن الأشياء التي ربما وضعناها أو حفظناها بشكل خاطئ، أو ربما نضطر للقيام بالعمل مرتين لأن الأول بكل بساطة ضاع؟.
02 الاجتماعات: يمضي الكثير من الوقت المهدر في الاجتماعات التي لا أهداف لها أو التي تبدأ أو تنتهي في غير وقتها، أو التي تدار بشكل سييء .
03 الهاتف: يسرق الهاتف منا وقتاً ثميناً، ويستغرق في الحديث بمكالمات هاتفية طويلة عن الحد المقدر لها.
04 المقاطعات: تشكل المقاطعات جزءاً مهماً من هدر الوقت حيث تساهم هذه المقاطعات في هدر الوقت ورداءة الأداء.
05 التأجيل: تقنية سلبية لتأخير العمل والسبب هو هدر الوقت.
06 الأوراق التي لا قيمة لها: لا شك أن تراكم الأوراق سببه هدر الوقت بالاهتمام بأمور ثانوية والتغافل عن الأمور الأساسية .
07 الأزمات: تواجهنا الأزمات تلو الأزمات مما يؤدي إلى هدر في جوانب عديدة ومن أهمها الوقت، وذلك لسوء إدارة الأزمات.
08 التكليف المعكوس: قد يسمح البعض بالتكليف المعكوس من الآخرين ممن هم أقل منا رتبة أو منـزلة مما يساهم في هدر أوقاتنا.
09 الكمالية: قد نحتاج وقتاً إضافياً للحصول على الكمالية بينما تكفي أن تحقق 95% بدلاً من هدر الوقت والكمالية المزعومة.
10. اللهو: لكل أمر ضوابط إذا خرج عنها أصبح سلبياً، وهذا مثله اللهو الذي إذا خرج عن إطاره أصبح هدراً للوقت مؤثراً على الإنتاجية.
تغيير عاداتنا:
إن الكثير من عوامل مضيعات الوقت أصبحت جزءاً من حياتنا العملية والسبب أنها أصبحت عادة لنا من حيث لا نشعر، ولكن..
ألم يحن الوقت للتغير وقلب العملية؟
لا شك أن رغبتنا بذلك نصف المشوار أو التغيير، بعد ذلك يتطلب التغيير وقتاً وجهداً كبيرين، بعد ذلك تأتي المثابرة والاستمرار على عملية التغيير، وأفضل وقت لبدء التغيير هو الآن!,
عملية التغيير المؤلفة من أربع خطوات:
01 اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.
02 عدد المشاكل التي يسببها عادة هدر الوقت.
03 تصور عادة تنظيم الوقت.
04 تنمية عادة توفير الوقت.
الفصل الثاني
الحد من تراكم الأوراق
حملة تخفيف الأوراق:
لكي نركز على الأشياء المهمة علينا أن نتخلص من الأشياء قليلة المردود، ولكن قد نكون نحن السبب في تجمع الأوراق لدينا بكثافة، فأسلوبنا في العمل هو السبب في تراكم هذه الأوراق بقولنا أرسل لنا نسخة من الخطة أو التقرير...، لذلك ضع لائحة تحدد فيها ضوابط إرسال الورق منك وإليك.
إن تخفيف الورق يعني تخفيف التكلفة وتحسين الإنتاجية والمعنويات.
التعامل الفعال مع الأوراق:
يجب أن نتعامل مع أية ورقة تصل إلينا مرة واحدة فقط حتى لا يضيع وقتنا بأمور متكررة.
اختبار الحصبة:
هذه التقنية تتمثل في التعامل السريع مع أية ورقة تصلنا، وذلك بوضع نقطة حمراء كلما اطلعنا أو تناولنا ورقة، وإذا وجدنا نهاية الأسبوع تفشي الحصبة (النقاط الحمراء) في الأوراق فهذا مؤشر على ضرورة تغيير عاداتنا التي تسلبنا وقتنا الثمين. إن التردد في التعامل مع الأوراق بصورة فعالة يؤدي إلى تراكم أكوام من الأوراق غير المنجزة، ويصبح المكتب غير المنظم، والذي يؤدي إلى:
إنتاج أقل
ضياع الفرص
بحث جنوني عن المعلومات المفقودة
ساعات عمل طويلة
معنويات منخفضة
أزمات غير متوقعة.
تقنية الرافت ( RAFA)
وهذه التقنية تنقذك من الغرق في بحر الأوراق وتعني :
01 تحويلها أو إحالتها أو توجيههاRefer it :
أو
02 نعمل عليها والبت فيها : Act on it
أو
03وضعها في الملف المناسب: File it
أو
04 التخلص منها في سلة المهملات: Throw it a way
نستفيد مما سبق أن يكون لدينا تنظيم أكثر لأوراقنا، وأن يكون لدينا مكان لكل شيء، وأن يوضع كل غرض في مكانه المناسب له.
التوثيق الفعَّال:
من الأهمية بمكان ألا يكون هدف ترتيب الملفات هو إبعاد الأوراق عن النظر فحسب بل إلى كيفية إيجادها عند الحاجة إليها.
تنظيف الملفات:
وذلك بالتخلص من كومة الأوراق المتكدسة في الملفات التي غالباً ما نحتفظ بها لتوهمنا بالرجوع إليها مستقبلاً مع أنها محفوظة في مكان آخر !!، لذا علينا ألا نتردد في تنظيف ملفاتنا من الأوراق التي :
01 لن نعود إليها أبداً.
02 ما يمكن إيجاده في مكان آخر.
03 ما يقل مردودها.
وبهذه الطريقة سوف يقل حجم ملفاتنا بنسبة خمسين بالمئة.
إعادة تنظيم الملفات:
تنظيم الملفات يساعدنا في الوصول إلى المعلومات بشكل سريع. إذا نسي المرء أن يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه أبداً.
يمكنك إعادة تنظيم ملفاتك حسب الموضوع أو الأبجدية أو التاريخ أو اللون أو الموقع الجغرافي أو وفق الأرقام، لا شك أن هذه الطرق ستجعلنا نقلل من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات أو يتلاشى نهائياً. كل ذلك بقرارك أنت!!
الفصل الثالث
التخطيط
يعتبر التخطيط من أهم تقنيات الوقت، وعندما لا تحدد أهدافك فإنك ستحقق أهداف الآخرين.
سنتطرق إلى التخطيط من ثلاثة جوانب رئيسة وهي:
01 تحديد الأهداف:
لا شك أن لكل شركة ناجحة أو شخص ناجح هدف واضح يسعى لتحقيقه، بل ويتصور نفسه أنه حققه بجدارة، لذلك تنصب جهوده نحو هذا الهدف .
التصور الخلاّق:
إن التصور المستقبلي لأنفسنا عامل مهم نحو تحقيق الهدف، ولكي نصل إلى ذلك علينا أن نقسم الأهداف البعيدة أو المستحيلة إلى أهداف بسيطة أو صغيرة ممكنة التحقيق حتى نصل إلى الهدف البعيد لنا وفق مخطط مجدول ، فتخيل نفسك بعد خمس أو عشر سنوات أو أكثر ماذا تطمع أن تكون؟
02 وضع مخططات العمل:
قبل إنجاز أي عمل أو تحقيق أي هدف يجب أن نضع المخطط أو المسار أو الطريق التي سنتبعها نحو تحقيق وإنجاز هذا العمل خطوة خطوة إضافة إلى حساب التكلفة لتحقيق هذا الهدف، سواء كان مادياً أو معنوياً، والموازنة بين إيجابياته أو سلبياته .
03 التخطيط اليومي:
يعتبر التخطيط اليومي هو المرحلة الثانية بعد مخططات العمل، ومن فوائد التخطيط اليومي:
تنظيم العمل بواقعية .
يعمل كمفكرة عمل.
ينظم العقل.
يساعد على إنهاء العمل.
يحفزنا على العمل .
التركيز على الأولويات.
ثمان خطوات ضرورية لتنظيم يوم فعّال:
01 خمس دقائق للتخطيط اليومي: خصص خمس دقائق نهاية كل يوم للتخطيط.
02 إكمال ما لم تنجزه اليوم: انقل ما لم تنجزه إلى يوم آخر، وانتبه لعدم تكثير مهمات اليوم الواحد.
03 تخطيط أعمال اليوم التالي: كتابة أعمال اليوم التالي من مقابلات واجتماعات وغيرها.
04 إدخال الأعمال المتعلقة بتحقيقنا أهدافنا المستقبلية: علينا ربط أعمالنا العاجلة بالأعمال المستقبلية.
05 تحديد درجة أولوية كل بند من البنود: جدولة الأعمال حسب الأولوية تعطيك حرية لتقديم الأهم على المهم.
06 تفويض الآخرين : التفويض لا يعني استغلال الآخرين؛ بل لحفظ وقتك وجهدك وتطوير مهارات الآخرين.
07 تقدير المدة التي قد يحتاجها كل عمل: تحديد فترة زمنية لكل عمل هي مهمة صعبة ولكنها ستزول بعد فترة.
08 العمل على البريد وإضافة بعض الأمور على اللائحة: قد تستجد بعض الأمور الطارئة أو المهمة التي عليك إدخالها ووضعها في قائمة الأعمال حسب الأهمية والأولوية كما اتفقنا.
تذكر أن الطريقة الوحيدة الفعالة هي العمل وفق الأولويات، فلا نبدأ بالأمور غير المهمة إلا بعد الانتهاء من الأمور المهمة، وهكذا تبرمج وقتك بنفسك.
الفصل الرابع
تنظيم الاجتماعات
يقضي أغلب الإداريين حوالي 35% من حياتهم المهنية في اجتماعات ولكن من المؤسف أن هنالك اجتماعات غير مثمرة تسبب هدر الوقت، وذلك لأسباب إما تتعلق بالمترئسين أو المشاركين أو الاجتماع نفسه.
لماذا تفشل الاجتماعات:
قد يعود فشل الاجتماعات إلى عدة أسباب منها:
01 انعدام هدف واضح للاجتماعات.
02 ارتفاع كلفة الاجتماع.
03 سوء التنظيم
04 تأخر بين المشاركين.
05 سوء إدارة الاجتماع.
06 الخروج عن جدول أعمال الاجتماع.
07 عدم توفر المعدات والتسهيلات المناسبة.
ماذا تفعل قبل الاجتماع إذا كنت ترأسه:
أياً كان نوع الاجتماع الذي سوف ترأسه؛ فاحرص على ما يلي:
01 ضرورة الاجتماع.
02 البدائل للاجتماع.
03 أهداف الاجتماع.
04 الأشخاص المشاركين.
05 مردود تحقيق الأهداف.
06 كلفة الاجتماع.
07 جدول أعمال الاجتماع.
08 إبلاغ المشاركين بمكان وزمان الاجتماع.
09 وصول معلومات الاجتماع للمشاركين مسبقاً.
010 أهمية حضور كل المشاركين للاجتماع أم لا؟
ما يجب أن يقوم به الرئيس خلال الاجتماع:
على الرئيس أن يكون متنبهاً للعوامل الهدامة التي تؤثر سلباً على إنتاجية الاجتماع، ومن هذه العوامل:
01 التأخير:
إن ربط بداية الاجتماع باكتمال عدد المشاركين يعني هذا مكافأة المتأخرين على حساب الآخرين، لذا ضرورة بداية الاجتماع في وقته المحدد، وإغلاق الباب، وعدم إعادة ما تم مناقشته للمتأخرين.
02 المسائل المخفية:
يطلب من المشاركين الإفصاح عن أهدافهم واهتماماتهم الخفية من وراء الاجتماع، مما يسبب هدر الوقت من قبل رئيس الاجتماع.
03 النقاشات المشتتة:
النقاشات المشتتة من قبل المشاركين قد تنقل الاجتماع إلى مسار آخر، لذا المقاطعة بلباقة هي الطريقة الوحيدة فنتدخل بسرعة ونختصر وجهة نظر المتحدث ونعود بالاجتماع إلى مساره الصحيح.
04 قلة المشاركة:
تؤدي كثرة الانتقادات إلى قلة المشاركة، لذا لا بد من سؤال من لا يشارك عن رأيه أو يكون ضمن مجموعات صغيرة.
05 المقاطعات:
تسبب المقاطعات تشتيت الذهن وهدر الوقت للمشاركين أثناء الاجتماع، لذا أجّلْ جميع اتصالاتك أثناء الاجتماع، وضعْ على باب الاجتماع " يُمنع الإزعاج والمقاطعات" .
06 المناقشات:
النقاشات غير المجدية تكون جوفاء خالية من الهدف تسبب تأخر الاجتماع، لذا علينا حصر هذه النقاشات لتناقش فيما يتبقى من الوقت أو تؤجل لوقت آخر، أو يعمل لها دراسة ثم إثبات فاعليتها من عدمها.
07 التردد :
إن التردد في اتخاذ القرار أثناء الاجتماع يعتبر عامل هدم للاجتماع، لذا علينا أن نتخذ القرار الملائم، ونضع الإجراءات والمهل المحددة لذلك.
وعندما نتخلص من هذه العوامل الهدامة سوف نحصل على اجتماعات فعالة وناجحة وهادفة.
الفصل الخامس
تنظيم المشاريع
تتضمن القدرة على تنظيم المشاريع ثلاث مراحل هي:
التخطيط:
المشروع عبارة عن مهمات مترابطة تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد، ترتبط سهولة تنفيذ المشروع ونجاحها بفعالية التخطيط ودقته، وتتضمن ذلك خمس خطوات مهمة وهي:
01تحديد الهدف: تحديد الهدف بدقة ووضوح يسهل عملية الوصول إليه بثقة وعزيمة .
02 تحليل الكلفة والأرباح: إن معرفة التكلفة والأرباح تعطيك انطباعاً: إلى أين ستكون، وكيف تصل إلى هدفك؟
03 تقسيم المشروع إلى مجموعة مهمات بسيطة: قد نقف عاجزين أمام المشاريع الضخمة فنراها مستحيلة بينما لو قسمت إلى مهمات صغيرة لانْقَلَبَ المستحيل إلى ممكن.
04 تحديد المهل اللازمة لإنجاز المهمات: الواقعية هي مفتاح النجاح، ومن ذلك تحديد المهل أو المدة الزمنية التي يستغرقها أداء المهمة بداية ونهاية.
05 تكليف الآخرين بالمهمات إذا دعت الحاجة: يتكون المشروع من عدة مهمات ومن الصعوبة بمكان أن تسيطر على كل هذه المهمات، لذا لكي تؤدى المهمات بنجاح؛ عليك بتفويض المهام للأشخاص المناسبين، والاستفادة من خبرات وإمكانات الآخرين.
المراقبة:
هدف المراقبة هو التأكد أن المشروع يسير بالاتجاه السليم وأن العمل ينفذ وفق الخطط المرسومة له مسبقاً، ومعالجة الأخطاء أولاً بأول حسب مبدأ الأولويات مع حفظ وثائق ولوائح المشروع بشكل منظم حتى يسهل الرجوع إليه بسرعة.
التقييم والمراجعة:
وهي المرحلة النهائية لكل مشروع، حيث يتم وضع معايير ومقاييس لمعرفة مؤشرات النجاح وأسباب الإخفاق أو الفشل عند حدوثه، وحتى نتعلم منها دروساً للمستقبل، كذلك معرفة العوامل التي ساعدت على النجاح، وفي كل الأحوال تعطينا هذه المرحلة دفعة قوية وثبات وخبرة ودراية عند البداية بمشروع آخر.
الفصل السادس
ترويض الهاتف
يلعب الهاتف دوراً بارزاً في ضياع الوقت، لذا كيف تحد من هذه الاتصالات الهاتفية وتروض هذا الجهاز " المتمرد"؟!.
فخ الهاتف:
لا شك أن الهاتف حلقة تواصل مستمر مع العالم إضافة لقلة كلفته وسرعته، إلا أن سلبيته الوحيدة هي سماحه لأي متصل بالاتصال في أي وقت ولو كان غير مناسب، والأمر يعظم سوءًا إذا كان في أمور ثانوية، والمشكلة طالما رفعنا سماعة الهاتف لا يمكن إنزالها بسهولة، لذلك نظم الاتصالات الهاتفية واختصر المكالمات الثانوية واستفد من المكالمات المهمة إلى أقصى حد ممكن .
الاتصالات غير الضرورية:
هذا النوع من الاتصالات ضرره يلحق بجميع العاملين معك، إضافة إلى إضاعة الوقت الكثير، وعدم القدرة على الرد على الاتصالات المهمة، لذلك اجعل اتصالاتك الهاتفية هادفة وبناءة ومختصرة.
الاتصالات التي نتلقاها:
نحن لا نستطيع تقييم أهمية الاتصال إلا بعد رفع السماعة، لذا كل ما يمكن فعله هو اختصار الحديث في الاتصالات غير المفيدة وإعطاء الوقت الكافي للاتصالات المهمة.
هناك عشرة طرق لتنظيم الاتصالات التي نتلقاها وهي:
01 تحويل الهاتف عندما نكون منشغلين.
02 تخصيص وقت محدد لتلقي الاتصالات يومياً.
03 تأجيل الاتصالات أثناء اللقاءات أو الاجتماعات.
04 مخاطبة المتصل غير المرغوب فيه بحزم واختصار شديد.
05 الطلب من المتصل الاتصال في وقت آخر.
06 تفادي العمل أثناء الاتصال.
07 تفادي تسجيل وتدوين الملاحظات على أوراق مبعثرة.
08 الرد على الاتصال المهم وعند الحاجة.
09 تحضير لائحة من الأعذار لاختصار الاتصالات.
010 الطلب من المستقبل عادة ألا يعطي الأسماء أو التحويل للأشخاص غير الودَّيين.
الاتصالات التي نجريها:
يسهل التحكم في هذا النوع من الاتصالات لأننا نحن الذين نقوم بالاتصال، وبالتالي نحدد الأشخاص الذين نرغب في التحدث إليهم، إضافة إلى أننا نملك التحكم في مدة المكالمة.
01 تخطيط الاتصال:
علينا أن نسأل أنفسنا قبل إجراء أي اتصال، ما هي المعلومات التي احتاج إليها؟ وما أفضل الطرق؟ وما هي الأوراق التي احتاج إليها؟ بمعنى أنني أخطط للاتصال قبل الاتصال.
02 إجراء الاتصال:
علينا أن نعتبر أن كل اتصال هو اجتماع مصغر أياً كان موضوع هذا الاتصال من حيث عرض ووضوح الأفكار والمناقشة والتلخيص.
03 بعد الاتصال:
يجب متابعة النقاط والأفكار التي تم التحدث عنها والاتفاق عليها مباشرة أو كتابتها في جدول لمتابعة توجيهها وتنفيذها.
الفصل السابع
نصائح إضافية
الوقت والسفر:
العديد من المدراء قد يفقد من وقته الكثير أثناء تنقله، سواء في بلده أو خارجه لذلك من الضروري قبل السفر كتابة لائحة بأهداف الرحلة والأوراق والمستندات اللازمة للرحلة أو الاجتماعات التي سوف يحضرها وذلك بوضعها في ملف خاص ومرتب يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
كذلك يمكن استغلال وقت الرحلة بالاطلاع على المجلات والتقارير والبريد، أو يمكن الاستماع إلى الأشرطة السمعية أو مشاهدة الأشرطة البصرية أو الحاسوب المتنقل للحصول على المعلومات وكتابة القرارات.
القراءة السريعة:
هي طريقة فعالة للقضاء على أكوام الأوراق المتكدسة أو قراءة التقارير أو الملفات الكبيرة باتباع القراءة المنطقية، وهي البحث عن الملخصات أو الخاتمات أو مراجعة الوثائق بسرعة، بحثاً عن العناوين الأساسية، والنظر إلى الرسوم البيانية، ولتطبيق القراءة السريعة:
01 استخدام دليل على الأسطر كالأصبع أو مؤشر.
02 التركيز على منتصف السطر بدلاً من التركيز على إحدى طرفيه أو كله.
03 قراءة مجموعة كلمات وليست كلمة كلمة.
04 القراءة بصوت منخفض.
خطر الكمالية:
قد يكون الاهتمام مفيد في بعض الأحيان، إلا أنه في معظم الأحيان يكون مضراً بحد ذاته، فقد تكون درجة أعمالنا لبعض المشاريع 90%، ولا داعي لأن نمضي المزيد من الوقت لإتمامها 100% إذ إن ذلك سيكون على حساب أعمال أخرى أكثر أهمية، إضافة لعدم قدرتنا على تعويض هذا الوقت الزائد، إذاً المبالغة في الكمالية تستهلك جهداً ووقتاً كبيراً نحن بحاجة إليه.
مبدأ (Kiss) أو الاختصار والبساطة:
ويعني Keep It Short and Simple فلماذا نعقد اجتماعاً إذا كان الأمر يحل بالهاتف؟ ولم نعمل دراسة إذا كانت المشكلة أو المعلومات متوفرة وواضحة؟ ولماذا ترسل إلى شخص رسالة إذا كنت تراه كل يوم؟ إذاً كن Kiss .
عدم التردد:
من علامات التردد عدم اتخاذ القرارات وتراكم الأوراق هنا وهناك، فنلجأ إلى التأجيل مرات عديدة بحجة عدم توفر المعلومات أو إلى عدم مناسبة الوقت، لذا اتخذ قرارك ولا تتردد، فاتخاذ القرار المزعج يبقى أفضل من التردد والمماطلة.
التأقلم مع الظروف:
من الضروري أن نتأقلم ونتكيف مع الظروف المحيطة بنا، ونساير عملية التغيير لكي نكون أكثر فاعلية، فعند ازدحام الأعمال تجنب الاتصالات الهاتفية وخلافه.
التفويض:
إنه فن تكليف الشخص المناسب في الوقت المناسب للمهمة المناسبة، وتكمن أهمية التفويض كلما ازداد منصبنا، قد يتحاشى التفويض بعض المدراء ذوي النقص المركب اعتقاداً منهم أن ذلك يسلبهم السيطرة والتحكم، إلا أن ذلك سوف يساعدهم على تفريغ جهودهم وأوقاتهم في أعمال ومهام رئيسة.
النظر إلى الحياة بتفاؤل:
إن التفاؤل يزيد من فرص النجاح والإنجاز، فبدلاً من إضاعة الوقت بلوم الآخرين عند حدوث المشاكل والأزمات فكّر في كيفية حلها.