مهارات إعداد وتصميم الخطط التنفيذية: ممارسات وتطبيقات
بنظرة سريعة إلى منظمات الأعمال، نجد أن أي منظمة حكومية أو خاصة هي قائمة بالأساس على مشروع، والمشروع هو مسعى مؤقت وجهد مبذول لتحقيق نتائج وأهداف، وهذه النتائج والأهداف إنما هي غاية وجود المشروع، وأحد أهم ركائز المشاريع هي بناء خطط تنفيذية وتفصيلية وتشغيلية دقيقة وواضحة، ومن ثم فتطوير وبناء قدرات ومهارات مسؤولي المؤسسات والمنظمات والمؤسسات، لهو الاستثمار الأمثل نحو الارتقاء بالمنظمة لتحقيق أهدافها، من خلال رفع كفاءة العاملين لديها، لضمان تحقيق النتائج المخطط لها.
فالتخطيط الجيد للمشاريع هو الخطوة الأولى لبناء خطط تشغيلية تتمتع بالواقعية والتطبيق، ولا يتأتى هذا إلا بالتخطيط الجيد، والاستفادة من الخطط الإجرائية والتنفيذية والأدوات الاحترافية.
وللوصول لهذه الفاعلية والكفاءة المطلوبة هنالك جملة من الأدوات والمهارات والوسائل اللازمة التي من شأنها رفع مستوى القائمين على المشاريع والخطط التفصيلية، لتمكن منسوبي المؤسسات من الانتقال من الإدارة الروتينية إلى القيادة التشاركية والتمكينية المبنية على المعرفة والمهارات تقنية كانت أو لينة، باتباع منظومة من الممارسات والأساليب والإجراءات والقواعد.
وانطلاقاً من هذه المقدمة نجد أن عناصر بناء خطط تنفيذية متميزة يعتمد بشكل أساسي على المهارات الأساسية للإدارة، والتي تعني بأبسط صورها فن الحصول على أقصى نتائج بأقل جهد، حيث تتألف العملية الإدارية من نشاطات ووظائف محددة وهي المعنية بتحقيق أهداف المؤسسة أو المنظمة من خلال العمل والجهد الإنساني المنظم. ليكون مثلث، فهو عملية مستمرة تضمن تنظيم الموارد، وتقوم على تنسيق الجهود لتحقيق أهداف ونتائج مأمولة.
والتخطيط هو الوظيفة الأولى في العملية الإدارية وهو يسبق الوظائف الأخرى ويقصد به التفكير المنظم الذي يسبق تنفيذ أي عمل ويعتمد على اتخاذ قرارت تتعلق بالمستقبل.
أما عن فوائد التخطيط فهي متعددة، فمن أهم هذه الفوائد:
كما تستخدم المنظمات أنواعاً مختلفة من التخطيط وفقاً لأغراضها المختلفة، ويمكن تصنيف التخطيط وفقاً لذلك على ضوء عدة معايير أهمها:
1. التخطيط حسب مدى تأثيره:
- التخطيط الاستراتيجي.
- التخطيط التكتيكي.
- التخطيط التشغيلي.
2. التخطيط حسب المدى الزمني:
- التخطيط طويل المدى
- التخطيط متوسط المدى
- التخطيط قصير المدى
3. التخطيط حسب المدى الوظيفي:
- تخطيط الإنتاج
- تخطيط التسويق
- تخطيط مالي
- تخطيط القوي العاملة
تخطيط الشراء والتخزين:
وبالرجوع إلى موضوع مقالنا وهو التخطيط التشغيلي أو التنفيذي فيعرفه الخبراء بأنه:
هي الوسائل المناسبة و المحددة التي تتبعها المؤسسة للوصول إلى أهدافها. وهي عملية التخطيط تمثل المرحلة التي يتوجب فيها إشراك الأشخاص المعنيين بتطبيق الخطة بشكل فعال، حتى لو لم يكونوا مشتركين في المراحل المبكرة من التخطيط.
وهي كذلك: تسلسل منطقي وزمني لنشاطات تنفيذية وموارد مستخدمة لإنجاز نتائج وأهداف، ويحتاج التخطيط التشغيلي إلى مهارات إدارة المشاريع والتي تهتم بـ: تخطيط، تنظيم وإدارة الموارد لتحقيق اهداف المشروع ومخرجاته وغاياته بنجاح.
أهمية الخطط التفصيلية:
إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. وتُنجَز إدارة المشاريع من خلال التطبيق والدمج المناسبين لعمليات إدارة المشاريع المحددة للمشروع. وتمكن إدارة المشاريع المؤسسات من تنفيذ المشاريع بفعالية وكفاءة. حيث تساعد الإدارة الفعالة للمشاريع الأفراد والمجموعات والمؤسسات العامة والخاصة على ما يلي:
- تحقيق أهداف الاعمال
- تحقيق توقعات المعنيين
- تكون أكثر قابلية للتوقع
- زيادة فرص النجاح
- تسليم المنتجات الصحيحة في الوقت المناسب
- حل المشكلات والإشكالات
- الاستجابة للمخاطر في حينها
- تحسين استخدام موارد المؤسسة
- تحديد المشاريع الفاشلة واصلاحها وإنهائها
- إدارة القيود على سبيل المثال: النطاق، الجودة، الجدول الزمني، التكاليف، الموارد
- موازنة تاثير القيود على المشروع على سبيل المثال: النطاق المتزايد قد يزيد التكلفة أو الجدول الزمني.
- وإدارة التغيير بطريقة أفضل
أما الإدارة السيئة للمشاريع أو غياب إدارة المشاريع قد يؤدي إلى ما يلي:
- تجاوز مواعيد التسليم.
- وتجاوز التكاليف.
- وجودة سيئة.
- وإعادة تنفيذ العمل.
- وتوسع غير متحكم به للمشروع.
- وخسارة سمعة المؤسسة.
- وعدم رضاء المعنيين.
- والإخفاق في تحقيق أهداف المشروع التي أقيم لأجلها.
وللعمل على خطة تنفيذية يجب اتباع عناصر أساسية:
كما ينبغي على واضع الخطط التنفيذية الانتباه إلى مجموعة من المفاهيم وهي:
- الهدف: هو نتيجة نهائية قابلة للقياس والملاحظة عن طريق القيام بمهام معينة خلال فترة زمنية محددة.
- الاستراتيجية: هي خطط أو طرق توضع لتحقيق هدف معين على المدى البعيد اعتماداً على التكتيكات والإجراءات.
- السياسات: مجموعة تشريعات (قوانين، قرارات، قواعد لازمة) تتشكل على هيئة حزم إرشادية وخطوط عريضة، تقوم على إرساء ملامح العمل
- الإجراءات: هي لماذا، مَن، أين، و متى يجب ان نفعل، "سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل ما."
- الموازنات: خطة ماليّة تقديريّة تُطرح بداية الفترة الماليّة وتُوضح الإيرادات التي يُتوقع الحصول عليها خلال فترة زمنيّة محددة
- الميزانية: عملية غير تقديريّة تبنى على البيانات الفعليّة الحقيقيّة لقياس الوضع الماليّ للشركة، ويتم تطبيقها نهاية الفترة الماليّة
ولوضع خطط تنفيذية متميزة، يوجد مجموعة من الأدوات المستخدمة وهي: ستنحدث فقط عن أداتين وهما
أداة تحديد المشكلة، ويتم استخدام شجرة المشكلات فيها، ويليها أداة مهمة جدا وهي أداة تحليل SWOT
شجرة المشكلات Problems Tree:
هي أداة يتم العمل عليها من قبل فريق المشروع لتحديد المشاكل الرئيسية بأسبابها وآثارها، لتقوم بمساعدة المعنييت بالخطط التنفيذية لاستكشاف أهم الأسباب، وأبرز الآثار لهذه المشكلة، وهذه هي الخطوة الأولى.
أما الخطوة الثانية، وهي تحويل أهم الأسباب إلى أهداف يمكن العمل عليها، أما الآثار فيتم العمل على تحويلها إلى نتائج للوصول إليها.
أما الأداة الثانية وهي SWOT Analysis:
وهي طريقة في التخطيط من إصدار جامعة هارفارد في منتصف القرن العشرين، تعتمد على أربع عناصر أساسية وهي:
- نقاط القوة: الإمكانيات أو الوسائل أو الموارد التي تمتلكها.
- نقاط الضعف: خلل أو عيوب واضحة موجودة في المنظمة عند إعداد الخطة تؤثر على الأداء.
- الفرص: امكانيات أو وسائل أو موارد جديدة غير موجودة لدى المنظمة عند إعداد الخطة
- التهديدات: مخاطر أو تهديدات غير موجودة عند إعداد الخطة ومحتمل حدوثها خلال مدة الخطة
وهنا تعتبر الخطوة الأولى أو المرحلة الأولى في وضع خطة تنفيذية، تم تحديد المشكلة، وتم تحليل الواقع من خلال تحليل سوات، ونأتي في الجزء الثاني من المقال للحديث أكثر عن بقية أركان الخطط التنفيذية والتي تتكلل بورقة عمل واضحة.
كتبه: دكتور إسماعيل بكر - استشاري التدريب والتطوير القيادي والإداري